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Microsoft Forms にプレゼンテーション機能が登場したのが、今年2023年5月でした。

Microsoft Forms ：「プレゼンテーション」って機能が出た！アンケート結果をその場で発表しやすくなる！

その名の通りプレゼンテーションなど発表の場でリアルタイムアンケートを開催する場合に非常に良いですね。元々 Microsoft Forms は教育機関向けプランから生まれた事を考えると、授業でも生徒全員に対してちょっとしたクイズを出す時に、おそらく誰しもが経験があると思うけど、挙手でそれを実施すると「少数派だと恥ずかしい」とか「間違えたら全員に知られる」などで積極的に参加しづらかったり、本来頭に浮かんだ選択肢とは別の無難な選択肢を選んでしまったりしましたよね。このプレゼンテーションであれば誰が回答したかはその場ではわからないし、匿名のアンケートにすれば先生でもわからない。より生徒の素直な回答を知る事ができるし、それを受講生全員その場で共有できますよね。で、これは学校の授業じゃなくても仕事での会議などでも同じかと思います。その場で挙手を実施した際の周囲の様子を伺いながら手を挙げる感じ…ありますよね。その時点で正確性は低くなります。いや、本来は本音をぶつけ合える関係性であればそんな雰囲気にはならないとは思いますけどね。なかなかそんな関係性は構築できませんよね。

という事で、まずはプレゼンテーション機能自体の話をしてしまいましたが、5月当時のスクショは上の記事に貼り付けていますが、今朝確認したところ、そのプレゼンテーションにアップデートがありました。僕の観測では Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにもアップデートの予告アナウンスはありませんでした。 Microsoft Forms は密かにアップデートされている事が多い印象です。

それでは実際に見てみます。もし以前のと見比べたい場合は、上で紹介した記事のスクショを撮ったフォームと同じフォームで今回もスクショを撮るので、記事を横並びにして比べてみると良いかと思います。

▼アップデートされたプレゼンテーション

以前こんな相談を受けた事があります。

「 Microsoft Forms で回答者にファイルをアップロードしてもらうフォームを作ったけど、アップロードしてもらったファイルが自分の OneDrive for Business に保存されてしまいます。なので自分以外のアンケート運営メンバーにも共有すべく手作業でそこから SharePoint のライブラリにコピーしていますが、ダルいです。」

これに対して回答するならどんな方法がありますか？

• OneDrive for Business （以下 ODfB ）のそのフォルダーごとメンバーに共有する
• Power Automate で SharePoint のライブラリなどにコピーするフローを作成して自動化する

どれも良い回答ですが、僕はまた別の回答をします。

• グループフォームを使いましょう

何故か？上の2つの回答で実装すると、フォームと保存先で共有設定の管理が二重になってしまうからです。僕は昔から色々な場所で言ってますが、特に「アクセス権はシンプルイズベスト」だと思っています。例えばアンケート運営メンバーが増えるとフォームの共有とファイルの保存先の共有をしなければいけません。運営メンバーが減った時も2か所で共有設定を変更です。でもグループフォームを使えば、グループ側のアクセス権の管理1か所さえすればOKです。

知ってる人には今更な情報だし、僕もこの話は色々な場所で結構前から話していますが、少し前に SNS で似たような課題がポストされていたけど、答えが Power Autoamte の利用しか書いていなかった事、そして、気になって過去の僕の記事を調べたらこれに触れている記事がないどころか、ちょっと間違えて書いている箇所を発見したので、そこらへんも含めて改めて記事にしようと思いました。