Word にもいつのまに「自動保存」機能!そして気になる事を検証!

タイトルですでにオチていますが…。そして、おそらくもっと前から追加されたとは思いますが…。

以前、このような記事を書きました。

Excel / PowerPoint にいつのまに「自動保存」機能?

この時点(2017/08/23)では、 Word には自動保存機能はなかったんですよね。元々、あまり業務で Word 使わないので気が付かなかったのですが、ふと見たら…

▼ Word にもいつのまにあった!

もちろん、グレーアウトされてるけど、 OneDrive に突っ込めば、

▼機能します

自動保存機能は僕個人的にはかなり重宝しています。

ところで一点、自動保存機能について気になる点がありました。ファイルを開いただけで自動保存がオンになっているけど、開いた時点からどんどん更新されてしまうのか?
というのも OneDrive ならまだ良いけど SharePoint のライブラリ内のファイルだと、チーム内の共有ファイルの場合、閲覧しただけなのに自動保存のせいで更新扱いになったとしたら嫌じゃないですか。更新日時と更新者のスタンプは消せませんからね。ただ閲覧しただけなのに更新扱いになるって嫌ですよね。この検証をするまではなんだか不安なので、ファイルを開いたら急いで自動保存をオフにしてました。

ではモヤモヤを解消するために、検証してみます。

SharePoint のファイルを開いて放置してみました。

▼ライブラリにアップロードしてある、このファイルを開きます

▼開きました!「自動保存」が明るいです!

この状態で20分ほど放置…。もし自動更新機能が閲覧しただけで働くのであれば、放置後にライブラリのビューページを更新したら、更新日時(フレンド理表示)が数秒前になってるハズです。

▼ライブラリのビューページを更新しても更新された痕跡ナシ!

つまり、自動保存がオンになっていても、閲覧だけなら自動保存はされないという事がわかりました。(ま、普通はそうですよね…。)これでファイルを開く時に急いで自動保存をオフにする必要はなくなりました。

では、次の疑問として、どのタイミングで自動保存されるのか?

とりあえずファイルを開いただけでは大丈夫で、次に…

▼任意のセルをクリックしても大丈夫

▼セルをダブルクリックしてカーソルを当てると…!?

おっと!画面上部中央に変化が!それまではファイル名と最終保存日時が表示されていたけど、セルをダブルクリックしたら、「 SharePoint に保存」と表示が変わった!つまりこの文章のそのままの意味。

▼ライブラリのビューページを更新すると更新日時が「数秒前」に!

という事で、今回は Excel で検証してみたけど、セル内に入力したりしなくても、セルをダブルクリックしてカーソルを当てただけでも自動保存が機能することがわかりました。ただ、上述の通り、ただ閲覧するだけなら自動保存は開始されない事がわかったのでよかったです。もちろんこの記事を読まれた方は念のため自分の環境でも試してみて挙動を確認してください。

僕は現在は自分のPC内だけにデータを置くことはありません。ほぼ OneDrive にデータを保存しています。何かと便利だしバックアップの心配もないですからね。PCと同期すれば操作性だけ考えると OneDrive に保存してるという事を意識せずにエクスプローラーで自分のPC内を扱っているようにファイルを操作できるし。急にPCが壊れたとしても問題ないです。今のところ OneDrive は Office 365 の E3 や E5 などは無制限ですが、僕が契約してる Business Premium なんかは 1TB が上限なので、そこは気を付けたいところですが。

Microsoft Teams :モバイル端末から貼り付けた画像は SharePoint のライブラリには保存されない(サポートに問い合わせ、他、色々脱線して検証)

Microsoft Teams はおよそモバイル端末でも利用できる事で、いつでもどこからでもコミュニケーションを開始できる事で、真価を発揮すると言っても良いと思います。我が家では嫁さんと LINE の代わりに Teams を利用しています。(嫁さんの iPhone では何故か通知が出ないらしくて困っていますが…)

Teams をモバイル端末( iPhone )で使っていて、画像ファイルについて気が付いた事がありました。それがタイトルの通りです。iPhone のアプリで画像アイコンから貼り付けた画像は、 ファイルタブ内(つまり SharePoint のライブラリ)には保存されないんです。再現してみます。

