Art-Break .log : Taichi Nakamura
Microsoft 365 Copilot ( Office 365 ) ・ Power Platform ・その他の情報発信ブログ
今朝、 SharePoint を触っていたら違和感を覚えました。
▼ ページ・ニュースのWebパーツの追加
違和感の正体は記事タイトルの通り、「 Stream (クラシック)」Webパーツが消えている点です。
実は僕の環境の中にはまだ消えていない環境があったのでそっちのスクショを撮ってみました。
“SharePoint ／ Microsoft Stream ： Stream (クラシック) Webパーツが新規追加できなくなった” の続きを読む
Microsoft Stream ( on SharePoint ) の動画を整理できるプレイリストが一般展開されたのが今年の1月下旬あたり。
これは Microsoft Lists のリストに「プレイリスト」のテンプレートができて、それを利用して動画を整理するという既存のモノを使った仕組みですが、 なので実態が Microsoft Lists のリストだからこそ、それはつまり SharePoint のリストでもあるわけで（う～ん、説明している方もややこしくなるけど仕方ない）、だから SharePoint のページやニュースにリストWebパーツとして埋め込むことができるのかな？というところは、昔から SharePoint に関わってる人なら類推しやすいと思うけど、プレイリストができた当初は埋め込むことはできませんでした。
しかし、 2023/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ (更新済み)Microsoft Stream: SharePoint リスト Web パーツのプレイリスト ビュー
埋め込むことができるようになりますよってアナウンスです。
僕の環境にも埋め込めるようになっていたので試してみます。
“SharePoint ：リスト Webパーツでプレイリストビューを表示できるようになった” の続きを読む
SharePoint や OneDrive for Business （以下、 ODfB ）と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。
と、冒頭からネガティブな事を書いたけど、特に「このファイルの共有状況ってどうだったっけ？」ってなった時に確認するのも面倒な感じでした。でも共有って便利ではあるけどセキュリティ的な部分では危険でもあります。そんな中、アクセス許可の管理のUIが変わります。まだ標準リリースに展開期間中なので全ユーザーが変わったわけじゃないです。
2023/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ (更新済み)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – 更新されたアクセスの管理
OneDrive と書いてあるけど SharePoint も同じです。下の方に「OneDrive/SharePoint を操作するユーザーは…」って記載ありますよね。そして、「エクスペリエンスの共有」って翻訳されてるけど内容から推測するに「体験を共有」するんじゃなく「共有の体験」ですね。アクセス許可の管理が更新されて共有機能の体験が変わりますよって事です。なので本当はこの記事タイトルも「…のUXが変わった」が良いと思うけど、記事タイトルに「UX」って書いてもうまく伝わらない場合が多いのであえて見た目が変わったって事がわかるように「UI」に置き換えています。「UI」の方がまだ一般的かなぁと思って。実際は「UI＝UX」は大間違いなんですけどね。ま、それはいいや。
とにかくアクセス許可の管理の画面が変わって全体的な共有機能の体験が変わりますよって事ですが、どんな感じなのか？僕の環境には新旧の環境があるので、比較してみたいと思います。
“SharePoint ／ OneDrive for Business ：アクセス許可の管理（共有リンク・直接アクセス）のUIが変わった” の続きを読む
元々 SharePoint に15年以上前から存在していたリストが Microsoft Lists として独立？したのが2020年くらいなのでもう約3年なんですね。結局のところ「 SharePoint リスト = Microsoft Lists 」である事は変わらないのでややこしいですよね。特に最近 Microsoft 365 を利用しはじめたユーザーにとっては、名前も見た目も違うのに実は同じリスト…という状況ですからね。
そんなリストですが、列を追加する事でデータを探す時にフィルターやソートやグループ化などで絞って探しやすくなる機能が豊富にありますが、その中でフィルターをかけた時に以前にくらべて見やすく、そして解除させやすくなりました。
