Microsoft Teams :アクティビティフィードからアイテムを削除できるように

Microsoft Teams ではアクティビティを見たことがないという人は0%に近いんじゃないかと思います。でも通知が多い人にとっては見たくないところでもありますよね…。そんな中、 Microsoft Teams もアクティビティを進化させてきました。

まずは2022年11月頃には未読トグルが登場します。アクティビティフィードを見ると未読と既読が混在していて、未読だけをチェックしたい時に大変でしたからね。ただ、未だにモバイルアプリでは未読トグルをオンにしても、次にアクセスした際にはまたオフに戻って毎回オンにする面倒な仕様になっていますが…。

Microsoft Teams :アクティビティのフィードの未読トグル

次に2023年6月頃には「すべて既読にする」機能が登場しました。未読が溜まった時にリセットする際に重宝します。いや、本当は未読は未読のままにするのは良くないとは思いますけどね。でもアクティビティフィードのアイテムだけを見て「あ、これは未読のままでイイや」ってのも正直ありますからね。

Microsoft Teams :アクティビティで「すべて既読にする」機能が登場

この「未読トグル」と「すべて既読にする」の組み合わせにより、アクティビティフィードから未読を一掃する事が容易にできるようになりました。くどい様ですが、この機能を使って未読のアイテムを未読なのに既読にする事が本当に良い事かどうかは違いますよね。

さて、そんな中、アクティビティフィードに新たな機能が追加されます。

2023/11/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)新しい Teams でのアクティビティ フィード項目の削除

今までは非表示にする方法でしたが、今回のアップデートでは削除する方法が実装されるとの事です。標準リリース環境では2月中旬~2月下旬に展開開始される予定なので、多くの人はもう少ししたら利用できると思います。僕の環境では展開されているので試してみます。

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Microsoft Teams :アバターは管理者に見られるし削除もできるようです

Microsoft 365 は範囲が広すぎるので僕みたいな頭の悪い人間はある程度領域を狭めないと情報に追いついていけなく、なので僕の場合は「利用者目線」に絞っています(そこまで絞っても追いついていけない…)。なので利用者が対象の新機能などの情報を発信しているので、セキュリティやガバナンスと言ったIT部門の人が重視する分野は正直得意じゃなくここでもあまりアウトプットしていません。

と冒頭から見苦しい言い訳をしたところで、今回は当ブログではイレギュラーな管理者が利用できる Microsoft Teams 管理センターの気付きの話です。ただ、利用者にとっても知っておくと良い情報だとは思います。

という事で、僕は毎朝そして1日に何度も Microsoft 365 内を巡回してアップデートや変更がないかをチェックして回っていますが、各種管理センターはあまり巡回しません。そんな先ほど、ちょっと調べものがあって Microsoft Teams 管理センターを開いてチェックしていたらこんなものを見つけました。

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Microsoft Teams :会議に追加したアプリタブが削除できない & 解決方法(コミュニティイベントでの質問から)

■本題に入る前に、このネタが出てきた背景(コミュニティはいいぞ!)

土曜日に久しぶりに休日のコミュニティイベントに参加しました。

第33回 Office 365 勉強会
https://jpo365ug.connpass.com/event/219611/

僕も運営メンバーの一因でもある Japan Office 365 Users Group のイベントで、同じく運営メンバーの一人の 太田さん が著者である「 Microsoft Teams 踏み込み活用術 達人が教える現場の実践ワザ 」出版記念回でした。

この本は本当にオススメです。僕はここまで体系立ててキレイにまとめる事はできないなぁ。僕も本ブログでは単純に機能の説明じゃなく「(僕なら)こういう使い方をする・している」という利用シーンや考察などを入れているけど、この本はタイトル通り、現場の実践ワザなのでしっかりと使い方もピンとくるので、機能として知っていても使い道が見出せなかった事が「あ、そういう使い方をするのね」が気が付くんじゃないかと思います。なので超初心者向けというよりは、ある程度利用した事がある人向けかも。チャンピオン制度が導入されている企業であればチャンピオン向け。機能のみの説明だと時が経過するほど陳腐化されてしまうけど、チームやチャネルをどう作るべきか?不要なチームは定期的に削除しよう!など、技術や機能が変わっても変わらない大事な考え方も多く記載されているので、バイブル的に持っているとイイと思います!