■PCから画像を添付

▼PCのデスクトップアプリにドラッグ&ドロップで画像を会話内にブチ込みます

▼会話を開始すると画像が会話内に表示されます

▼「ファイル」タブに行くと添付した画像が表示されます

つまり、チームと接続されている SharePoint のチームサイト内のライブラリにアップロードされているという事で、僕の知る限りこれが通常の挙動です。

■モバイル端末から画像を添付

▼会話内に画像を表示させるには一番左の写真アイコンをタップします

▼会話を開始すると同じく画像が会話内に表示されます

▼PCのデスクトップアプリで確認すると画像は表示されています

しかし!

▼「ファイル」タブに行くと添付した画像は表示されていません(先程PCから追加した画像しかない)

■差異を確認(色々検証した結果、少し脱線もしています)

この2つの方法で表示させた画像の差異を調べてみました。

▼PCからの画像はセンタリングされ、iPhoneからの画像は左寄せ

▼画像を右クリックすると、PCからの画像は専用メニュー、iPhoneからの画像は「画像をコピー」

左クリックの挙動には差異はありませんでした。

▼PCからの画像をコピーしたい場合は、左クリックして表示された画像を右クリックすると可能です

▼「画像をコピー」でコピーした画像は会話内にペーストできます

この方法で表示させた画像の扱いは iPhoneからの画像と同じく、ライブラリにアップロードされませんでした。

更に、これらの画像ファイルをダウンロードしてみると…

▼ダウンロードしたファイル

PCからの画像はアップロードした元ファイルのファイル名だけど、iPhoneからの画像や上述の方法で会話に挿入した画像は[ MicrosoftTeams-image ]というファイル名でダウンロードされます。

▼っていうかそんなことをやっていたらなぜかユーザーのプロフ画像の表示がおかしくなってしまいました…

▼さらにおかしくなりました…

これはたまたまなのでしょうか。何かの操作の影響なのでしょうか。(変な事を色々やったので。)最終的にサインインしなおしたら直りました。直ったので脱線検証を更に脱線させます。

少し面白かったのが、右クリックすると出てくる「画像をコピー」ですが、

▼あれま、(直りたての)ユーザーのプロフ画像も右クリックするとコピーできます!

▼同じく会話にペーストができます

▼投稿できたけど、またユーザーのプロフ画像がおかしくなってる…

■ Microsoft のサポートで聞いてみました

これまでも色々と変な問い合わせをしてきましたが今回も気になったのでサポートに問い合わせました。どんな問い合わせにも丁寧に親切に教えてくれます。
モバイル端末から貼り付けた画像ファイルはライブラリにアップロードされていませんが、必ずどこかに保存されている事は確実なので、そこがどこなのか?など、気になったのでサポートで問い合わせしてみました。

まず、モバイル端末から画像ファイルをライブラリにアップロードしたい場合は、
写真アイコンからではなく、クリップアイコンからアップロードしてくださいとの事です。(でも画像って会話に貼りついていないとねぇ…)ただし、iOS版に限ってはOS側の機能制限で外部ストレージにのみアップロードする事が可能で、 SharePoint にはアップロードできないそうです。

そしてモバイル端末から貼り付けた画像ファイルの保存場所は、 Microsoft Teams 独自の Azure 上のストレージが利用されているとの事です。(PCのデスクトップアプリでも会話内に画像をペーストした際も同じとの事。)また、この Azure 上のストレージは現時点では上限は設けられていないとの事です。
他に気になる点としては、保存場所が Azure 上であることから、この方法で保存されたファイルは、ユーザーや管理者が後から確認をしたり一括削除をするなどの操作は行えないとの事。また、コンプライアンス センターからのコンテンツの検索対象外であるとの事ですが、これはつまり監査ログの対象外という事かしら。場合によっては気になりますね。

チャットに写真を貼り付けるのってモバイル端末からの利用では大事な点でもあるので、とりあえずはそんな仕様であるという事は把握しておいた方が良いかも?モバイル端末だとOSの制限などもあるからなかなか難しいとは思うけど、できればPCもモバイルも同じ挙動の方が良いですね。

