OneDrive for Business や SharePoint に保存されたファイルは Word / Excel / PowerPoint に関してはブラウザーやアプリで開いて編集もできるのは当然ですが、現時点では300種類以上の様々なファイルをプレビュー表示できるファイルビューアーがあります。そのファイルビューアーがおよそ3か月前の 2024/06 頃に刷新されました。
実はこの時にPDFファイルならファイルビューアー内で簡易的な操作なら直接編集できる事を知ったのですが、当時はペンでお絵描きができる程度でした。そして今回更にアップデートされたというわけです。
2024/04/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼(更新済み)Microsoft OneDrive: PDF にテキストボックスで注釈を付ける
ファイルビューアーで開いたPDFに直接お絵描きだけじゃなくテキストボックスで注釈を付けられるというわけです。ロールアウト時期を見ると対象指定リリース先行じゃなくいきなり一般提供開始みたいで8月下旬に完了予定です。僕の手元の環境で確認したところ、もう少しで8月も終わりですが展開されていない環境もあり、でも一部展開されている環境もあったので試してみます。
今回は OneDrive for Business から試してみます。
▼PDFファイルをクリックしたところ
ブラウザー内でファイルビューアーでPDFファイルを閲覧です。この右上に「編集」ボタンがあるのでクリックします。
▼編集モード
この時の左のツールバーに上から2番目に「T」がありますね。これが今までなくてその下のペンでお絵描きしかできませんでした。
▼従来だと
このようにPDFファイルにペンで注釈をつけようとするとタッチパネルのPCなら良いけどそうじゃないとマウスで文字を書くのはなかなか難儀したと思います。
そこでテキストボックスの注釈ですね。
▼こんな風に読みやすく注釈つけられますね
▼保存して閲覧モードで見たところ
これらは注釈なので、このPDFファイルをダウンロードして Adobe Acrobat で開いてみると、
▼ Adobe Acrobat で開いたところ
このように注釈なのでコメント扱いで表示されここからも注釈は編集可能です。
という事で、わざわざこのように Adobe Acrobat でPDFファイルを開かずとも、OneDrive for Business もしくは SharePoint のファイルビューアー上から編集で注釈がつけられ、今までペンでのお絵描きだけだったのがテキストボックスも追加できるようになったという事です。PDFファイルに注釈を付けるという利用シーンがある場合は、是非試してみてください。