Yammer :ネットワーク管理の利用ポリシーのよくわからない設定

Yammer のネットワーク管理には利用ポリシーの設定があります。

▼利用ポリシーの設定画面

企業規模が大きくなるほど法務担当部門などが主導でここらへんを設定するケースは少なくはないと思います。僕も過去に Yammer 導入プロジェクトで利用ポリシーの草案を考えた事もあります。社内SNS利活用促進においては、あまりガチガチにポリシーを書くとユーザーは委縮して使われないですよ、的は話は色々なセミナーに参加しても良く聞くと思いますし僕もそう思います。特に Yammer にはグループを作成禁止にする設定がないなど、ユーザーにある程度自由を与える事が前提のサービスなので。
利用ポリシー作成のヒントになるページは以下にあるので参考にしてみてください。(「使用ポリシーの作成のヒント」「Yammer 利用規定のサンプル」あたり。)

Yammer ネットワークのセットアップ (Yammer 管理者ガイド)
https://support.office.com/ja-jp/article/f886e916-fe64-41de-be52-38d458250fa5

冒頭から話は逸れてしまいましたので軌道修正!

この利用ポリシーの中でよくわからない設定箇所があるんですよ。

▼それがこの矢印の部分。わかりづらいけどテキストリンクになっています。

「企業内のカスタム ブラウザ ポリシー URL を設定します。」

なんのこっちゃ???

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Yammer :2018/5に削除される機能があるとの事ですよ

Office 365 管理センターのメッセージセンターにメッセージがありました。相変わらずの翻訳っぷりですが、Yammer の機能がいくつか削除されるようです。Office 365 との統合を深める一環とのことです。

追加情報をクリックすると以下のページに飛びます。(苦手な英語です…)

Rationalizing experiences in Yammer and Office 365
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Yammer-Blog/Rationalizing-experiences-in-Yammer-and-Office-365/ba-p/185078

それぞれどの機能なのかを調べましたが、何せ僕自身が Yammer をほとんど使っていないので自信はないです。間違っていたら間違いがわかった時点で修正します。

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Yammer :「ティッカー」って何?

Yammer について色々調べていたところ、わからない単語が出てきました。それが「ティッカー」です。

Yammer の検出機能
https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/discovery-features-in-yammer.aspx

ティッカー
現在同僚が取り組んでいることを知ることができます。ティッカーは、ページの編集、ファイルのアップロード、他のビジネスアプリケーションで行われた更新など、リアルタイムで起こっていることを知らせてくれます。

このティッカーなるものがなんなのかが調べてもなかなかわからず(ググり方が悪かったのか…)、そんな時に太田さんにここじゃない?っていうのを教えてもらい、更に調べたら裏付けを見つけました。

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Yammer :グループ作成を禁止する設定はない

そもそも Microsoft Teams や Yammer のようなアプリは、その性質上、チームやグループはユーザーに自由に作成してもらうべきで、それを制限や禁止する事はそのメリットを半減させるどころか、その前に利用されなくゴーストタウン化すると思います。これらのアプリを導入する際には、極力制限やガイドラインは少なくすべきかなと思います。

とはいえ、特に日本においては機能を制限させる事についての問い合わせが他国に比べて多いようです。(先日の Office 365 勉強会の中で中の人が嘆いていました。)非常に残念ですね。だからこそ導入に失敗しやすいんでしょうね。とはいえ、それぞれ事情があるので…。

で、 Microsoft Teams では Office 365 グループの作成を制限する事でチームの作成を制限する事ができますが、それでは Yammer のグループはどうなんでしょうか?また、Yammer も Office 365 グループと統合できますが、その場合、 Teams と同様に Office 365 グループの作成を制限する事で Yammer のグループの作成を制限する事ができるのでしょうか?

まず、Yammer の管理画面を隅々まで探したのですが、そのような設定項目はありませんでした。

思えば過去に Yammer 導入プロジェクトに関わった頃に、グループ作成を制限できないので、週1でグループ作成されていないか監視して作られていたら作成者に注意…なんて事やっていたのを思い出しました。あれから5年くらいは経過したと思いますが、そのような機能は実装されていないようです。(ちなみに上述のプロジェクトでは Yammer の導入は失敗しています。そりゃそうだ!という原因は色々ありました。)

裏を取るためにお得意の Office 365 のサポートから問い合わせてみました。

■グループ作成機能の制限はできない

グループの作成を制限する事は Yammer のコンセプトに反するのでそのような機能はないとの事です。ごもっともです!
ただ、ネットワーク外のユーザーも参加できる「外部グループ」に関しては、作成機能を無効化する事は可能なようです。