SharePoint :モダンページやニュースの下部にページの利用状況情報が表示

Ignite 2017 で発表された SharePoint のアップデートの中に、ページやニュースの下部にページの利用状況情報が表示されるという話がありました。

SharePoint pages and image editing updates in Office 365
https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/SharePoint-pages-and-image-editing-updates-in-Office-365/bc-p/164833

▼メッセージセンターでは2/27にメッセージがありました。

が、なかなか僕のテナントに反映されず…ようやく最近反映されました。
英語名では上述のページを見ると「Page usage information」という名前らしいです。とりあえず「ページの利用状況表示」とこの記事では書きます。

ページの利用状況表示はサイトのホームページを除いたモダンページに表示されます。つまりクラシックUIのページには表示されません。(そもそも今後もクラシックUIのアップデートはない、もしくは滅多にないと思いますが。)

▼モダンページ下部に「ページの利用状況表示」があります。

▼拡大

・「いいね!」
・「コメント」
・表示回数

機能としてはシンプルにこの3点ですが、それぞれ何ができるのか?を探ってみます。

[1]いいね!

▼クリックすると「これにいいね! しました」と表示が変わります

若干わかりにくいのがいいね!をした後にこのエリアを再度クリックする時は、
指アイコンとテキストでクリック後の挙動が違う事です。

▼指アイコンにマウスホバーするとツールチップが表示されますが、ここをクリックするといいね!を解除します。

▼しかし、テキスト(「これにいいね!しました」)をクリックするといいね!したユーザーの一覧が表示されます。

これはちょっとわかりづらい。最初、一度いいね!したら解除できないかと思ってしまいました。あと、クラシックUIの頃からそうだったけど、誰が評価をしたのかがわかるのは嫌だという人が多いので、表示のオンオフもできたら良いなぁと思います。(これがわかるからなかなか利用されない機能だったりも。)

▼ちなみにサイトのページライブラリの列で「いいね!数」「コメント数」は表示可能です。ビュー上でこれらの数を知る事もできますね。

いいね!をやめたい場合は?

▼サイトのページライブラリの評価の設定はいいえになってる…

どうやらこのいいね!は評価機能とは別らしいです。つまり「いいね!」単体で非表示にする事はできなそう?というのが現時点での僕の見解です。

[2]コメント

これはもっとシンプルで、元々モダンページやニュースには下部にコメント欄があります。これまでにも以下の記事を書いてきました。

SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントがオンオフできる
SharePoint :SharePoint 管理センターでサイトのページのコメントの有効/無効

▼「コメント」をクリックするとページ内リンクでコメント欄に移動されます

▼コメントをすると「1件のコメント」と表示が変わるので、何件のコメントがあるかもわかります

では、コメント自体をページでオフにしたら?

▼編集モードでコメントをオフにした時点でページの利用状況表示のコメントも非表示になりました

[3]表示数

これは更にシンプルでただただ表示数を表示するのみで特にクリックできたり、誰が表示したのか?はここからはわかりません。

以上です。

ここらへんの閲覧者からの反応がわかるのは情報提供者(ページやニュースの作成者)のモチベーションアップにもつながるので良いですね。利用状況などもこれまでも機能はありましたが、見るまでに何クリックかあってダルかったのですが、これなら即見る事ができますしね。
過去に何度か書いてるけど、これまで通達・連絡あたりをお知らせリストを使っていたのが、やはりマイクロソフト的にはニュースを使う方向にかなりシフトしていって、新機能が続々と追加されますね。

ただ、それでもこのページの利用状況情報を無効にしたい場合も想定し、無効にできる方法をメッセージセンターのメッセージにて紹介していますが、う~ん… PowerShell かぁ…。テナントレベルでもサイトレベルでも無効にできるようだけど、これもそのうちボタンで設定できるようになってくれるとうれしいですね。

以下、メッセージセンターのメッセージ(英語)から抜粋

To disable on a tenant level:
Set-SPOTenant -SocialBarOnSitePagesDisabled $true

(*The following are example PowerShell commands*)
To disable on a site level (for https://contoso.spgrid.com site):
Set-SPOSite -Identity https://contoso.spgrid.com -SocialBarOnSitePagesDisabled $true

SharePoint : Office 365 グループのホバーカード??

