Aloha～！
冒頭からなんでアロハ？という感じですが、前回の記事の中でほんの少し触れていますが、今僕はハワイのホテルからブログを書いています。某弊社の海外研修でハワイに来ていますが、今日はフリーな日なので、あえて観光せずにホテルのオーシャンビューが堪能できるベランダでPC開いて優雅にブログを書いています。
合成写真ではなく実際にベランダのソファに座りながらPCをイジってるところ
ハワイまで来てブログを書いているあたりは変態だと自覚しています。日本は危険なほど蒸し暑いようですが、ハワイは暑いは暑いけど日陰は汗かかないくらい適温で湿度もないから本当に快適です。午前中ずっとわざわざベランダで過ごしているくらいですからね。さて、脱線話はこのくらいにして…。
※と、本当にハワイで原稿は書いたけど、当ブログのセキュリティの都合で海外から投稿する権限がなく、公開作業自体は帰国後にやってる感じです。
特に SharePoint に関してはアクセス権限としては直接アクセスという方法と共有リンクという方法と2通りあってややこしいですよね。今回はその共有リンクの方がアップデートされました。
2024/06/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
▼ Microsoft 365 アプリ: 共有時にすべてのリンクで使用できる有効期限を設定する
これまでは共有リンクを利用して他のユーザーとファイルを共有する際に、「すべてのユーザー」でしか有効期限を設定することができませんでした。つまり社外の人とファイルを共有しようとしたときにのみ有効期限を設定できていたということです。それが今回のアップデートで、組織内のすべてのユーザーと共有できる「****のユーザー」（****はテナント名）と「選択したユーザー」でも有効期限が利用できるようになりました。これは個人的にはすごく良いことだと思いますが、理由はのちほど。
僕の標準リリース環境でも展開されていたので、 OneDrive for Business （以下 ODfB ）を使って触ってみます。
▼ファイルのメニューから「共有」をクリック
▼「リンクのコピー」の右横の歯車アイコンをクリック
▼「すべてのユーザー」が選択された状態
この状態だと以前から下の方に「有効期限を設定する」で有効期限が設定できていました。しかし以前はこれ以外の項目が選択されていると有効期限の設定欄は非表示になり設定できませんでした。
それではアップデート後は？
▼「 **** のユーザー」が選択された状態
このように組織内の全ユーザーが利用できる共有リンクにしても有効期限の設定項目は非表示にならず、利用することが可能になります。
▼「選択したユーザー」でも有効期限が利用できます
「既存アクセス権を持つユーザー」のみは有効期限の設定はできませんけどね。
■なんでメッセージセンターのメッセージは「 Microsoft 365 アプリ」？
僕のこのブログの記事のタイトルはわかりやすく ODfB と SharePoint が対象のように書いていますが、メッセージセンターのメッセージは Microsoft 365 アプリが対象と書かれています。これ厳密にはそれで正解ですね。共有リンクの設定ができるところって ODfB や SharePoint だけじゃないですからね。
▼たとえば PowerPoint
このように画面右上の「共有」ボタンから共有リンクを作れますからね。もちろん Word や Excel も。
▼たとえば Microsoft Teams のチャットにファイル添付をした直後
ここからも共有リンクの変更できますからね。
僕の記事のタイトルの場合は、いずれにせよ保存先は ODfB か SharePoint なのでこのような記事タイトルにしたけど、実質は Microsoft 365 Apps 全般で利用できる共有リンクが対象のアップデートです。
という事で共有リンクの有効期限の幅が広がりました。これまでは外部の人と共有する際にセキュアに共有する一つの手段として有効期限を切ることで、それ以降は共有リンクが機能しなくなるようになっていましたが、別にデータ共有のセキュリティという観点では社内だって気を付けなくても良いわけじゃないですよね。関係者外秘など。さらに Copilot for Microsoft 365 が出る前から Microsoft が事前準備として「過剰共有に気を付けましょう」というアウトプットをよく出していました。過剰共有とは本来必要ではない人にまで共有されている状態なので Copilot 関係なく気を付けたい運用問題でもありますが、Copilot が入ることによって、より気を付けなければセキュリティ事故が増えると予想します。そういう意味でも、たとえ社内での共有であっても共有リンクに有効期限を設定する方法があるという事は大きく意味があることだと思います。これはもちろん個人個人の考え方で自分なりのルールを考えることも大事かもしれませんが、組織としてどうあるべきか？という方針やルールを検討しても良いでしょう。