月: 2017年7月

SharePoint だけでも色々奥が深いのに、日々進化していくので付いていくのが大変っすね。楽しくもあるのですが。

前回の記事では、新しい表示のライブラリでは、[ 新規 ]→[ リンク ]から作成したリンクのリンク先URLは、作成後に変更する事ができなかった件を紹介しました。

SharePoint 新しい表示（モダンUI）のライブラリの「リンク」で作成したリンクのリンク先URLは変更できない

このライブラリにリンクを作成する機能は新しい表示から実装された機能ではなく、古くから「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを利用すれば実装できる機能でした。そちらで前回の記事と同じ検証をしたところ、「ドキュメントへのリンク」コンテンツタイプではリンク先URLの変更は可能な事が判明したのと、副産物としてドキュメントへのリンクと新しい表示のリンクでは、同じリンクでも実装方法が違う事がわかったので紹介します。
まずは「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加する方法から念のため紹介します。

■コンテンツ タイプの追加手順

▼リストを作成し、詳細設定の「コンテンツ タイプの管理を許可する」を「はい」

▼詳細設定のコンテンツ タイプセクション下部の[ 既存のサイト コンテンツ タイプから追加 ]をクリック

▼「ドキュメントへのリンク」を追加しOK

これで完了です。次に検証へ。

■検証

▼[ 新しい ドキュメント ]→[ ドキュメントへのリンク ]

▼新しい表示の時と同じくYahoo!へのリンクを作成

▼リンクもドキュメントなので、新しい表示の際にはなかったけど、ドキュメントのプロパティの編集画面が。特に何もないのでこのまま保存。

▼新しい表示と同じく、ドキュメントとしてリンクが表示され、クリックするとYahoo!が表示されます。

ここまでは新しい表示とほぼ同じなのですが、新しい表示の方のリンクのファイルはショートカットリンクであり、「.url」がついていました。

一方、ドキュメントへのリンクで作られたリンクのファイルは「.aspx」でした。

同じリンクだけど実装方法が違いますね。さて、検証に戻ります。

▼該当ドキュメントを選択し、リボンの「プロパティの編集」をクリック

▼URLが変更できそうです

▼Googleに変更します

▼Googleに変更され、クリックするとGoogleが表示されます。

前回の記事と2回でライブラリにリンクをつける方法を新しい表示の「リンク」と「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプで2種類紹介してきましたが、他ライブラリのドキュメントのリンクでもWebサイトへのリンクでも、後々になって修正が必要になる場合は、新しい表示の「リンク」より、「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加した方が良さそうですね。

ちなみに新しい表示に「ドキュメントへのリンク」コンテンツ タイプを追加してみました。

▼このように「リンク」と「ドキュメントへのリンク」が共存していますね。（これはこれでややこしい）

▼2種類の方法で投稿したらこうなりました。

• 新しい表示
• 新しいUI
• モダンUI

など、色々な呼び方がありますが、 SharePoint 内では「新しい表示」と記載されているので、ここではそう呼びます。

では、まずはライブラリのリンクとは？

■リンクについて

▼この「新しい表示」でライブラリを利用していると、 [＋新規] の中に [リンク] というのがあります。

▼クリックしてみると右にパネルが出現します。

▼ [最近更新されたファイル] のファイルをクリックすると、即リンクアイテムが作成されます。

▼このようにライブラリ内にショートカットリンクを作成する事ができ、ライブラリ外のファイルにリンクができます。もちろんクリックするとリンク先のファイルが開きます。（新しいタブで表示されます。）

このリンクはファイルだけではなく、Webサイトへのリンクも可能です。

▼試しにYahoo!のURLを入力して作成します。

▼このようにリンクが作成され、クリックすると新しいタブでリンク先が表示されます。

これは「新しい表示」から備わった新機能かと思ったのですが、そもそも昔から「ドキュメントへのリンク」というコンテンツタイプを使えば使えていましたね。

このように作成されたリンクですが、後々リンク先URLを変更したい事もあると思いますが、それがなかなかできないんです。以下、例として上述で作成済のYahoo!へのリンクを、Googleに変更しようと試みます。