さて、そんな出版記念回である今回のイベントでは、その著者の太田さんを唸らせろ!というミッションで5分のLT(ライトニングトーク)を合計10人ほど登壇してもらいました。さすが太田さん、機能では知らない事はなさそうな雰囲気でした。しかし各登壇者の発表内容は素晴らしくて、参加者からは「へぇ!」「知らなかった~!」というチャットやSNSでの投稿がたくさんありました。僕も急遽登壇する事になって慌ててネタを投入しましたが、ネタ過ぎて別の意味で太田さんを唸らせてしまったようです(笑)

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Microsoft Teams :オンライン会議で追加したオリジナル背景画像がUI上から削除できるようなってた

今年6月に Microsoft Teams のオンライン会議の背景画像にオリジナル画像を追加して指定できるようになりました。

Microsoft Teams :会議の背景画像にオリジナル画像を追加できるようになった!

この記事内でも書いていますが、この時点では Microsoft Teams のデスクトップアプリのUI上から追加はできるようになったものの、追加したオリジナル画像を削除する事ができなかったんです。なので格納されているフォルダーにエクスプローラーでアクセスして削除するしかなかったんです。(もしかしたら僕が気が付かなかっただけ!?いや、そんな事はない…)

それが、先週あたりにUI上から削除できる方法を発見しました。ただし難アリです…。

では試してみます。

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Microsoft Teams :添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか?会話を削除したらどうなるか?

■添付ファイルを添付後に削除したらどうなるか?

▼ファイルを添付して会話を開始

▼「ファイル」タブから添付したファイル(「削除テスト.xlsx」)を削除

▼削除しても会話の方は変化なし。ファイルのリンクをクリックすると…

▼「ファイルが見つかりませんでした。」

添付ファイルを添付後に削除したら、会話のリンクは特に変化はありませんでした。

■添付ファイルを添付後に会話を削除したらどうなるか?

▼ファイル(「削除テスト2.xlsx」)を添付して会話を開始

▼添付した会話を削除

▼削除されました

▼「ファイル」タブを見ると、ファイルは削除されていませんでした

添付ファイルを貼り付けている会話を削除しても、添付ファイル自体は削除されませんでした。削除した会話を復元したい場合は安心ですね。

しかし、おそらくこの挙動を知らないユーザーは、会話を削除すれば添付ファイルも削除されたと思う可能性が高いと思います。

ゴミファイルが溜まったり、不要ファイルがずっと残っている事でのトラブルもありますので、この挙動は周知させておいても良いのかなと思いました。

不要ファイルが残っていた事でのトラブルは SharePoint の頃からもあると思います。ファイルサーバーでもメールの添付でもありえます。
例えば、古い情報の記載があるファイルを削除したと思っていたらそのまま残っていて、検索でそのファイルにたどり着いたユーザーがそのファイルが最新だと思い込んでお客様に提出したら、実は古い情報だったためにトラブルに…のような。チーム内の会話を把握していればそのファイルが最新ではないのは把握できますが、検索結果からファイルにたどり着いた場合はその経緯を知らないユーザーもいますからね。

SharePoint :パブリック Web サイトがいよいよ終わりますね。

SharePoint Online のパブリック Web サイトがいよいよ来月3月31日で削除されるようですね。

SharePoint Online パブリック Web サイトの提供中止 – Microsoft サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/3027254/sharepoint-online-public-websites-to-be-discontinued

僕も Office 365 を自前で契約した時は、せっかくなのでこのパブリック Web サイトでブログを運営しようと思っていました。でもなんだか嫌な予感(これ今までの人生で結構当たる)がしたのでやめたんです。

上のページを読むと、どうやら3月31日をもって通常のサイトのように削除され、
ごみ箱に移動するようですね。つまりそこからまた30日間はごみ箱の中だけど、その後は完全削除ですかね。

で、放り出された後はどうするのか?というと、サードパーティ プランとやらに誘導され、「GoDaddy」や「Wix.com」に移行できるようです。

もし、パブリック Web サイトを利用していて、削除される事をウッカリ忘れていた管理者さんは、はやめに上述のサードパーティ プランに移行するか、別のサービスに切り替えた方が良さそうですね。