OneDrive for Business :ファイルを PDF としてコピー(裏では Power Automate が)

昨日から3日間開催される Japan Power Platform Conference 2022

https://powerplatformconf.connpass.com/event/245996/

こちらで昨日のお昼に Microsoft MVP 仲間の山さんとトークセッションをしたんだけど、直前になって急に色々デモがしたくて触ってたら見つけた機能があったので紹介します。いつ展開されたかもわからないしもしかしたら知ってるよって人も少なくないかもしれないけど、セッション中に紹介したら「知らなかった」という声が多かったです。


特に Word や PowerPoint のファイルをPDFにする場合ありますよね。顧客に渡す営業資料など。PDFに変換どうしていますか? Adobe の機能で変換したり、 Word や PowerPoint からも変換できますよね。

▼ PowerPoint で PDF として保存

他にも Office ホームで「PDFに変換」なんてメニューもありますね。

Office ホーム の UI が変わった ? その後

他にもPDFに変換する方法は色々あると思います。そんな中で OneDrive for Business (以下 ODfB )からもPDFに変換する方法があったんです。しかも裏側では Power Automate のフローが自動作成されていてそのフローが動く形で。

あ、記事のタイトルの通り、これは OneDrive for Business の話しなので、 Microsoft アカウントで利用できる OneDrive には確認できなかった機能です。

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Microsoft Lists :リスト作成時に特定のテンプレートを選ぶと Power Automate のフローが含まれる

■ Power Platform をユーザーが利用するキッカケになる

数日前に Power Apps で Microsoft Lists のリストの画像列をアプリで追加・変更ができるようになった記事を公開しました。そこで紹介しましたが、リスト側からボタン数クリックと1分程度待つだけで Power Apps のスキルが全くなくても自動でそれなりのアプリが作成されます。

Power Apps : Microsoft Lists / SharePoint のリストの画像列の画像をアプリ上で追加・更新・削除できるようになった

また、例えば Microsoft Teams の承認アプリは Power Automate のスキルがなくても自動でフローが作成されてユーザーは意識せずとも実は裏側で Power Automate を利用しているという感じです。

Microsoft Teams :承認アプリが一般展開されたようです

また、例えば Power BI もダッシュボードやレポートを作成できるスキルがなくても、ちょっとクリックするだけでレポートが自動作成されるような仕組みもあります。

Microsoft Lists / SharePoint :ボタン一つで Power BI のレポートが作成されるようになった

このように個人的に感じる傾向として、 Microsoft 365 ユーザーが Power Platform のスキルがなくてもある程度自動作成してくれる機能が増えてきていて、裏で実は Power Platform を使っています!みたいになってきています。もちろんこのように既存サービスや既存機能を組み合わせて機能アップデートさせる事で Microsoft 内も効率的に製品開発ができるとは思いますが、ユーザーとしても Power Platform はいくら「カンタン」とか「非エンジニアでも作れる!」という甘い言葉で誘惑されたところで、実際はそりゃ多少なりとも勉強しないと使えないわけで、そこに抵抗感をおぼえて作成の一歩を踏み出せないユーザーも多いかと思います。「まずは便利さを体感してください!」と思ってもその前に多少なりとも作成しなければいけないという壁がある以上は、小さな成功体験も得られません。しかし自動作成してくれるこれらの機能が増える事でユーザーに「まずは便利さを体感してください!」が実現できます。小さな成功体験が得られます。そして自動作成されたアプリやフローやレポートはそれなりに使えたとしても「もっとここをこうしたら便利かも」とユーザーに思ってもらえる事で、ユーザーは「じゃ、もっと便利になりたいからちょっと勉強してみるか」と前向きな一歩を踏み出せるキッカケになるんじゃないかと思います。

という僕の備忘録を兼ねて前置きを書いたところで今日の本題も自動的に Power Automate のフローが作られる話です。2022/06/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

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Power Automate : Microsoft Teams のチャネルの特定スレッドに返信(罠とアドバイス)

※本記事は Power Automate の特定のアクションにフォーカスをしていますが、罠とアドバイスはある程度汎用的かと思います。

Power Automate は非常に便利で僕も色々なところで愛用しています。自分や自分の周囲をちょっと幸せにしたい場合はイイですね。特に初心者にとってはこの「ちょっと」が大切だと思っています。うまく動かなくても「ま、いっか」程度、動いていたものが急に動かなくなっても「ま、いっか」程度。でも動けばちょっと幸せになれる。それが毎日の作業であれば、1日のうちのちょっとでも、それが積み重なれば大きいわけです。小さく成功すればモチベーションも上がり、少しずつ幸せが増えていきます。僕は色々なところで言ってます。「 Power Platform の中でも Power Automate が、スモールスタートで小さな成功体験を得やすい。」と(自論)。逆に初心者の方がいきなり難易度の高い要件で大人数が利用する仕組みにチャレンジすると挫折したり嫌な想い出になりかねないです。

