Microsoft 365 :最近話題になっている大事な今後に関するアレコレをまとめてみた( Microsoft Stream , Microsoft Teams の機能 )

※本記事は 2023/01/19 時点の情報を元にしています。

本記事は以下の点について書いています。

  1. Microsoft Stream ( Classic ) の廃止
  2. Microsoft Teams の会議のライブキャプションの自動翻訳機能が Premium 機能に
  3. Microsoft Teams の Wiki の廃止

当ブログの購読者さんならご存じと思いますが、僕の当ブログのポリシーの一つとして「自分の環境に展開された機能を実際に試してみる」というのがあります。これは裏返すと Microsoft が出しているロードマップやアナウンスを参考に今後出るであろうアプリや機能を展開前の情報と憶測や予想を元に紹介するのはブログではなるべく避けている、という事でもあります。ロードマップやアナウンスはコロコロと変わるものだから、情報が流れる SNS で紹介したり適当な予想をしたりしています。そのように僕なりにアウトプットの手段を使い分けています。

しかし、今回の記事は今後の話です。なので番外編みたいな位置付けです。じゃなんでいつもは避けている今後の話を書こうと思ったのか?それはすでに SNS で話題になっている「今後において大事そうなアレコレ」が最近色々あるからです。機能が使えなくなる系です。これは使えなくなってから考えては遅い場合がありますからね。特に企業規模が大きくなるほど、廃止までの計画を検討して動き出さなければいけない場合もあります。なのでここ最近気になった事を今回3点ほど紹介します。で、そこは僕なのでザックリと適当に紹介するので、本記事は皆さんの「気付き」にしてもらい、気になったら皆さんが利用者であれば自分の組織のテナント管理者へ問い合わせ・相談をしてもらいたいし、自分がテナント管理者であれば Microsoft のサポートや担当営業さんなどに相談してみると良いと思います。

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SharePoint :ヒーロー Webパーツで動画再生ができるようになった

実は結構前からできるようになっていたっぽいけど、どこで設定するのかという事前情報がなく、僕が確認していた場所が間違っていたようで、気が付きませんでした。

SharePoint で特にコミュニケーションサイトを作成すると最初にドーンとタイル形式で画像が表示されますよね。

▼こんな感じ

このタイル形式で画像が表示され、それぞれがリンク設定できるこのWebパーツが「ヒーロー」Webパーツです。で、これまではこのように画像を指定できたんだけど、動画を指定できるようになり、動画のサムネイルが表示されクリックするとインラインで再生されるようになりました。昨今特に動画のニーズが高まっているので、色々な手段で動画を埋め込んで視聴してもらえるようになるのはうれしいですね。

2022/06/23 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)SharePoint でのストリーム: ヒーロー Web パーツでのビデオのインライン再生

公開日は半年以上前だけど展開時期が異様に長いんですよね。7月中旬~11月下旬って。まぁでも今この時点ではおそらく全展開完了されているハズなので皆さんも利用できるかと思います。それでは試してみます。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストで列を追加するUIが変わった

元々 SharePoint に関するブログで出発したのが、徐々に Microsoft Teams に浸食され、ついに現時点での記事数が追い付かれそうな今日この頃。久しぶりの SharePoint の記事です。リストについての話なので自然と Microsoft Lists についてでもあります。

これは僕がチェックする限り、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスがなかったです。

さて、まだ変更が展開されていない環境もあったので見比べてみましょう。

▼列の追加時:変更前のUI

このように列の追加をしようとすると列の種類が縦に並んで表示されました。

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SharePoint :ページやニュースにプライベートドラフト機能が展開された(作成者とサイト管理者のみが表示できる下書き状態)

SharePoint のページやニュース使っていますか?たとえば Microsoft Teams のチームの裏側にある SharePoint のチームサイトを使う場合は、アクセス権限的にページ・ニュースを下書き保存した時点でチームメンバー全員に見えちゃいますよね。同じく SharePoint のコミュニケーションサイトでページ・ニュースを下書き保存した時点でサイトメンバ・サイト所有者には見えちゃいますよね。サイト閲覧者に作り途中のドラフト版を見られたら困るのはもちろん、更にページ・ニュース作成者がまだ下書き中の下書き状態で保存したい場合もあると思うけど、つまり自分以外に見られたくない状態でまずは保存しておきたい時もあったかと思います。それが楽にできるようになります。

2022/08/03 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)SharePoint ページとニュースのプライベートな下書き

ニュースやページが個人的な下書き状態にする事ができるという事です。僕には珍しく触る前にメッセージを読みましたが、厳密には自分だけではないようです。サイト管理者にも表示されるようです。また、指定して共有する事も可能なようです。つまり、サイト運営をしているチーム内でチームメンバー全員には下書き状態を見せたくないけど、あの人にだけ相談したいから見せたい…みたいなシナリオにも対応できますね。逆を言えばどんな仕組みになっているのか?複雑さが増すんじゃないか?あたりも気になります。この記事でどこまで触ってどこまで書けるかわかりませんが。では、触ってみます。(ニュースで試します)

