SharePoint :サイト作成時の案内や導線が変わった

SharePoint からサイトを作成する事って僕もそんなに多くないです。チームサイトの場合は Microsoft Teams でチームを作れば自動で作成されるけど、そうじゃなくて SharePoint 単体でサイトを作成する機会はあまりありません。なので以前作成したのがいつだったか忘れたけど…でも半年も前じゃなくここ1カ月2カ月前の話です。なので今日気が付いた変化はここ数カ月の変更かと思います。大きな変更ではないけどちょっと試します。

▼ SharePoint スタートページの左上の「+ サイトの作成」をクリック

あ、ここに「+ サイトの作成」がない人はテナント管理者がユーザーがサイト作成をNGにしている設定にしているのであきらめてください。これね、 Microsoft Teams は自由にチームが作成できるのに、 SharePoint は自由に作成できない設定にしているところもあるみたいで、何でそういう設定にしているんでしょうね?だって Microsoft Teams でチームを作成すれば、 Outlook から Microsoft 365 グループを作成すれば、 Microsoft Planner でプランを作成すれば…などなどで SharePoint のチームサイトも自動で作成されちゃうので…ユーザーにコミュニケーションサイトを作成させたくないという事なんですかね?まぁ、それはイイや。

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Microsoft Lists / SharePoint :画像列に添付した画像ファイルの保存先が変更されていた

だいぶ前に変更されていたのにずっと書き忘れていました。割と大事な事なのに…。

Microsoft Lists / SharePoint のリストの画像列に直接画像をアップロードできるようになったのが2020年11月。

SharePoint / Microsoft Lists :画像列から直接画像がアップロードできるようになった!しかし色々と…

意外ともう3年も経過していたんですね。この記事でも書いているけど、画像の保存先はどこだろう?と思ったら、てっきりアイテムの添付ファイル扱いなのかと思ったら、同じサイト内の「サイトのリソース ファイル」という既定で存在するライブラリ内に暗号のようなフォルダーが作成されて、その中に保存されてちょっとう~んという感じでした。

そしてリストを Power Apps でアプリ化した時に Power Apps のアプリから画像列にアプリを追加・更新・削除できるようになったのが2022年9月でした。

Power Apps : Microsoft Lists / SharePoint のリストの画像列の画像をアプリ上で追加・更新・削除できるようになった

これは凄く僕にとっては待望で、自分で使っているアプリをこれに合わせて改修しました。

そして1年ちょい…。風の噂で、画像列に添付したファイルの保存先が変わったぞ!という事を聞いて、実際に変わっているのを確認したんですよね。なのに記事化するのを忘れていました。実際に試してみます。

あ、僕調べだと Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにこのアナウンスはなかったような気がします。 Microsoft 365 ロードマップの方では掲載されているのかな?ま、ちょっと探せなかったので置いときます。

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SharePoint :強調表示されたコンテンツ Webパーツが動画のインライン再生に対応

こちらも少し鮮度落ち目のネタです。

僕の朝のルーティンは Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターをチェックして、関心あるものをお気に入りに入れ、 X (旧 Twitter )にポストするところからスタート。過去のメッセージを見てアップデート展開されてそうな機能を実際に確認。展開を確認したら先に X にポスト。つまり X が最初の僕の備忘録。展開確認できた機能の中から1つを選んでブログ記事化。記事化したネタのメッセージセンターのメッセージを見つけてアーカイブ化。こういうサイクルでやっているけど、公私ともに忙しくなると余裕がなくなり記事化が鈍化してしまうので、ふと自分の X のポストを見返した時に記事化し忘れているネタを見つけるわけです。今回もそれです。冒頭からどうでも良い話をぶっこんでしまいました。

さて、 Microsoft Stream ( on SharePoint ) への移行フェーズもだいぶ終了に近づいている中、 SharePoint のページ・ニュースに Microsoft Stream の動画をインライン再生(そのページ上で動画を再生)できるWebパーツにも色々と変化がありました。一番代表は Stream Webパーツですね。 Stream (クラシック) Webパーツが廃止され、新たな Stream Webパーツに置き換わりました。