2023/04/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ (更新済み)マイクロソフトのリストに適用されたフィルター
目的のデータを探すにはフィルターは良く利用する機能だと思いますが、機能展開の期間が長く、僕の環境には運悪くなかなか展開されて来なく、先日チェックしたら忘れた頃に展開されていました。さて、どんなものか触ってみます。
“Microsoft Lists ／ SharePoint ：リストのフィルターの表示方法が変わった” の続きを読む
すでに2週間前くらいには機能展開された事を確認していたけどスッカリ記事にするのを忘れていました。
冒頭から僕の個人的に思う事だけど、以前は SharePoint がコミュニケーション・コラボレーションのフロントだったのが、 Microsoft Teams の登場でスッカリと裏方の存在になりましたよね。フロントは Mirosoft Teams に任せ（他にも Viva Engage ( Yammer ) や Microsoft 365 グループもあるけどさ）、 SharePoint はその裏側で動いてる仕組み。だけど確実にコアとなる大事な存在。とはいえ、 SharePoint が完全に裏方の存在になったかと言うとそれも違い、まだまだ社内イントラサイトという側面ではフロントの利用用途もあります。そんな中で SharePoint がフロントに立つ時の一番重要な要素が「ニュース・ページ」だと思っています。大昔は「お知らせリスト」なるものが存在し、企業で一方向の情報発信（通達連絡など）に使われていましたけどね。今はやはり「ニュース」でしょうね。
そんなニュースですが、もちろん各サイトからもニュースを作成できますが、他にも SharePoint スタートページからもニュースを作成できます。
▼ SharePoint スタートページの「+ニュースの投稿を作成」
そして更にアプリバーの「作成」ボタンからもニュースやページを作成できるようになりました。
“SharePoint ：アプリバーの「作成」ボタンからニュース・ページが作成できるようになった。しかし現在残念な挙動…” の続きを読む
昨日、 SharePoint に関する記事を書きました。
この動作を確認している最中に別のアップデートが展開されている事に気が付きました。それが画像Webパーツです。
▼「画像」Webパーツ
いや、その前に SharePoint のデザイン、変わりましたよね。地味に変わったので気が付かない人も少なくなさそうだけど。
▼画像Webパーツを追加してストック画像から画像を追加したところ
左上のツールバーのアイコンもだいぶ変わった気がします。まぁ、それは置いといて、機能的なアップデートで注目すべきは、
▼「テキストのオーバーレイ」
「オーバーレイ」って言葉がカタカナにされてもピンと来ないですよね。 PhotoShop などで画像加工をやってる人ならわかると思うけど、画像加工してる人は限られますからね。オーバーレイとは「上に置く」「うすく覆う」といった意味らしいです。
“SharePoint ：画像Webパーツの機能が強化され画像の上にテキストを重ねられるようになった” の続きを読む
これを確認したのは数週間前ではありますが、すっかりネタにするのを忘れていたので今更記事にします。
SharePoint のニュース・ページにWebパーツを追加した際に、Webパーツの種類によってはレイアウトのオプションを変更できます。その際に、今までは、
▼Webパーツのツールバーから鉛筆のアイコンをクリックし、
▼出現する右パネル内からレイアウトを変更していました
それが、今は鉛筆アイコンをクリックせずともレイアウトを変更できるようになりました。
“SharePoint ：Webパーツなどのツールバーからレイアウトオプションの変更ができるようになった” の続きを読む
※ただ機能を紹介するだけでなく、その理由を僕の憶測で語ります。機能紹介だけを読みたい方は前半は飛ばしてください。
SharePoint もブラウザーを使ったWebサイトと捉えると、インターネット上のWebサイトを利用するユーザーはWebページの表示に3秒までは我慢するけど４秒を超えると離脱率が急増すると言われています（これも古い情報で今は更に気が短くなっているという話も）。そのために多くのWebサイトはレスポンスを良くする工夫をしています。つまり「ブラウザー利用者はせっかち」と言っても良いと思います。
SharePoint に話を戻すと、昔の SharePoint は動作がモッサリしている上に、何か編集しようと思うと編集ページに切り替える必要がありました。例えばリストやライブラリのビューを編集しようとするとビューの編集用ページに遷移されます。なので何をするにもちょっと編集するにもページ遷移に時間がかかってストレスになりがちでした。そういう事もあってか、全体的なUXを向上させるにはページ読み込み時間やページ遷移の時間を改善させるのは永遠のテーマになっていると思います。
