Microsoft Forms : Copilot for Microsoft 365 だとアンケート作成が便利になる

Microsoft Forms でアンケートを作成する際に、設問をゼロから考えるのが割と大変ですよね。ベースを誰かが考えてくれてそれを確認して手直しするくらいだとラクですよね。誰か考えてくれないかなぁ…。あ、いたいた、僕らの副操縦士 Copilot さんが!

という事で、 Copilot for Microsoft 365 のライセンスを持っている人じゃないと利用できない機能ですが、 Microsoft Forms にも Copilot が入ってきたので紹介します。

※あ、その前に、今日3月8日は僕の誕生日です!48歳になりました。ゴリゴリのオジサンです。

▼ Microsoft Forms でフォームを作成

Copilot for Microsoft 365 のライセンスを持っている人なら、このように Copilot のエリアが先に表示されます。実力のほどを拝見しましょうかね。

▼雑なプロンプト(指示)を投げてみました

ありがちなウェビナーのアンケートです。なので主にマーケティングの方が使う想定ですね。他にも社内勉強会のアンケートでも良いし、IT技術コミュニティイベントのアンケートでもイイですね。

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Microsoft Forms :Excelのライブデータ同期(プレビュー)

Microsoft Forms は Microsoft 365 の数あるアプリの中では人気度ランキング上位かと思います。気軽にアンケートやテストができるので便利ですよね。

アンケートを実施すると、実施者は必ずアンケートの回答結果を見ますよね。またアンケートを実施するのが複数人のチームだった場合は、複数人で回答結果をそれぞれ見たり、場合によっては集計するでしょう。今回のアップデートはそのフォームの回答を閲覧したり集計するのにうれしいアップデートです。

(1週間以上前から書き始めていたけど、なかなか時間が取れずにようやく書き終えましたわ…。忙しい事は良い事ですが、アウトプットの量が減るくらい忙しいのは苦手です!)

2024/02/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Forms で Excel へのライブ データ同期がサポートされるようになりました – プレビュー

まずはじめに現時点ではプレビューの機能です。メッセージ内には、これから3か月後~6か月後の間にプレビュー期間を終了する予定との事です。なのでプレビュー機能だと思って利用してみてください。

この機能は、非常に簡単に言えば、フォームの回答データが OneDrive for Business (以下 ODfB )の Excel ファイルと同期して保存される、という事ですね。今までも Excel ファイルをエクスポートする事はできたけど、単にその時点での回答をエクスポートするのみでした。それがどう変わるのか?

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Microsoft Stream :対話機能(アンケート・投票・クイズ 編)

Microsoft Stream が Classic から on SharePoint に移行も終盤。そういえば Classic には動画に Microsoft Forms のフォーム(アンケートやクイズ)を追加できる「対話機能」ってのがありました。

Microsoft Stream :動画についてのアンケート、クイズ、投票を Microsoft Forms で行えるようになった!(モバイルからは微妙)

2019年6月なのでもう5年も前に追加されていた機能なんですね。これの便利なところは動画を観終わった後にアンケートやクイズに回答してもらうだけじゃなくて、時間を指定すると再生途中にその時間が来たら動画が停止されてアンケートやクイズが開くようにもできるんですよね。それが Stream Classic から Stream on SharePoint に移行される事になり、そっちの方では使えなくなったんです。 on SharePoint の方も徐々に機能追加されてきて一旦デグレったのが徐々に元に戻ってきていますが、この対話機能についてもいよいよ復活します。

2023/11/09 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Stream: 特定の時間にビデオにアンケート、投票、またはクイズを追加する

まさしく Classic に存在していた対話機能の事ですね。標準リリースの展開は2月下旬スタートなので、多くの人はまだ利用できないと思いますが、僕の対象指定リリース環境に展開されていたので、触ってみます。

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Microsoft Forms :「プレゼンテーション」が進化していた

Microsoft Forms にプレゼンテーション機能が登場したのが、今年2023年5月でした。

Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

その名の通りプレゼンテーションなど発表の場でリアルタイムアンケートを開催する場合に非常に良いですね。元々 Microsoft Forms は教育機関向けプランから生まれた事を考えると、授業でも生徒全員に対してちょっとしたクイズを出す時に、おそらく誰しもが経験があると思うけど、挙手でそれを実施すると「少数派だと恥ずかしい」とか「間違えたら全員に知られる」などで積極的に参加しづらかったり、本来頭に浮かんだ選択肢とは別の無難な選択肢を選んでしまったりしましたよね。このプレゼンテーションであれば誰が回答したかはその場ではわからないし、匿名のアンケートにすれば先生でもわからない。より生徒の素直な回答を知る事ができるし、それを受講生全員その場で共有できますよね。で、これは学校の授業じゃなくても仕事での会議などでも同じかと思います。その場で挙手を実施した際の周囲の様子を伺いながら手を挙げる感じ…ありますよね。その時点で正確性は低くなります。いや、本来は本音をぶつけ合える関係性であればそんな雰囲気にはならないとは思いますけどね。なかなかそんな関係性は構築できませんよね。

という事で、まずはプレゼンテーション機能自体の話をしてしまいましたが、5月当時のスクショは上の記事に貼り付けていますが、今朝確認したところ、そのプレゼンテーションにアップデートがありました。僕の観測では Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにもアップデートの予告アナウンスはありませんでした。 Microsoft Forms は密かにアップデートされている事が多い印象です。

それでは実際に見てみます。もし以前のと見比べたい場合は、上で紹介した記事のスクショを撮ったフォームと同じフォームで今回もスクショを撮るので、記事を横並びにして比べてみると良いかと思います。

▼アップデートされたプレゼンテーション

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Microsoft Forms :グループフォームのファイルアップロードの保存場所

以前こんな相談を受けた事があります。

「 Microsoft Forms で回答者にファイルをアップロードしてもらうフォームを作ったけど、アップロードしてもらったファイルが自分の OneDrive for Business に保存されてしまいます。なので自分以外のアンケート運営メンバーにも共有すべく手作業でそこから SharePoint のライブラリにコピーしていますが、ダルいです。」

これに対して回答するならどんな方法がありますか?