SharePoint :新しい Stream Web パーツ が登場

まぁこれさえ知っていれば十分かとは思いますが、他にも動画ファイルを扱うWebパーツは色々あります。「ファイルとメディア」「ヒーロー」「埋め込み」などなど。

SharePoint :「ファイルビューアー」 Webパーツの名称が「ファイルとメディア」に変更された

SharePoint :ヒーロー Webパーツで動画再生ができるようになった

埋め込み Webパーツに関しては僕のブログでは取り上げていませんが再生開始時間を指定できたりするメリットがあり、 Microsoft MVP 仲間の太田さんが記事を書いてくれているのでそちらのリンクを貼っておきます。

SharePoint Online のページに動画を埋め込む 3 つの方法を紹介 – idea.toString();
https://idea.tostring.jp/?p=7284

あ、そしてもう1つ方法がありました。 Microsoft Stream のプレイリストを作成し、リストWebパーツにプレイリストを表示させる方法。

Microsoft Stream :動画を整理できるプレイリストが使えるようになった

そしてようやく今回の本題。これまで Microsoft Stream の動画をインライン再生させるWebパーツは上記5種類ありましたが、さらに1つ追加されて6種類になりました。それが「強調表示されたコンテンツ」という変わった名前のWebパーツです。

2023/10/26 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ 強調表示されたコンテンツ Web パーツでのビデオ インライン再生

インライン再生ができるようになるには条件があるようですが、そこらへんも含めて触ってみたいと思います。

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SharePoint :ドキュメントライブラリ にもテンプレート

こちらも標準リリース環境でも11月中旬に展開されたので少し遅い情報になるけど、色々忙しかったのでゴメンナサイ!

という事で、 SharePoint と言えば、「ページ・ニュース」「ライブラリ」「リスト」が3大要素ですよね。この中でも「リスト」は今や Microsoft Lists として独立したサービスとなり、「ライブラリ」は SharePoint 単体で利用せずとも例えば Microsoft Teams のチームでメッセージにファイルを添付すれば SharePoint のライブラリに保存されていたりと意識せずとも利用しており、 SharePoint オリジナルというか SharePoint 単体として利用するのは「ページ・ニュース」くらいですよね。

そんな中から「ライブラリ」に関するアップデートですが、特に Microsoft Teams のチームのファイルタブ内の実態として利用されているドキュメントライブラリだと、本当にただのファイル保存先としかライブラリは活用されないです。でも本来のライブラリのメリットの中でも上位に食い込むのが、ライブラリでも列を追加できるという点。メタデータを付けられるという点。これはおそらく SharePoint を単体で利用するには今後はドキュメント管理という側面が非常に大事になってくるので、メタデータという観点は非常に重要になってくるかと思います。特に Microsoft Teams で間接的にしかライブラリを利用していないユーザーは実は知らない人も多いと思います。また、ライブラリに保存するファイルは多種多様だと思います。なので目的用途に合った形でライブラリをカスタマイズした方が良い場合もあります。このように本来のライブラリのポテンシャルが全然活かされていなかった事を考慮してか、ドキュメントライブラリ作成時にテンプレートが追加されました。テンプレートがジャストフィットする目的用途であればそのまま使えば良いし、類似したものであればテンプレートから作成後にカスタマイズすれば良いし、そうじゃなくても一度テンプレートから作成してみて、ライブラリの色々な機能を知る事もできるかと思います。

2023/10/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)SharePoint: すぐに使用できるドキュメント ライブラリ テンプレート

という事でほとんどのユーザーがすでに利用できると思います。では試してみます。

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Microsoft Lists :同時編集!タブ!リストが大きく変わっています

SharePoint のリストがパワーアップして1つのサービスとして切り出された Microsoft Lists 。当ブログの過去記事を読むと、2020年の Microsoft Inspire というイベントで発表され、同年9月に展開開始されたようです。もう3年も経つんだ…。正直は話、同じデータが入った同じリストなのに、方や SharePoint のUIのままの「 SharePoint リスト」がありつつ、方や全く同じデータ・リストなのに Microsoft Lists のUIが存在する状況は僕も混乱しましたが、特にここ数年で Microsoft 365 を使い始めた人にとってはなかなか理解できない状況なんじゃないかと思います。今後リストはどうなっていくんでしょうか?気になるところです。

