Microsoft Teams :チャットに同名ファイルを添付した時の案内が親切になった

Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business (以下 ODfB ) に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。

チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム(個人チャット、グループチャットどちらでも)にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか?最新版なのか?がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。

▼2017年当時のスクショ

しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え?このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ&ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。

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SharePoint :ニュース・ページの編集画面の新しいコンテンツウィンドウ(コンテンツペイン)

SharePoint で定期的にニュースを投稿している人ならこの違和感にすぐ気が付くと思いますが、ニュースやページを新規作成や編集する時のUIに変化がありました。

▼ SharePoint に慣れている人ならすぐに気が付く違和感

それがこの右側のエリアです。名前がブレているので記事タイトルも2つ書いたけど、「コンテンツ ウィンドウ」って書かれていたり「コンテンツ ペイン」って書かれていたりします。ちなみに後者の「〇〇ペイン」ってたまに使われるけど、英語ニガテマンの僕が知っている「ペイン」は [ Pain ] で「痛み」という意味の単語です。英語ニガテなのになぜそれは知っているかと言うと、中学生の頃の僕がヘヴィーメタルにハマった時に、Judas Priest というバンドの名曲「 Painkiller 」に衝撃を受け、この曲名の意味を調べたら鎮痛剤という意味でその流れで Pain が痛みという意味の単語だという事を知った次第です。なので「〇〇ペイン」って聞いて「え?何が痛いの?」という感じでしたが、ちゃんと調べたらカタカナで「ペイン」と書く英単語は Pain の他に [ Pane ] というのもあるようで(同音異義語のようですね)、 Pane は「枠」「区画」という意味らしいのでそれでようやくスッキリ。せっかくなので以降はコンテンツペインって書くようにします。

おっと、急にメタルの話まで脱線したので戻しますが、2024/06/21 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)Microsoft SharePoint: Pages と News の新しいコンテンツ ウィンドウ

この中でコンテンツウィンドウとコンテンツペインで揺れちゃってるんですよね。メッセージセンターあるあるでもありますが、あっちの国の人はあまり表記ゆれは気にならないんですかね。で、とにかく新しくコンテンツペインが表示されるようになったという事で、少し前から対象指定リリース環境には出ていましたが、標準リリース環境にも出始めたので見てみます。

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OneDrive for Business / SharePoint :PDFにテキストボックスで注釈が追加可能に

OneDrive for Business や SharePoint に保存されたファイルは Word / Excel / PowerPoint に関してはブラウザーやアプリで開いて編集もできるのは当然ですが、現時点では300種類以上の様々なファイルをプレビュー表示できるファイルビューアーがあります。そのファイルビューアーがおよそ3か月前の 2024/06 頃に刷新されました。

SharePoint / OneDrive for Business :ファイルビューアーが刷新された

実はこの時にPDFファイルならファイルビューアー内で簡易的な操作なら直接編集できる事を知ったのですが、当時はペンでお絵描きができる程度でした。そして今回更にアップデートされたというわけです。

2024/04/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft OneDrive: PDF にテキストボックスで注釈を付ける

ファイルビューアーで開いたPDFに直接お絵描きだけじゃなくテキストボックスで注釈を付けられるというわけです。ロールアウト時期を見ると対象指定リリース先行じゃなくいきなり一般提供開始みたいで8月下旬に完了予定です。僕の手元の環境で確認したところ、もう少しで8月も終わりですが展開されていない環境もあり、でも一部展開されている環境もあったので試してみます。

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SharePoint :ニューステンプレートが全てメール共有(配信)をサポート

SharePoint 使っていますか? Microsoft Teams のチームの裏側で無意識に利用されているだけという会社も少なくはない印象です。もちろんそれでも十分ですが、単体で SharePoint を利用するとなるとキモになる大事な機能は「ニュース」かと思います。15年以上前だとリストに「お知らせ」というテンプレートがあり、そのお知らせリストを一方通行の掲示板として利用するケースが主流でしたが、その流れを汲んで未だにリストを情報発信で利用している会社も少なくはない印象です。別にそれが悪いとは言いません。それで要件が十分に満たされているのであれば。ただ、 SharePoint 自体がもうだいぶ前からニュース機能を出して機能強化し続けている事や今後のロードマップなどを考えると、さすがにもう SharePoint を利用した社内発信はニュース機能を利用しない手はないんじゃないかなと思います。

