Outlook :何やら右上に「近日公開の機能」とやらが現れた

僕はPCで Outlook on the web じゃなくクライアントアプリの Outlook をあまり使っていません。(そもそもプライベートでも業務でもメールをほとんど使っていません。業務も社内はビジネスチャットだけなので、お客様とのやりとりのみ。)そういう事もあり、気が付いたのは今週の事ですが、クライアントアプリの  Outlook (以下、Outlook )の右上に「近日公開の機能」とトグルスイッチが

▼右上に「近日公開の機能」とトグルスイッチが

こりゃなんなんだ?という感じですが、言葉の通りでした。先行して使ってみたい人は使ってください!そしてフィードバックください!という感じ。

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Microsoft Flow :便利そうなテンプレート「 Office 365 カレンダーから Google カレンダーにイベントを同期する 」を使ってみる!

詳細は省きますが、 Outlook の予定表に予定を登録したいけど、チェックは Google カレンダーで行いたいんです。で、その昔は Outlook 予定表 と Google カレンダーに同じ予定を2か所登録していました。そして、 Microsoft Flow に出会ってからすぐにそこの自動化に着手しました。

フローはシンプルに Outlook 予定表 に予定が登録されたら、 Google カレンダーに同じ情報が登録される仕組みです。

▼フローは超シンプル!

少し考えるとわかりますが、これだけだと予定登録はOKだけど、その後に予定を変更したり削除しても、それは Google カレンダーには反映されません。でも、僕自身が登録した予定をあまり変更したり削除しないので手間じゃない事と、全て手作業だったのが登録だけでも自動化されてそれで満足していたんです。

しかし、最近 Microsoft Flow のテンプレートを眺めていたらステキなテンプレートを発見しました!

▼「 Office 365 カレンダーから Google カレンダーにイベントを同期する」テンプレート!

なぬぅぅううう!追加だけじゃなくて更新や削除も同期されるとな!これはたとえうまく動かなかったとしても使ってみない手はない!と思い、上述の超シンプルフローは停止をし(愛着あるから削除はせぬ)、このテンプレートでフローを作成しました。では、検証してみます。

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Microsoft Teams :チームを作成すると裏で作られる Office 365 グループが Outlook に表示されなくなっていた

ふと気が付いたので例によっていつ変わったかはわかりませんが…(そして諸事情により気が付いた時から記事にするまでに更に1週間…)

Microsoft Teams でチームを作成すると、その裏では Office 365 グループが作成されるわけですが、Microsoft Teams を利用したい人はメールを使いたいわけじゃないので、正直 Office 365 グループのメールアドレスって必要ないですよね。また、場合によっては Microsoft Teams とは関係なく Office 365 グループもバリバリ利用している事もあり、そういう時に Outlook のグループに Microsoft Teams でチーム作成した際にできる Office 365 グループが表示されるのは邪魔でした。また、 Outlook 内から開くアドレス帳にも表示されて邪魔なんですよね。

それが、いつの間にか Microsoft Teams にチームを作成しても、 Outlook のグループにもアドレス帳にも表示されなくなったようです。(たしか過去に Microsoft 365 管理センターのメッセージに流れていましたっけ。)

ただし、仕様変更される以前に作成したチームのグループは継続して表示されています。

では、実際に試してみましょう。

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Outlook :タスクで定期的なアイテムの設定のUI崩れ

今朝見つけたのですが、 Outlook でUI崩れを発見しました。周囲何名かに確認してもらったら全員崩れていたので僕の環境の問題ではなさそうです。

何かというと、タスクの定期的なアイテムを設定するダイアログです。

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Outlook :ブラウザ内のメールアドレスをクリックした際に Outlook を起動させる方法

Windows10 を利用していて、ブラウザ内のメールアドレスをクリックすると、利用していない標準のメールアプリで開こうとします。なのでメールアドレスをコピーして Outlook に貼り付けていました。
ただ、最近の Office 365 のアプリにはブラウザ利用でもスクリプトで制御しているのかドラッグしてコピーができなかったり、右クリックしてもブラウザのメニューが表示できない事もあるので、結局メールアドレスをメモ帳などに手入力…なんて事も。(そして入力ミスなどで、これが誤配信の原因にもなりますね。)

