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Microsoft 365 Copilot ：Outlook の受信メールの要約と返信の下書きを Copilot にやってもらう（ YouTube 動画案内）

※本記事は Microsoft 365 ライセンスに加えて Microsoft 365 Copilot ライセンスも付与されているユーザー向けの内容です。

最近がんばっている Microsoft 365 Copilot お触りシリーズの4本目を昨日公開しました。

今回はより業務で多くの人が使えそうな機能の紹介です。

未だに業務で頻繁に利用しているコミュニケーションツールはメールかと思います。社内コミュニケーションは Microsoft Teams でメッセージでのコミュニケーションに置き換わっている会社も少なくはないと思いますが、やはりお客様やパートナー企業など社外の人とのコミュニケーションはまだまだメールが多いでしょう。社内は Microsoft Teams で社外はメールで…という環境の人にとっては、（コミュニケーションの量としては減らないものの）メールの量は減っているかもしれませんが、それでもやはり特に社外とのコミュニケーションは文面など、より気を遣わなければいけないこともあり、肉体的にも精神的にも疲れるし時間も取られがちですよね。特に営業職など社外とのコミュニケーションが多い人にとってはなかなか大変ですよね、メールって。

そんなメールで業務が逼迫しているような人に是非使ってもらいたい Copilot が Outlook です。とりあえず生成AIが得意とする「要約」「文章作成」あたりに一番マッチしそうですよね。

今回動画でデモをする上でよくあるシナリオを用意しました。すでに別の複数人でメールのやりとりが行われているメールスレッドに、急に宛先を追加された場合、メールスレッドの下から上まで読まなければいけないのがダルいですよね。そういう時こそ Copilot の要約機能が便利です。しかも Outlook の中で Copilot ボタンをワンクリックするだけでやってくれる。メール全部をコピーしてチャットベースの生成AIに貼り付けて要約をお願いするプロンプトを書かずとも、ワンクリックでやってくれます。

また、返信の下書き機能も非常に便利です。メールマナー的な部分もしっかり作ってくれます。下書きなのでもちろん送信前には人間が加筆したり調整する必要はありますが、ゼロから書くよりも遥かに楽です。

このようなシナリオで実際に触ってみたところを動画にしています。

このシリーズを継続してほしいと思っていただけたら、主に僕のモチベーションのためにもチャンネル登録と高評価と前向きなコメントをよろしくおねがいします。

Outlook の受信メールの要約と返信の下書きを Copilot にやってもらう [ Microsoft 365 Copilot お触りシリーズ #4 ]
https://youtu.be/wpWSRC6r9KI?si=KtqBDqXmhto9ufLj

Microsoft Teams ：新しいカレンダー（ Outlook と同じ）

Microsoft Teams は2017年に一般提供開始され、もうすぐ8歳になります（ 2017/03/14 が誕生日です。ちなみに僕の誕生日は 1976/03/08 です。）。当初は Microsoft Teams の事をただのビジネスチャットサービスやオンライン会議サービスではないという表現に「デジタルワークスペース ハブ」という表現をしていました。車輪に例えて Microsoft Teams がハブ（中軸）にあたるという事です。つまり、デジタルワークに関しては Microsoft Teams 内で完結できる（完結を目指している）という事です。なので色々な Microsoft 365 の各種アプリが Microsoft Teams 内アプリやタブやコネクタなどで接続されるようになりました。

という歴史を少しだけ振り返った上で、 Microsoft Teams にはカレンダーの機能もありますよね。これは Teams 会議のスケジュールのみ表示ではなく、 Outlook の予定表と同期されています。なので中には予定確認に Microsoft Teams のカレンダーを利用している人も少なくはないのではと思います。

ただ、 Microsoft Teams のカレンダーって Outlook の予定表とUIが異なるので、それが引っかかって Outlook の予定表を使っているという人も多いんじゃないかと思います。そういうフィードバックが多かったんでしょう。 Outlook の予定表とUX（ユーザー体験）を同じにするという意図で、新しいカレンダーのアップデートがあります。

2024/10/10付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

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Outlook ： Microsoft Places アプリを試す（トラップがあった）

Microsoft Ignite 2022 で Microsoft Places の発表がありました。

Microsoft Places をご紹介します: 空間を場所に変える
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/blog/2022/10/12/introducing-microsoft-places-turn-your-spaces-into-places/

「コネクテッド ワークプレイス プラットフォーム」というカテゴリらしく、結局何なの？というと、当初の発表では、リモートと対面の働き方を再創造するとか難しい事言っていますが、従業員の勤務場所を調整してAIの機能で最適化するという事です。この発表の時はまだ生成AIも出ていない頃ですね。こちら追加ライセンスを払ったりすれば色々できるようだけど、 Microsoft 365 のライセンスの範囲内であれば誰がいつ出社するのか？がわかって、対面で会議をしたいなと思った時に勤務場所も含めて調整ができるみたいなものかなと思っています。