そんな SharePoint のニュースですが、およそ1年前の2023年9月にニュースをメールでも配信できるテンプレートが登場しました。

SharePoint :ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

社内に向けた情報発信の目的とは?これ良くありがちなのが情報を発信する事を目的としがちですよね。発信者視点だと発信したんだからあとは受信対象者が読まなかったらそれは読まない方が悪いという考え。でも受信対象者に読まれないのであれば発信しても発信しなくても同じなので無駄な作業になります。情報発信の目的は発信した情報が受信対象者全員に閲覧してもらう事だと思います。いや本当の目的は閲覧してもらった上で正しく内容を理解してもらう事だと思いますが、さすがに理解してもらう事まで目的にしてしまうと厳しいのでとりあえずは受信対象者全員に受信してもらう事かと思います。そうなると課題となるのが受信対象者にいかに発信を気付いてもらえるか?かと思います。

SharePoint のニュースなら、公開されたら例えばサイトホームのニュースWebパーツに表示されたり、昔の SharePoint で大きな課題があったいわゆる「サイトコレクションを跨ぐ」という事も気にせず別のサイトでもニュースを表示できるし、 SharePoint スタートページにも自分がフォローしたサイトのニュースなどが表示されます。お知らせリストで発信していた時よりも露出が増えてきました。しかしそもそも SharePoint 自体を利用していない人にとっては発信に気付きません。なので例えば全員が利用しているであろう Microsoft Teams の組織全体チーム内に SharePoint ニュースのリンクを貼り付けて案内したり色々あの手この手はあると思います。今や Microsoft Viva で Viva Connections や Viva amplify なども候補に挙がりますが、やはり社内の情報伝達手段としてはまだまだ王者である「メール」も大事な手段ですよね。という事もあり、このメールでも配信できる SharePoint ニュースのテンプレートを利用する事で、サイトにニュースを公開すると同時にメールでも配信できるという体制がとれ、より社内に気付かれやすくなるでしょう。

いつものように前段が長くなりましたが、そのニュース配信用テンプレートがなくなりました。なくなって代わりにどのテンプレートでもメール共有(配信)機能をサポートする事になりました。

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OneDrive for Business / SharePoint :「共有リンクの有効期限」の思ってたのと違う点&要注意

※本記事の内容は僕は全然気にしていなかった観点だったけど、SNS上でアウトプットをしてくれた方がいらして、その方の情報を基に僕も実際に確認してみた内容の記事です。先人のアウトプットに感謝です!


先日、 OneDrive for Business (以下 ODfB )や SharePoint の共有リンクで有効期限の設定が以前より幅広く使えるようになった記事を書きました。

OneDrive for Business / SharePoint :共有リンクの有効期限が幅広く使えるようになった

この「共有リンクの有効期限」ですが、おそらく多くの人は「有効期限が切れると共有リンクも無効になりアクセス権も無効になる」と思うでしょう。しかし実際は本当に「共有リンクだけの有効期限」だったようです。つまり Microsoft の各種説明やアナウンスは全く間違っておらず、勝手に僕も含めたユーザーがそういうもんだと思い込んでしまっていた事かと思います。これに対して気付きを与えてくれたブログ記事が以下です。

Deep Dive: Microsoft 365 Apps 共有リンクの有効期限の仕組み
https://zenn.dev/ymasaoka/articles/deep-dive-on-m365apps-shared-link-expiration?fbclid=IwY2xjawEg-8FleHRuA2FlbQIxMAABHT2mSx59f5bNhmcrVqxV_UWkyXc5lFXPnvPoxNKmMVEqqc400hknL3tCqg_aem_cywjkdSl801qOnGJZR51cQ

先日、Japan Microsoft 365 Users Group のイベントでも登壇してくださった まっぴぃ さんのブログ記事です。こちらでは共有リンクの有効期限の仕組みをかなり深掘りしていて、特にIT部門など管理者にとっては非常に有益で、僕の苦手な PowerShell での確認の手順まで記載されています。しかし、一般の利用者にとっては難しい内容となっているため、僕のこの記事では実際にユーザー視点で試してみた事とその結果を書いていきます。

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Microsoft MVP 座談会 後夜祭 動画公開されています!

6月24日に Microsoft MVP など5名をゲストスピーカーとして招いて Microsoft Copilot についてワイワイやる座談会ウェビナーを開催しました。

【宣伝】Microsoft MVP などコミュニティを牽引する豪華メンバーで Microsoft Copilot についてワイワイやる座談会ウェビナーを開催!

