Microsoft Lists のフォームが新しくなるよってアナウンスはちょうど1年前くらいの2023年5月の Microsoft Ignite で発表されました。当時は「ファンタスティックフォーム」なんて名前で、アメコミのファンタスティック・フォーの面々が思い浮かんじゃったりしました。今は聞かないですね。とにかくアナウンスから1年弱でようやく一般に展開されました。
新しいフォームエクスペリエンスって言うくらいなのでフォームについてです。つまり Microsoft Lists 風に言えば「新規アイテム追加の画面」の体験が新しくなるという事です。これ先に言うと体験が変わるというよりは体験が追加されるです。既存の新規アイテム追加の画面が刷新されるわけじゃなく、それはそれで残しておいて、全く別の新たなフォームを作成できます。
2024/02/14 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼(更新済み)Microsoft Lists: 新しいフォーム エクスペリエンス
いったい何が新しいのか？これ誤解を恐れずに一言で言うとしたら「 Microsoft Forms のフォームのような事ができる」かなと思います。本記事を読み進めると徐々にわかってもらえると思います。
いや、正確にはちゃんと触れていませんでした…。この記事で紹介した Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターの中で、 Microsoft Lists のUX（ユーザー体験）を更新する中の一つとして「画像をリストに直接ドラッグまたは貼り付ける機能」という記載もあったんです。でも、この記事を書いていた時は僕の環境ではこの機能はまだ展開されていなかったので、そのうち展開されたら実際に触ってから記事にしようとしていて…忘れちゃった！
Microsoft Lists のラクなところの一つに、追加したい列を種類から選択できるところもポイントかと思います。 Excel だと列の定義を後から色々しますが、 Microsoft Lists の場合は先に絞られた列の種類から選択できるので、やれることは絞られるものの、初心者でもわかりやすくカスタマイズできるという点。メリットでもありデメリットでもあるんですけどね。
そんな列の種類に「平均評価」という種類が追加されました。今まだ僕の持っている標準リリース環境では出てきていないユーザーもいるので、まだ展開中のようです。で、古くから SharePoint を知っている人は SharePoint リストとして考えた時に疑問に思うわけです。「いやいや、評価機能はだいぶ前からあったよね！」って。僕もそう思った一人です。これについてはまず「モダンUIのビューから追加できるようになりましたよ」という点と、もう1つは僕も気が付かなかったけど、 Microsoft MVP 仲間の太田さんに大きなヒントを一つ教えてもらったので、それもあとで紹介します（太田さんにはいつも感謝だけど、いつも悔しい！(笑)）
これは 2023/06/21 公開の Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターの以下のメッセージにコソっと記載されていました。
SharePoint のリストがパワーアップして1つのサービスとして切り出された Microsoft Lists 。当ブログの過去記事を読むと、2020年の Microsoft Inspire というイベントで発表され、同年9月に展開開始されたようです。もう3年も経つんだ…。正直は話、同じデータが入った同じリストなのに、方や SharePoint のUIのままの「 SharePoint リスト」がありつつ、方や全く同じデータ・リストなのに Microsoft Lists のUIが存在する状況は僕も混乱しましたが、特にここ数年で Microsoft 365 を使い始めた人にとってはなかなか理解できない状況なんじゃないかと思います。今後リストはどうなっていくんでしょうか？気になるところです。
そんな Microsoft Lists ですが、大きなアップデートが結構前から予定されていて、たしか一度延期されましたが、ようやく標準リリース環境でも展開されてきましたね。僕の標準リリース環境にも展開されてきたので、試してみます。
（いつも Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターから該当するアナウンスを表示していますが、今探したら見つからず…）
元々 SharePoint に15年以上前から存在していたリストが Microsoft Lists として独立？したのが2020年くらいなのでもう約3年なんですね。結局のところ「 SharePoint リスト = Microsoft Lists 」である事は変わらないのでややこしいですよね。特に最近 Microsoft 365 を利用しはじめたユーザーにとっては、名前も見た目も違うのに実は同じリスト…という状況ですからね。
で、そんなこんながあって特に日本企業が欲するような承認ワークフローを Microsoft 365 や Power Platform の世界で簡単に実装できるとは今でも思わない方が良いわけですが、むしろこんな世の中なので機能を業務に寄せるのではなく、そもそも業務としての承認ワークフローを見直してなるべくシンプルにすべきなのでは？と僕は思っています。そしてそれでも複雑なワークフローを要する場合は、日本企業向けに日本のIT企業が作ったワークフロー製品・サービスを検討してみると良いのかな？と思っています。僕はね。
例えば今回の Microsoft Lists の承認機能が付いた出張申請のテンプレートなんかは、申請に必要な項目を入力した後に、承認してほしい人を指定して申請するだけ。承認者は承認か否認するだけ。シンプルです。まずは先にそういう話をして変に期待している人がいたら先にガッカリしてもらった方がむしろ良いのかなと思いました。
リストやライブラリ内でアイテムが追加・変更があると指定したアクションをしてくれる機能が「ルール」です。今のところは指定したアクションは通知メールを飛ばすしかないので、実質は通知機能ですね（今後別のアクションが加わるかはわかりません）。 Power Automate でもフローを作れますが、ルールの方が簡単に実装可能です。機能自体は2021年1月あたりに展開されたのでもう2年目ですね。
Microsoft Lists つまり SharePoint リスト、これがイコールであるという点は皆さん慣れてきたでしょうか。歴史がわかっていれば問題ないけど、たぶん Microsoft 365 を利用したての人にとっては混乱のもとの一つでしょうね。そんなリストのビューに予定表が追加されたのが2020年11月でした。