  • OneDrive for Business (以下 ODfB )のそのフォルダーごとメンバーに共有する
  • Power Automate で SharePoint のライブラリなどにコピーするフローを作成して自動化する

どれも良い回答ですが、僕はまた別の回答をします。

  • グループフォームを使いましょう

何故か?上の2つの回答で実装すると、フォームと保存先で共有設定の管理が二重になってしまうからです。僕は昔から色々な場所で言ってますが、特に「アクセス権はシンプルイズベスト」だと思っています。例えばアンケート運営メンバーが増えるとフォームの共有とファイルの保存先の共有をしなければいけません。運営メンバーが減った時も2か所で共有設定を変更です。でもグループフォームを使えば、グループ側のアクセス権の管理1か所さえすればOKです。

知ってる人には今更な情報だし、僕もこの話は色々な場所で結構前から話していますが、少し前に SNS で似たような課題がポストされていたけど、答えが Power Autoamte の利用しか書いていなかった事、そして、気になって過去の僕の記事を調べたらこれに触れている記事がないどころか、ちょっと間違えて書いている箇所を発見したので、そこらへんも含めて改めて記事にしようと思いました。

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Microsoft Forms :スタートページが変わったね

Microsoft Forms のスタートページを開くと、

▼変わりましたね

▼URLも「 DesignPageV2.aspx」に変わってる(前の忘れたけど)

これ標準リリース環境でも変わっていたのですでに多くの人が変わった事を確認できると思います。パっと見で気が付く以前との違いは「テンプレートを探す」というエリアですかね。

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Microsoft Forms : PowerPoint のスライドにフォームを埋め込めるようになった(ライブアンケートがしやすく)

Microsoft 365 の数々のアプリの中では利用率は高い方であろう Microsoft Forms 。アンケートやちょっとしたテストをするには使い勝手が良いですよね。社内だけじゃなく社外の人にも回答してもらうのも非常に楽なので。そんな Microsoft Forms ですが、今年2023年5月にはアンケート結果をその場で発表しやすくなる「プレゼンテーション」という機能が追加されました。

Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

アンケートを作って期間を決めて回答を求めるパターンではなく、会議・プレゼン中などにその場でライブアンケートをするには非常に便利な機能です。しかし、会議やプレゼンって基本的には PowerPoint のスライドを表示させていますよね。なのでライブアンケートをしようとするとどうしても PowerPoint のスライドショーを一旦終了させてブラウザーで Microsoft Forms を表示させる操作が発生します。慣れないと操作に時間がかかってしまいますよね。そんな問題を解決してくれるのが今回のアップデートかもしれません。

2023/07/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ ライブ調査体験を可能にするフォームPowerPointアドオン

アドオンという形で PowerPoint のスライドに Mirosoft Forms の既存のフォームやクイズをプレゼンテーション機能で埋め込むことができるんですね。僕の環境でも展開されていたので試してみます。

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Microsoft Forms :選択肢などの選択を解除できるようになった

最近仕事で Microsoft Forms でアンケートを作成する事が増えたんだけど、今朝ちょっとしたアップデートだけど個人的にはうれしいアップデートに気が付きました。ちなみに僕が確認したところ、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスはありませんでした。肌感覚だけど Microsoft Forms ってメッセージセンターにアナウンスがないアップデートが他より多い気がします。

さて、どんなアップデート内容かは記事タイトルで出オチしていますが、まずは従来このアップデートがなかった時の一つ問題点を説明します。相変わらず脱線話が長いけど、僕としてはアップデート内容だけ紹介するより、そのアップデートの意味は?という点を踏まえる事が大事だと思って書いています(このブログ自体が自分自身の備忘録も兼ねているので)。もちろんただのオジサンである僕の考えなので大したことじゃない事を長々と書いてしまっていますが(笑)

■選択肢の問題点

▼選択肢の設問

こういう設問があったとします。前提条件として回答者の僕は嫌いなフルーツがありません。でも、例えば操作ミスで何かにチェックしてしまったり、必須項目かと勘違いしてチェックする可能性もあります。

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Microsoft Forms :回答者が回答後に自分の回答を編集できるようになる設定

※読むとわかりますが途中で想定外の出来事に遭遇した結果、そこから試行錯誤しながら並行して記事を書いているので、いつも以上にまとまりのない記事で読みづらいかもしれません。


そういえばありそうでなかった機能ですね。アンケートやクイズの回答者が回答後に回答を編集するって機能。

2023/04/28 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されていました。

▼ Microsoft フォーム: 回答者が送信後に回答を編集できるようにする

フォーム・クイズ作成者の設定で回答者が回答を編集できるようになるとの事。すっかり忘れていた頃にふと先週僕の環境に展開されていたので早速触ってみます。

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Microsoft Forms :「プレゼンテーション」って機能が出た!アンケート結果をその場で発表しやすくなる!

Microsoft Forms を今朝見たら違和感を覚えました。

▼現時点

違和感の正体は右上でした。

▼プレゼンテーション?

こんなボタン、前はなかった。ちなみに今でも別のテナントでは表示されていなかったので機能展開中っぽいです。なので皆さんの環境で表示されていなかったら、もう少し待ちましょう。

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