当ブログでも宣伝したので、読者さんからも多数参加していただけました。ありがとうございます!
開催後の現在は見逃し配信中なので、まだ参加されていない方は是非チェックしてください。

集まれ! Microsoft MVP 座談会 2024「Microsoft Copilot についてコミュニティリーダー達が色々な側面から語り合う会」
https://www.jbcc.co.jp/event/2024/07/10/7261.html

で、ウェビナー内でも言いましたが、このメンツで1時間(実質50分)なんて時間が足りなさすぎなので、「後夜祭」と称してウェビナー後も座談会を継続し、それを YouTube に後日公開するという予告をさせていただきました。なのでチャンネル登録をお願いしていました。

少々時間を頂くことになりましたが、1週間前ほどに後夜祭動画を公開しています。話し足りなくて合計1時間ほど話しました。いや、放っておけばもっと話していたけど、さすがにね。1時間の動画1本だと厳しいので、3つのテーマで3本に分割しています。

本編のウェビナーにご参加くださった方は是非視聴してください。また、参加されていない方も先に後夜祭の動画を視聴してもおよそ問題ないと思うので、後夜祭動画を視聴いただいた後に本編が気になったら上で紹介した見逃し配信から申し込んで視聴いただければと思います。

あ、あとチャンネル登録と高評価、よろしくおねがいします!

Microsoft MVP 座談会 後夜祭① Copilot おススメの使い方
https://youtu.be/Y3gLvBBEBqI?si=gYmNFzeRqFcCNjGP

Microsoft MVP 座談会 後夜祭② Power Platform と Copilot の付き合い方
https://youtu.be/IpcMa4oij5g?si=nVAsB7-gc-84YQHl

Microsoft MVP 座談会 後夜祭③ Copilot で気を付けたいセキュリティ
https://youtu.be/MtcD7wobel8?si=8l8DcMK_NSPr2eey

OneDrive for Business / SharePoint :共有リンクの有効期限が幅広く使えるようになった

Aloha~!

冒頭からなんでアロハ?という感じですが、前回の記事の中でほんの少し触れていますが、今僕はハワイのホテルからブログを書いています。某弊社の海外研修でハワイに来ていますが、今日はフリーな日なので、あえて観光せずにホテルのオーシャンビューが堪能できるベランダでPC開いて優雅にブログを書いています。

合成写真ではなく実際にベランダのソファに座りながらPCをイジってるところ

ハワイまで来てブログを書いているあたりは変態だと自覚しています。日本は危険なほど蒸し暑いようですが、ハワイは暑いは暑いけど日陰は汗かかないくらい適温で湿度もないから本当に快適です。午前中ずっとわざわざベランダで過ごしているくらいですからね。さて、脱線話はこのくらいにして…。

※と、本当にハワイで原稿は書いたけど、当ブログのセキュリティの都合で海外から投稿する権限がなく、公開作業自体は帰国後にやってる感じです。


特に SharePoint に関してはアクセス権限としては直接アクセスという方法と共有リンクという方法と2通りあってややこしいですよね。今回はその共有リンクの方がアップデートされました。

2024/06/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft 365 アプリ: 共有時にすべてのリンクで使用できる有効期限を設定する

これまでは共有リンクを利用して他のユーザーとファイルを共有する際に、「すべてのユーザー」でしか有効期限を設定することができませんでした。つまり社外の人とファイルを共有しようとしたときにのみ有効期限を設定できていたということです。それが今回のアップデートで、組織内のすべてのユーザーと共有できる「****のユーザー」(****はテナント名)と「選択したユーザー」でも有効期限が利用できるようになりました。これは個人的にはすごく良いことだと思いますが、理由はのちほど。

僕の標準リリース環境でも展開されていたので、 OneDrive for Business (以下 ODfB )を使って触ってみます。

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Microsoft Teams :ついに絵文字やリアクションにカスタム絵文字が追加できる!ただしいくつか注意が!

さぁ、これはうれしい人が多いハズ!ただし超トラップがあって要注意でもあるので最後まで読んでください!

Microsoft Teams のチャットやチャネルのメッセージには絵文字でリアクションができますが、 Microsoft Teams が登場した当初は5種類だか6種類しかありませんでしたが、2022年12月あたりに約800種類にも増えました。

Microsoft Teams :チャット・チャネルのメッセージのリアクションの絵文字が大幅に増えた

ただし、例えば Slack は結構前からカスタム絵文字を追加できていて、そこに魅力を感じている人も少なくはなかったと思います。そんな中、今年2024年5月に Microsoft が開催したイベント Microsoft Build 2024 でカスタム絵文字が使えるようになるという発表があり楽しみにしていましたが、ついに僕の環境にも展開されていました。確認したところ対象リリース環境だけじゃなく標準リリース環境でも展開されているようです。

2024/05/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Teams: カスタム絵文字とリアクション

これを読む限りではアップデートが展開されれば既定で利用可能になります。また標準リリース環境への展開は7月中旬スタートとの事だけど、僕が利用している標準リリース環境にはすでに展開されていました。という事で触ってみます。

