OneDrive ( for Business )

OneDrive for Business ：Windows エクスプローラーでもフォルダーの色の表示・変更が可能になった

去年2023年8月あたりにブラウザーで利用する方の OneDrive for Business (以下 ODfB ) で、フォルダーに色を付けられるようになりました。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：フォルダーに色を付けられるようになった

あれから1年ほど過ぎて、ようやく Windows エクスプローラー上でもフォルダーの色付けが表示・変更できるようになりました。あ、もちろん OneDrive 同期アプリをインストールし同期されている事が前提です。

2024/08/30 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft OneDrive for Business: Microsoft Windows エクスプローラーの OneDrive フォルダー内の色分けされたフォルダー

Windows エクスプローラー上から ODfB や SharePoint ライブラリのファイルを利用する人にとってはうれしいアップデートですね。僕の環境でもようやくアップデートが展開されたので触ってみます。

Microsoft 365 ：「マイコンテンツ」が「 OneDrive 」に変わった

対象指定リリース環境では2・3か月前くらいから変更開始されていましたが、標準リリース環境でもようやく変更が確認されました。 Microsoft 365 ホームを開くと、このような画面になります。

▼マイコンテンツから OneDrive に切り替わった際の Microsoft 365 ホーム

まず吹き出しで目立ちますね。そして上部にも「 OneDrive でファイルを管理できるようになりました。」という説明書きが。いやいや、今までだって OneDrive for Business （以下 ODfB ）で個人のファイル管理していたけどね。

という事でそもそもマイコンテンツを使っていた人がどれだけいたのか？は疑問ですが、変わったという話です。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：PDFにテキストボックスで注釈が追加可能に

OneDrive for Business や SharePoint に保存されたファイルは Word / Excel / PowerPoint に関してはブラウザーやアプリで開いて編集もできるのは当然ですが、現時点では300種類以上の様々なファイルをプレビュー表示できるファイルビューアーがあります。そのファイルビューアーがおよそ3か月前の 2024/06 頃に刷新されました。

SharePoint ／ OneDrive for Business ：ファイルビューアーが刷新された

実はこの時にPDFファイルならファイルビューアー内で簡易的な操作なら直接編集できる事を知ったのですが、当時はペンでお絵描きができる程度でした。そして今回更にアップデートされたというわけです。

2024/04/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft OneDrive: PDF にテキストボックスで注釈を付ける

ファイルビューアーで開いたPDFに直接お絵描きだけじゃなくテキストボックスで注釈を付けられるというわけです。ロールアウト時期を見ると対象指定リリース先行じゃなくいきなり一般提供開始みたいで8月下旬に完了予定です。僕の手元の環境で確認したところ、もう少しで8月も終わりですが展開されていない環境もあり、でも一部展開されている環境もあったので試してみます。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：「共有リンクの有効期限」の思ってたのと違う点＆要注意

※本記事の内容は僕は全然気にしていなかった観点だったけど、SNS上でアウトプットをしてくれた方がいらして、その方の情報を基に僕も実際に確認してみた内容の記事です。先人のアウトプットに感謝です！

先日、 OneDrive for Business （以下 ODfB ）や SharePoint の共有リンクで有効期限の設定が以前より幅広く使えるようになった記事を書きました。

OneDrive for Business ／ SharePoint ：共有リンクの有効期限が幅広く使えるようになった

この「共有リンクの有効期限」ですが、おそらく多くの人は「有効期限が切れると共有リンクも無効になりアクセス権も無効になる」と思うでしょう。しかし実際は本当に「共有リンクだけの有効期限」だったようです。つまり Microsoft の各種説明やアナウンスは全く間違っておらず、勝手に僕も含めたユーザーがそういうもんだと思い込んでしまっていた事かと思います。これに対して気付きを与えてくれたブログ記事が以下です。

Deep Dive: Microsoft 365 Apps 共有リンクの有効期限の仕組み
https://zenn.dev/ymasaoka/articles/deep-dive-on-m365apps-shared-link-expiration?fbclid=IwY2xjawEg-8FleHRuA2FlbQIxMAABHT2mSx59f5bNhmcrVqxV_UWkyXc5lFXPnvPoxNKmMVEqqc400hknL3tCqg_aem_cywjkdSl801qOnGJZR51cQ

先日、Japan Microsoft 365 Users Group のイベントでも登壇してくださったまっぴぃさんのブログ記事です。こちらでは共有リンクの有効期限の仕組みをかなり深掘りしていて、特にIT部門など管理者にとっては非常に有益で、僕の苦手な PowerShell での確認の手順まで記載されています。しかし、一般の利用者にとっては難しい内容となっているため、僕のこの記事では実際にユーザー視点で試してみた事とその結果を書いていきます。

