Microsoft Teams :ついに絵文字やリアクションにカスタム絵文字が追加できる!ただしいくつか注意が!

さぁ、これはうれしい人が多いハズ!ただし超トラップがあって要注意でもあるので最後まで読んでください!

Microsoft Teams のチャットやチャネルのメッセージには絵文字でリアクションができますが、 Microsoft Teams が登場した当初は5種類だか6種類しかありませんでしたが、2022年12月あたりに約800種類にも増えました。

Microsoft Teams :チャット・チャネルのメッセージのリアクションの絵文字が大幅に増えた

ただし、例えば Slack は結構前からカスタム絵文字を追加できていて、そこに魅力を感じている人も少なくはなかったと思います。そんな中、今年2024年5月に Microsoft が開催したイベント Microsoft Build 2024 でカスタム絵文字が使えるようになるという発表があり楽しみにしていましたが、ついに僕の環境にも展開されていました。確認したところ対象リリース環境だけじゃなく標準リリース環境でも展開されているようです。

2024/05/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Teams: カスタム絵文字とリアクション

これを読む限りではアップデートが展開されれば既定で利用可能になります。また標準リリース環境への展開は7月中旬スタートとの事だけど、僕が利用している標準リリース環境にはすでに展開されていました。という事で触ってみます。

■カスタム絵文字の追加

※先に言いますが、既定ではユーザーはカスタム絵文字を追加できるけど削除はできません。会社の環境に悪ノリして追加してしまうとトラブルにもなりかねないので要注意です。これがトラップです…。

▼どれでも良いのでメッセージにマウスを置いて「その他のリアクション」をクリック

▼リアクションボックスの右下の「組織の絵文字」をクリック

この「組織の絵文字」のアイコンが表示されていない場合は、まだアップデートが展開されていないか、そもそも管理者がカスタム絵文字を利用できなく設定しているかのどちらかでしょう。

▼「絵文字を追加する」をクリック

するとファイルを選択するボックスが表示されるので、PC内から絵文字として追加したい画像を選択しましょう。

ここでまた気を付けるべきは追加したい画像ファイルです。メッセージセンターのメッセージには「画像または GIF ファイル」と書いていますが、特にファイルサイズや画像の大きさには制限事項は言及されていません。また、ファイルを選択するボックスを見ると、

▼ファイル選択の際の拡張子の部分

既定ではカスタムファイルに「 *.png *.jpeg *.gif 」が指定されています。ここ気になりますよね。 .jpg がない事が。 .jpg と .jpeg って拡張子は違うけどファイルの種類自体は同じものであるという認識の上に、世間一般では .jpeg よりも .jpg の方が知られていて利用されていると思っています。その .jpg がここにないんですよね。ないからファイル選択のボックス内にも .jpg の画像ファイルは表示されないんです。仕方ないので「カスタムファイル」を「すべてのファイル」に切り替えました。

▼「すべてのファイル」に切り替えて、 .jpg の画像を選択

▼絵文字に名前を付ける

ここの上部の注意書きが大事なんですよね。ユーザーが追加した絵文字はテナント内のすべてのユーザーが利用できるようになるという事。自分だけのオリジナル絵文字ではないという点。そして、そのオリジナル絵文字は誰が追加したかもテナント内のすべてのユーザーが知る事ができるという点。ここも要注意です。

▼名前を入力したところエラー

ここも注意点。日本語はダメですね。

▼半角英字でも大文字はダメですね(設定のクセが強い)

▼これで「絵文字を追加する」をクリックすると、

▼カスタム絵文字の追加完了

と、僕の中で追加完了できた事は想定外でした。実はこの記事を書く前に先に試した時は、上の方法で .jpg の画像を追加しようとしたらエラーが発生したんですよね。仕方ないので .jpg を .jpeg に変更して再度追加を試みたら成功したんです。なので「カスタムファイル」に *.jpg の表示がなかった通り、 .jpg の画像ファイルは追加できないと思ったんです。なのに今試したらエラー出ませんでした。ここら辺はちょっとわかりませんが、もし .jpg でエラーが出た時は、試しに拡張子を .jpeg に変更してから再度追加を試みても良いとは思います。