そんな Microsoft Lists ですが、大きなアップデートが結構前から予定されていて、たしか一度延期されましたが、ようやく標準リリース環境でも展開されてきましたね。僕の標準リリース環境にも展開されてきたので、試してみます。

(いつも Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターから該当するアナウンスを表示していますが、今探したら見つからず…)

▼メッセージセンターの該当メッセージ、見つけました

■同時編集ができるようになった

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SharePoint :ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

■機能の話の前に

※機能だけを知りたい方は読むの大変なのでこの章はスキップしてください。ただ、僕としてはその前の大事な話をするつもりです。

15年以上前から SharePoint に関わってきましたが、昔からよく聞く変わらない大きな課題として「社内ポータルサイトを従業員に見てもらうにはどうしたら良いのか?」が挙げられます。非常に多くの方・多くの会社がこれに悩まれています。それに対して解決策として「(見栄えという意味の)デザインを良くする」なんて事が挙げられる事も少なくないけど、僕としては的外れでコストのかけ方がもったいないと思っています。そして、それこそ「手段と目的が…」だと思っています。大事な目的は「従業員に社内ポータルサイトを見てもらう」じゃなく「発信した情報を対象者に把握してもらう(読んでもらうじゃなく把握してもらう)」だと思います。極論、社内ポータルサイトじゃなくても良いんですよね。あくまでも手段なので。「じゃ解決策あるのかよ?」って言われても僕にも100%解決できる策なんてないですよ。だって発信した情報をどんな手段でも読む人は読むし、読まない人は読まない。読んだところで理解して把握できた人もいれば、読んでも理解できずに把握できない人もいる。どうしても「発信情報を対象者全員に把握してもらう」を実現させるなら、時間かかってもトップダウン方式で各チームリーダーからチームメンバーに直接伝えてもらい、把握できるまで説明してもらう…しかないんじゃないかと。

というわけで、おそらく最終目的が「全員に把握してもらう」なら悲観的だけどほぼ無理だと考えるとして、落としどころとしては「情報受信対象者に100%情報を発信し、閲覧率100%を目指す」かなと思います。そう考えた場合、「情報受信対象者に100%情報を発信し」の部分の手段としてはメール送信でもイイし、 Microsoft Teams の対象者全員が参加しているチームのチャネルに投稿してもイイし、 Viva Engage の All Company に投稿してもイイし、 SharePoint のサイトに投稿してもイイと思います。大事なのは「閲覧率100%を目指す」ですね。

ようやく「閲覧率を上げるには?」という課題に落とし込んだところで、一つの解決策として「より色々な手段で発信し、目に入る機会を増やす」があるのかなと思います。目に入ったところで閲覧するかしないかは人それぞれだけど、少なくとも目に入る機会を増やす事で「見落とし」を防ぐ確率は高まるかと思います(逆に同じ情報が複数手段で目にする事にウザいと敬遠されるデメリットもありますが)。とにかく Microsoft 365 のような複数のコミュニケーション手段のあるサービス群においては、以前からこういう機能はあったと思います。 SharePoint のニュースのリンクを Viva Engage に投稿する機能や、今は廃止になったけど SharePoint のニュースが投稿されたら Microsoft Teams のチームのチャネルに通知メッセージが送信されるコネクターなど。場合によっては Power Automate を使えば色々な事が自動化できるので、1か所で情報発信するだけで複数個所でも発信される事も自動化できます。たしかこれから出てくる Microsoft Viva の Viva Amplify にも様々な手段で投稿・配信ができる機能があったかと思います。

という事で長々と前提を書き連ねたけど、今回のこの機能も「 SharePoint のサイトにニュースを投稿しても閲覧率が低い」と悩んでいる方にとっても、ニュースを投稿するとメールでも配信されるこの機能は注目して良いと思います。ただしメール配信される事のデメリットもあるかと思っていて、それも後で書きます。

