Micrsoft Whiteboard :メモ(付箋)にリアクションが付けられるようになっていた(ブレーンストーミングに最適?)

Micrsoft Whiteboard 使っていますか?と、毎回問いかけている気がします。おそらくそこまで使われていないんじゃないか?とも思っています。 Microsoft Whiteboard は特に Microsoft Teams の会議で使えるようになり、しかも当初はストアアプリ版よりも機能が全然使えなかったのが、今やブラウザー版と同じく、ストアアプリ版よりも機能の実装が早い場合もあるくらい優秀になってきています。とにかくリモート会議やハイブリッド会議においては物理ホワイトボードを使っても書き込める人は限られちゃいますが、 Microsoft Whiteboard を使えば場所問わず書き込めます。しかもストアアプリやブラウザーを別途立ち上げなくても、 Microsoft Teams の会議ウィンドウ上で全員が書き込めるので、ホワイトボードに全員で書き込みながらワイワイやりたい場合は使わない手はないんじゃないかと思っています。…と、このウリ文句も毎回書いてる気がしますが、検索でピンポイントにこの記事に辿り着く人が大半なので、大事な事は毎回書くスタイルです。

ただし…大きな障壁を一つ挙げるとしたら、タッチパネル対応のPCじゃないと微妙という点。マウス操作で絵を描く体験は物理ホワイトボードにペンで描く体験よりはグっと劣りますからね。逆に文字を書く体験という意味では物理ホワイトボードだと字が汚くて読めないのが、 Microsoft Whiteboard ならテキストをタイピングで入力すれば逆に良い体験だったり。

さて、長くなりましたが、本記事の話は、タッチパネル非対応のPCでも良い体験になるし、物理ホワイトボードよりもグッと良い体験になる事間違いなしの機能かなと思います。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストの予定表ビューでアイテムをドラッグ&ドロップできた

いやぁ、おっちょこちょいのどうも僕です。なんでそんな事を冒頭に書くかというと、あとで語ります。

今回は Outlook の予定表の感覚でいると、できると勘違いしてはガッカリした人も多いであろう、 Microsoft Lists / SharePoint のリストでカレンダー形式でアイテムを表示する予定表ビュー内でアイテムをドラッグ&ドロップして日付を移動させる話。

2022/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft リスト: 予定表ビューのアイテムのドラッグ アンド ドロップ

ようやくアイテムをドラッグ&ドロップできるという事で、ほぼ毎朝試していましたがなかなか展開されない。実は今朝も試してできなかったんですよね。しかし、ふと勘が働いて新しく作ったリストで試したところ、ドラッグ&ドロップできていたので、そこらへん試しながら話していきます。

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Microsoft Teams :チャット一覧のフィルター機能が進化していた & チャットルームの検索方法のおさらい

昨日から Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターでお気に入りに入れていたけど確認漏れしていたメッセージのチェックをしていますが、今日も漏れていたメッセージを掘り起こして記事にします。なのですでに展開されて少し経過しているアップデートです。2022/02/17 付けで公開され展開は4月下旬までには完了されているという以下のメッセージです。

▼ (更新)会議以外のチャットのチャット フィルター

これは何かと言うと、 Microsoft Teams の「チャット」を開くと左側にチャット一覧が表示されますよね。

▼チャット一覧

これはあまり利用していないデモ環境なので少ないけど、おそらく Microsoft Teams を良く利用している人ほど、この一覧には数多くのチャットルームが表示されていると思います。良く利用しているチャットルームであれば「▼最近のチャット」の上位に表示されるし、固定(ピン留め)しておけば問題ないけど、たまに久しぶりに話しかけたい人などがいるとここから探すのが大変です。この一覧の何がゴチャゴチャかって純粋なチャット(個人チャット・グループチャット)の他にも非チャネル会議の会議チャットも表示されるので非チャネル会議を頻繁に開催・参加しているユーザーにとっては乱雑になりがちです。またボットも一覧に表示されます。ここから個人チャットで目的のチャットルームを探し出すのが大変です。今回のアップデートはそのチャットを種類でフィルターかけて絞って表示できるという内容です。ちなみに僕がこのメッセージをあまり追っていなかったのは僕にとっては必要なかったからです。それも含めて今回のアップデートを試してみます。

