月: 2023年9月

■機能の話の前に

※機能だけを知りたい方は読むの大変なのでこの章はスキップしてください。ただ、僕としてはその前の大事な話をするつもりです。

15年以上前から SharePoint に関わってきましたが、昔からよく聞く変わらない大きな課題として「社内ポータルサイトを従業員に見てもらうにはどうしたら良いのか？」が挙げられます。非常に多くの方・多くの会社がこれに悩まれています。それに対して解決策として「（見栄えという意味の）デザインを良くする」なんて事が挙げられる事も少なくないけど、僕としては的外れでコストのかけ方がもったいないと思っています。そして、それこそ「手段と目的が…」だと思っています。大事な目的は「従業員に社内ポータルサイトを見てもらう」じゃなく「発信した情報を対象者に把握してもらう（読んでもらうじゃなく把握してもらう）」だと思います。極論、社内ポータルサイトじゃなくても良いんですよね。あくまでも手段なので。「じゃ解決策あるのかよ？」って言われても僕にも100%解決できる策なんてないですよ。だって発信した情報をどんな手段でも読む人は読むし、読まない人は読まない。読んだところで理解して把握できた人もいれば、読んでも理解できずに把握できない人もいる。どうしても「発信情報を対象者全員に把握してもらう」を実現させるなら、時間かかってもトップダウン方式で各チームリーダーからチームメンバーに直接伝えてもらい、把握できるまで説明してもらう…しかないんじゃないかと。

というわけで、おそらく最終目的が「全員に把握してもらう」なら悲観的だけどほぼ無理だと考えるとして、落としどころとしては「情報受信対象者に100%情報を発信し、閲覧率100％を目指す」かなと思います。そう考えた場合、「情報受信対象者に100%情報を発信し」の部分の手段としてはメール送信でもイイし、 Microsoft Teams の対象者全員が参加しているチームのチャネルに投稿してもイイし、 Viva Engage の All Company に投稿してもイイし、 SharePoint のサイトに投稿してもイイと思います。大事なのは「閲覧率100%を目指す」ですね。

ようやく「閲覧率を上げるには？」という課題に落とし込んだところで、一つの解決策として「より色々な手段で発信し、目に入る機会を増やす」があるのかなと思います。目に入ったところで閲覧するかしないかは人それぞれだけど、少なくとも目に入る機会を増やす事で「見落とし」を防ぐ確率は高まるかと思います（逆に同じ情報が複数手段で目にする事にウザいと敬遠されるデメリットもありますが）。とにかく Microsoft 365 のような複数のコミュニケーション手段のあるサービス群においては、以前からこういう機能はあったと思います。 SharePoint のニュースのリンクを Viva Engage に投稿する機能や、今は廃止になったけど SharePoint のニュースが投稿されたら Microsoft Teams のチームのチャネルに通知メッセージが送信されるコネクターなど。場合によっては Power Automate を使えば色々な事が自動化できるので、1か所で情報発信するだけで複数個所でも発信される事も自動化できます。たしかこれから出てくる Microsoft Viva の Viva Amplify にも様々な手段で投稿・配信ができる機能があったかと思います。

という事で長々と前提を書き連ねたけど、今回のこの機能も「 SharePoint のサイトにニュースを投稿しても閲覧率が低い」と悩んでいる方にとっても、ニュースを投稿するとメールでも配信されるこの機能は注目して良いと思います。ただしメール配信される事のデメリットもあるかと思っていて、それも後で書きます。

細かい単位でまでアクセス権を設定できるのは良いけど、僕は15年以上前の SharePoint を触りだした頃から一貫して（アクセス権も含めて）「シンプルイズベスト」という考えを貫いているので、この機能も使い方次第では良し悪しかなぁと最初に伝えておきます。

っていうか SharePoint のページは「サイトのページ」というページライブラリの中に保存されているファイルなので、つまり他のドキュメントライブラリに保存されているファイルと同じなんですよね。だから僕の怪しい記憶だと昔からページ単位でアクセス権を変える事はできていました。たぶん今回のアップデートはそうじゃなくて、サイト共有と同じユーザー体験でページやニュースも共有できますよって事なんだろうなと思います。（←これもすぐ後に違う事に気が付いていきます）

2023/08/04 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)SharePoint : ページ共有機能

「 Microsoft 365 ファイルと同様に、サイト全体を共有することなく、 SharePoint ページとニュース投稿を個別に共有できます。」という事なので、つまり SharePoint のアクセス許可レベルの付与ではなく、 OneDrive 由来の共有リンクを使う手段なのかなと思います。だから少し前に「サイト共有と同じユーザー体験で…」って言いましたが、そうじゃなくて「ファイル共有と同じユーザー体験で…」の方がよりピンと来るかもしれないですね。

では実際に見てみます。コミュニケーションサイトで確認します。

※思った以上に長い記事になっています…。