SharePoint 多めの Office 365 について発信します
家庭内 Office 365 をやっていて、嫁さんとはそれまで LINE でやりとりをしていたけど、今は Microsoft Teams を使ってるんです。そこで嫁さんがバグっぽいものを見つけました(笑)
嫁さん「なんか文章が途中で途切れてるみたいだよ」
ん？と思って僕もモバイルアプリで見てみると、PCではちゃんと文章が表示されているのに、モバイルアプリでは同じ発言が途中で切れていました。
※事象が発生するのは iPhone のモバイルアプリです。Android は所持していないのでわかりません。
僕は友人や家族とのやりとりでも絵文字って使わないんです。なので iPhone の設定で絵文字キーボードはオフっているんです。今回、そこらへんが災いして迂闊にも気が付かなかった事がありました。
Microsoft Teams のモバイルアプリに対して、実はついさっきまでこう思っていたんです。
「モバイルアプリでお楽しみツールの絵文字使えないんじゃん！モバイルだからこそ使うだろうに！（僕は使わないけどさ。）」
▼モバイルアプリには絵文字を挿入するアイコンがない
GIFアイコンはあるけど絵文字アイコンがないから絵文字が使えないと思っていました。（あれ？そういえばステッカーアイコンもないなぁ。）
そしてついさっき気が付いたんです。
「でも、よく考えたらモバイルアプリなら絵文字キーボードから絵文字を入力できるじゃん！」
…なんてこった。ですね。そっと iPhone のキーボードの設定で絵文字キーボードを復活させてみました。
▼久しぶりに絵文字キーボードにしたらこんな感じになっていたんですね
▼挿入して発言できました
なんという勘違い…。という事でめでたしです。
ただ、次の2点の疑問がうまれました。
ではこのまま調べてみます。
先程挿入した絵文字。サングラスかけたタモさんの顔とハート。（特にオッサンのハート絵文字はキモさMAX。）それと同じ絵文字をPCからも挿入して会話してみます。
▼PCでタモさんとハートの絵文字を挿入して会話します
▼全然違うじゃん！
▼モバイルアプリから見ても全然違う！
って事で、PCからは絵文字アイコンから絵文字を挿入し、モバイルアプリからはモバイルの絵文字キーボードから絵文字を挿入。そして両者では全然違う絵文字が表示されます。
とはいえ、この違いは業務上では別にどうでも良いですね…。強いて言えばその発言がPCかモバイルかどちらだかわかるってくらい。趣味で Office 365 で遊んでる僕だからこその検証ですね…。
では、絵文字機能を禁止にした場合は、絵文字キーボードから絵文字を挿入できるモバイルアプリはどうなるのか？
実は…絵文字機能は禁止できない！というオチでした。ここ最近よく Teams の設定画面見てるのに忘れていました。
▼管理センターの設定には絵文字機能のオンオフはありません。
▼チームの設定でも説明文には「絵文字」も書かれてるけど、実際に設定はできません
という事で、絵文字機能は禁止できませんでした。
う～ん、これを機会に僕も絵文字などを使ってみようかな。オッサンがハートの絵文字とかキモいと思ってしまっているので、自分がオッサンだから抵抗あったり。
この記事を書いている時に、昔、友達のお母さんが持っていたシャネルのバッグが、よく見ると「CHANEL」のバッタもんで「CHANNEL」だった事を思い出しました…。
英語で「 Channel 」は日本語では「チャンネル」と発音するのがおそらく一般的ですね。テレビの話をするときは「チャンネルを回す」が一般的ですからね。（「回す」という言い回しがすでに古いですけどね。昔はガチャガチャと回してました。）そして、仕事をしていると「チャネル」という発音も良く聞きます。友達との会話で「チャネル」と発音する事はほとんどないですけどね。どちらも英語では「 Channel 」ですよね。
Microsoft Teams にも「 Channel 」という用語はあります。これが実は Office 365 内で揺れてるんですよね。困っちゃいます。
▼アプリ内では「チャネル」
▼管理センター内では「チャンネル」
日本語の読み方などは前々から色々と取り上げていますが、表記揺れは混乱の元なのでなんとかしてほしいですね。
この場合は、アプリの方が「チャネル」なので、チャネルで良いと思います。（管理センターは利用者にいは見えませんからね。）
ちなみにこの情報も混乱の元になりそうですが、 Slack で使う用語は「チャンネル」ですね。
Microsoft Teams にはプライベートチャットの機能もあります。
▼左メニュー内「チャット」がそうです
チャットをしたいユーザーを検索して追加すれば1対1で会話ができます。