そんなとき、ブラウザ内のメールアドレスをクリックした際に起動するアプリを Outlook に変更する方法がありましたので、それを紹介します。

▼Windows > 歯車

▼アプリ

▼既定のアプリ

▼メール > Outlook

▼こうなれば完了

Outlook で複数アカウントを利用している場合は、ちゃんと差出人を確認した方が良いですね。

Office 365 : Outlook で「備品」の予約

これまでの職場では、 Outlook は活用されていても会議室や備品の予約は別システムを使っていたりなどで、僕自身が Outlook フル活用された環境にいた事がないのですが…。

Office 365 の管理センターで「リソース」→「会議室と備品」から会議室と備品を登録できます。自分のテナントには遊びで会議室は自宅の部屋を、備品には車とPCを登録しています。

登録するとメールボックスが追加され、 Outlook の予定表で予約ができますが、会議室の予約は比較的わかりやすいけど、備品の予約方法がパっと見てわかりません。

僕のポリシーですが、こういう場合はあえて調べずに探し回ってみます。


見つかりませんでした。

観念して調べたところ、備品は出席者の欄に追加するとの事。
それ、わからないっす。

以下、ブラウザの Outlook で備品を予定に入れてみます。

▼ここには見渡す限り備品の欄がないので困っちゃうんですよね。

▼「連絡先」の右上のアイコンが出席者の追加

ここに直接入力するとサジェスト表示されるけど、一度も追加していない対象は表示されないようで、全然備品がサジェスト表示されなくて困りました。

▼初めて追加する場合は、追加ダイアログで検索をすると備品が出てきます。

備品は出席者と同じ扱いな感じです。極端な話、備品名が人名っぽかったりしたらややこしいですね。そこらへんはネーミングに規則性を持たせるなどで工夫でしょうか。(例えば「【備品】○○」とか。

▼必要な備品で「+」をクリックすると、必須出席者に追加されます。やはり人扱いです。

▼保存をすると連絡先欄の下に出席者欄が現れ、備品が表示されました。

▼送信すると通知に備品が承諾されたメールの通知が来ます。

人を追加すると、その人が承諾や辞退や何らかのアクションを起こすまではメールは届きませんが、備品は早い者勝ちなので自動で通知が飛ぶようです。

これで無事に備品を予約できました。
次に、この状態で同じ時間で備品を追加しようとするとどうなるかを試してみます。

▼一度追加した対象は連絡先のサジェストで表示されます。(「sura」って間違えても表示されます!)

▼「出席者」欄には追加されるけど「予定あり」と表示されます。

▼出席者を追加すると表示されるスケジュール アシスタントのアイコンをクリックすると…

▼備品は完全に人と同じ扱いで表示され、すでに予約されている事がわかります。

備品が既に同じ時間で予約されている状態だけど、このまま予定を送信してみます。

▼すぐに通知があり、備品の予約は辞退されてしまったメールが届いたようです。

このように備品は人とほぼ同じ扱い、つまり擬人化されているようです(違う)。備品も人と同じく大事に扱いましょう!というメッセージが込められてのこの仕様なのでしょうか?(違う)。これを知れば使い勝手は悪くはないとは思いますが、これを知らないと備品はどうやって予約できるの?となりますね。

「備品は擬人化されている」で覚えると良い…??。

極小ネタ iOS の Outlook アプリの「RSVP」ってなに??

今の会社では社内のやりとりにメールをいっさい使わず、全てビジネスチャットを使っているので、Outlookは利用していません。ただ今月からSESに出たのでSES先でOutlookを使うようになりました。そこでOutlook アプリを最近使うようになって、会議招集のメールが来た時に見慣れぬ「RSVP」ってボタンがありました。
特にSESという立場上、仕事で使っていると下手に知らずにタップすると後で謝罪をしなければいけなくなる可能性もあるのでむやみにタップできません。そこで念のために調べました。

このVSOPみたいな「RSVP」ってのは会議の承諾・辞退など返信するボタンだったんですね。このボタンをタップしても1アクションで承諾されたりしないので安心しました。タップするとさらにメニューが表示されます。(スクショとりわすれました…)。

RSVPってのは英語の略なのかと思ったらフランス語らしいです!頭の悪い僕が知らなかっただけで世界的には有名な略語なんですかね。でもローカライズされているアプリなのでここも日本語にしてほしいところですね。少なくとも僕みたいな人間がドキドキしながら触らぬ神に…という感じで利用しないので。