Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第3弾。です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

そして今回。もうここでネタバレします。

すでに困った事になった人もいると思います。グループチャットに新規メンバーを追加した時、それまでの会話の履歴を閲覧できるかどうかの設定は可能だけど、それまでの添付ファイルのアクセス権限は自動で付与されないという話です。これは場合によっては影響度は中レベルかと思います。10個程度の添付ファイルならイイけど、50個くらい添付ファイルあったら大変ですよね。動画ではこれらの挙動を実際に画面を見ながら試しています。

この特に「チャット」に添付ファイルのネタはまだあるので、もう少しシリーズで動画作成します。知らないで使ってると後々になって困ったことになりかねません。気になる方は、僕の動画作成のモチベーションアップのためにも、チャンネル登録と高評価をよろしくお願いします!


この記事はタイマーセットで公開しますが、今頃は人間ドックの受付をしている時あたりで、ドキドキしてると思います。苦手なんだよなぁ…。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

シリーズ化する感じですが、 Microsoft Teams に関する「添付ファイル」という視点で見た「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の違いとその仕組みや特性やメリット・デメリットについて話していこうかと思います。

前回はまず添付ファイルの保存場所の違いの説明をしました。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

今回は第2弾。「チャット」の添付ファイルに注目します。チャットにドラッグ&ドロップで気軽にファイルを添付して共有した場合、そのファイルの保存先はどこなのか?どういう仕組みで保存されているのか?アクセス権限はどうなってるのか?何か特性というかクセ的なものはあるのか?それによるトラブルの可能性はあるのか?あたりを紹介していきます。実際に画面を表示して試しながら確認してるのであまり間違いなどはないとは思いますが、見るのがしんどくならないようになるべく長くても1本10分程度にしたいと思っています。

今回の動画のトピックは以下。

  • チャットにファイルを添付するとどこに保存されるのか?
  • 同じファイル名のファイルを別の人とのチャットに添付した時の挙動の特性
  • その特性がどう影響するか?
  • 良い方法は?

このあたりです。知らなくても別にイイけど知っておくと1年後2年後…あたりにトラブルにならないんじゃないか?というネタです。関心のある人は動画を見てみてください。

※今後も見てみたい方は、チャンネル登録と高評価も、よろしくお願いします。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

Microsoft Teams 初心者が最初に混乱するのが「チャット」と「チーム(のチャネルの投稿)」だと思います。どっちもいわゆるチャットができるんですよね。そうすると「どう違うの?」「どう使い分けるの?」というところになりますが、正解はないと思います。ただ、両方の特性やメリット・デメリットを知る事で自然と自分のチームや組織に合ったベストプラクティスは模索して徐々に見出せるんじゃないかとも思います。ただ、管理者であるIT部門や利活用促進部門は Microsoft Teams の裏側の仕組みを把握しておく必要はあるかもしれないけど、ことエンドユーザーである従業員たちがどこまで裏側の仕組みを把握すべきなのか?IT部門はどこまで従業員に教えるべきなのか?というのは非常に悩ましいです。知らなくたって使えるし、難しい事を説明したってかえって混乱するので。このサジ加減は僕もわかりません。おそらくここら辺もその組織次第だとも思います。ただ一つ言える事は、知らないと後々困ったりトラブルになりかねない可能性もあるんですよね。なのできっとこのブログや僕の YouTube の動画をワザワザ検索結果から見てくれる人達は関心が高い人達だと思うので(すでに把握してる人達も多そうですが…)、あえて僕が理解してる範囲内でなるべく画面を見ながら説明したいと思いつきました。

今回はまず「添付ファイルの保存場所」という観点で2者の違いをお話します。ここで言う「添付ファイル」というのは、つまり自分のPC上にあるファイルを入力欄にドラッグ&ドロップしてメッセージを投稿する事です。簡単に言えば、

「チャット」に添付ファイル → 保存先は OneDrive
「チームのチャネルの投稿」に添付ファイル → 保存先は SharePoint

となりますが、別にそんな事知らなくたって、 Microsoft Teams 上で、メッセージに添付されているファイルのリンクをクリックすれば利用できちゃうんですよね。

実際はもう少し細かい説明が必要だったり、実際の画面上ではどうなのか?あたりも気になると思います。動画にして YouTube にアップロードしたので、こちらを見てください。

今回は触りの部分の説明ですが、今後は更に深堀りしつつ、その特性がゆえの注意点なども動画にしてみたいと思います。あまり長い動画は大変だと思うので、なるべく1本10分以内にしたいと思います。

で、意外と動画作成は大変なので、モチベーションアップして継続させるためにも、是非、チャンネル登録と高評価をお願いします!

