今年2024年2月に Microsoft Forms で Excel のライブデータ同期の機能がプレビューでスタートしました。
Microsoft Forms のフォームの回答結果が Excel ファイルとライブ同期されるようになったわけですが、これまでフォームの回答結果を他のユーザーにシェアしたい場合は、フォームの編集権限を追加すると回答結果だけじゃなくフォーム自体を編集できてしまうので危険だったり、 Excel ファイルにダウンロードして共有するとそこから新しい回答が来るたびに何度も最新版として Excel ファイルをダウンロードして共有しなければいけませんでした。しかしこのライブデータ同期の機能があれば、同期されている Excel ファイルさえ共有すれば、フォームの回答結果のみを他ユーザーと共有する事ができるし、常に最新回答結果を見る事ができますね。
さて、この頃はプレビュー期間中だったので、
▼2024/02/29当時のフォームの応答画面
これを見ると「 Excel で結果を開く」の横に「プレビュー」ラベルが表示されていました。これはメッセージセンターのアナウンスでは3～6か月後でプレビュー期間が終了されてラベルが外れますよという事でした。
今開いてみると、
▼今日2024/08/01のフォームの応答画面
プレビューラベルが外れている事がわかります。つまりプレビュー期間が終了して一般提供開始されているという事ですね。
■グループフォームも対応
さて、2024年2月のプレビュー開始の時にはメッセージセンターのメッセージ内にも書いてあったけど、制限事項として個人フォームのみでグループフォームでは使えないとの事でした。しかしそのうちグループフォームも対応しますという記載もありました。僕はアンケートなどフォームを個人で運営するんじゃなくてチームやメンバーで運営する場合は個人フォームに編集権限を付与するよりもグループフォームで作る事をオススメしています。それではプレビュー期間も終わった今、どうでしょうか？
▼グループフォームを作成します
▼グループフォームの応答画面
おぉ、「Excel で結果を開く」が表示されていますね。つまりグループフォームも Excel のライブデータ同期は対応されたという事ですね。
じゃ、次に気になるというか気にすべきは、いつも色々なところで言ってる通り、新しい機能でデータが保存されるような場合は、そのデータがどこに保存されるのか？まで調べて意識をする事。まぁ、なんとなくグループフォームなので、その Microsoft 365 グループの裏側にある SharePoint のチームサイトのライブラリ内かな？とは予想できますが、わからないのでしっかり確認します。
▼ Excel for the web で開き、ファイルの保存場所の確認
あ、やはりこれを見る限り予想通りですね。更に確認しましょう。
▼ファイルの保存場所
やはりグループフォームのグループ（ Microsoft 365 グループ）に紐づく SharePoint のチームサイトの「ドキュメント」ライブラリに保存されていましたね。ライブラリのルート直下です。
ちなみにこのグループは Microsoft Teams のチームでもあるので、このようにドキュメントライブラリにはチャネルごとにフォルダーがあります。ちょっとややこしいですね。
なので、 Microsoft Teams のチームの紐づく Microsoft 365 グループでグループフォームを作成すれば色々と都合が良いと思いますが、
▼ Microsoft Teams のチーム側からグループフォームと同期している Excel ファイルを探す
基本的にチームの各チャネルのファイルタブから開いてもチャネルのフォルダーの中しか表示されませんが、一般チャネルのファイルタブの場合は、「ドキュメント > General 」というタイトルになっていて、その「ドキュメント」をクリックすると、
▼一応 Microsoft Teams からもグループフォームの Excel ファイルに辿り着けます
Microsoft Teams のチームに紐づく Microsoft 365 グループでグループフォームを作成すれば、ライブデータ同期された Excel をチャネルのタブに追加してみると、
▼このように回答結果が表示できます
タブの表示は Excel for the web として表示されるので、ライブ同期されるので試してみてください。
という事で、グループフォームにも対応された状態でプレビュー期間が終了され一般提供開始されていますね。是非使ってみましょう。