あれはそう…日本の Microsoft MVP を束ねるボスである Microsoft のCPM（Community Program Manager ）の森口さんが某弊社の座談会ウェビナーに参加してくれた後に打ち上げをしていた席でした。「太一さん、韓国のコミュニティに興味ある？」みたいな切り口で話しかけられたように思います。何やら日韓のコミュニティを相互で盛り上げたいとの事で、その第一弾として韓国の Power Platform のコミュニティで日本の Microsoft MVP を招き入れて日本の活動を紹介するようなイベントが計画されているとの事。すでに Microsoft MVP 仲間の中村亮太くんが参加するという事で声をかけられました。その時は海外に行くとなると気軽に返事はできないので前向きに検討すると保留した記憶があります。
Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business （以下 ODfB ） に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。
チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム（個人チャット、グループチャットどちらでも）にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか？最新版なのか？がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。
▼2017年当時のスクショ
しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え？このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ＆ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。
Microsoft Teams ではおそらく利活用が促進されると属するチームが増えてくると思います。そしてチームの中にはチャネルも増えてくると思います。すると各チャネルの主旨やら情報が良く分からなくなる場合もあるかもしれませんね。そんな時に今回のアップデートは便利かもしれません。先に言っておきますがちょっと他人事のように書いてる通り、僕はたぶんそんなに使わないと思います(笑)
2024/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
OneDrive for Business や SharePoint に保存されたファイルは Word / Excel / PowerPoint に関してはブラウザーやアプリで開いて編集もできるのは当然ですが、現時点では300種類以上の様々なファイルをプレビュー表示できるファイルビューアーがあります。そのファイルビューアーがおよそ3か月前の 2024/06 頃に刷新されました。
アナウンスが出た頃から他のアップデート内容に比べて話題になっていましたが、いよいよ Microsoft Teams のチームでも扱いに困る人も多いらしい「一般」チャネルのチャネル名が変更できるようになりました。「一般」ってフワっとしていて用途が全然連想できませんからね。ここの名前を変更したいニーズは割と多かったようです。しかしパっと触った限りでも注意点などもあります。
2024/07/16 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
この「共有リンクの有効期限」ですが、おそらく多くの人は「有効期限が切れると共有リンクも無効になりアクセス権も無効になる」と思うでしょう。しかし実際は本当に「共有リンクだけの有効期限」だったようです。つまり Microsoft の各種説明やアナウンスは全く間違っておらず、勝手に僕も含めたユーザーがそういうもんだと思い込んでしまっていた事かと思います。これに対して気付きを与えてくれたブログ記事が以下です。
先日、Japan Microsoft 365 Users Group のイベントでも登壇してくださった まっぴぃ さんのブログ記事です。こちらでは共有リンクの有効期限の仕組みをかなり深掘りしていて、特にIT部門など管理者にとっては非常に有益で、僕の苦手な PowerShell での確認の手順まで記載されています。しかし、一般の利用者にとっては難しい内容となっているため、僕のこの記事では実際にユーザー視点で試してみた事とその結果を書いていきます。
Microsoft Teams （だけじゃないけど）の大きな課題の一つが利活用が進むほどチャットやチーム・チャネルがカオスになってくる件。特に忙しい人や偉い人ほど追加されるグループチャットやチーム・チャネルが増えてきて、わけわからなくなってくると思います。なのでこれまで色々な場所でチャットやチームやチャネルの整理術なんかを紹介してきましたが、 Microsoft Teams も徐々に進化してきて整理するための機能などを出してきています。今回も整理の一助となる機能かもしれません。
2024/06/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