■ Office 365 グループと統合をしても Yammer のグループ作成を制限できない

Office 365 グループと統合すると Teams のチームのように作成制限できる可能性は?という質問に対しては、Yammer グループを作成した時に Office 365 グループが作成されないようにはなるけど、Yammer グループは作成されるという事です。

つまり、グループ作成を禁止したり、IT部門への申請制にしたいニーズが必須であった場合は、 Yammer は導入検討から外した方が良さそうです。

たいていのグループ作成を制限したり禁止したい理由は「雑談されて生産性が落ちるのでは?」「陰口用のグループが横行するのでは?」「炎上など余計な運用やトラブルが増える」などあります。
しかしよく考えてみてください。 Yammer を導入したからってそれらのトラブルやリスクが増える可能性は低いでしょう。むしろトラブルやリスクが見える化されて良いのではないでしょうか。(議論し解決できる機会ができます。)サボる人は何してもサボります。 Yammer を導入したから生産性が落ちるわけではなく、それは別の問題だと思います。 Yammer 禁止にしてもタバコ部屋や休憩所でサボるだろうしトイレの個室の中で居眠りするでしょう。陰口や無駄口を懸念するということはおそらくメールという手段で今だってあるのでは?それも問題点は陰口が横行する雰囲気をどう改善するか?であって Yammer ではないはず。炎上だってコミュニケーション手段がたまたま Yammer に変わっただけで、炎上する火種が実は元々あったわけで、火種が見える事は場合によってはかえって良い事なのでは?

導入しようとしたキッカケやメリットに立ち返った際に、それらの可能性を様々な機能制限やガチガチのガイドラインで殺してしまうのは非常にもったいないです。そしてユーザーはメリットを実感できなく、おそらく導入に失敗するでしょう。

いたって僕の個人的意見としては、 Yammer は福利厚生の一環として、社内の部活動のコミュニケーションツールにしたり、婚活用に役立てたり、英語勉強用グループを作ったり、社内勉強会や技術交流の場にしたり、そんな使い方も十分良いのではと思ったりします。従業員満足度が高まった上で Yammer 上のコミュニケーションが増えるほど、組織の壁を越えたコミュニケーションから新たな組織の可能性が出てくる可能性も高まります。あくまでも希望的観測の個人的な意見ですが。

Yammer :「トピック」とは?

▼Yammer のメッセージ記入欄の左下に「トピックを追加」があります。

トピックってなんだろう??

▼クリックするとタグのようなアイコンが表示され「トピックを追加」が入力できるようになりました。

▼入力してEnterを押すとこのように確定されます。

▼これで投稿をすると「#トピックってなに?」となりました。

ん?「#」がついてるけど、これってハッシュタグじゃない???

▼投稿されたメッセージ内のトピックをクリックすると、このようなページに遷移します。

トピックがタグ付けされているメッセージのみを抽出して表示するのも想定通り。トピックをフォローも可能です。う~む、やはりハッシュタグじゃない???

これは僕の個人的なことですが、プライベートで Twitter や Facebook などでハッシュタグを利用した事がなく、Yammer でもノーマークでした。

なので今さらですが、Twitter などと同じ操作で、試しにメッセージ欄でハッシュタグ作ってみます。

▼この時点ではトピックのようにハッシュタグ化されません。

▼投稿をするとハッシュタグ化されました。同時にトピックにも追加されています。

▼クリックするとトピックのページです。

つまり、やはり「トピック=ハッシュタグ」という事でしょうか。トピック欄でも作れるし、メッセージ欄でも作れる感じ。

トピック
トピック付きのタグ コンテンツは、単語の前にハッシュタグ (#) を追加したり、既存のトピックを検索して、他の人がすぐに関連のあるメッセージ、ファイル、メモなどを見つけるのに役立ちます。

Yammer の検出機能

やはり同義でしたね。

Yammer / Teams :「GIF」ってなんだろ?

Yammer や Teams を触っていて「GIF」ってボタンがあるけど、そういえば何度か「なんだろ?」って思いながら実際クリックした事がない事に気がつきました。

▼ Yammer のGIFボタン

▼ Teams のGIFボタン

■ Yammer のGIF

▼クリックしてみるとなんじゃこりゃ!動く画像がにぎやか。

※実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択するとこんな感じ。どこかのサービスのサイト内の画像を直リンクするのかな

▼メッセージを送信すると…デカッ!!