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SharePoint :ページ共有機能

細かい単位でまでアクセス権を設定できるのは良いけど、僕は15年以上前の SharePoint を触りだした頃から一貫して(アクセス権も含めて)「シンプルイズベスト」という考えを貫いているので、この機能も使い方次第では良し悪しかなぁと最初に伝えておきます。

っていうか SharePoint のページは「サイトのページ」というページライブラリの中に保存されているファイルなので、つまり他のドキュメントライブラリに保存されているファイルと同じなんですよね。だから僕の怪しい記憶だと昔からページ単位でアクセス権を変える事はできていました。たぶん今回のアップデートはそうじゃなくて、サイト共有と同じユーザー体験でページやニュースも共有できますよって事なんだろうなと思います。(←これもすぐ後に違う事に気が付いていきます)

2023/08/04 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)SharePoint : ページ共有機能

「 Microsoft 365 ファイルと同様に、サイト全体を共有することなく、 SharePoint ページとニュース投稿を個別に共有できます。」という事なので、つまり SharePoint のアクセス許可レベルの付与ではなく、 OneDrive 由来の共有リンクを使う手段なのかなと思います。だから少し前に「サイト共有と同じユーザー体験で…」って言いましたが、そうじゃなくて「ファイル共有と同じユーザー体験で…」の方がよりピンと来るかもしれないですね。

では実際に見てみます。コミュニケーションサイトで確認します。

※思った以上に長い記事になっています…。

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SharePoint :新しい Stream Web パーツ が登場

先月2023/08/15 に Stream (クラシック) Webパーツが新規追加できなくなりました。

SharePoint / Microsoft Stream : Stream (クラシック) Webパーツが新規追加できなくなった

この記事の中でロードマップには新しい Stream Webパーツがその1か月後の 2023/09/15 に一般展開されるという記載がありました。また 2023/08/09 付けでは Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ 新しいストリーム (SharePoint 上) Web パーツのリリース

そんな中、僕の対象指定リリース環境には1週間前くらいから先んじて新しい Stream Webパーツが使えるようになっていたので、ちょっと試してみたいと思います。なので、このブログを読んでいる多くの方はおそらく標準リリースだと思うので、ロードマップ通りならあと数日間すれば使えるようになるハズです。

その前に使えなくなった「 Stream (クラシック) Webパーツ」と新しい「 Stream Webパーツ」の違いは、端的に言えば Stream (クラシック)Webパーツは Stream (クラシック)に保存された動画を表示させ、新しい Stream Webパーツは Microsoft Stream ( on SharePoint ) に保存された動画を表示させる、という言い方が正しいのかな。

■試してみる

今回コミュニケーションサイトで試してみました。

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SharePoint :「ビデオコレクション」というページが実はある

ふとビデオコレクションページを思い出したんだけど、当ブログに記事にしていなかったようです。なので今更だけど記事にします。(本機能は去年2022年7月~8月中旬にかけて展開されたアップデートです。)

このアップデートで、サイト内の全ての動画を集約表示できるページが追加されました。これはアップデート後に作成されたサイトだけじゃなく、これまでのサイトにも自動で追加されたページのようです。

不思議なのが、このページはどこからもリンクされておらず、URLを直打ちしないと表示されない隠しページなんです。なんでそうなのかは不明です。サイトURLに

/_Layouts/15/Video_Collections.aspx

を追加することで表示可能なページなんです。

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OneDrive for Business / SharePoint :フォルダーに色を付けられるようになった

すでに対象指定リリース環境では少し前から確認できていたんだけど、今朝確認したら標準リリース環境でも展開を確認しました。

2023/08/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive と SharePoint: Colored Folders

タイトルの一部が翻訳されていないけどフォルダーに色が付けられるよって事はわかると思います。読むと「OneDrive と SharePoint の全体的な “個人用設定と整理” ストーリーの一部です。」という壮大なストーリーの第一節であるかのような書かれ方がしていますね。

これは OneDrive for Business (以下 ODfB )と SharePoint が対象であるという事ですが、 Microsoft Teams にも影響が出るので、そこも含めて触ってみたいと思います。

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