Microsoft Forms :「プレゼンテーション」が進化していた

Microsoft Forms にプレゼンテーション機能が登場したのが、今年2023年5月でした。

Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

その名の通りプレゼンテーションなど発表の場でリアルタイムアンケートを開催する場合に非常に良いですね。元々 Microsoft Forms は教育機関向けプランから生まれた事を考えると、授業でも生徒全員に対してちょっとしたクイズを出す時に、おそらく誰しもが経験があると思うけど、挙手でそれを実施すると「少数派だと恥ずかしい」とか「間違えたら全員に知られる」などで積極的に参加しづらかったり、本来頭に浮かんだ選択肢とは別の無難な選択肢を選んでしまったりしましたよね。このプレゼンテーションであれば誰が回答したかはその場ではわからないし、匿名のアンケートにすれば先生でもわからない。より生徒の素直な回答を知る事ができるし、それを受講生全員その場で共有できますよね。で、これは学校の授業じゃなくても仕事での会議などでも同じかと思います。その場で挙手を実施した際の周囲の様子を伺いながら手を挙げる感じ…ありますよね。その時点で正確性は低くなります。いや、本来は本音をぶつけ合える関係性であればそんな雰囲気にはならないとは思いますけどね。なかなかそんな関係性は構築できませんよね。

という事で、まずはプレゼンテーション機能自体の話をしてしまいましたが、5月当時のスクショは上の記事に貼り付けていますが、今朝確認したところ、そのプレゼンテーションにアップデートがありました。僕の観測では Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにもアップデートの予告アナウンスはありませんでした。 Microsoft Forms は密かにアップデートされている事が多い印象です。

それでは実際に見てみます。もし以前のと見比べたい場合は、上で紹介した記事のスクショを撮ったフォームと同じフォームで今回もスクショを撮るので、記事を横並びにして比べてみると良いかと思います。

▼アップデートされたプレゼンテーション

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Microsoft Forms :グループフォームのファイルアップロードの保存場所

以前こんな相談を受けた事があります。

「 Microsoft Forms で回答者にファイルをアップロードしてもらうフォームを作ったけど、アップロードしてもらったファイルが自分の OneDrive for Business に保存されてしまいます。なので自分以外のアンケート運営メンバーにも共有すべく手作業でそこから SharePoint のライブラリにコピーしていますが、ダルいです。」

これに対して回答するならどんな方法がありますか?

  • OneDrive for Business (以下 ODfB )のそのフォルダーごとメンバーに共有する
  • Power Automate で SharePoint のライブラリなどにコピーするフローを作成して自動化する

どれも良い回答ですが、僕はまた別の回答をします。

  • グループフォームを使いましょう

何故か?上の2つの回答で実装すると、フォームと保存先で共有設定の管理が二重になってしまうからです。僕は昔から色々な場所で言ってますが、特に「アクセス権はシンプルイズベスト」だと思っています。例えばアンケート運営メンバーが増えるとフォームの共有とファイルの保存先の共有をしなければいけません。運営メンバーが減った時も2か所で共有設定を変更です。でもグループフォームを使えば、グループ側のアクセス権の管理1か所さえすればOKです。

知ってる人には今更な情報だし、僕もこの話は色々な場所で結構前から話していますが、少し前に SNS で似たような課題がポストされていたけど、答えが Power Autoamte の利用しか書いていなかった事、そして、気になって過去の僕の記事を調べたらこれに触れている記事がないどころか、ちょっと間違えて書いている箇所を発見したので、そこらへんも含めて改めて記事にしようと思いました。

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Microsoft Forms :スタートページが変わったね

Microsoft Forms のスタートページを開くと、

▼変わりましたね

▼URLも「 DesignPageV2.aspx」に変わってる(前の忘れたけど)

これ標準リリース環境でも変わっていたのですでに多くの人が変わった事を確認できると思います。パっと見で気が付く以前との違いは「テンプレートを探す」というエリアですかね。

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Microsoft Forms : PowerPoint のスライドにフォームを埋め込めるようになった(ライブアンケートがしやすく)

Microsoft 365 の数々のアプリの中では利用率は高い方であろう Microsoft Forms 。アンケートやちょっとしたテストをするには使い勝手が良いですよね。社内だけじゃなく社外の人にも回答してもらうのも非常に楽なので。そんな Microsoft Forms ですが、今年2023年5月にはアンケート結果をその場で発表しやすくなる「プレゼンテーション」という機能が追加されました。

Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

アンケートを作って期間を決めて回答を求めるパターンではなく、会議・プレゼン中などにその場でライブアンケートをするには非常に便利な機能です。しかし、会議やプレゼンって基本的には PowerPoint のスライドを表示させていますよね。なのでライブアンケートをしようとするとどうしても PowerPoint のスライドショーを一旦終了させてブラウザーで Microsoft Forms を表示させる操作が発生します。慣れないと操作に時間がかかってしまいますよね。そんな問題を解決してくれるのが今回のアップデートかもしれません。

2023/07/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ ライブ調査体験を可能にするフォームPowerPointアドオン

アドオンという形で PowerPoint のスライドに Mirosoft Forms の既存のフォームやクイズをプレゼンテーション機能で埋め込むことができるんですね。僕の環境でも展開されていたので試してみます。

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Microsoft Forms :選択肢などの選択を解除できるようになった

最近仕事で Microsoft Forms でアンケートを作成する事が増えたんだけど、今朝ちょっとしたアップデートだけど個人的にはうれしいアップデートに気が付きました。ちなみに僕が確認したところ、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスはありませんでした。肌感覚だけど Microsoft Forms ってメッセージセンターにアナウンスがないアップデートが他より多い気がします。

