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Microsoft 365 Copilot ：Microsoft Forms で Copilot にアンケートの下書きを作ってもらう（ YouTube 動画案内）

※本記事は Microsoft 365 ライセンスに加えて Microsoft 365 Copilot ライセンスも付与されているユーザー向けの内容です。

数日前からスタートさせた Microsoft 365 Copilot ライセンスが付与されたユーザーが利用できる Copilot を触って紹介する YouTube の動画シリーズですが、更に勢いつけて3本目を昨日作って公開しました。

今回は Microsoft Forms でテストやアンケートを作る時に Copilot に作成を手伝ってもらう機能の紹介です。

特に社内外に対してアンケートをとる機会は多い業務をしている人にとって、アンケートの設問を考えるのもなかなか大変ですよね。また自分1人で考えると視野が広がらない場合もあります。そこで Copilot に助けてもらうと良いでしょう。もちろん他の生成AIでも可能ですが、 Microsoft 365 Copilot のライセンスがあるからこその更に楽になれる点なども紹介しています。

このシリーズを継続してほしいと思っていただけたら、主に僕のモチベーションのためにもチャンネル登録と高評価と前向きなコメントをよろしくおねがいします。

Microsoft Forms で Copilot にアンケートの下書きを作ってもらう [ Microsoft 365 Copilot お触りシリーズ #3 ]
https://youtu.be/shvnYqpmJ6I

Microsoft Forms ：Forms が新しくなった

みなさん、 Microsoft Forms 使っていますか？ Microsoft 365 の中では良く利用されるアプリだと思います。簡単にアンケートを作って収集できるし、クイズやテストなんかも作れますね。

そんな Microsoft Forms は地味にアップデートがマメに行われていますね。「地味なアップデート」じゃなくて「地味にアップデート」って書いたのは、割とよくあるけど Microsoft Forms のアップデートは Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスがないことが多めなんです。今回もUIが変わりそれに伴ってUXも変わるアップデートなのでユーザーにとってもインパクトあるアップデートなんですけど、僕の観測する限りはメッセージセンターにアナウンスなかったように思います（もしアナウンスあったよって場合は教えてください）。

という事で最近僕の環境でも新しくなってきたので紹介します。

▼ Microsoft Forms にアクセスすると急に現れる

急に半分暗くなってこういうボックスが表示されます。インパクトあるアップデートであればこういう案内が出るのはユーザーにとっては良いですよね。ただ急ぎでフォームを作成したい場合、いきなり変更があると困るので事前案内はもう少ししっかりやってほしいとは思いますが、まぁ多くの企業ではメッセージセンターでアナウンスがあってもそれをエンドユーザーに落とし込んでいないと思うので…それは置いといて。

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Microsoft Forms ： Excel のライブデータ同期のプレビューラベルが外れた＆グループフォームにも対応

今年2024年2月に Microsoft Forms で Excel のライブデータ同期の機能がプレビューでスタートしました。

Microsoft Forms ：Excel のライブデータ同期（プレビュー）

Microsoft Forms のフォームの回答結果が Excel ファイルとライブ同期されるようになったわけですが、これまでフォームの回答結果を他のユーザーにシェアしたい場合は、フォームの編集権限を追加すると回答結果だけじゃなくフォーム自体を編集できてしまうので危険だったり、 Excel ファイルにダウンロードして共有するとそこから新しい回答が来るたびに何度も最新版として Excel ファイルをダウンロードして共有しなければいけませんでした。しかしこのライブデータ同期の機能があれば、同期されている Excel ファイルさえ共有すれば、フォームの回答結果のみを他ユーザーと共有する事ができるし、常に最新回答結果を見る事ができますね。

さて、この頃はプレビュー期間中だったので、

▼2024/02/29当時のフォームの応答画面

これを見ると「 Excel で結果を開く」の横に「プレビュー」ラベルが表示されていました。これはメッセージセンターのアナウンスでは3～6か月後でプレビュー期間が終了されてラベルが外れますよという事でした。

今開いてみると、

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Microsoft Forms ：テキスト入力に例えば文字数制限など色々な制限を設定できるようになった