そして、管理センターには Microsoft Teams のプライベートチャットをオフにする設定があります。
▼Office 365 管理センター ＞ 設定 ＞ サービスとアドイン ＞ Microsoft Teams
テナント内のユーザーとゲストユーザーで設定が分けられます。この「ユーザーによるプライベート チャットを許可します」をオフにするとプライベートチャットが禁止となるわけです。
▼オフにした後、このように「チャット」がメニューから消えています。
これでプライベートチャットができなくなったと思ったら、この設定をした後に色々複数人で検証をしていたら、なぜか他メンバーにプライベートチャットができる方法が見つかったんです。
方法自体はあえて隠しますが、とりあえずできてしまった結果のスクショを。
▼左メニューに「チャット」がないのに、プライベートチャットをしている様子です
禁止設定をする前にプライベートチャットを開始していたユーザーもそうですが、禁止設定をする前にプライベートチャットをしていないユーザーに対してもできます。
つまり、「ユーザーによるプライベート チャットを許可します」をオフにする設定は、実際には機能のオンオフではなく、単にプライベートチャットのメニューの表示／非表示って事なんですね。そのような表記であれば「あぁ、 SharePoint でもその手の事はあるからなぁ。」なんて思えたんですけどね。
ただ、誰でもできるわけではなく、チームメンバーにのみできてしまう感じです。なので、セキュリティ的には大きな問題というわけではなさそうだけど、訳あってプライベートチャットを禁止している環境においては、やや注意が必要なのかなと思いました。
とりあえずこの記事を書く前に Microsoft Teams の UserVoice に Bug Report ってカテゴリがあったので投稿しておきました。英語のみなので自動翻訳で微妙な英語になっているかと思います。
以前、GIFに関しては以下の記事を書きました。
GIF機能は Teams では Giphy というサービスを利用していて、更に国内利用の場合は著作権にも注意した方が良いという事も書いています。
では次の疑問点として、GIF以外のお楽しみツールに関しては、気にせず利用できるのか？というところ。これに関してはなかなか自力で調べるのは厳しいので、困った時のサポートで問い合わせしました。大事な事ですからね。
ただ、珍しい質問内容だったのか上位担当部門への確認がありちょっと回答に時間がありました。（いつも面倒な質問ばかりして Microsoft のサポートの方々、申し訳ないです。しっかり評価させていただきます。）
質問内容は要約すると大きく以下の2点
回答内容だけど、正直僕には敷居が高い内容でした。というのも、「オンライン サービス条件 (OST)」なるものを参照してください、という案内だったからです。
オンライン サービス条件 (OST)
https://www.microsoft.com/ja-jp/Licensing/product-licensing/products.aspx
ここからダウンロードできる Word ファイルは細かい文字で45ページもあるんですよ。しかも内容は僕みたいな人間には理解するのに時間がかかりそうな…。（興味がそんなにないから余計…。）
絵文字、ステッカー、ミームの利用については、 Word ファイル内の「標準条件」「映像標準」部分が該当らしいです。興味があれば読んでみてください。
で、質問内容1のGIFがGiphyを利用しているように他にサードパーティーサービスを利用していないか？という質問。
絵文字は「 emoji one 」というサービスを利用しているようです。あの日本人的感覚では微妙な絵文字…（ゴメンナサイ！）。
EmojiOne
https://www.emojione.com/
サードパーティーサービスを利用するにあたっては、上述の Word 内の「第三者のソフトウェア コンポーネント」を参照くださいとの事です。
ステッカーとミームに関してはサードパーティーサービスは利用していないそうです。なので、上述の Word 内の「標準条件」を参照くださいとの事。
で、結局 Word を全部読めてもいないし、ましてや理解なんてできていませんが、
僕なりに現時点の答えを出してみました。
絵文字、ステッカー、ミームに関しては、 Microsoft Teams で利用の範囲内であれば問題ない。
かと思います。
僕の経験則では著作権に関してはほぼ無関心な人が多いと思っています。また、従業員教育などをしている企業も少ないと思っています。少なくとも僕が所属していた今までの組織内ではなかったです。逆に僕の方から問題提起をしたのに有耶無耶にされてしまった事なら何度かありますが。
