OneDrive ( for Business )

SharePoint ／ OneDrive for Business ：ファイルビューアーが刷新された

Microsoft 365 にファイルを保存すると言えば、 SharePoint のライブラリか OneDrive for Business （以下 ODfB ）ですよね。当たり前のように使ってるけど昔に比べて本当にだいぶ進化したと思います。業務においては現在はもうファイルありきですよね。何かをしようとすると大抵はファイルを作る作業だったりしますよね。もちろん Word / Excel / PowerPoint でもファイルを作りますが、他にも色々な業種次第では様々なアプリで様々なファイル形式のファイルを扱うと思います。それらも含めて SharePoint や ODfB に保存して共有していると思いますが、昔を思い出すと、僕はWebデザイナーをやていた頃もありますが、自然と Photoshop や Illustrator を使ってファイルを量産していきます。それらをファイルサーバーや自分のPCに保存するんだけど、ファイル名からどれが目的のファイルかを類推できない場合は結局ファイルを開くしかないんですよね。でもファイルを開くのに時間がかかるわけです。アレじゃないコレじゃないってやってるのが時間の無駄でした。そういう意味だと、今は SharePoint や ODfB に保存すればファイルビューアーで開いて確認する事ができますよね。なんならPSDファイルだろうがAIファイルだろうがサムネイルでもプレビューできますしね。本当に便利な世の中です。

と、また長い前段をぶち込んで…そのファイルビューアーが刷新されるアップデートがありました。2024/05/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

OneDrive for Business ：使用済みの容量の確認（ワナが仕掛けられていた…）

OneDrive for Business （以下 ODfB ）の容量は多くの人は1ユーザーあたり1TBだと思います。1TBはだいぶ容量としては大きめだと思いますが、業務で扱うファイルの種類次第では利用開始から数年後あたりには残り容量が気になってくるかもしれません。

そこで ODfB の今使用済みの容量を確認しておきたい場合もあるでしょうが、先日ふと気が付いたんです。以前表示されていたところに今は表示されていない！？って。なのでちょっと僕なりに色々触って導線を確認してみました。もしかしたらもっと良い導線があるかもしれないので、指摘があればお願いします。

■ Microsoft アカウントの OneDrive では

無償で利用できる Microsoft アカウントの OneDrive の場合は、左下に表示されていますよね。

▼ OneDrive は左下のストレージに表示がある

OneDrive for Business ／ SharePoint：Word Excel PowerPoint 以外のファイルもアプリで開く

※記事にするのを忘れていたので実装期間は標準リリースでも1月下旬で完了している機能です。

SharePoint やブラウザーで利用する OneDrive for Business (以下 ODfB ) では、これまで Word / Excel / PowerPoint のファイルを開く際に、〇〇 for the web としてブラウザーで開くか？デスクトップアプリで開くか？の選択が出来ていました。

▼例） Excel を開く際の選択肢

お好きな方で開いて閲覧するなり編集するなりができたと思います。でもアプリで開く事ができるのは Word Excel PowerPoint のみだったんですよね。

それが今回のアップデートで他の種類のファイルもアプリで開けるようになったという事です。

2023/11/14 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive をアプリで開く機能

SharePoint のライブラリや ODfB 内のファイルをネイティブアプリで開くことができますよ、という事です。注意点としては、 OneDrive 同期アプリがPCにインストールされていて利用されている事が前提のようです。僕のPCは全て OneDrive 同期アプリが入っているので、わざわざアンインストールして確認するのは面倒なので検証はしませんが。割と OneDrive 同期アプリの利用を禁止している企業が少なくはないように思えるので、その方々にとっては残念ですね。便利なんですけどね、同期アプリ。

では確認してみます。

OneDrive for Business ：「ユーザー」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。4つ目の記事です。一人ブログマラソンをやっていますが、諸事情で今日のうちにやっておきたかったんです。

前の記事で「会議」カットでファイルを参照するビューの紹介をしました。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

そこにすでに今回のビューもナビゲーションに表示されていましたが、同じ「ファイルの参照方法」の下に「ユーザー」も追加されています。おそらくアップデートの展開時期はユーザーと会議は同時に展開されるんだと思います。

2023/07/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive のユーザーによってファイルを参照する

これを読むと、ファイルを探す時にファイル名や共有された日付よりも「誰が共有したのか？」の記憶の方が残っているらしいです。そのために「ユーザー」というカットでファイルを探せるビューを準備したようです。こちらも標準リリース環境ではまだ未展開なユーザーもいますが、僕の環境には展開されているユーザーもいたので試してみます。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。3つ目の記事です。

2023/07/19 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼OneDrive の会議でファイルを参照する

このメッセージの冒頭を読むと、昨今は（オンライン）会議でのコラボレーションが多く、欲しいファイルを探す時に「あの時の会議で共有されたなぁ」というように過去の会議の会議チャットやファイルタブを探したり、スケジュールされた未開始の会議の場合は、招待メールやスケジュールから会議を探してそのファイルタブで事前資料を確認するといった行動に時間を費やすことが多いようです。（僕の今まで経験してきた会議では、開催前に先に資料が共有されている事はあまりないけど…）

と、そういう時のために「会議」カットでファイルを探せるビューが登場したとの事です。標準リリース環境では10月上旬に展開完了予定なので、僕の環境にもまだ展開されていないユーザーもいましたが、展開されているユーザーも見つけたので、見てみたいと思います。