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OneDrive for Business : Microsoft Teams の所属チームが表示される「あなたのチーム」セクション

これまであまり気にせず「 OneDrive for Business 」の事を入力が長いから「 OneDrive 」と表記している事が多かったけど、先日のコミュニティイベントで「 OneDrive と OneDrive for Business は全く別物である」という話題もあった事から、僕も反省して今後はちゃんと「 OneDrive for Business 」と入力するか、もしくは「 OneDrive for Business (以下 ODfB)」のような記載を心がけようと思います。

※以下 OneDrive for Business を ODfB と略します。

さて、今回のネタはちょっとアップデートされてから時間が経ってるかもしれないけど、僕は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに気になるメッセージがあるとお気に入りに入れておいて定期的に振り返っていますが、今朝見ていたらチェック漏れしていたメッセージを発見しました。

▼(更新)OneDrive: すべての Teams ファイルに簡単に移動できます。

2022/02/26公開で若干展開に遅延があったもののもう展開完了されているハズなのでちょっと見てみたいと思います。

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Microsoft Teams :会議で共有された画面を拡大したい(動画あり)

今日の記事は、先日のコミュニティイベントで Microsoft Teams の、ちょっとしたTIPSを紹介したら凄く評判良かったので、その後 YouTube の動画にもして、更にここで記事にします。

さて、 Microsoft Teams で会議をしていて誰かが画面共有をしながらプレゼンなどをしているとします。その時に、共有された画面の解像度が高すぎたり、 Excel や PowerPoint の文字が小さくて読めない!読みづらい!という経験ありませんか?おそらく多くの方が経験あると思います。実は僕は老眼なのでそういう場合も結構あります。

▼画面共有された時に文字が細かくて見づらい…

そういう時にどう対応していますか?おそらく多くの方が画面共有者に対して「すみません、もう少し文字を大きくしてもらえませんか?」ってお願いしていると思うんです。でも、チームメンバーなどで少人数の会議であればカジュアルにお願いしやすいですが、大人数の会議や、お偉いさんも参加している会議や、オンライン商談など、カジュアルにプレゼンを遮ることがなかなか難しい場合もあります。また自分にとっては読めない・読みづらいと思っていても、自分の通常が他者の通常とも限りません。実は自分だけそう思っているだけだった場合は、話を遮ってまでお願いをした上に、大きさを変更したが故に返って他の人には見づらい場合もあります。また、画面共有者がPC初心者の場合は拡大の仕方がわからずに教え教えられ…で無駄な時間が経過しがちです。

では、どうしたら良いか?実は画面共有の場合、画面共有者に画面内のコンテンツを拡大してもらわなくても、共有されている側がそれぞれ各自で画面共有を拡大表示できるんです。これを覚えれば、話を遮らずに読みづらい部分を読みやすくできます。やり方は、画面共有された状態で画面共有エリアにマウスポインターを持って行き、

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Micrsoft Teams :会議の美肌モード?美白モード?が来た!(ソフト フォーカス・明るさ調整)

※相変わらず前置き長いので本題を読みたい方はスクロールしちゃってください。

コロナ禍直後からオンライン会議の需要が爆上がりして当時は「オンライン会議マナー」なるものが良くも悪くも定義され出回っていたと思います。そのうちの一つに「なるべくカメラはオンにする事」がありました。実は僕もそう言っていた一人です。対面の会議と体験を同じにさせるには対面の会議は相手が見えないという事はないし、相手の表情などを伺いながら話し合うのは大事だと思っていたので。もちろん今でもカメラオンにする事が大事だという側面も持っていますが、今はちょっと考えが違っていて、あえて対面の会議と体験を同じにする必要もなく、オンライン会議はオンライン会議ならではのメリットもあるので、カメラのオンオフを選択できる点も一つのメリットなんじゃないかと。だから上司が部下に「カメラオンは絶対だ」と強要するのも違うんじゃないかなと思っています(これも何かのハラスメントになるんでしたっけ?知らんけど)。あくまでも僕の考えです。