なのでこれらも「別に…ねぇ…社内利用だし…閉ざされた空間だし…」というところが本音でしょうけど、念のため気を付けるなら、GIFのみ無効にしておくのが落としどころでしょうかね。
▼ Office 365 管理センター ＞ 設定 ＞ サービスとアドイン ＞ Microsoft Teams ではこんな設定
▼ちなみにチーム単位での管理設定では「お楽しみツール」内に説明文には「GIF」も記載されているのに、なぜか設定にはGIFの有効・無効はない
つまり、チーム単位ではGIF機能を無効にする事ができないので、テナント単位の設定となりそうです。
※あくまでも僕の検証なので、実際に業務で検討する場合はご自身で調査・検証してください。
以前、Microsoft Teams にゲストアクセス機能が実装された後に色々試してみましたが、ちょっと怪しい挙動を確認していました。
2017/09/12の記事
Microsoft Teams のゲストアクセスの機能を使ってみた（トラブルも）
招待されたユーザーが招待先のテナントのチームメンバー以外のユーザーを検索出来てしまう問題。これマズイですよね。下手したら自分が招待した社外ユーザーが自分の社長に話しかけたりもできるってわけですよね。なのでこの頃はプライベートチャットをゲストユーザーのみNGな設定にすればとりあえず解決、という流れでした。
そこから時は流れ…
この問題とは別で Teams の記事を書く時に色々検証してみたら、ふと気が付いた事があったんです。
上の記事内の斜体の文章部分なのですが、つまり、本題の問題がすでに解決されてるかも！？という事です。なので、検証してみました。
まず、過去の問題を振り返ります。
▼2017/09/12当時のスクショです
これはゲストユーザーが招待先のチームに入り、検索をした時のスクショです。ゲストユーザーは別テナントのアカウント。招待先は僕のプライベートで契約をしているテナント内のチーム。そこで「中村」で検索をすると3ユーザーが結果に表示されました。「中村 太一」はチームメンバーなので検索結果に表示されても良いとして、ボカシている2ユーザーは、嫁さんと息子のアカウントです。これら2ユーザーがここに出てくるのはあまり良くないですよねって事でした。
では現在、同じ条件で検索をしてみます。当時と今とではUIが変わっています。
▼「中村」で検索した結果
チームメンバーの「中村 太一」だけしか結果に表示されなくなっています。また、プロファイル画像が表示されなくなっていますね。ゲストユーザーだと表示されなくなったのでしょうか。
▼新しいチャットを開始する際のこの部分でも同じく「中村」で検索した結果
こちらも同じくチームメンバーの「中村 太一」のみ表示になっています。
もちろん、今でもテナント内には嫁さんと息子のアカウントは存在するので、つまり、チームメンバー以外は検索されなくなったとみて良いと思います。
Microsoft Teams はおよそモバイル端末でも利用できる事で、いつでもどこからでもコミュニケーションを開始できる事で、真価を発揮すると言っても良いと思います。我が家では嫁さんと LINE の代わりに Teams を利用しています。（嫁さんの iPhone では何故か通知が出ないらしくて困っていますが…）
Teams をモバイル端末（ iPhone ）で使っていて、画像ファイルについて気が付いた事がありました。それがタイトルの通りです。iPhone のアプリで画像アイコンから貼り付けた画像は、 ファイルタブ内（つまり SharePoint のライブラリ）には保存されないんです。再現してみます。
▼PCのデスクトップアプリにドラッグ＆ドロップで画像を会話内にブチ込みます
▼会話を開始すると画像が会話内に表示されます
▼「ファイル」タブに行くと添付した画像が表示されます
つまり、チームと接続されている SharePoint のチームサイト内のライブラリにアップロードされているという事で、僕の知る限りこれが通常の挙動です。
▼会話内に画像を表示させるには一番左の写真アイコンをタップします
▼会話を開始すると同じく画像が会話内に表示されます
▼PCのデスクトップアプリで確認すると画像は表示されています
しかし！
▼「ファイル」タブに行くと添付した画像は表示されていません（先程PCから追加した画像しかない）
この2つの方法で表示させた画像の差異を調べてみました。
▼PCからの画像はセンタリングされ、iPhoneからの画像は左寄せ
▼画像を右クリックすると、PCからの画像は専用メニュー、iPhoneからの画像は「画像をコピー」
左クリックの挙動には差異はありませんでした。