その後、 Copilot の波でなんか消えかけている感じがしたけど、ひっそりとプレビューで展開されていたりしました。正直僕自身もあまりキャッチアップしていませんでした。

また、 Microsoft Places とは銘打っていないけど、勤務場所を Outlook から設定できる機能なら、2023年6月あたりに機能が追加されました。

Outlook ： Outlook on the web で勤務時間と場所を設定できるようになった

更に Microsoft Teams のステータスにも勤務場所の設定と表示ができるようになりました。

Microsoft Teams ： Microsoft Teams にも勤務場所の設定と表示が出るようになった

どちらの機能もアナウンスとしては Microsoft Places の名前は出ていないからイマイチよくわからないです。

そんなこんなでモヤモヤしているところに、 2024/10/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Places アプリが既定でオンになっています

Outlook で同僚とオフィスで会ったり会議したりする調整ができるとの事。勤務地が指定されていたら誰がどの勤務地で働いているかも確認できるので、対面でコミュニケーションをとる最適な出社日を決定できるという事。これは2022年に発表されたとおりの機能ですね。

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Outlook ：メールのリアクションを改めて試してみたらたぶん仕様が変わっていた

久しぶりに当ブログ内のアクセスランキングを見ていたら、過去にない傾向が出てきました。それは以下の記事が急にTOP3に浮上してきていたんです。

Outlook ：今更だけどメールのリアクションを試してみる

1年半前に書いた記事で、これまで全然ランクインしていなかったのになんで急浮上したのか疑問に思いましたが、実は先日この機能に関して違和感を覚えていたのでなんとなく心当たりがあったんです。その心当たりが正しかったかどうかは別として、良い機会なので改めて試してみます。

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Outlook ： FindTime がなくなり、代わりに Scheduling Poll （投票のスケジューリング）を使いましょう。とな？

Microsoft 界隈では昨日から Microsoft Ignite 2023 という大きなイベントが開催されているので、それに合わせて非常に膨大な情報の洪水が押し寄せてきていますが、みなさんはいかがですか？洪水を丸呑みしていますか？絞って飲んでいますか？逃げていますか？洪水があることに気が付かなかったですか？僕はと言うと「絞って飲む」派ですが、それでも僕のダメ頭脳のキャパをはるかにオーバーしていてなかなかキャッチアップが追いつけていません。結局のところ「 Copilot 」一色ではあるのですが、とりあえず仕事もプライベートもソコソコ忙しくて本ブログの更新も滞り気味だけど、 Ignite とは関係なく細かい Microsoft 365 のアップデートも多くて記事にしきれていないので、細々と記事を書いていこうと思います。

さて、今回はまず 2023/11/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに公開された以下のメッセージを見つけたところからスタートします。

▼ FindTime アドインは削除され、ネイティブ機能として Scheduling Poll に置き換えられています

FindTime が 2023/12/11 にリタイヤのようですね。4年前の2019年にちょっと触ってみた記事を書いていました。

Office 365 ：FindTime ってなんだ？ちょっと触ってみました！

（ちなみにこの記事を読み返さずにここから本記事を書いていきました。）

スケジュール調整の機能ですね。スケジュール作成者が予定の候補を出して出席者全員にアンケートを取るような機能。まぁでも僕の場合は、 Outlook や Microsoft Teams でスケジュールする際に「スケジュールアシスタント」から勝手に全員の空いてる時間に突っ込むor突っ込まれる感じなので、わざわざスケジュール調整をアンケートみたいにやる必要はないですけどね。強いて言えば、飲み会の日程を決める時くらいですかね。でも、僕の場合というか僕の環境では従業員は必ず予定をスケジューラーに登録しておく事になっているので空き時間に勝手に突っ込む文化になっているけど、場合によっては「空き時間であっても勝手に予定を突っ込むな！」という文化の企業も少なくはなさそう。そういう場合は事前に複数候補の予定を立ててスケジュール調整をしてからスケジュール作成するという面倒な手間が出てきますよね。

というわけで FindTime をそういう環境で有効に使っている方がいたらリタイヤは残念なのかな？と思いましたが、そういう環境にない僕には気が付かなかったけど、 FindTime に置き換える「 Scheduling Poll 」なるものがあるとの事。この機能は Outlook on the Web と Mac のすべてのユーザーが利用できるとの事。クラシック Outlook for Windows ユーザーも一部の人以外は使えるようですね。詳細はメッセージセンターのメッセージを確認ください。（自分の環境の更新チャネルが何かわからない人はIT部門に問い合わせると良いですね）

僕はそもそも Outlook on the Web 派なので、そちらで確認してみようと思います。

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Microsoft Stream ：スタートページの「＋追加先」ってなんだろう？（今後に期待…）