色々忙しくてなかなか記事が書けないけど、 Microsoft 365 のアップデートは待ってくれない。なかなか把握できなくなってきてしんどいっす！

さて、今回はみんな大好き Microsoft Forms でも、割とうれしいアップデートじゃないかと思います。テキスト形式の設問ありますよね。

▼テキスト

これは自由にテキストを入力できる設問が作れますが、ルールを適用したい場合もあると思います。その最たる例が文字数制限。あとはメールアドレスを入力してほしい場合、などなど。

今回のアップデートで、この自由入力ができるテキストの設問に制限をかけることができるようになりました。

こちらのアップデートは Microsoft アカウントで利用できるサービスとしては提供は完了しており、商用の Microsoft 365 ユーザーには段階的に展開される予定のようです。僕の標準リリース環境でも展開されていました。

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Microsoft Forms ：「事前入力済み URL の取得」って何？

Microsoft Forms は割と Microsoft 365 の中では人気のあるアプリだと思いますが、なんとなく Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにアップデートのアナウンスが少ないんですよね。今回のネタもメッセージセンター内のメッセージを探したけど該当するアナウンスはなかったです。そして現時点では僕の環境では標準リリース環境には展開されていないようです。

▼標準リリース環境でフォームの右上「…」メニュー

▼対象指定リリース環境でフォームの右上「…」メニュー

こっちを見た時に違和感を覚えたんです。それが「事前入力済み URL の取得」というメニュー。これ何だろう？そのメニューを読むだけじゃわからなくもないけどピンと来ない。いや、わからない。

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Microsoft Forms：フォームの削除の仕方がわからないという人のために

「 Microsoft Forms でフォームが削除できなくて困っている」という話を聞きました。

あ、その前に、 Microsoft Forms には個人フォームとグループフォームがあります。おそらく多くの方はグループフォームの存在を知らずに個人フォームを作成していると思います。今回のお困りごとも、個人フォームの事です。

■ユーザー体験の確認

削除できなくて困っているユーザーの操作を再現します。

▼ Microsoft Forms のスタートページを開く

この「削除したいフォームだよ」を削除したいとします。ユーザーがとる行動としては、

▼該当フォームを右クリック、もしくは右下「…」をクリック

このメニュー内にフォームを削除するメニューがあると思いますよね。それっぽいのは一番下の「最近使用した項目から削除」だと思いますが、文面を見る限りはフォーム自体を削除してもらえそうにない。実際にこのメニューをクリックしてみます。

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Microsoft Forms ： Copilot for Microsoft 365 だとアンケート作成が便利になる

Microsoft Forms でアンケートを作成する際に、設問をゼロから考えるのが割と大変ですよね。ベースを誰かが考えてくれてそれを確認して手直しするくらいだとラクですよね。誰か考えてくれないかなぁ…。あ、いたいた、僕らの副操縦士 Copilot さんが！

という事で、 Copilot for Microsoft 365 のライセンスを持っている人じゃないと利用できない機能ですが、 Microsoft Forms にも Copilot が入ってきたので紹介します。

※あ、その前に、今日3月8日は僕の誕生日です！48歳になりました。ゴリゴリのオジサンです。

▼ Microsoft Forms でフォームを作成

Copilot for Microsoft 365 のライセンスを持っている人なら、このように Copilot のエリアが先に表示されます。実力のほどを拝見しましょうかね。

▼雑なプロンプト（指示）を投げてみました

ありがちなウェビナーのアンケートです。なので主にマーケティングの方が使う想定ですね。他にも社内勉強会のアンケートでも良いし、IT技術コミュニティイベントのアンケートでもイイですね。

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Microsoft Forms ：Excel のライブデータ同期（プレビュー）

Microsoft Forms は Microsoft 365 の数あるアプリの中では人気度ランキング上位かと思います。気軽にアンケートやテストができるので便利ですよね。

アンケートを実施すると、実施者は必ずアンケートの回答結果を見ますよね。またアンケートを実施するのが複数人のチームだった場合は、複数人で回答結果をそれぞれ見たり、場合によっては集計するでしょう。今回のアップデートはそのフォームの回答を閲覧したり集計するのにうれしいアップデートです。