▼PCからの画像をコピーしたい場合は、左クリックして表示された画像を右クリックすると可能です
▼「画像をコピー」でコピーした画像は会話内にペーストできます
この方法で表示させた画像の扱いは iPhoneからの画像と同じく、ライブラリにアップロードされませんでした。
更に、これらの画像ファイルをダウンロードしてみると…
▼ダウンロードしたファイル
PCからの画像はアップロードした元ファイルのファイル名だけど、iPhoneからの画像や上述の方法で会話に挿入した画像は[ MicrosoftTeams-image ]というファイル名でダウンロードされます。
▼っていうかそんなことをやっていたらなぜかユーザーのプロフ画像の表示がおかしくなってしまいました…
▼さらにおかしくなりました…
これはたまたまなのでしょうか。何かの操作の影響なのでしょうか。（変な事を色々やったので。）最終的にサインインしなおしたら直りました。直ったので脱線検証を更に脱線させます。
少し面白かったのが、右クリックすると出てくる「画像をコピー」ですが、
▼あれま、（直りたての）ユーザーのプロフ画像も右クリックするとコピーできます！
▼同じく会話にペーストができます
▼投稿できたけど、またユーザーのプロフ画像がおかしくなってる…
これまでも色々と変な問い合わせをしてきましたが今回も気になったのでサポートに問い合わせました。どんな問い合わせにも丁寧に親切に教えてくれます。
モバイル端末から貼り付けた画像ファイルはライブラリにアップロードされていませんが、必ずどこかに保存されている事は確実なので、そこがどこなのか？など、気になったのでサポートで問い合わせしてみました。
まず、モバイル端末から画像ファイルをライブラリにアップロードしたい場合は、
写真アイコンからではなく、クリップアイコンからアップロードしてくださいとの事です。（でも画像って会話に貼りついていないとねぇ…）ただし、iOS版に限ってはOS側の機能制限で外部ストレージにのみアップロードする事が可能で、 SharePoint にはアップロードできないそうです。
そしてモバイル端末から貼り付けた画像ファイルの保存場所は、 Microsoft Teams 独自の Azure 上のストレージが利用されているとの事です。（PCのデスクトップアプリでも会話内に画像をペーストした際も同じとの事。）また、この Azure 上のストレージは現時点では上限は設けられていないとの事です。
他に気になる点としては、保存場所が Azure 上であることから、この方法で保存されたファイルは、ユーザーや管理者が後から確認をしたり一括削除をするなどの操作は行えないとの事。また、コンプライアンス センターからのコンテンツの検索対象外であるとの事ですが、これはつまり監査ログの対象外という事かしら。場合によっては気になりますね。
チャットに写真を貼り付けるのってモバイル端末からの利用では大事な点でもあるので、とりあえずはそんな仕様であるという事は把握しておいた方が良いかも？モバイル端末だとOSの制限などもあるからなかなか難しいとは思うけど、できればPCもモバイルも同じ挙動の方が良いですね。
▼ファイルを添付して会話を開始
▼「ファイル」タブから添付したファイル（「削除テスト.xlsx」）を削除
▼削除しても会話の方は変化なし。ファイルのリンクをクリックすると…
▼「ファイルが見つかりませんでした。」
添付ファイルを添付後に削除したら、会話のリンクは特に変化はありませんでした。
▼ファイル（「削除テスト2.xlsx」）を添付して会話を開始
▼添付した会話を削除
▼削除されました
▼「ファイル」タブを見ると、ファイルは削除されていませんでした
添付ファイルを貼り付けている会話を削除しても、添付ファイル自体は削除されませんでした。削除した会話を復元したい場合は安心ですね。
しかし、おそらくこの挙動を知らないユーザーは、会話を削除すれば添付ファイルも削除されたと思う可能性が高いと思います。
ゴミファイルが溜まったり、不要ファイルがずっと残っている事でのトラブルもありますので、この挙動は周知させておいても良いのかなと思いました。
不要ファイルが残っていた事でのトラブルは SharePoint の頃からもあると思います。ファイルサーバーでもメールの添付でもありえます。
例えば、古い情報の記載があるファイルを削除したと思っていたらそのまま残っていて、検索でそのファイルにたどり着いたユーザーがそのファイルが最新だと思い込んでお客様に提出したら、実は古い情報だったためにトラブルに…のような。チーム内の会話を把握していればそのファイルが最新ではないのは把握できますが、検索結果からファイルにたどり着いた場合はその経緯を知らないユーザーもいますからね。