なんでこういう事を言うのかというと、割と動いていたフローが急に動かなくなる事もあるし、こないだまで使っていたアクションが急になくなったりもよくあるので、高いスキルと知識と最新情報に敏感にアンテナ張っている人であれば即対応できるけど、そうじゃないと修正に手間取ったり時間を取られてしまう事もあるからです。

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Power Automate :「手動でフローをトリガーします」で住所がしっかり取得できるようになっていた

僕は自分のテナントで Microsoft 365 + Power Platform を利用して実装した外食記録システムで外食を記録しています。いつ、どこで、どんなものを外食したのかがわかるので便利です。以前記事にしていました。

Office 365 : Microsoft Flow + SharePoint + Power BI で作る「外食記録」システム Ver.1.0

なんだかんだで3年間も記録しています。この頃はまだ Microsoft 365 が Office 365 と呼ばれていた時代。そして Power Automate が Microsoft Flow と呼ばれていた時代でしたね。懐かしい。

で、この外食記録システムの根幹となるのが Power Automate なんだけど、どのようにして記録するのかというと、

▼「手動でフローをトリガーします」トリガー

これはモバイルアプリにボタンが作成されてそれをタップしたりちょっとした情報を入力すると発火されるトリガーです(コネクタ名が「モバイルの Flow ボタン」って未だに Flow って…)。外食を記録したい時にボタンをタップして、お店の名前を入力して料理の写真を添付するだけでトリガーされるわけです。気軽にモバイルからデータ入力する時には非常に便利です。

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Power Automate :Office 365 Outlook 「イベントが追加、更新、削除されたとき」トリガーの「開始時刻」「終了時刻」が後続のアクションで選択できない

記事タイトル長いっすね…。ここ最近 Power Platform 系の記事を全然書いていなかった事に気が付き、っていうか色々多忙でそもそも触る事すら優先順位が後ろの方だったので、こりゃ忘れてしまう!と思い、最近合間をみて少しずつ触っています。初心に返って行き詰ったところを記事にしていこうと思います。

今回は…実は過去に同じところで行き詰った事でした。スッカリ忘れちゃいますね。

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Power Automate Desktop と Power Apps と Guitar のコラボ

MVP Global Summit 2021 Un-official Supporters’ Music / HALOP SOLOP ( Power Automate / Power Apps )

では、色々と説明を書きます。

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Power Automate :気になる「警告! フローが実行されていません」ってメールとフローの無効化&現時点の対処法

僕の環境では今年の10月あたりから、「警告! フローが実行されていません」という件名のメールが届くようになりました。

▼スパムのように…

中身を見てみると、

▼あと7日でこのフローは無効化するよ!との事

「過去 180 日間」ってところは60日間だったりする事もありますが、とにかくこの警告メールが届いてから7日でフローが無効化されてしまうとの事。それは困る!下のリンクを見ても別にその対処法が書かれているわけでもない…。

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Power Automate :もしかしたら陥る曜日指定のタイマー

Power Automate 初心者が陥りやすいかも?と思って記事にしました。ガンガン使ってる人にとってはスルーしてもらってOKです。


曜日指定でタイマートリガーが発火するフローを作りたい事はありますよね。例えば毎週金曜日の終業前の17:00くらいに Microsoft Teams の自分のチームのチャネルに「週報を忘れずに!」というリマインドのメッセージを自動投稿したい、とか。

そんな時に、トリガーをどう設定するでしょうか?

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Office ホームに「ビジネス アプリ」というセクションが登場!ちょっと注意が必要…

今日、 Office ホームに違和感をおぼえたので良く見ると、昨日にはなかったものを発見しました。

▼ Office ホームの左下の「すべての アプリ」ボタンをクリック

▼次のページのこの中に違和感をおぼえたんです

「ビジネス アプリ」というタブがある事に気が付きました。なんでしょうね?クリックすると、別ページではなく同ページ内で遷移します。

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Power Platform :ようこそ!新しいアイコン。そして、さようなら、今までのアイコン…。( Office ホーム )

つい昨日、 iOS の Power Apps モバイルアプリのアイコンが変更された記事を書きました。

Power Apps :ようこそ!新しいアイコン。そして、さようなら、今までのアイコン…。( iOS )

この時は PC の方で確認すると Office ホームのアプリ起動ツール内のみアイコンが変わっていた状態だったけど、1日経って今朝確認すると、全体的に New アイコンに変わっていました。

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