■一度作成したリンクを編集したい→リンク先URLはUI上では編集できない

▼該当アイテムを選択してとりあえずコマンドバー内に「名前の変更」があるのでクリックしてみます。

▼このようなダイアログが出現し、なんか変更できそうなので、試しにGoogleのURLに変更して保存してみます。

▼あれ？なんか怒られてしまいました。つまり「://」が禁則文字のようです。

▼ではhttps://を外して保存をします。変更されました。

しかし！クリックするとYahoo!が開くんですよね。つまり「名前の変更」の言葉の通り名前だけ変更されてリンク先URLは変更されなかったんです。

じゃ、URLはどうやって変更するんだろう？他にUI上にある操作を試します。

▼ […] → [詳細] はどうでしょう？

▼パネル内に [名前] [タイトル] が編集できそうなところですが、つまりここも同じく名前の変更だけでURLの変更はできません。

では上図のプロパティの右にある [すべての編集] というリンクがあるのでクリック。

▼ドキュメントのプロパティ編集画面になりましたが、ここも同じ構成。つまりURLの変更はできません。

※ […] → [その他] → [プロパティ] も結局はプロパティ編集画面へのリンクです。

あれ？UI上でリンク先のURLを変更するのは手詰まりになりました。

仕方ないので、次に着目する点としてこのリンクはショートカットリンクというファイルなので、それを修正してみようかと思います。

■変更したファイルを上書きアップロードしても無理

▼とりあえずこのリンクをダウンロードしてみます。

▼www.google.co.jpと書かれているのにYahoo!のロゴという悲しいショートカットリンクがダウンロードされました。

▼URL部分をGoogleのURLに変更します。

▼念のため、テキストエディタでショートカットリンクを開くとこんな感じで変更されています。

▼変更したショートカットリンクをライブラリに上書きアップロードしたのですが、相変わらず変更されていません。

ファイルを変更すればリンク先URLも変更されると思ったんですけどね。不思議なのは、この状態で再度ショートカットリンクをダウンロードしてテキストエディタで中身を見ると、googleのURLになっているんですよね。なぜかライブラリのアイテム上では変更されない不思議現象です。もちろんブラウザのキャッシュをクリアするなども試みました。

仕方ないので、一度該当ファイルを削除し、上書きしてもダメだったファイルを再アップロードしました。

▼すると不思議な事にリンク先URLがGoogleに変更されました。同じファイルなのに…。

つまり、原因はわからないけど上書き保存ではリンク先URLは変更されないようです。

結果として、一度作成したショートカットリンクのリンク先URLを変更する手順は、

1. 変更したいショートカットリンクをダウンロード
2. ショートカットリンクのプロパティ、もしくはテキストエディタでURLを変更
3. 既存のショートカットリンクをライブラリ上から削除
4. 変更したショートカットリンクをライブラリにアップロード

ん？いやいや、こんな事をするならリンクを作り直した方がまだ早い！つまり、結果的にリンクのリンク先URLは変更できないという事ですね。

ライブラリ内にWebサイトのリンクをアイテムとして作成するニーズがどれだけあるかはわかりませんが、リンクのリンク先URLはUI上では変更できない点と、UI上じゃなければ変更できるけど若干面倒である点を頭の片隅に置いといていただければと思います。

※変更できる方法がある！という場合は、ご連絡ください。

※長文の文章のみとなります…。

■例えば

「部門ポータルの掲示板（リスト）に掲載したアノ情報だけど、全従業員にも見てもらいたいから社内ポータルの掲示板にも掲載しておいて！」
上司からそう命じられて、部門ポータルのリストに投稿したアイテムと全く同じ情報を、コピペで社内ポータルのリストにも投稿しました。