数日前に Microsoft Teams で添付ファイルを添付後にファイル名変更したらどうなるか？添付した会話のリンクはデッドリンクになってしまうのか？否か？という記事を書き、若干違和感あるけど問題ないことを確認しました。
この記事を書いている時に「では、フォルダー移動したらどうなるんだろう？」と思ったけど、時間がないのでネタメモに書いて後日検証しようと思っていました。しかし、SNS上で「フォルダー移動もOKですよ」とのお話をいただき解決してしまったのですが、当ブログは自分への備忘録も兼ねているので結果がわかっていてもやります。
▼会話にファイルを添付します
▼「ファイル」タブに添付ファイルがあることを確認
▼この画面からフォルダーを作成します
▼フォルダーが作成されました（「フォルダー01」）
▼添付ファイル「フォルダーテスト.xlsx」を移動します
▼移動後に「フォルダー01」内に「フォルダーテスト.xlsx」が移動されたことを確認
▼会話に戻ると特に異変はないです
添付ファイルにはファイル名しか記載がないから、フォルダーが移動されたところで変化はないですよね。で、会話内の添付ファイルへのリンクをクリックすると
▼無事にファイルの中身が表示されました
という事で、Microsft Teams では、添付ファイルを後々フォルダーで整理したとしても、会話の添付ファイルのリンクには影響がない事が確認できました。
Microsoft Teams で SharePoint のドキュメントライブラリを添付ファイルで利用する点は、ネガティブな意見だと「他アプリの寄せ集め」なんて言われているようですが、僕としては添付ファイルをドキュメント管理に長けている SharePoint でできるのは Microsoft Teams の他のビジネスチャットにはない特徴の一つでもあるので、その性質や挙動を把握しつつうまく活用していきたいですね。例えば、ビジネスチャット上でファイルの共同作業なんかやってしまうと、版管理ができなく最新バージョンがどれだかわからない問題やそれによる先祖返りなどの事故が起きてしまう可能性はメールと同じですもんね。
※最初はもったいつけて記事の最後にオチを持っていくつもりでしたが、サクっと知りたい方のために記事タイトルで落としてしまいました。
Office 365 のアプリ名でケツに「 s 」が付くアプリの読み方がわからなく、特に「 Microsoft Teams 」に関しては、「チームズ」「チームス」「チーム」で日本人としてどう読んで良いか不安でした。
これまでこのブログでも何度か記事に取り上げております。
Office 365 ：読み方がイマイチわからないサービス（現状わからないままです）
ここまで読み方に関して記事を書いている変人は僕くらいしかいないかと思いますが、表立って声を上げていないだけで、同じ不安を抱えている方は結構いると思います。
そんな方に朗報！とりあえず「 Teams 」の読み方は今度こそ解決しました！
先日、「第21回 Office 365 勉強会」が開催されましたが、その中のLT（ライトニングトーク）という5分程度で登壇する場があり、LT全体のテーマが「Office 365 で困ってるんだけどみんなどうしてる？」という中で僕も登壇し、この読み方がわからないネタをとりあげました。（これでおそらく変人度が更に増したかも！）
▼LTのスライド
実際にこの勉強会の中でも Microsoft Teams に関する話題は僕のLT前にもたくさん出てきて、やはり聞いていると「チームズ」「チームス」で揺れていました。
その後、ディスカッションの時間で Microsoft の中の人もいて、 Teams を担当している方もいたので、「で、どうなの？」という話題に。 Microsft MVP の方も数名いて、休日なのに勉強会に来るくらいの熱意のある参加者も加え、総勢90名くらいの中で、断言いただきました。
これ「チームズ」でもないんです。ちゃんと「マイクロソフト」を冠してください、との事。
ようやくスッキリしました。
しかし、スライド内でも紹介しておりますが、[ Office 365 Groups ]に関して Microsoft のサイトや Office 365 の中で「 Office 365 グループ 」と訳されているのは自動翻訳の事故なのでは？という疑問が出てきたので、この読み方の解決はまだ課題ですね。
そもそも [ Office 365 ]という名前が出た時に、365は英語では [ Three – Six – Five ]と読むらしいけど、日本では「スリーシックスファイブ」？「サンロクゴ」？「サンビャクロクジュウゴ」？という困惑もあったっぽいです。