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SharePoint :クイック リンク Webパーツのレイアウト変更が簡単になった

クイックリンクWebパーツ使っていますか? SharePoint でサイトの特にホームページを作成する際に、どんなコンテンツをどのように配置するのか?は必ず検討しますが、アイコンを並べたリンク集は必ずと言っていいほどありますよね。社内ポータルサイトなら従業員が利用する業務システムへのリンクだったり、色々あると思います。そんな時に便利なリンク用のWebパーツは複数種類ありますが、個人的に最も使い勝手の良いWebパーツはクイックリンクWebパーツかと思います。

▼こんなリンク集がカンタンに作成できます

アイコンも3年前の2019年の時点で1,675個という驚異の数で今は更に増えてるかもしれないですね。レイアウトも数種類あります。そこらへん気になる方は2018年から数件記事書いているので参考までに。

SharePoint :モダンページの クイック リンク Webパーツ が便利!

SharePoint :クイックリンク Webパーツで選べるアイコン数は驚異の1,675個!

SharePoint :クイック リンク Web パーツに対象ユーザー機能が展開された

例えばタイルリンクを作りたい場合、昔は気の利いたパーツがなかったのでCSSでがんばって書いていました。過去に記事がありますがすでに遺物のクラシックUIのカスタマイズなので紹介しません。それに比べると本当に楽になりました。

で、このクイックリンクWebパーツが今朝確認したら更にほんの少しだけ便利になっていたので紹介します。

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SharePoint :サイト作成時の言語設定の初期値が日本語になってる

SharePoint でサイトを作成する際には SharePoint 管理者が SharePoint 管理センターから作成する方法と、ユーザーが作成する方法と大別すると2通りの方法があります。管理センターから作成する場合は作成時に細かくサイトの設定ができましたが、ユーザーが作成する方法は細かく設定できなかったんですよね。それが2018年9月頃に言語の設定ができるようになりました。

SharePoint :セルフサービス サイトコレクションの作成で第一言語の設定ができるようになった

今や「サイトコレクション」という言葉自体が古い言葉になっているので古い記事だという事がタイトルからもわかると思いますが、この記事を見ると言語の設定項目の初期値が英語になっているので、日本語に選択し直してからサイト作成をするという感じでした。

それが、昨日SNS上でいつもお世話になっている太田さんが「あれ?初期値が日本語になってるぞ」と呟いていたんです。気になって僕の方でもチェックしたらたしかに初期値が日本語になっていました。なっていないテナントもあったので仕様変更が展開中なのでしょうか。特に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはアナウンスは見つけられなかったので仕様変更された確証は全くありませんが、現時点での事実ベースでちょっと試してみたいと思います。

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SharePoint :ユーザー Webパーツのレイアウトに「中(Medium)」が加わった

なんだかすごく久しぶりにWebパーツネタで記事を書いている気がします。一時期Webパーツが追加されたりアップデートが頻繁にあった時期があった気がするけど、ここ最近は新規追加は全くないですよね。さて、今回の記事のネタも地味っちゃ地味です。

2022/09/09 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼SharePoint : ミディアム ピープル カードがユーザー Web パーツの一部として利用可能になりました

ユーザー Webパーツって使ってますか?名前の通りユーザーをカード形式で表示させるパーツなんだけど、例えば部門・部署ポータルサイトのホームのページであれば少ないメンバーだったらメンバー全員をカードで表示させてもイイし、他にもサイト管理者の紹介などにも使えます。ニュースやホーム以外のページであれば、内容のコンテンツに関わる人の紹介でもイイですね。例えば新製品が発売された事を社内アナウンスするためのニュースであれば、その製品担当者やインタビュー内に登場する人物をカードで紹介したり。

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Microsoft Stream :アプリ起動ツールのタイルリンクが Stream ( Classic ) から Stream ( SharePoint ) に自動切換えされています

さぁ、いよいよ Microsoft Stream 過渡期の大きな波が来ました。ここ1年くらい Microsoft Stream ネタの記事を書く時にほぼ必ず冒頭に書いているのが「今 Microsoft Stream は Stream ( Classic ) から Stream ( SharePoint ) への過渡期ですよ」という話です。定期購読してくれている読者さんにとっては耳にタコかと思うけど、検索から記事に辿り着く人の方が圧倒的に多いので毎回書いていますが、さすがに面倒なので最近は以下の Microsoft Learn (旧 Microsoft Docs )のページのリンクを貼るだけにしています。なのでまず過渡期の理解がない人は下の2点を読んでいただければと思います。

Stream (SharePoint 上に構築)、Microsoft Stream の新しいバージョン
https://learn.microsoft.com/ja-jp/stream/streamnew/new-stream