つまりアニメーションGIFなわけですが、いかにもアメリカ~ンな感じのGIFですね。

▼先日、著作権の話をしましたが、ここにも一応注意書きがありますね。

「こちら」をクリックすると以下のページにリンクしますが、英語です…。

Microsoft Copyright

https://www.microsoft.com/en-us/legal/Copyright/Default.aspx

URLのen-usをja-jpにしたら日本語ページがありました。

著作権とは

https://www.microsoft.com/ja-jp/legal/Copyright/Default.aspx

 

▼「powered by tenor」の表記がありました。

以下のサービスを利用しているようです。

tenor

https://tenor.com/

う~ん、聞いたことないです。「テノール」海外では流行ってるのかなぁ?どんなサービスなのかはApp Storeにページがありました。

GIF Keyboardを App Store で

https://itunes.apple.com/jp/app/gif-keyboard/id917932200?mt=8

以下、上記ページの一部抜粋します。

絵文字じゃ物足りないことってあるよね。 そんな時は GIF で気持ちを伝えてみよう。

イケてる方法を探してるなら「このアプリしかない!」って感じだよ。例えば…

– チョ~マジでピザが好きだって発表したいとき。
– 頭から離れない曲のフレーズを友達に伝染させたいとき。
– 好きな人にイチャイチャしたいって伝えたいとき。

GIF Keyboardを App Store で

説明の部分がチャラい!!tenor自体が Yammer のサービスではないので好きな人にイチャイチャしたいって伝えるのは自由だけど、 いくら自由派な僕でも、社内の意中の人には Yammer を通じてイチャイチャしたいを伝えるのはヤバいですね。それは仕事終わってからお食事に誘って十分コミュニケーションをとってからお酒の力を借りてがんばってほしいです!

Yammer には昔絵文字があったけど今はなく、このGIFなるオモシロ機能がある感じですね。

ちなみに、「GIFの検索」という欄で検索ができますが、

▼ヤバいヤツも平気で存在します。(「tits」がわからない方はGoogle翻訳にかけるとダイレクトに翻訳されます。)

先日著作権でも触れた「オンライン画像」もそうだけど、外部サービスに頼る感じは別にいいけど、色々と自己責任が増えてきますね。

ちなみにGIF機能を非アクティブにする設定はなさそうです。ググっても日本語ではあまり情報がなく、海外では残念ながらないという結論になっています。要望は上がっているっぽいのでそのうち実装されるのでしょうか。

■ Microsoft Teams のGIF

Yammer で先にGIFの意味を知ったのでもうナンジャコリャ感はないですが、しっかし、先日ミームについて記事にもしましたが、Teams の方は絵文字にステッカーにミームにGIFとオモシロ機能がてんこ盛りですね。

▼GIFボタンをクリックすると吹き出しで表示されます。

※こちらも実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択すると貼り付けられます。

▼送信するとこんな感じ。(ボカシてばかりでわかりにくいですが…)

Yammer と違う点は、ちょっとちゃんと観察しきれていませんが、投稿直後は数回再生されたら止まった感じです。で、動画と同じく画像内の再生ボタンを押すと再生されるし、再生された状態で一時停止ボタンを押すと停止します。

▼右下の「条件の表示」をクリックすると、Yammer と同じような注意書き。

「ここ」をクリックすると Yammer と同じ、コピーライトの英語ページが開きます。

▼よく見るとこちらは「Giphy を利用」と記載があります。

GIPHY

https://giphy.com/

あれま、Yammer と Teams で利用しているサービスが異なるのか。Yammer と Teams で投稿後の挙動が異なるのも、サービスが異なるからなのかなと思いますが、なんでサービスが異なるのか?不思議ですね。

で、Teams に関してはバグっぽいのを発見しました。FireFoxでしか確認していませんが、

▼画像の表示サイズが小さくて全体が収まっていないです。(またまたボカシのせいでよくわかりませんが…)

再生ボタンも通常はど真ん中に来るのに、上のGIFなんてボタンが半分しかないですね。

▼ちなみにこっちでも Yammer と同じく「tits」で検索したけど、こちらは健全なのか何も表示されませんでした。(個人的には残念!)

他にもFuではじまる4文字のよくない言葉でも検索しましたが、Yammer の方はいろいろ表示されましたが、 Teams の方は何もなかったです。

Teams の方はここらへんのオモシロ機能を非アクティブにする設定はあるようです。Teams の設定は管理センターの「設定」→「サービスとアドイン」→「Teams」です。

▼色々とオンオフができます

※反映には少し時間がかかるようです。

以上です。


と、ここまで調べてた後で、さらに Office 365 から離れてGIFを調べてみたら…やはり普段から意識していなかったけど、毎日使ってる Twitter や Facebook でもGIFありました!僕は普段から絵文字も使わないので、全然気が付かなかった…

▼ Twitter にもGIFがあった!

▼追加すると「via GIPHY」が。via は「経由」って意味のようです。

▼他を選択すると「via Tenor」が。複数サービスをまとめて利用できるようです

▼ Facebook にもGIFがあった!