OneDrive for Business ：ホームに推奨ファイルが表示

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。2つ目の記事です。

2023/07/21 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive: 推奨ファイル

ODfB のホームに推奨ファイルが表示されます。これは機械学習を利用してその人が次に作業する可能性が最も高いファイルを予測して推奨ファイルとして表示するんだそうです。標準リリース環境では9月下旬に展開完了予定ですが、僕の環境ではすでに展開されていたので見てみます。

OneDrive for Business ：デザイン・ナビゲーションの変更

OneDrive for Business （以下 ODfB ）のここ最近のアップデートが細かいのも含めて多い気がします。僕の標準リリース環境でも展開されはじめているので今日はまとめて4つくらい記事を出していこうと計画しています。

まずはデザインやナビゲーションが変更されたアップデートについて。

2023/07/06 付けでメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive: OneDrive for Web の色、フォント、ナビゲーションの変更

これは8月下旬に展開完了しているハズなので、 ODfB をブラウザーからご利用の皆さんならすでに気が付いていると思います。デザインもそうだけど一部大事なメニューの配置が変わったので戸惑った方も多いかと。

そもそも約半年前の2023年3月あたりに Fluent デザインシステムが ODfB にも適用されて見た目が変わったんですよね。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：フォルダーに色を付けられるようになった

すでに対象指定リリース環境では少し前から確認できていたんだけど、今朝確認したら標準リリース環境でも展開を確認しました。

2023/08/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive と SharePoint: Colored Folders

タイトルの一部が翻訳されていないけどフォルダーに色が付けられるよって事はわかると思います。読むと「OneDrive と SharePoint の全体的な “個人用設定と整理” ストーリーの一部です。」という壮大なストーリーの第一節であるかのような書かれ方がしていますね。

これは OneDrive for Business （以下 ODfB ）と SharePoint が対象であるという事ですが、 Microsoft Teams にも影響が出るので、そこも含めて触ってみたいと思います。

SharePoint ／ OneDrive for Business ：アクセス許可の管理（共有リンク・直接アクセス）のUIが変わった

SharePoint や OneDrive for Business （以下、 ODfB ）と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。

と、冒頭からネガティブな事を書いたけど、特に「このファイルの共有状況ってどうだったっけ？」ってなった時に確認するのも面倒な感じでした。でも共有って便利ではあるけどセキュリティ的な部分では危険でもあります。そんな中、アクセス許可の管理のUIが変わります。まだ標準リリースに展開期間中なので全ユーザーが変わったわけじゃないです。

2023/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – 更新されたアクセスの管理

OneDrive と書いてあるけど SharePoint も同じです。下の方に「OneDrive/SharePoint を操作するユーザーは…」って記載ありますよね。そして、「エクスペリエンスの共有」って翻訳されてるけど内容から推測するに「体験を共有」するんじゃなく「共有の体験」ですね。アクセス許可の管理が更新されて共有機能の体験が変わりますよって事です。なので本当はこの記事タイトルも「…のUXが変わった」が良いと思うけど、記事タイトルに「UX」って書いてもうまく伝わらない場合が多いのであえて見た目が変わったって事がわかるように「UI」に置き換えています。「UI」の方がまだ一般的かなぁと思って。実際は「UI＝UX」は大間違いなんですけどね。ま、それはいいや。

とにかくアクセス許可の管理の画面が変わって全体的な共有機能の体験が変わりますよって事ですが、どんな感じなのか？僕の環境には新旧の環境があるので、比較してみたいと思います。

OneDrive for Business ：「 Fluent デザインシステム」が適用されて少し見た目が変わった

※標準リリースは4月初旬から展開開始なのでもう少しです。

たぶん多くのユーザーにとって「なんかよくわからないけどあまり関係なさそう」って思われる内容かもしれませんが、実はユーザーにとって一番大事な事かもしれない UX （ユーザー体験）の話にもつながると思うので、興味関心を持って読んでもらうと面白いかもしれないです。いや、僕もその筋の専門家じゃないので適当ですが(笑)

OneDrive for Business （以下 ODfB ）の見た目がほんの少し変わります。たぶん多くの人は「言われてみれば…」かもしれませんが。

実は本記事のタイトルとほぼ同じタイトルの記事を２年半前 2022年7月に出しています。

SharePoint ：「 Fluent デザインシステム」が適用されて少し見た目が変わった

そうです。実は SharePoint が先に見た目が変わっていました。この記事を読んでもらえれば「 Fluent デザインシステム」っていうものが何なのか？も多少はわかると思いますが、大事なのは「 Fluent デザインシステム」自体ではなく、 Microsoft 365 というより Microsoft 製品全体がこの「 Fluent デザインシステム」に則って一貫性のあるデザインにしていくという事かと思います。

この「一貫性」というのはデザインというか UX において非常に大事な要素の一つです。わかりやすいのがアイコンです。同じ意味を持つアイコンが数種類あったらユーザーにとっては混乱の元でもあります。例えば空港でよく見る様々なアイコン「ピクトグラム」と呼ばれるものは ISO が公用語にしている絵ことばであって世界の空港で共通していると思います。そのおかげでどの国の空港へ行っても同じピクトグラムなので「トイレに行きたい」「バスに乗りたい」など目的を達成しやすくなります。つまり一貫性のあるピクトグラムによってどの空港へ行っても同じユーザー体験を得られる可能性が高くなるわけですね。そういう観点で Fluent デザインシステムの話に戻ると、 Microsoft 製品全体で同じデザインシステムを適用する事で、違うサービス・製品を使っても一貫性のあるユーザー体験を得られるので混乱の可能性が減るというわけです。あ、偉そうに言っていますがその筋の専門家ではないので興味ある方はさらに調べてみると面白いと思います。

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