さて、このユーザーに待たせる時間を改善させるには大きく２通りの方法があると考えます。
“SharePoint ：一部のWebパーツでレイアウトオプションがクイックに変更できるようになっている” の続きを読む
※最近ちょっと時間が捻出できないので今回も超小ネタにします。小ネタだけど知っておくと良いかも？
SharePoint にはページにファイルを直接埋め込むことができる「ファイルビューアー」と呼ばれるWebパーツがありました。直接埋め込むことができるっていうのはリンクをクリックするとファイルがブラウザーで開いたりアプリで開くわけではなく、直接ページにファイルを埋め込んでページの中でファイルを閲覧する事ができるWebパーツです。他のWebパーツと組み合わせるとこんな便利な事もできます。
さて、そんなファイルビューアーWebパーツが名称変更されました。
2023/03/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ ファイル ビューアー Web パーツの名前を ‘ファイルとメディア’ に変更
Webパーツの単なる名称変更です。それだけ聞くと「なんだぁ」と思うかもしれませんが、意図を読むと少しは関心が出てくるかもしれません。
“SharePoint ：「ファイルビューアー」 Webパーツの名称が「ファイルとメディア」に変更された” の続きを読む
※2023/03/15 時点では僕の環境では日本語だと正常動作しなかったけど、備忘録のためにネタにします。
2023/03/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ SharePoint: 承認付きの新しいリスト テンプレート
SharePoint ですがリストの話なので Microsoft Lists の話でもありますね。新しいテンプレートが２つ追加されるけど、承認機能付きの「出張申請」と「コンテンツスケジューラー」だそうです。気になりますよね。
SharePoint 2007 の頃から使っていた身としては、多くの人が「ワークフロー」と聞くと「承認機能」だと誤解をしている傾向にあると僕の経験則から思っています。いわゆる「承認ワークフロー」と呼ばれるものは承認機能とワークフロー機能を組み合わせたテンプレートであって、承認機能は承認機能としてあるし、ワークフロー機能はワークフロー機能としてありましたよね。いや、旧来のワークフローはすでに廃止されていて Power Automate 使ってねとなっていますが。そしてこの SharePoint の旧承認ワークフローは日本企業の想定する承認ワークフローを全く満たせないものなので、変に期待値をもって使ってみてガッカリされたり、または承認ワークフローのテンプレートは使わずに大きなコストと労力でゴリゴリに開発して後になって痛い目を見た人も多いハズです。客観的な言い方してるけど僕も痛い目を見ました。以下は注意書きに SharePoint 2010 ワークフローが廃止された旨が記載されている上で承認ワークフローについての Microsoft のページです。
承認ワークフローの概要 – Microsoft 365 サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742
で、そんなこんながあって特に日本企業が欲するような承認ワークフローを Microsoft 365 や Power Platform の世界で簡単に実装できるとは今でも思わない方が良いわけですが、むしろこんな世の中なので機能を業務に寄せるのではなく、そもそも業務としての承認ワークフローを見直してなるべくシンプルにすべきなのでは？と僕は思っています。そしてそれでも複雑なワークフローを要する場合は、日本企業向けに日本のIT企業が作ったワークフロー製品・サービスを検討してみると良いのかな？と思っています。僕はね。
例えば今回の Microsoft Lists の承認機能が付いた出張申請のテンプレートなんかは、申請に必要な項目を入力した後に、承認してほしい人を指定して申請するだけ。承認者は承認か否認するだけ。シンプルです。まずは先にそういう話をして変に期待している人がいたら先にガッカリしてもらった方がむしろ良いのかなと思いました。
さて、メッセージセンターにこのメッセージが出た日にすぐ確認したら、普段はロールアウトが１か月後とか数か月後の情報が掲載されるのに、今回はすでに新しいテンプレートを確認できました。なので試してみるのですが、先に言うと現時点では使い物になりませんでした。
“Microsoft Lists ／ SharePoint ：承認機能が付いたテンプレートが2個追加されたけど…” の続きを読む