さて、どんなアップデート内容かは記事タイトルで出オチしていますが、まずは従来このアップデートがなかった時の一つ問題点を説明します。相変わらず脱線話が長いけど、僕としてはアップデート内容だけ紹介するより、そのアップデートの意味は?という点を踏まえる事が大事だと思って書いています(このブログ自体が自分自身の備忘録も兼ねているので)。もちろんただのオジサンである僕の考えなので大したことじゃない事を長々と書いてしまっていますが(笑)

■選択肢の問題点

▼選択肢の設問

こういう設問があったとします。前提条件として回答者の僕は嫌いなフルーツがありません。でも、例えば操作ミスで何かにチェックしてしまったり、必須項目かと勘違いしてチェックする可能性もあります。

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Microsoft Forms :回答者が回答後に自分の回答を編集できるようになる設定

※読むとわかりますが途中で想定外の出来事に遭遇した結果、そこから試行錯誤しながら並行して記事を書いているので、いつも以上にまとまりのない記事で読みづらいかもしれません。


そういえばありそうでなかった機能ですね。アンケートやクイズの回答者が回答後に回答を編集するって機能。

2023/04/28 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されていました。

▼ Microsoft フォーム: 回答者が送信後に回答を編集できるようにする

フォーム・クイズ作成者の設定で回答者が回答を編集できるようになるとの事。すっかり忘れていた頃にふと先週僕の環境に展開されていたので早速触ってみます。

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Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

Microsoft Forms を今朝見たら違和感を覚えました。

▼現時点

違和感の正体は右上でした。

▼プレゼンテーション?

こんなボタン、前はなかった。ちなみに今でも別のテナントでは表示されていなかったので機能展開中っぽいです。なので皆さんの環境で表示されていなかったら、もう少し待ちましょう。

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Microsoft Forms :回答の収集用QRコードが変わってた

Microsoft Forms って Microsoft 365 の中でもユーザーが良く利用するサービスの結構上位に食い込んでるんじゃないかと思っています。気軽にアンケートやクイズが作れて、所属組織内だけじゃなく組織外の誰でも回答ができるものも簡単に作れます。 SharePoint のアンケートリストを使っていた頃を思うと本当に便利になりましたよね。

さて、そんな Microsoft Forms ですが、地味にアップデートされていってるんですよね。しかも Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターでアナウンスされていない場合もあるので普段から使っていないと気が付かないアップデートもあります。僕も以前は業務でも最低月1回は使っていたので小さな変化も気が付いていたけど、無職期間中は触っていなかったのですが…その間のアップデートを昨日発見しました。なので今回の内容は2023年1月あたりには実装されていたようです。

Microsoft Forms でアンケートを作ったら当然誰かに回答してもらう事を想定していると思います。なので回答者に回答依頼をしなければいけないけど、どうやって依頼をするか?それが「回答を収集」ボタンからできますよね。

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Microsoft Forms :スタイル?BGM?シレっと色々と変わってる!?

最近 Microsoft Whiteboard も色々とアップデートがあると思っていたけど、 Microsoft Forms もちょいちょいとアップデートありましたよね。大きなところでは選択肢に画像を追加できるようになった事。

Microsoft Forms :選択肢のオプションに画像を追加できるようになった

また、回答を収集のUIが変わった事。

Microsoft Forms :「回答を収集」のUIが変わってわかりやすくなった

あ、その2個くらいか。でもこの2個は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには事前にアナウンスがなかったんですよね(僕がチェックできていなかっただけ?)。そして今回も特にメッセージセンターに事前アナウンスがなかったのに、昨日ふと触ったら結構変化があったのでビックリしました。SNSの界隈でも少しザワついていたようです。

運良くアップデート前と後の環境があったので比べながら見てみます。

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Microsoft Forms :選択肢のオプションに画像を追加できるようになった

■ご挨拶

あけましておめでとうございます。2023年も当ブログをよろしくお願いします。

さて、前回の記事(前某弊社からの退職について)から半月くらい経ってしまいました。退職が決まって傷心して書かなかったわけじゃなく、退職の経験がある人ならわかると思うけど、一気に業務上のタスクは減る(今後計画していたタスクがほぼなくなるので)のでヒマになるかとおもいきや、「立つ鳥跡を濁さず」でしっかり引き継ぎをしたり身辺整理をするのに意外と忙しかったです。特に同じ業界で転職を希望している場合は角が立たないように退職する事は大事ですよね。
さて、次の身の振り方ですが、ありがたいことに複数からお誘いをいただいておりましたが、もう95%確定という感じで話は進んでいます。残り5%にならなければ2月から新しいところで仕事ができるので、この1月はやりたい事をやってリフレッシュしようと思っています。そして今日から息子も学校へ行くので、平日にブログを書くのも再開しようと思います。


■本題

気軽にアンケートを作成・利用できる Microsoft Forms は結構利用している方も多いと思います。色々な質問方法がある中でも「選択肢」は一番使われていると思います。アンケートにテキスト入力だらけだと回答する気が失せますよね。選択肢でポチポチと選択できるからこそ回答しやすいです。そんな選択肢ですが、オプションに画像が追加できるようになっていました。そもそも「オプション」って何ぞや?って事ですが、選択肢の選択項目ですね。 Microsoft Forms では「オプション」と呼ばれています。で、僕の手元の複数環境では展開されている環境と展開されていない環境があるので、まだ展開中のようです。なので未展開の方は正座で待機という感じです。

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