Microsoft Stream のスタートページについては先日もグリッド表示にいつの間に対応してくれた記事を書きました。

Microsoft Stream ：地味だけどうれしいスタートページのグリッド表示（いつ機能展開されたか不明…）

で、その時に気が付いたんだけど、スタートページの各動画の「…」で開くメニューの中に「+追加先」ってのがあるんです。

▼動画の「…」内のメニュー

いつ追加されたかわからないメニューだけど今までノーマークで、ふと開いてみたら、

▼「…」の中

Outlook の「予定表」と Microsoft To Do の「 To Do 」の2個入っていました。どんな挙動をするのかな？と気になったので試してみます。

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Outlook ： Outlook on the web で勤務時間と場所を設定できるようになった

「もしコロナ禍にならなかったら？」なんて色々なシーンで考える事ありますよね。今回ももしコロナ禍にならなかったらこんな機能追加されなかったんじゃないか？なんて思ったりしました。それが Outlook on the web で勤務時間と場所を設定できるようになる機能です。

■前段

※いつものことだけど前置きが長いです。興味ない方は飛ばしてください。

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Outlook ：今更だけどメールのリアクションを試してみる

【2024/12/05 追記】
現在仕様が変更されて、Exchange Online メールボックスを利用していないユーザーでも限定的な機能でリアクションができるようになっていました。以下の記事をご覧ください。

Outlook ：メールのリアクションを改めて試してみたらたぶん仕様が変わっていた

※いつもに増して長い前置きなので興味がなければ飛ばしてください。

■長い前置き

皆さんは10年くらい前に仕事でもコミュニケーションがメールからチャットに置き換わる世界を想像できていましたか？なかなかできなかったんじゃないでしょうか。

一方、プライベートでは皆さんの過半数は家族や友人とのコミュニケーションがキャリアメールやSMSから LINE に置き換わっていると思います。軽く調べると LINE がリリースされたのが2011年、そこから1年後の2012年には国内のスマホユーザーの2人に1人が LINE を利用するまでに爆発的に成長したようです。これはつまりメールよりもチャットの方が圧倒的に良いからですよね。ちょっと使ってみてダメだったらここまで成長しませんから。そして今ではおそらく LINE からメールに戻るのは厳しいんじゃないかと思います。つまり、プライベートではすでにコミュニケーション手段をメールからチャットに置き換える効果やメリットを体感できているんです。

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Microsoft Loop ： Outlook でも Loop コンポーネントが使えるように！

毎朝チェックしていたうちの一つがようやく僕の環境に展開されましたよ。まだまだ認知度も低くフワっとしている Microsoft Loop 。その中の3要素のうちの1つの Loop コンポーネントが Microsoft Teams のチャットで利用できるようになったのが去年2021年11月。

Microsoft Teams ：チャットに「 ライブ コンポーネント 」が来た

この頃はまだ「ライブ コンポーネント」という名称だったけど今は「 Loop コンポーネント」に改名されています。チャットのメッセージ内にコンポーネントを追加すれば、コンテンツをリアルタイムに共同編集できるというものですが、最終的には Microsoft 365 の色々なアプリケーションに場所を選ばず貼り付けて共同編集でき、更に「 Loop ページ 」や「 Loop ワークスペース 」といった現在まだ公開されていない要素でコンポーネントをまとめていけるという感じです。

▼ Microsoft Loop のイメージ図

このように Loop コンポーネントは上段のように様々なアプリに貼り付けて共同編集する事が可能。しかしそうするとゴチャゴチャしちゃいます。なので下段のように Microsoft Loop 自体はスタンドアロンとしても使う事が可能になり、 Loop コンポーネントを Loop ページでまとめて、更に Loop ページを Loop ワークスペースでまとめられるようになるとか。

さて、そんな中、 Microsoft Teams のチャットでしか利用できなかったところに、2022/04/18付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)Outlook メール プレビューのループ コンポーネント

メッセージタイトルにはプレビューという言葉がありますが、本文の展開時期の部分を読むと一般提供が7月に開始されるという事なのでよくわからない。これが展開されると Outlook のメールでも Loop コンポーネントが利用できるようになるので、 Microsoft Loop の全体像の実現に一歩近づきますね。場所を選ばずに様々なアプリ内に貼り付けられる事もウリの一つなのにこれまでは Microsoft Teams のチャットのみでしたからね。

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Microsoft Teams ： Outlook のメールを Microsoft Teams に共有できるようになった！

以前から Microsoft Teams のメッセージを Outlook のメールで共有する方法はありましたが、その逆に Outlook のメールを Microsoft Teams に共有する方法はありませんでした。たしか結構前からその機能が追加されるという話はあったけどなかなか追加されず…と思ったら突然追加されました！

僕個人的には Microsoft Teams のメッセージをメールで共有する機能については使い道も全くなくて無関心でした。ただ、その反対、メールを Microsoft Teams で共有する方は使い道はすぐ出てきます。社外とのやりとりは未だにメールが主力ですからね。例えば営業さんが個人で顧客とやりとりしていたメールの中に技術チームにも共有すべき内容が含まれていた場合は、簡単にメールを Microsoft Teams 内に共有できます。そのメールから共有したスレッドで、例えば「メールの返信どうする？」とか「対応どうする？」という議論ができて、スレッドとして整理された形で残ります。

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