Microsoft 365 ( Office 365 )

Microsoft Teams ：会議の「共同開催者」が展開されたので試してみる

Microsoft Teams の会議は既定の設定では会議をスケジュールした人が「開催者」という役割で、それ以外の人が「発表者」という役割です。少人数の気軽な会議であればこれで誰でも話せてチャットができてカメラをオンにできてコンテンツを共有して発表もできます。なのでそもそも「役割」を意識せずに利用できるんですよね。
しかし会議と一言で言ってもそういう会議もあれば大人数で役員などお偉いさんが参加するような会議もあり、その会議をトラブルなく円滑に進行させるには「開催者」「発表者」の他に「出席者」の3つの役割を把握して様々な機能を駆使しないといけない場面もあります。そしてこれらを担うのが「開催者」です。開催者にしかできない機能もあるので。しかしおそらく開催者は会議をスケジュールした人なので実際の会議の司会役もするケースも多いです。実際の会議の司会をしつつ Microsoft Teams の開催者の役割も果たすとなるとなかなか大変です。「役割」とできる事・できない事については、以下のページを参照してください。

Teams 会議での役割 – Office のサポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/c16fa7d0-1666-4dde-8686-0a0bfe16e019

そういう事もあってか「開催者を増やしたい」「他の人に開催者になってほしい」というニーズを良く耳にしました。そしてついに「共同開催者」という機能が展開される事になったんです。

2021年10月20日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)共同開催者会議の役割

去年の10月に公開で約9ヶ月で展開されたという事で何度か展開延期がありましたがようやくですね。ただ事前情報ではすでにガッカリする事もあったりします。全て試すには時間がないのでメッセージセンターのメッセージの内容ベースで話す事もありますが、まずは試してみます。

Microsoft Teams ：会議に「 ID を使用して参加」（会議 ID とパスコード）

Microsoft Teams の会議に参加する方法は、参加者として追加されていれば招待メールから参加できるし、 Outlook の予定表からも参加できるし、 Microsoft Teams のカレンダーからも参加できます。また会議にはURLがあるので会議参加者がURLを送れば、招待されていなくてもそのURLを叩けば参加できます。もちろんロビーの設定をしていたら許可されなければ参加できないなどのオプションはありますが。

今回は会議に参加する方法が1つ追加されました。それが「会議 ID」と「パスコード」の組み合わせです。

2022/06/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ ミーティング ID とパスコードによるミーティングへの参加

僕の環境に展開されたので触ってみたいと思います。

Microsoft Teams ：チームの「タグ」を削除しても復元できるようになった

Microsoft Teams のチームのタグ、皆さん使っていますか？えっと、僕は使っていません(笑) これ、おそらくタグを使ってみてわかると思いますが、メンテナンスが面倒です。おそらくタグを管理できるユーザーをチームの所有者に絞っているチームが多いと思いますが、マメな所有者であれば問題ないけど、チームメンバーの入れ替わりが激しい場合やタグに追加するメンバーの増減も激しい場合はちょっとメンテナンスが面倒ですよね。そしてタグはタグメンションで利用して効果が出るものだけど、メンションという機能の特性上、1人でもメンバーが少ないと良くないし（その人だけ通知が飛ばないなど）、逆に関係ないメンバーがタグに残っているとその人にとっては迷惑になります。そしてメンテナンスがしっかりされていないと利用する側も信用できないので使われなくなります。つまり、メンテナンスが面倒な上、ちゃんと使うならシビアに管理しないといけないものかと。だから僕は使いません。

と、これから紹介する機能をいきなり否定してしまったような言い方をしてしまったけど、あくまでも僕個人が使うかどうか？の話なだけで、もちろん便利に利用している人も多いだろうし、そういう人にとっては今回紹介する話はうれしい追加機能かも。

2022/03/25 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)「タグの管理」タブへの復元オプションの追加

このメッセージを読んだ時にふと気が付いたんです。タグって削除したら復元できないんだ、と。使ってないからこそ気にならなかったけど。そしてメッセージを読むと「タグ」と「タブ」でややこしい(笑)

で、上でも書いたけど基本的にタグはチーム所有者が管理すると思うけど、設定次第ではチームメンバーも管理ができます。

▼「チームを管理」の「設定」タブ内のタグの管理者を選択できる場所

自由にメンバーにも任せているようなチームだったり、所有者に管理を限定しているチームでも所有者自体が多かったりすると、勝手に削除しちゃう人や操作ミスで削除されちゃう事もあるかと思います。その場合、また作り直さなきゃいけなかったんですよね。それが復元できるようになったという事です。

僕の環境に展開されたので触ってみます。

Microsoft Teams ：【再】チームのチャネル名を変更すると SharePoint 側のフォルダー名も変更されるようになった

およそ9ヶ月…長かった…。2021年10月に以下の記事を書きました。

Microsoft Teams ：チームのチャネル名を変更すると SharePoint 側のフォルダー名も変更されるようになった

この仕様変更を僕の環境で確認したのですが、その数週間後に仕様が元に戻っちゃってたんですよね。原因もわかりません。おそらく何かしらの不具合があったんでしょうね。そして…。

2021/12/18 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のようにメッセージが再掲されました。

▼ (更新)Teams チャネルと対応する SharePoint フォルダー間のペアリング命名規則

MC280294 から MC306666 に変わって再掲されていますが、書いてある内容は大きく変わりはないようです。ただ、メッセージ公開日からこれまた何度も展開期間の遅延が発生し…ようやくあれから9ヶ月で僕の環境にも再度展開されました。では見ていきます。