さて、とはいえ例えばオンライン上で商談をする時などカメラをオンにしないと!という場面はあると思いますが、対面の商談では身なりや清潔感などに注意して訪問するわけだけど、オンライン上の商談となれば極端な話、例えばニオイは伝わらないなどあるけど、逆に気を付けないといけないのがカメラの映りだったりすると思います。例えばアングルが見下ろすような感じだと印象良くないのでノートPCならスタンドなどでカメラの位置を高くしたり工夫が必要です。また部屋の位置によっては照明との関係で顔が暗くなってしまい印象が悪くなる場合もあります。なので女優ライトのようなものがコロナ禍以降は売れたりしましたね。

また特に女性の場合、せっかく「今日は在宅勤務なのでメイクをせずに仕事に集中したい!」という時に、その日たった30分1回の会議のためにメイクするのもダルいですよね。カメラオンにしなければ乗り切れるけど、カメラオンにしなければいけない会議だったりすると…。

と、もっとカメラ映像を明るくしたい!とか、美白・美肌に映りたい!という要望に応じたのかはわかりませんが、2022/04/04 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

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Microsoft Teams :チームに紐づいた SharePoint サイトのドキュメントライブラリに「チャネル内」セクションが登場

Microsoft Teams のチームに紐づいた SharePoint のチームサイトを SharePoint として利用しているユーザーはどれくらいいるんでしょうね?僕の肌感覚と予想ではだいぶ少ない気がします。そもそも Microsoft Teams の裏側に SharePoint があるという事自体を知らないユーザーもかなり多いのではと思います(当ブログを定期的に購読してくれている方々は知っていると思いますが)。しかし、 Microsoft 側としてはこれまでの動きや今後のロードマップなどを見る限りだと、チームの裏側の SharePoint も単なる添付ファイルの格納先ではなく、最大限に利用してほしい思惑はあると感じています。

さて、それを意識してかはわかりませんが、2022/02/26 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)OneDrive と SharePoint : Teams の標準チャネル ファイルとプライベート チャネル ファイルにアクセスする

これは Microsoft Teams のチームに紐づいているチームサイトのドキュメントライブラリのみ、ライブラリ内にグループ化とはまた違う「セクション」(メッセージセンター内ではこのように表記されていたので倣います)という区分けが自動でされ、チームのチャネルと紐づくフォルダーが他のフォルダーと区別されて表示されるというアップデートです。

僕の環境に今朝展開されていたので、見てみたいと思います。

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Microsoft Teams :メンテナンスフリー!チーム所有者へのメンション機能

Microsoft Teams のメッセージでメンション使っていますか?使い過ぎるとオオカミ少年みたいになるので、特にチームメンションやチャネルメンションあたりの乱用は要注意!と個人的には思っています。逆にちょっと極端かもしれませんが「メンションを付けていないメッセージは独り言のようなもの」と考える人もいたり、また、多忙な人はメンションがついたメッセージしか対応できないという話も聞くので、効果的に利用すると良いですね。メンションはユーザーとチャネルとチームあたりがありますが、他にも「タグ」を作れば、タグでメンションできますね。

Microsoft Teams :「タグ」機能が展開されたぞ!!( Tag )

この中で注意点も書いていますが、便利そうなタグですがメンテナンスが大変かと思います。タグを使ってグルーピングをした場合、その用途からしてメンバーが1人でも欠けていたらダメだし、関係ないメンバーが1人でも多ければダメだし。例えば販売店舗のチーム内で「レジ担当」というタグを作った場合。レジ担当のメンバーが1人でも欠けていたら、メンション付けてメッセージをしても欠けていた1人には通知されないし、逆にレジ担当だった人が別の担当に変わった後もタグメンバーから削除されていないと、邪魔な通知が飛ぶし。メンテナンスを怠れば怠るほど正確性が低くなるのもタグです。タグが多いほどなかなかマメにメンテできるものでもないと思います。

さて、そんな中、2022/5/10付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)Teams でチャネル投稿で使用できる自動グループ化