▼giphyらしい

▼ Twitter 同様にtenorもあるので、複数サービスをまとめて利用できるようです

僕の見ている世界は狭いけど、狭い中では日本ではあまり利用されていないのかな?あまりGIFを見たことがないと思うけど意識していないだけなのか?

さらに調べてみたのがやはり著作権。すると…日本での利用が危うい記事を発見。

TwitterのGIFアニメ添付機能が「著作権侵害」に? 米国では「フェアユース」

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/25/news085.html

TwitterのGIFアニメ添付機能、ユーザーが「著作権侵害」に問われる可能性は?――福井弁護士に聞く

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/29/news077.html

これらの記事もすでに1年以上前の記事なので今がどうだかは調べきれなかったのですが、つまり米国のサービスを日本で利用する時は国で法律も違うので注意が必要といったところでしょうか。「フェア ユース」に関しては、上の方で紹介した Microsoft の著作権についてのページでも触れられていますね。

僕も正直著作権に関しては疎いですが、疎いなりに調べても結構色々あるなぁという事はわかり、それを例えば Office 365 を利用するにあたって全ユーザーに理解するように教育するとなると厳しく。やはりお金をかけても専門家に相談するのが良いのでしょうか。う~む、難しい…。

Office 365 グループ と Yammer のグループの統合(すでに遅い…)

すっかり Yammer についてキャッチアップできていなかったのですが、 Yammer のグループが Office 365 グループ と統合されるという話は知っていたけど、結構前に統合されていたようですね(ヤバイ!)。なので古い話になってしまいますが、このブログは自分自身の備忘録も兼ねているので、書きます。

で、僕のテナントのご無沙汰だった Yammer をチェックしたけど統合されている感じがないんですよね。 Office 365 グループ を見ても、追加されていないし。う~む…と思って色々調べたら、統合は無効になっていて、有効にする必要があるようですね。(たしかに勝手に統合されてしまったら困る場合もありますもんね。)

では有効にしてみます。

▼Yammer に管理者でログインし、歯車アイコン→「ネットワーク管理者」をクリック。(しっかし、「太一 中村」の違和感が相変わらず…)

▼コンテンツ/セキュリティの「セキュリティ設定」をクリック。

▼ここで「Office 365 ID の適用」にチェックされている事が前提なようなのでチェックして保存します。

▼このようなダイアログが出ます。すでに Yammer を利用されている場合は色々と調整する必要がありそうですね。(おそらくこの調整作業が大変そう。)

▼このように適用されると自然と「状態」が「有効」になります。

▼統合されると各グループの右に「OFFICE 365 のリソース」というエリアができます。(これがあるかないかで統合されているかどうかの判断になるようです。)

ただ、中には統合されていないグループもありました。全く同じ設定をしたグループは統合されているので、統合される/されないのトリガーが何かは正直わかりませんでした。また、統合されていないグループを手動で統合するような方法も今のところよくわかりません。(今後の要調査)

▼そして一旦「Office 365 ID の適用」をすると、簡単にオフにはできなさそうです…。(チェックボックスのチェックはグレーアウトされて外せません。)

また、統合のための構成要件というのがあり、ここらへんも十分検討してから統合するかどうかを計画しないといけなさそうですね。

【参照】

Yammer に貼り付けた iPhone のスクショ画像をPCでダウンロードしても PhotoShop で開けない!→強引に開く方法

※検証した環境は PhotoShop CS6 です。

iOS のデバイスでスクリーンショットを撮り、それを Yammer に貼り付けて発言する事はよくあるのではと思います。

次にそのスクショ画像を加工したく、PCで Yammer からダウンロードした該当ファイルを PhotoShop で開こうとすると、エラーで開けないんです。

実際にやってみました。

■検証

▼iPhone で撮ったスクショを Yammer に貼り付けます。

▼PCで Yammer を開いてスクショ画像をダウンロードします。

▼このようにPNGファイルとしてダウンロードされるので、これを PhotoShop で開きます。

▼するとこのようなダイアログが表示され開けません。

ちなみに Windows の ペイント ではエラーなく表示されます。

Microsoft Teams でも同じ検証をしましたが、こちらは問題なく開くことを確認しました。

また、同じスクショ画像を Yammer ではなくメールに添付で送信し、それをPCで受信して PhotoShop で開くと問題なく開くことができます。つまり、 Yammer を経由した際に何かしらの加工があるのかなと思います。

これ、詳しい原因はよくわからないんだけど、色々試してみたら PhotoShop で開くことができたので方法を紹介します。

■強引な開く方法

結論から言うと…拡張子を.jpgに変更すると開けます。

▼先ほどのPNGファイルの拡張子を強引に.jpgに変えます。

▼開きました。

よくわからないけど開けてしまえばこっちのものです。