https://www.youtube.com/c/Home365/

Microsoft Teams :会議中にチャットができなくなる!会議のオプションの「会議のチャットを許可する」

Microsoft Teams では会議中に参加者メンバーで音声での会話の他にチャットもできるけど、できなくする設定が会議のオプションに加わりました。Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターでは2020年10月15日にメッセージが公開されています。

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Microsoft Teams :会議で PowerPoint 共有の発表者ビュー( Presenter view )

昨日、 Microsoft Teams の会議で僕の環境に展開されたリアクション機能を試していたんだけど、その過程で PowerPoint のスライド共有をした時に発表者ツールみたいなUIになってたんですよね。プレゼンテーションノートが表示されたりするヤツ。昨日の記事内ではスルーしちゃったけど、あらためて今日は記事にします。

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Microsoft Teams :会議のリアクション機能が展開された

すでにパブリックプレビュー環境では1か月前くらいから使えてたけど、ようやく通常環境でも展開されてきましたね。会議のリアクション機能ってのは会議中に「いいね」などのリアクションがとれる機能です。

Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには2020年12月18日にメッセージが出ていました。

▼(更新)チームミーティングでの反応の会合

相変わらずよくわからない翻訳ですが、1月26日に更新が入って展開が遅れるとの事でした。では、リアクション機能を試してみます。

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Microsoft Teams :「本当にそのチーム必要?」ユーザーが自分の所属するチームを分析

ユーザーがチーム所有者でなくても自分が所属するチームを分析できる機能があります。僕はなぜそれがチーム所有者だけじゃなくメンバーでも利用できるのか?が不思議でしたが、 Microsoft の意図はわかりませんが、僕なりの一つの答えが出てきています。それを今回は機能と使い道をお話したいと思います。まず、動画にしているのでそちらを観てください。ブログの方では要約を書きます。

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Microsoft Teams : Insights アプリがモバイルアプリにも登場( Microsoft Viva Insights )

※例によって iPhone のみです(Android 持ってないので)

う~ん、どうもアプリの中にアプリ…という言い方がしっくりこない、どうも僕です。

つい2日前に以下の記事を書きました。

Microsoft Teams : Insights アプリが登場( Microsoft Viva Insights )

気軽?に Microsoft Viva の一端を感じられる Microsoft Teams の Insights アプリ。僕は特にフォーカスタイムが設定しやすくなったのがうれしかったけど(それ新機能じゃないけど)、この時はまだモバイルアプリの方では使えなかったんですよね。それが2日経った今朝、使えるようになっていました。(厳密には以下のスクショを見ると時刻でバレると思いますが、昨晩寝る前に布団の中で気が付いてスクショだけ撮った感じです)

触ってみます。

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Microsoft Teams : Insights アプリが登場( Microsoft Viva Insights )

先週2月4日(だったかな?)に、 Microsoft より「 Microsoft Viva 」なるものが発表されましたね。

Microsoft Viva: Empowering every employee for the new digital age
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2021/02/04/microsoft-viva-empowering-every-employee-for-the-new-digital-age/

これが日本語訳されたのがコチラ

Microsoft Viva: 新たなデジタル時代においてあらゆる従業員を支援
https://news.microsoft.com/ja-jp/2021/02/05/210205-microsoft-viva-supporting-every-employee-in-the-new-digital-age/

[ Viva ]??「ビバ」??

これ、僕の世代なら完全にドリフターズの「いい湯だな」を想起しますよね。「アビバノンノン!」って。他にもホームセンターの「ビバホーム」あたりも。紹介動画やメディア記事を見ると「ビバ」の他に「ヴィヴァ」「ヴィーヴァ」あたりもあって、まぁ「チームス?チームズ?」よりはマシかな?とりあえず日本人的には下唇を噛まずに「ビバ」で良いと思います。わからないけど。

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Microsoft Teams :5種類のピン留めについて動画でまとめてみた

当ブログを定期的に購読してくれている皆さんなら何度か記事を読んだと思いますが、 Microsoft Teams において「ピン留め」って言っても現時点で5種類ほど存在するんですよね。そして登場順で4種類目までと、比較的最近登場した「メッセージのピン留め」は性質が異なっており気を付けるべき点もあります。

そんな感じをグダグダと説明した動画を公開しました。

Microsoft Teams 5種類の「ピン留め」

これまで毎週、1週間分のブログ記事の内容を動画で振り返るという事を YouTube でやってきたけど、半年やってきてあまり見られない事に気が付き、逆に機能カットの動画は数倍見られてる事に気が付いたので、今後は不定期に、機能カットでの動画をつくろうと思います。例えば動画じゃないと伝わりづらい機能とか、ブログでも人気の高い記事ネタとか、僕がどうしてもアツく動画で紹介したい機能などなど。

あとは、今回からBGMを薄っすらと流してみたり試行錯誤してみます。

よかったら、チャンネル登録もお願いします。
https://www.youtube.com/c/Home365/