以前こんな相談を受けた事があります。
「 Microsoft Forms で回答者にファイルをアップロードしてもらうフォームを作ったけど、アップロードしてもらったファイルが自分の OneDrive for Business に保存されてしまいます。なので自分以外のアンケート運営メンバーにも共有すべく手作業でそこから SharePoint のライブラリにコピーしていますが、ダルいです。」
これに対して回答するならどんな方法がありますか？
- OneDrive for Business （以下 ODfB ）のそのフォルダーごとメンバーに共有する
- Power Automate で SharePoint のライブラリなどにコピーするフローを作成して自動化する
どれも良い回答ですが、僕はまた別の回答をします。
- グループフォームを使いましょう
何故か？上の2つの回答で実装すると、フォームと保存先で共有設定の管理が二重になってしまうからです。僕は昔から色々な場所で言ってますが、特に「アクセス権はシンプルイズベスト」だと思っています。例えばアンケート運営メンバーが増えるとフォームの共有とファイルの保存先の共有をしなければいけません。運営メンバーが減った時も2か所で共有設定を変更です。でもグループフォームを使えば、グループ側のアクセス権の管理1か所さえすればOKです。
知ってる人には今更な情報だし、僕もこの話は色々な場所で結構前から話していますが、少し前に SNS で似たような課題がポストされていたけど、答えが Power Autoamte の利用しか書いていなかった事、そして、気になって過去の僕の記事を調べたらこれに触れている記事がないどころか、ちょっと間違えて書いている箇所を発見したので、そこらへんも含めて改めて記事にしようと思いました。
■（おさらい）個人フォームでファイルアップロードを利用した時のファイルの保存場所
まず Microsoft Forms に「個人フォーム・クイズ」「グループフォーム・クイズ」の2種類ある事を知らない人も実は多いです。なのでまずはおそらく多くの人がこっちを使っているであろう個人フォームでの挙動もおさらいしておきます。
Microsoft Forms を使ってアンケートやクイズを作成する時に、作成して管理をするのが自分1人の場合は Microsoft Forms スタートページの左上のボタンやテンプレートから作れば良いと思います。
▼ Microsoft Forms スタートページの左上で「新しいフォーム」をクリック
▼フォーム内にファイルアップロードの項目を追加
これでフォームに回答してもらいます。
▼回答者がファイルを添付して回答を送信
すると回答者がアップロードしたファイルはどこに保存されるのか？
▼フォーム作成者の ODfB の中に保存される
見ての通り、結構深い階層に保存されます。
このように個人フォームでファイルアップロードを利用した場合、回答者の添付したファイルはフォーム作成者の ODfB の中に保存されます。これが個人で開催したアンケートでアップロードされたファイルも特に長く保存しておく必要もないし、そのうち削除されてしまったとしても問題ない場合なら良いでしょう。
■グループフォームでファイルアップロードを利用した時のファイルの保存場所
ではようやく本題です。グループフォームを作成する前の準備として、 Microsoft 365 グループを作っておく必要があります。ただ、今はあまり Microsoft 365 グループ単体で利用する人は少ないと思います。そういう場合は、 Microsoft Teams のチームでOKです。チームを作成すれば、裏側には Microsoft 365 グループが作成されますからね。なので場合によってはグループフォームとは Microsoft Teams のチームと紐づけたフォームと言っても良いですね。なので、アンケート運営メンバー用のチームがすでにあればOKだし、無かったらチームを作成しましょう。
▼ Microsoft Forms スタートページ下部の「マイグループ」内の該当するグループをクリック
▼グループフォーム内で今回は「新しいグループフォーム」ボタンをクリック
▼フォーム内にファイルアップロードの項目を追加
この時点でグループフォームなら、共同作業者にメンバーを追加せずとも、グループメンバーであればフォームを共同作業できます。 Microsoft Teams のチームの裏側のグループで作成したグループフォームなら、チームメンバーは共同作業できます。
これでフォームに回答してもらいます。
▼回答者がファイルを添付して回答を送信
すると回答者がアップロードしたファイルはどこに保存されるのか？
▼ SharePoint のドキュメントライブラリ内に保存されます
Microsoft 365 グループに紐づく SharePoint のチームサイト、 Microsoft Teams ならチームに紐づく SharePoint のチームサイト、その「ドキュメント」ライブラリ内にこのような階層で保存されます。
この時点でグループ・チームのメンバーであれば当然チームサイトにもアクセス権があるので、メンバー全員、回答者がアップロードしたファイルも利用できます。
こうすれば、アンケート運営メンバーの増減があった場合も、 Microsoft 365 グループ、もしくは Microsoft Teams のメンバーの管理さえしていれば、アンケートフォームもアップロードされたファイルも共有設定を別途管理せずに良くなります。
■過去の失敗を正す
以上のような仕様なので、場合によってはグループフォームを使った方が良いという話を今まで色々な場所（仕事も含めて）でしてきましたが、今回の事があって過去の記事を遡ってみたところ、なんと間違えた事を書いていた事に4年経って気が付きました（現在は訂正しています）。
このファイルアップロード機能が展開されたのが2019年12月ですが、展開されて即触ってみた時には、グループフォームのファイルアップロードのアップロード先もフォーム作成者の ODfB って書いています。でもスクショ見てもグループフォームなんですよね。じゃなぜ当時の僕は間違えたのか？それは、検証方法を少しイレギュラーな方法で行った上に確認工程を一つ怠った事が原因だと今は分析しています。
実はグループフォームはグループフォームとして作成するほかに、個人フォームとして作成した後にグループに移動する事ができるんです。その方法で検証しちゃったみたいです。
▼ Microsoft Forms スタートページの左上の「新しいフォーム」をクリックすると、
▼個人フォームとして作成され、そこにファイルアップロードの項目を追加
この状態だとアップロードされたファイルは ODfB に保存されますよね。
▼次に、作成済の今のフォームの右下「…」から「グループに移動」をクリックし、
▼指定のグループにフォームを移動
▼すると個人フォームがグループフォームになります
▼この状態で回答者がファイルを添付して回答すると？
▼ ODfB に今作成したフォーム専用のフォルダーが作成されてる
2019年12月当時の僕はこれを見ただけでグループフォームのファイルアップロードでも作成者の ODfB に保存されると勘違いしてしまったようです（たぶん）。これ、結局この中を開くと、
▼フォルダーの中身は空っぽでした
つまり、最初の回答者がファイルアップロードからファイルをアップロードしたタイミングではなく、ファイルアップロードの項目がフォームに追加された時点ですでにフォルダーが作成されているという事ですね。
だけど、その後にグループフォーム化されたので、
▼グループに紐づく SharePoint のチームサイトのドキュメントライブラリに保存されていました
という事で過去の記事を書いている時の検証の際に確認が不十分だったようですね。もしくはファイルアップロード機能が展開された当初と今では仕様が変わったという可能性も一応あるかもしれないです（十中八九、僕の確認不足だと思うけど）。
という事で、結果的にグループフォームにファイルアップロードの項目を追加した場合、回答者がアップロードしたファイルの保存先はグループに紐づく SharePoint のチームサイト内という事です。
これは上述の通り、アクセス権というか共有の設定がシンプルでメンテナンスが楽になるという意味でももちろん大事ですが、もし回答者のアップロードしたファイルが長期保管しておく前提だとしたら、個人フォームの場合は ODfB に保存されるので、フォーム作成者が退職してアカウントが削除されたら、保持期間後にファイルは全て削除されてしまいます。そういう意味でも SharePoint に保存されるグループフォームを利用した方がトラブルが起きる可能性が低くなると思います。