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SharePoint :「画像」「テキスト」Webパーツの画像を図形の形にあわせて切り抜く機能

■当ブログ定番の冒頭から脱線話: SharePoint の単体利用と昔話

※脱線話に興味がない方は本章を読み飛ばしてください。でも皆さんもこういうの好きでしょ?(笑)

SharePoint を単体で活用している企業って Microsoft 365 導入企業の中のどのくらいの割合なんですかね。特にコロナ禍以降に Microsoft 365 を導入もしくは本格利用開始してきた企業の中には、いわゆる社内ポータルサイトとしての「発信」の部分は、 Microsoft Teams で十分役割を果たしているので不要だという意見も割と少なくない印象です。そういう場合は、 Microsoft Teams のチームの裏側で実は使われているという程度で、 SharePoint 単体での利用はほぼない場合もあり、つまり SharePoint を共有ファイルストレージの側面でしか利用していないという感じです。 SharePoint と言えば、昔から「ライブラリ」「リスト」「ページ」が3大機能だったけど、リストは Microsoft Lists としても身体半分独立したような状態で、昔の「お知らせリスト」みたいに社内ポータルサイトの一方向の掲示板、通達・連絡などに利用される時代は終わっていますよね(いや、多くの企業はまだまだこの使われ方をしていますが)。そしてライブラリに関しては前述の通り Microsoft Teams などで裏側で利用されがち。残るは「ページ」。これが「ニュース・ページ」となり、実は SharePoint 単体で利用して社内に向けて情報発信する際のキーとなる機能だと僕は思っています。通常、リストの情報はサイトを越えられないので、昔から複数サイト内のリストを社内ポータルサイトのホームに集約して表示させる方法に苦労していたと思います。あ、ここで言う「サイト」は昔の言い方だと「サイトコレクション」の事です。そして昔から大きな壁となっていたサイトを越えた情報のやりとりができない事はいわゆる「サイトコレクション跨ぎ」なんて言われていたように思います。これを越えるために「コンテンツ クエリ Webパーツ」なんて懐かしいWebパーツがあったけど、これをカスタマイズするのがなかなか難儀だったり、場合によっては高負荷でポータルサイトがダウンしがち…などなど。僕も色々と苦労したし苦い経験もしました。そして現在。ニュースは例えばニュースWebパーツではサイト(コレクション)跨ぎとか気にする事なく他サイトのニュースを表示させられるし、複数サイトをハブ構成にしていても情報をハブサイトに集約しやすいですね。そもそも SharePoint スタートページを開けば、自分にアクセス権のあるサイトのニュースを表示してくれるし、 SharePoint のニュースでも公開されつつ同じ内容がメールでも送信されるメールテンプレートの機能もあったり。いわゆる通達連絡あたりの一方向の情報発信は SharePoint のニュースが良いと思うんですよね。

■ようやく本題

と冒頭から長い脱線話をしたのは、今回のアップデートはそのニュース・ページで利用するWebパーツのアップデート情報だからです。そしてアップデート内容自体はシンプルだし僕個人的にはあまり食いつく要素のない機能だったり(笑)

2024/06/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft SharePoint Online: 画像に図形を適用する

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SharePoint / OneDrive for Business :ファイルビューアーが刷新された

Microsoft 365 にファイルを保存すると言えば、 SharePoint のライブラリか OneDrive for Business (以下 ODfB )ですよね。当たり前のように使ってるけど昔に比べて本当にだいぶ進化したと思います。業務においては現在はもうファイルありきですよね。何かをしようとすると大抵はファイルを作る作業だったりしますよね。もちろん Word / Excel / PowerPoint でもファイルを作りますが、他にも色々な業種次第では様々なアプリで様々なファイル形式のファイルを扱うと思います。それらも含めて SharePoint や ODfB に保存して共有していると思いますが、昔を思い出すと、僕はWebデザイナーをやていた頃もありますが、自然と Photoshop や Illustrator を使ってファイルを量産していきます。それらをファイルサーバーや自分のPCに保存するんだけど、ファイル名からどれが目的のファイルかを類推できない場合は結局ファイルを開くしかないんですよね。でもファイルを開くのに時間がかかるわけです。アレじゃないコレじゃないってやってるのが時間の無駄でした。そういう意味だと、今は SharePoint や ODfB に保存すればファイルビューアーで開いて確認する事ができますよね。なんならPSDファイルだろうがAIファイルだろうがサムネイルでもプレビューできますしね。本当に便利な世の中です。

と、また長い前段をぶち込んで…そのファイルビューアーが刷新されるアップデートがありました。2024/05/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

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