とにかくカスタム絵文字の追加ができました。自分が追加する分にはカスタム絵文字の反映には時間はかからずすぐに利用できました。

▼カスタム絵文字でリアクションできた

▼既定のリアクションにカスタム絵文字を追加する事もできます

▼リアクションだけじゃなく、メッセージ内に挿入する絵文字でも利用可能

▼モバイルアプリは手持ちの iPhone なら追加はできなくても利用できました

■他のユーザーが利用

カスタム絵文字を追加すると、テナント内のすべてのユーザーが利用できてしまうという事なので試してみます。

▼別のユーザーがカスタム絵文字を開いたところ

たしかに追加されていますね。

▼右クリックをすると誰がいつ追加したのかが表示されます

▼使う事もできました

ただし、僕が確認したところ、他のユーザーにカスタム絵文字が表示されるには時間がかかる場合もありました。

■既定ではユーザーは自分が追加したカスタム絵文字も削除できない

さて、すでに伝えた通り、既定の設定ではユーザーはカスタム絵文字を追加できても削除ができないトラップがあります。

▼エンドユーザーがカスタム絵文字を追加したけどやはり削除したいという場合

▼右クリックしようが何しようが削除できません

という事で、これがおそろしいトラップでした。

■カスタム絵文字を削除できる権限を持っているユーザーはどうやって削除するの?

あとで説明しますが、権限を付ければカスタム絵文字は削除できます。

▼削除したいカスタム絵文字を右クリックしたところ

削除権限がないユーザーだと誰がいつ追加したかの情報しか表示されないけど、削除権限があるユーザーだと削除できるメニューが表示されるので、ここから削除できます。

削除の場合は他のユーザーに反映されるまで最大24時間かかる場合があるとの事です。

注意点としては、自分以外のユーザーが追加したカスタム絵文字も削除できてしまうという点。つまり、追加してもテナント内全ユーザーが利用できるし、削除してもテナント内全ユーザーに影響が出るという…。

ちなみに Slack の仕様はどうなんだろう?と思って調べたところ、カスタム絵文字の追加は同じく組織全体で利用できるようになるけど、

削除に関しては自分が追加した絵文字のみ削除可能のようです。

上記スクショの参照元
ワークスペースにカスタム絵文字とエイリアスを追加する

個人的には Slack の仕様が良いなと思いました。

また、削除したカスタム絵文字をそれまでに利用されていた場合、削除後でも利用済みの絵文字が消えるような事はありませんでした。

■削除権限を付与するには?

そもそもカスタム絵文字自体をオフにさせる設定場所もありますが、それはあえて紹介しません。

既定では削除できないカスタム絵文字ですが、管理者が Microsoft Teams 管理センターから設定できます。メッセージングポリシーで設定をします。ただし、このポリシーの変更もしっかり検討しなければいけない事があるので要注意です。以下は試すだけなので「グローバル」で設定変更していますがそれが適切ではないので管理者の方は自社の環境を考慮して設定の検討をしてください。

▼メッセージングポリシーで例えば「グローバル」を選びます

▼カスタム絵文字の項目

このように既定では「カスタム絵文字をアップロードする」はオンで、「カスタム絵文字を削除する」はオフになっています。じゃ、これをオンにすれば良いのか?

▼オンにして保存しました

設定反映には時間がかかる事があります。

※全然設定が反映されないので、ポリシー設定変更後の挙動に関しては、諸事情によりここは後日書き足します(数時間後にハワイに旅立つため…)。

ただ、既述のとおり、ここをオンにしてしまうと自分以外のユーザーが追加したカスタム絵文字も含めて削除できてしまうので、ポリシーをどうするか?どの範囲まで適用させるのか?あたりはしっかり検討しないといけないところですね。 Slack のように自分が追加したカスタム絵文字のみ削除できるように今後なると良いなぁとは思いますが(もし現時点でもその設定ができるのを知っている方がいらしたらご連絡ください!)。

■制限事項は?

制限事項はメッセージセンターのメッセージを読むと、まずカスタム絵文字の最大数は1テナントあたり最大5,000個のようです。それ以外は特に記載はなさそうです。


■まとめ

おそらく要望が多かったであろうカスタム絵文字を利用する事ができました。まだ展開されたばかりなので展開されていない場合は正座で待機ですね。また、結構注意事項が多いですね。まず既定ではエンドユーザーは気軽に追加できるのに削除はできないというトラップ。悪ノリして変な絵文字を追加したり、画像ファイルの選択時にウッカリ変なファイルを選択してしまったなどの操作ミスだとしても、削除ができないという点はトラブルにもなりかねません。そしてメッセージングポリシーを変更してエンドユーザーが削除できるようになったとしても、自分が追加したカスタム絵文字だけじゃなく、他ユーザーが追加したカスタム絵文字まで削除できてしまうのは、これまたトラブルにもなりかねないですね。自分で用意した画像をカスタム絵文字として登録できるという事は社内利用だとしても著作権あたりも気を付けなければいけないですね。それぞれの会社に合った形でポリシーを検討する必要があるし、エンドユーザーにもアナウンスしておく必要があると思います。トラブルは何かと起きるものですが、失敗体験は利活用促進の妨げにもなりかねないので、しっかり検討して、楽しく利用したいものですね。