これはチーム所有者にメンションができるという話です。「自動グループ化」と書いてある通り、メンテナンスフリーなんですよね。もちろんチームの所有者に追加するユーザーのメンテナンスはしっかりしなければいけませんが、所有者に増減があってもメンションの対象も常に正しいというわけです。そういう意味ではタグのように別途メンテナンスをしなければいけないわけじゃないです。では、僕の環境に機能展開されたので見てみたいと思います。

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Microsoft Stream :ノイズ抑制機能( New Stream の方)

ここ最近は Microsoft Stream の話をするには Classic Stream と New Stream の話をしなきゃいけないのがややこしいですね。検索で本記事に辿り着く人が大半なので、この説明は毎回入れるようにしています。従来の Azure ベースの方が今は Classic Stream となりそのうち終わりになり、変わって OneDrive / SharePoint ベースの方が New Stream になり、今は置き換え期間中です。 New Stream の方は [ Stream ( built on SharePoint ) ] や [ Stream ( on SharePoint ) ] なども呼ばれていたりしますが、以下の Docs ページを参照してください。

Stream (SharePoint 上に構築)、Microsoft Stream の新しいバージョン
https://docs.microsoft.com/ja-jp/stream/streamnew/new-stream

Microsoft Stream (クラシック) とは?
https://docs.microsoft.com/ja-jp/stream/overview

で、置き換えの最初の頃は、クラシックの方に実装されていた機能がニューの方では今後実装予定という大幅な機能落ちした感があったけど、ここ1年くらいでだいぶニューの方も機能が追加されて便利になりました。加えて OneDrive / SharePoint ベースの恩恵から、クラシックの方では大きな課題だった日本語の検索のヒドさもニューの方では大幅に解消されるし、外部共有など機能面でもメリットがありますが、このように Microsoft 365 のデータが、Exchange / OneDrive / SharePoint に寄せられてきている事により、管理面でもメリットが出てきますね。詳しい解説は上の Docs を読んでください。

さて、そんな OneDrive / SharePoint ベースの New Stream に、また Classic の方に実装されていた機能が追加されました。それが「ノイズ抑制機能」です。クラシックの方では2020年6月あたりで展開されていたようです。

Microsoft Stream :ノイズ抑制機能が展開されたので早速試してみた!

New Stream の方はというと、2022/03/03 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されていました。

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Microsoft Whiteboard :ルーラー(定規)が使えるようになった

※相変わらず本題の前の余談が長いので、興味ない方は読み飛ばしてください。

Microsoft Whiteboard 使っていますか?と、毎回問いかけている気がします。これ個人的には会議室で全員集まっていたとしても物理的なホワイトボードより良いと思うんですよね。会議室に Surface Hub があれば最高ですけど、なければ会議室の全員が会議室で集まっていながらもオンライン会議にも参加してそれぞれが自分のPCで Microsoft Whiteboard を使えばイイと思います。ハイブリッドワーク下であれば、会議室の人もリモートの人もほぼ同じ体験ができるし、毎度言ってるけど物理ホワイトボードのように次に会議室を使う人のために毎回消さなくても良いし、機密情報の場合も気を遣わずに済むし、定例会議で次の会議に続きから描きたい場合も保存して次の会議で続きを再開できるし。更にありがちなのが、僕みたいな字が汚い人や、字が汚くない人でも急いで書くと崩れるので、会議中には理解できても数日経つと読めない…という状況。 Microsoft Whiteboard であれば文字はテキスト入力できるのでそういう心配もないです。図形は手描きしてもキレイに整形してくれるし、ホワイトボードに付箋も貼れる。最高じゃないですか。ただし、全員がタッチパネル対応のPCじゃないと…という条件がありますが。某弊社ではそこはクリアしていますが、多くの企業では貸与されているPCがタッチパネル非対応だったりしそうで…そうなるとちょっとマウス操作だけでは厳しそうですね。

さて、長い話は終わりにして、今回は更にキレイな線が引けるという事で、ルーラー(定規)が利用できるようになったので試したいと思います。

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