カテゴリー: Microsoft Lists

※2023/03/15 時点では僕の環境では日本語だと正常動作しなかったけど、備忘録のためにネタにします。

2023/03/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ SharePoint: 承認付きの新しいリスト テンプレート

SharePoint ですがリストの話なので Microsoft Lists の話でもありますね。新しいテンプレートが２つ追加されるけど、承認機能付きの「出張申請」と「コンテンツスケジューラー」だそうです。気になりますよね。

SharePoint 2007 の頃から使っていた身としては、多くの人が「ワークフロー」と聞くと「承認機能」だと誤解をしている傾向にあると僕の経験則から思っています。いわゆる「承認ワークフロー」と呼ばれるものは承認機能とワークフロー機能を組み合わせたテンプレートであって、承認機能は承認機能としてあるし、ワークフロー機能はワークフロー機能としてありましたよね。いや、旧来のワークフローはすでに廃止されていて Power Automate 使ってねとなっていますが。そしてこの SharePoint の旧承認ワークフローは日本企業の想定する承認ワークフローを全く満たせないものなので、変に期待値をもって使ってみてガッカリされたり、または承認ワークフローのテンプレートは使わずに大きなコストと労力でゴリゴリに開発して後になって痛い目を見た人も多いハズです。客観的な言い方してるけど僕も痛い目を見ました。以下は注意書きに SharePoint 2010 ワークフローが廃止された旨が記載されている上で承認ワークフローについての Microsoft のページです。

承認ワークフローの概要 – Microsoft 365 サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/078c5a89-821f-44a9-9530-40bb34f9f742

で、そんなこんながあって特に日本企業が欲するような承認ワークフローを Microsoft 365 や Power Platform の世界で簡単に実装できるとは今でも思わない方が良いわけですが、むしろこんな世の中なので機能を業務に寄せるのではなく、そもそも業務としての承認ワークフローを見直してなるべくシンプルにすべきなのでは？と僕は思っています。そしてそれでも複雑なワークフローを要する場合は、日本企業向けに日本のIT企業が作ったワークフロー製品・サービスを検討してみると良いのかな？と思っています。僕はね。

例えば今回の Microsoft Lists の承認機能が付いた出張申請のテンプレートなんかは、申請に必要な項目を入力した後に、承認してほしい人を指定して申請するだけ。承認者は承認か否認するだけ。シンプルです。まずは先にそういう話をして変に期待している人がいたら先にガッカリしてもらった方がむしろ良いのかなと思いました。

さて、メッセージセンターにこのメッセージが出た日にすぐ確認したら、普段はロールアウトが１か月後とか数か月後の情報が掲載されるのに、今回はすでに新しいテンプレートを確認できました。なので試してみるのですが、先に言うと現時点では使い物になりませんでした。

リストやライブラリ内でアイテムが追加・変更があると指定したアクションをしてくれる機能が「ルール」です。今のところは指定したアクションは通知メールを飛ばすしかないので、実質は通知機能ですね（今後別のアクションが加わるかはわかりません）。 Power Automate でもフローを作れますが、ルールの方が簡単に実装可能です。機能自体は2021年1月あたりに展開されたのでもう2年目ですね。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：リストに「ルール」の機能が展開された

このルールに関して、2023/02/17と週末前の金曜日に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のアナウンスが公開されていました。

▼[SharePoint] リストとライブラリのルールの電子メール通知の更新

SharePoint と書いてありますが、リストも対象なので Microsoft Lists でもありますが、そのルールで設定した際の通知メールの送信元が変わりますよという話です。今までは SharePoint Online のメールアドレスから送信されたのが、ルール設定をしたユーザーのメールアドレスが送信元になるようです。「ルール機能のセキュリティを向上させるため」との事です。

Microsoft Lists つまり SharePoint リスト、これがイコールであるという点は皆さん慣れてきたでしょうか。歴史がわかっていれば問題ないけど、たぶん Microsoft 365 を利用したての人にとっては混乱のもとの一つでしょうね。そんなリストのビューに予定表が追加されたのが2020年11月でした。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：予定表ビューが使えるようになった！

スケジュール的要素があるリストであれば予定表ビューが追加されたことはうれしいと思います。で、この記事の下の方にも書いてあるんですが、予定表ビューが実装された当初から月表示しかなかったけど、

▼上記記事から該当部分を抜粋

ビューメニューに「月」しかなかったので、当時からそのうち「週」「日」表示も実装されるんだと思っていました。あれから2年3か月…ようやく週表示が実装されました。

2023年1月11日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)マイクロソフトのリスト: カレンダー週のレイアウト

ようやく週表示が追加されるという事です。僕の環境に昨日展開されていることを確認したので、それでは触ってみます。

※当ブログ全体が「自己責任でお願いします」ですが、本記事は裏技なので「自己責任×2 でお願いします」。また最後まで読むとわかりますが、要件が100%満たせるわけではありません。

「アウトプットしているとインプットが集まる！」と僕は良く言うけど、今回読者さんからアンケート経由で非常に助かる情報をいただきました。早速記事にさせていただきます。有力な情報ありがとうございます。

昨日の記事で Microsoft Lists のリストの予定表ビューの書式設定が展開されたので触ってみた話をしました。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：予定表ビューが使えるようになった！

この中で僕は使っていく上でガッカリな仕様を発見したんです。それが、条件付き書式設定の条件にあたる列の選択で、タイトル列や日付列は指定できるものの、選択肢列を指定できないという点です。僕が想定する利用シーンだと、選択肢列で選択した値に応じて色分けできれば色々な利用シーンがあるなと思っていたのに…と。

そうしたら教えてくれたんですよ。まさに裏技です。今から紹介します。

リストのビューに書式設定が加わったのが2017年11月あたりです。もう4年半以上前なんですね。

SharePoint ：Column formatting を使ってみたけど僕には今のところ難しい

当時は JSON で書くしかなく、一般ユーザーには敷居が高かったと思います。そこから1年ちょいで書式設定にデザインモードが追加され、 JSON 書かなくても多少の事はマウス操作程度で利用できるようになり、グッと敷居は低くなりました。

SharePoint ：列の書式設定（ Column formatting ）にデザイン モードが！

そこからデザインモードも徐々にできる事が増え、書式設定自体もできる範囲が増え…そして今。2020年11月に展開された予定表ビューにもようやく書式設定が使えるようになるとの事。2022/06/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft リストの予定表ビューの条件付き書式

珍しくメッセージ公開からすぐに展開開始され、僕の環境でも展開された事を確認できたので、試してみたいと思います。