（1週間以上前から書き始めていたけど、なかなか時間が取れずにようやく書き終えましたわ…。忙しい事は良い事ですが、アウトプットの量が減るくらい忙しいのは苦手です！）

2024/02/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Forms で Excel へのライブ データ同期がサポートされるようになりました – プレビュー

まずはじめに現時点ではプレビューの機能です。メッセージ内には、これから3か月後～6か月後の間にプレビュー期間を終了する予定との事です。なのでプレビュー機能だと思って利用してみてください。

この機能は、非常に簡単に言えば、フォームの回答データが OneDrive for Business （以下 ODfB ）の Excel ファイルと同期して保存される、という事ですね。今までも Excel ファイルをエクスポートする事はできたけど、単にその時点での回答をエクスポートするのみでした。それがどう変わるのか？

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Microsoft Stream ：対話機能（アンケート・投票・クイズ 編）

Microsoft Stream が Classic から on SharePoint に移行も終盤。そういえば Classic には動画に Microsoft Forms のフォーム（アンケートやクイズ）を追加できる「対話機能」ってのがありました。

Microsoft Stream ：動画についてのアンケート、クイズ、投票を Microsoft Forms で行えるようになった！（モバイルからは微妙）

2019年6月なのでもう5年も前に追加されていた機能なんですね。これの便利なところは動画を観終わった後にアンケートやクイズに回答してもらうだけじゃなくて、時間を指定すると再生途中にその時間が来たら動画が停止されてアンケートやクイズが開くようにもできるんですよね。それが Stream Classic から Stream on SharePoint に移行される事になり、そっちの方では使えなくなったんです。 on SharePoint の方も徐々に機能追加されてきて一旦デグレったのが徐々に元に戻ってきていますが、この対話機能についてもいよいよ復活します。

2023/11/09 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Stream: 特定の時間にビデオにアンケート、投票、またはクイズを追加する

まさしく Classic に存在していた対話機能の事ですね。標準リリースの展開は2月下旬スタートなので、多くの人はまだ利用できないと思いますが、僕の対象指定リリース環境に展開されていたので、触ってみます。

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Microsoft Forms ：「プレゼンテーション」が進化していた

Microsoft Forms にプレゼンテーション機能が登場したのが、今年2023年5月でした。

Microsoft Forms ：「プレゼンテーション」って機能が出た！アンケート結果をその場で発表しやすくなる！

その名の通りプレゼンテーションなど発表の場でリアルタイムアンケートを開催する場合に非常に良いですね。元々 Microsoft Forms は教育機関向けプランから生まれた事を考えると、授業でも生徒全員に対してちょっとしたクイズを出す時に、おそらく誰しもが経験があると思うけど、挙手でそれを実施すると「少数派だと恥ずかしい」とか「間違えたら全員に知られる」などで積極的に参加しづらかったり、本来頭に浮かんだ選択肢とは別の無難な選択肢を選んでしまったりしましたよね。このプレゼンテーションであれば誰が回答したかはその場ではわからないし、匿名のアンケートにすれば先生でもわからない。より生徒の素直な回答を知る事ができるし、それを受講生全員その場で共有できますよね。で、これは学校の授業じゃなくても仕事での会議などでも同じかと思います。その場で挙手を実施した際の周囲の様子を伺いながら手を挙げる感じ…ありますよね。その時点で正確性は低くなります。いや、本来は本音をぶつけ合える関係性であればそんな雰囲気にはならないとは思いますけどね。なかなかそんな関係性は構築できませんよね。

という事で、まずはプレゼンテーション機能自体の話をしてしまいましたが、5月当時のスクショは上の記事に貼り付けていますが、今朝確認したところ、そのプレゼンテーションにアップデートがありました。僕の観測では Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにもアップデートの予告アナウンスはありませんでした。 Microsoft Forms は密かにアップデートされている事が多い印象です。

それでは実際に見てみます。もし以前のと見比べたい場合は、上で紹介した記事のスクショを撮ったフォームと同じフォームで今回もスクショを撮るので、記事を横並びにして比べてみると良いかと思います。

▼アップデートされたプレゼンテーション

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