SharePoint ／ OneDrive for Business ：ファイルビューアーが刷新された

Microsoft 365 にファイルを保存すると言えば、 SharePoint のライブラリか OneDrive for Business （以下 ODfB ）ですよね。当たり前のように使ってるけど昔に比べて本当にだいぶ進化したと思います。業務においては現在はもうファイルありきですよね。何かをしようとすると大抵はファイルを作る作業だったりしますよね。もちろん Word / Excel / PowerPoint でもファイルを作りますが、他にも色々な業種次第では様々なアプリで様々なファイル形式のファイルを扱うと思います。それらも含めて SharePoint や ODfB に保存して共有していると思いますが、昔を思い出すと、僕はWebデザイナーをやていた頃もありますが、自然と Photoshop や Illustrator を使ってファイルを量産していきます。それらをファイルサーバーや自分のPCに保存するんだけど、ファイル名からどれが目的のファイルかを類推できない場合は結局ファイルを開くしかないんですよね。でもファイルを開くのに時間がかかるわけです。アレじゃないコレじゃないってやってるのが時間の無駄でした。そういう意味だと、今は SharePoint や ODfB に保存すればファイルビューアーで開いて確認する事ができますよね。なんならPSDファイルだろうがAIファイルだろうがサムネイルでもプレビューできますしね。本当に便利な世の中です。

と、また長い前段をぶち込んで…そのファイルビューアーが刷新されるアップデートがありました。2024/05/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

OneDrive for Business ：使用済みの容量の確認（ワナが仕掛けられていた…）

OneDrive for Business （以下 ODfB ）の容量は多くの人は1ユーザーあたり1TBだと思います。1TBはだいぶ容量としては大きめだと思いますが、業務で扱うファイルの種類次第では利用開始から数年後あたりには残り容量が気になってくるかもしれません。

そこで ODfB の今使用済みの容量を確認しておきたい場合もあるでしょうが、先日ふと気が付いたんです。以前表示されていたところに今は表示されていない！？って。なのでちょっと僕なりに色々触って導線を確認してみました。もしかしたらもっと良い導線があるかもしれないので、指摘があればお願いします。

■ Microsoft アカウントの OneDrive では

無償で利用できる Microsoft アカウントの OneDrive の場合は、左下に表示されていますよね。

▼ OneDrive は左下のストレージに表示がある

OneDrive for Business ／ SharePoint：Word Excel PowerPoint 以外のファイルもアプリで開く

※記事にするのを忘れていたので実装期間は標準リリースでも1月下旬で完了している機能です。

SharePoint やブラウザーで利用する OneDrive for Business (以下 ODfB ) では、これまで Word / Excel / PowerPoint のファイルを開く際に、〇〇 for the web としてブラウザーで開くか？デスクトップアプリで開くか？の選択が出来ていました。

▼例） Excel を開く際の選択肢

お好きな方で開いて閲覧するなり編集するなりができたと思います。でもアプリで開く事ができるのは Word Excel PowerPoint のみだったんですよね。

それが今回のアップデートで他の種類のファイルもアプリで開けるようになったという事です。

2023/11/14 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive をアプリで開く機能

SharePoint のライブラリや ODfB 内のファイルをネイティブアプリで開くことができますよ、という事です。注意点としては、 OneDrive 同期アプリがPCにインストールされていて利用されている事が前提のようです。僕のPCは全て OneDrive 同期アプリが入っているので、わざわざアンインストールして確認するのは面倒なので検証はしませんが。割と OneDrive 同期アプリの利用を禁止している企業が少なくはないように思えるので、その方々にとっては残念ですね。便利なんですけどね、同期アプリ。

では確認してみます。

OneDrive for Business ：「ユーザー」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。4つ目の記事です。一人ブログマラソンをやっていますが、諸事情で今日のうちにやっておきたかったんです。

前の記事で「会議」カットでファイルを参照するビューの紹介をしました。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

そこにすでに今回のビューもナビゲーションに表示されていましたが、同じ「ファイルの参照方法」の下に「ユーザー」も追加されています。おそらくアップデートの展開時期はユーザーと会議は同時に展開されるんだと思います。

2023/07/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)OneDrive のユーザーによってファイルを参照する

これを読むと、ファイルを探す時にファイル名や共有された日付よりも「誰が共有したのか？」の記憶の方が残っているらしいです。そのために「ユーザー」というカットでファイルを探せるビューを準備したようです。こちらも標準リリース環境ではまだ未展開なユーザーもいますが、僕の環境には展開されているユーザーもいたので試してみます。

OneDrive for Business ：「会議」カットでファイルを参照するビュー

今日は OneDrive for Business （以下 ODfB ）のアップデート情報4記事を投稿します。3つ目の記事です。

2023/07/19 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼OneDrive の会議でファイルを参照する

このメッセージの冒頭を読むと、昨今は（オンライン）会議でのコラボレーションが多く、欲しいファイルを探す時に「あの時の会議で共有されたなぁ」というように過去の会議の会議チャットやファイルタブを探したり、スケジュールされた未開始の会議の場合は、招待メールやスケジュールから会議を探してそのファイルタブで事前資料を確認するといった行動に時間を費やすことが多いようです。（僕の今まで経験してきた会議では、開催前に先に資料が共有されている事はあまりないけど…）

と、そういう時のために「会議」カットでファイルを探せるビューが登場したとの事です。標準リリース環境では10月上旬に展開完了予定なので、僕の環境にもまだ展開されていないユーザーもいましたが、展開されているユーザーも見つけたので、見てみたいと思います。