Microsoft Teams ：会議の画面共有の「共同注釈」機能の気を付けるべき点

昨日、 Microsoft Teams の会議で画面共有した上から絵や文字を書き込める共同注釈機能について紹介をしました。

Microsoft Teams ：これは便利！会議で画面共有の上に参加者が書き込める共同注釈

この記事を公開した後に、お馴染みの Microsoft MVP 仲間の太田さんとの会話でふと気が付かなかった点が話題に挙がり、これは記事として追加しなければ！という事で記事にします。上の記事内でも注意点を挙げていますが、それとは違います。

何を注意すべきか？ズバリ「 OneDrive for Business 」です（以降「 ODfB 」と略します）。関係なさそうですよね？でも、関係あったんです。

Microsoft Teams ：これは便利！会議で画面共有の上に参加者が書き込める共同注釈

Microsoft Teams の会議で画面共有された上に書き込みたい時ってありませんか？例えばデザインや設計のフィードバック、例えば PowerPoint でプレゼンする時にマーカーを使うような感覚で画面共有上に囲みを書いたり矢印を書いたりしたい時。それができるようになります。

2022/05/23 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ プレゼンター共有画面での共同注釈

「共同注釈」という言葉がもしかしたらピンと来ないかもしれないですね。英語では「 Collaborative Annotation 」と言うそうです。僕の環境に今朝展開されたので試してみます。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：【読者さん情報】リストの予定表ビューの書式設定で条件に指定できない列を指定する裏技

※当ブログ全体が「自己責任でお願いします」ですが、本記事は裏技なので「自己責任×2 でお願いします」。また最後まで読むとわかりますが、要件が100%満たせるわけではありません。

「アウトプットしているとインプットが集まる！」と僕は良く言うけど、今回読者さんからアンケート経由で非常に助かる情報をいただきました。早速記事にさせていただきます。有力な情報ありがとうございます。

昨日の記事で Microsoft Lists のリストの予定表ビューの書式設定が展開されたので触ってみた話をしました。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：予定表ビューが使えるようになった！

この中で僕は使っていく上でガッカリな仕様を発見したんです。それが、条件付き書式設定の条件にあたる列の選択で、タイトル列や日付列は指定できるものの、選択肢列を指定できないという点です。僕が想定する利用シーンだと、選択肢列で選択した値に応じて色分けできれば色々な利用シーンがあるなと思っていたのに…と。

そうしたら教えてくれたんですよ。まさに裏技です。今から紹介します。

Microsoft Lists ／ SharePoint ：リストの予定表ビューにも書式設定ができるようになった

リストのビューに書式設定が加わったのが2017年11月あたりです。もう4年半以上前なんですね。

SharePoint ：Column formatting を使ってみたけど僕には今のところ難しい

当時は JSON で書くしかなく、一般ユーザーには敷居が高かったと思います。そこから1年ちょいで書式設定にデザインモードが追加され、 JSON 書かなくても多少の事はマウス操作程度で利用できるようになり、グッと敷居は低くなりました。

SharePoint ：列の書式設定（ Column formatting ）にデザインモードが！

そこからデザインモードも徐々にできる事が増え、書式設定自体もできる範囲が増え…そして今。2020年11月に展開された予定表ビューにもようやく書式設定が使えるようになるとの事。2022/06/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft リストの予定表ビューの条件付き書式

珍しくメッセージ公開からすぐに展開開始され、僕の環境でも展開された事を確認できたので、試してみたいと思います。

Micrsoft Whiteboard ：メモ（付箋）にリアクションが付けられるようになっていた（ブレーンストーミングに最適？）

Micrsoft Whiteboard 使っていますか？と、毎回問いかけている気がします。おそらくそこまで使われていないんじゃないか？とも思っています。 Microsoft Whiteboard は特に Microsoft Teams の会議で使えるようになり、しかも当初はストアアプリ版よりも機能が全然使えなかったのが、今やブラウザー版と同じく、ストアアプリ版よりも機能の実装が早い場合もあるくらい優秀になってきています。とにかくリモート会議やハイブリッド会議においては物理ホワイトボードを使っても書き込める人は限られちゃいますが、 Microsoft Whiteboard を使えば場所問わず書き込めます。しかもストアアプリやブラウザーを別途立ち上げなくても、 Microsoft Teams の会議ウィンドウ上で全員が書き込めるので、ホワイトボードに全員で書き込みながらワイワイやりたい場合は使わない手はないんじゃないかと思っています。…と、このウリ文句も毎回書いてる気がしますが、検索でピンポイントにこの記事に辿り着く人が大半なので、大事な事は毎回書くスタイルです。

ただし…大きな障壁を一つ挙げるとしたら、タッチパネル対応のPCじゃないと微妙という点。マウス操作で絵を描く体験は物理ホワイトボードにペンで描く体験よりはグっと劣りますからね。逆に文字を書く体験という意味では物理ホワイトボードだと字が汚くて読めないのが、 Microsoft Whiteboard ならテキストをタイピングで入力すれば逆に良い体験だったり。

さて、長くなりましたが、本記事の話は、タッチパネル非対応のPCでも良い体験になるし、物理ホワイトボードよりもグッと良い体験になる事間違いなしの機能かなと思います。