よくある話だと思いますが、実際にトラブルにつながる可能性があります。

■トラブル事例

「掲示板に掲載されていた自社製品情報をお客様にお伝えしたところ、後日、それが古い情報で損害が出たとのクレームを受けた。」
信頼に関わるトラブルですね。調べてみると、部門ポータルと社内ポータルに両方に同一タイトルのアイテムが投稿され、その後情報が変更された際に、部門ポータルのアイテムは更新されていたが、社内ポータルは更新されていなかった。投稿者に話を聞くと、両方に掲載した事を失念しており、部門ポータルのみを更新したとの話。

十分ありえる話ですよね。

■問題は？

ここでの問題は社内ポータルの更新を失念した更新者…もありますが、投稿を多数行っている人にその問題を押し付けるのはかわいそうですね。運営面から考えると、同一情報を複数個所に掲載しているという点です。これはメンテナンスが大変だし、トラブル事例のようにヒューマンエラーの可能性が上がります。特に、投稿者が退職などすると余計ありえますね。

■どうしたら？

※以下は、あくまでも解決のための一例です。

ここでタイトルの通り、情報の一元管理が大事です。ただし、部門ポータルに掲示した情報を社内ポータルにも掲示するな！という事は言いません。

まず考えるべきはその情報をどこに保管するのが一番ふさわしいか？です。
今回はまず部門ポータルに掲載されたことからも、またその部門発信という事からも、またその部門がサイトを所有しているということからも、部門ポータル内に情報を掲載する事で良いと思います。

次に一元管理しつつ全従業員にも見てもらうには？
社内ポータルの掲示板を利用しても良いと思いますが、大事なのは掲載方法です。ここでコピペで同じ情報を掲載すると二重になってしまいます。ただ、Webの醍醐味は「リンク」なので有意義に使いましょう。つまり、社内ポータルに掲示する本文には詳細内容を記載せず、概要のみと部門ポータルに掲示したアイテムのURLのリンクを起きましょう。そうすれば、リンク先の部門ポータルの掲示したアイテムのみをメンテナンスすればOKなので、更新し忘れはなくなります。

■リンクを活用するデメリットは？

例で考えると、社内ポータルの掲示板のアイテムにアクセスしたユーザーには、更にワンクリックを強要してしまう事になります。Webサイトの場合、ユーザーアクションをいかに減らす事を考慮しますが、ただし SharePoint に関してはWebサイトの考えがそのまま当てはまるわけではありません。つまりユーザーにとって本当に重要な情報であれば、離脱せずにワンクリックするからです。クリックされないならそのユーザーにとってはその程度の情報なのです。そういう意味でも大きなデメリットとは思えません。

次に、情報源であるリンク先のアイテムを移動したり削除されたら？
たしかにリンク元からはデッドリンクになり情報にたどり着きません。ただ、しつこいようですが本当に必要な情報であれば、リンク元アイテムの投稿者に連絡するなりします。更新し忘れて誤情報を元にトラブルになるリスクを考えれば、デッドリンクになった方がまだリスクは低いと考えます。もちろん、ユーザーからデッドリンクになっている連絡が来たら、投稿者がリンク先を更新すれば良いだけですし。

■リンクを利用して情報を一元管理する副産物

ユーザー目線で考えてみましょう。社内ポータルの掲示板を従業員が読んだとして、その情報が自分にとって必要と判断すれば読むでしょう。そこにリンクがついていればリンク先に行きます。例えばそこで「こんな部門ポータルもあったんだ！」と気づく場合もあります。自分に関連する情報であれば他の情報も気になる可能性もあります。そうすると初めて訪れたその部門ポータルの別のコンテンツも見る可能性もあります。つまり、利用者が増える可能性があがるわけです。

 

情報の一元管理が適切にでき、本来保管すべき場所に情報が鮮度を保たれて保管され、更に自分のサイトのPRにもなれる。
このような運営方針を投稿者レベルまで落とし込んで啓蒙しクセをつけてもらう事により、より安全な運営ができるのではないでしょうか。投稿者が多ければ多いほど、徹底させるのはなかなか難しいですけどね。