チャネル会議の会議ウィンドウ内の会議チャットにファイルを添付して投稿すると、そのファイルの保存先は通常チャネルのファイルタブ内（つまり裏側の SharePoint のチームサイト内のドキュメントライブラリ）に保存されるのに、なぜか投稿したユーザーの OneDrive for Business （以下 ODfB ）に保存されている現象が起きていました。これは非常に不可解なので仕様変更というよりはトラブルじゃないか？と思っていましたが、やはりトラブルだったようです。
結構前から Microsoft もチームやチャネルが増え続けていくところにユーザーが課題感を持っている事は認識済みで、それをいかに解消させるか？に取り組んでいるようですが、今回もその一環だと思います。チームとチャネルのナビゲーションと管理を改善するための取り組みとして、今回は「あなたのチーム」ページと、「チームを管理＞チャネル」ページを新しくしたようです。
Microsoft Teams の会議には入室前にロビーで待機させる機能があります。誰かがロビーで待機すると先に参加している人には入室を許可するか拒否するかのボックスが表示されます。当然許可ボタンを押せばロビーから会議に入室し、拒否ボタンを押せば会議に入室できなくなります。会議のオプションでは既定で、このロビーを迂回できるユーザーは「組織内のユーザーおよびゲスト」になっているので、多くの人がロビーに遭遇するケースは、外部招待されたユーザーが入室する時ですね。
これは正直、僕や界隈の人達も事前に知らずにビックリしている仕様変更？です。もし本件に関して Microsoft から事前アナウンスがあったよという情報をお持ちの方がいらしたらご連絡いただけると幸いです。
Microsoft Teams の会議には「チャネル会議」「非チャネル会議」という2種類に分類する事ができます。チームのチャネルに紐づけているか否か。ここら辺は過去に当ブログや色々な YouTube のチャンネルや仕事のウェビナーなどで語ってはいますが、そもそも会議を作成する際には既定でチャネルに紐づけられていない非チャネル会議になっているので、多くのユーザーはチャネルを紐づけるチャネル会議の存在自体を知らないんじゃないかとは思いますが。 で、会議には会議チャットがあって、そこにファイルもドラッグ＆ドロップで添付もできます。その際に、チャネル会議と非チャネル会議では保存場所に差異がありました。非チャネル会議ではチャットと同じく添付したユーザーの OneDrive for Business （以下 ODfB ）へ、チャネル会議ではチャネルの属するチームに紐づく SharePoint のチームサイト内のドキュメントライブラリへ。
Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business （以下 ODfB ） に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。
チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム（個人チャット、グループチャットどちらでも）にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか？最新版なのか？がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。
▼2017年当時のスクショ
しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え？このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ＆ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。
Microsoft Teams ではおそらく利活用が促進されると属するチームが増えてくると思います。そしてチームの中にはチャネルも増えてくると思います。すると各チャネルの主旨やら情報が良く分からなくなる場合もあるかもしれませんね。そんな時に今回のアップデートは便利かもしれません。先に言っておきますがちょっと他人事のように書いてる通り、僕はたぶんそんなに使わないと思います(笑)
2024/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