Microsoft Stream (クラシック) とは?
https://learn.microsoft.com/ja-jp/stream/overview

まぁ、とにかく Azure の専用領域に保存されていた Stream ( Classic ) から、 OneDrive for Business や SharePoint に保存される仕組みの Stream ( SharePoint ) に切り替わるという事ですが、これによりデメリットも発生してしまいますが、長い目で見ても現時点で見てもメリットが大きいです。しかし、そもそも Microsoft 365 の全体像やアーキテクチャを知らないユーザーがこの切り替えに頭がついていけるか?説明して理解してもらえるのか?そもそも説明すべきか?説明する側が理解できていない…などなど、課題感あると思います。そういう意味もあってこの過渡期はだいぶ前からジワジワとある程度長い期間でやってきたわけですが、おそらく多くの企業で教える側(例えばIT部門)は教える事を避けてきたんじゃないかと思います。そしてギリギリまで Stream ( Classic ) をユーザーに利用してもらうようにしてきたのではと思います。でも徐々にユーザーが Stream ( SharePoint ) を垣間見るようになってきたんですよね。その様子は僕も当ブログ内で徐々に機能アップデートの記事を書く度にひしひしと感じておりました。

そんな中、今朝 Microsoft 365 内を巡回していたら大きな変化に気が付きました。

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OneDrive for Business / SharePoint :コマンドバーの共有関係のメニューが変わった

純粋に OneDrive for Business からファイルやフォルダーを共有って設定します?

と、冒頭から問いかけていますが…。 OneDrive for Business (以下 ODfB ) も SharePoint も一言「共有」と言っても、アクセス許可(直接アクセス)と共有リンクと概念的に2種類あるんで特に利用したてのユーザーにとってはややこしいですよね。とはいえ、 SharePoint であればサイト管理者が権限設定をしている以上はユーザーが権限を気にする必要はないし、 Microsoft Teams の裏側の SharePoint のチームサイトであればチーム所有者がメンバー管理しているからユーザーは同じく気にする必要はないし、 ODfB に関しては Microsoft Teams のチャット(個人チャットやグループチャット)に添付したファイルが添付したユーザーの ODfB に保存されて共有リンクで共有されているという仕様はユーザーでも知っておかないといけない大事な事ですが、そういう他アプリの機能で裏側では勝手に共有で利用される事はあっても、そもそも「 OneDrive とは個人ファイルストレージ」と認知されていると思うので、純粋に ODfB 内のファイルを ODfB のUIを使って共有する事ってほとんどないのではと思います。なので今回の記事も需要はあまりないのかな?わかりませんが。

2022/07/22 に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – [共有] メニュー ドロップダウン

ODfB の共有ボタンが更新されますよという事ですが、先週末あたりに僕の環境でもようやく展開されました。で、展開される前とされた後と2つの環境があるので、見比べてみます。

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Microsoft Lists :リスト作成時に特定のテンプレートを選ぶと Power Automate のフローが含まれる

■ Power Platform をユーザーが利用するキッカケになる

数日前に Power Apps で Microsoft Lists のリストの画像列をアプリで追加・変更ができるようになった記事を公開しました。そこで紹介しましたが、リスト側からボタン数クリックと1分程度待つだけで Power Apps のスキルが全くなくても自動でそれなりのアプリが作成されます。

Power Apps : Microsoft Lists / SharePoint のリストの画像列の画像をアプリ上で追加・更新・削除できるようになった

また、例えば Microsoft Teams の承認アプリは Power Automate のスキルがなくても自動でフローが作成されてユーザーは意識せずとも実は裏側で Power Automate を利用しているという感じです。

Microsoft Teams :承認アプリが一般展開されたようです

また、例えば Power BI もダッシュボードやレポートを作成できるスキルがなくても、ちょっとクリックするだけでレポートが自動作成されるような仕組みもあります。

Microsoft Lists / SharePoint :ボタン一つで Power BI のレポートが作成されるようになった

このように個人的に感じる傾向として、 Microsoft 365 ユーザーが Power Platform のスキルがなくてもある程度自動作成してくれる機能が増えてきていて、裏で実は Power Platform を使っています!みたいになってきています。もちろんこのように既存サービスや既存機能を組み合わせて機能アップデートさせる事で Microsoft 内も効率的に製品開発ができるとは思いますが、ユーザーとしても Power Platform はいくら「カンタン」とか「非エンジニアでも作れる!」という甘い言葉で誘惑されたところで、実際はそりゃ多少なりとも勉強しないと使えないわけで、そこに抵抗感をおぼえて作成の一歩を踏み出せないユーザーも多いかと思います。「まずは便利さを体感してください!」と思ってもその前に多少なりとも作成しなければいけないという壁がある以上は、小さな成功体験も得られません。しかし自動作成してくれるこれらの機能が増える事でユーザーに「まずは便利さを体感してください!」が実現できます。小さな成功体験が得られます。そして自動作成されたアプリやフローやレポートはそれなりに使えたとしても「もっとここをこうしたら便利かも」とユーザーに思ってもらえる事で、ユーザーは「じゃ、もっと便利になりたいからちょっと勉強してみるか」と前向きな一歩を踏み出せるキッカケになるんじゃないかと思います。

という僕の備忘録を兼ねて前置きを書いたところで今日の本題も自動的に Power Automate のフローが作られる話です。2022/06/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

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