数日前にメッセージセンターに上記のメッセージが表示されました。ホバーカードってなんでしょう?実際にチェックしてみます。

Office 365 Groups のグループに接続された SharePoint のチームサイトが対象です。グループ名にカーソルを合わせると表示されるという事ですが、つまり SharePoint のサイト名の部分ですね。カーソルを合わせるというのはマウスホバーするだけではなく、サイト名をクリックすると表示されます。

▼サイト名をクリックするとホバーカードが表示されます

▼ここから Office 365 Groups のグループが利用できる色々にアクセス可能です

▼ここをクリックすると

▼グループ一覧が表示され、メンバーの追加が可能です

▼「参加済み」をクリックすると

▼脱退できます

つまりこれらはメッセージセンターで記載されていますが、Outlook で Office 365 Groups のグループにアクセスした際の、ヘッダー部分と同じような事が SharePoint からでもできますよという事でしょうかね。

▼Outlook の Office 365 Groups のグループの上部

様々な場所から同じ操作ができるという事がUX向上につながるという事ですね。ユーザー目線からだと色々が色々なところからというのは…その変化に付いていけずに混乱というネガティブな考えも出てしまいますが、個人的には一般的なWebサイトではサイトロゴやサイト名をクリックすると、そのサイトのホームページにリンクされるので、ロゴとサイト名でクリックする挙動が違うなど、SharePoint のクセである事をエンドユーザーにまで周知しておく必要はあっても良いかも?

▼こんな感じ

ちなみに、Office 365 Groups のグループに接続されていないモダンページのサイト名はクリックしても何もアクションはありません。

更に言うと、モダンUIとクラシックUIはユーザーが切り替えできますが、この位置関係を見るとサイトアイコンの右隣のテキストの役割が違うから結構混乱しがちですよね。モダンUIでは一貫してサイト名だけど、クラシックUIはその場所によってアプリ名だったりしますからね。

▼「ドキュメント」ライブラリのモダン/クラシックの比較

Microsoft Teams :利用者目線での気になる点(Enterで誤爆 編)

Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ、以下 Teams)は最近1歳になったというツイートを発見した気がしました(記憶怪しい)。そして今、 Office 365 の数あるアプリの中でもアツいアプリのうちの一つではないかと思います。先日の勉強会でもかなり関心がある感じでした。

今まで Teams は家庭内で嫁さんと LINE の代替として使ってる程度でした。この場合、モバイル端末利用が100%なので、PCで Teams を利用する機会がほとんどありませんでした。ここ最近、ようやくPCで利用する機会が増えてきたので、気になる点などを今後シリーズ化して挙げてみたいと思います。

今回のお題は最も多いであろう気になる点。

■ Enterで送信。という仕様がしんどい…

これまでの様々なPC操作で「Enter=改行」というクセがついてしまっているので、Enterを押すと送信してしまう Teams の仕様にイライラが隠せない人は多いハズ。以前、 Office 365 内とその他のEnterの挙動を調べた事があります。

Office 365 のそれぞれのサービスの「改行」「投稿(送信)」方法 ショートカットキー

(これ今気が付いたけど、Skypeが入ってなかった…)

調べた限りだとEnterはSNS系は改行でチャット系は投稿でした。つまり、これは推測ですが、チャットはSNSよりも更に通常の会話に近い迅速なやりとりを想定しているので、会話の息継ぎのタイミングくらいでボンボン投稿する事を考慮しているのでしょうか?(たまにLINEでも1つの会話をまとめずに複数に分けてボンボン投稿する人もいるけど、そんな感じ?場合によっては特に通知がウザいと思ってしまう事もありますが…。)う~ん、違うか。

とにかく、特に Yammer と併用している場合は、改行のつもりでEnterを押してしまって書き途中に誤爆する頻度が増えます。実際に僕もよくやります。たしかLINEだと設定でEnterの扱いを変更できたような。今の Teams ではそのような設定はありませんが、ひとつクセを付けておけば誤爆する可能性がグっと減る方法がありました。

▼投稿エリア下の左の「A」アイコンをクリック

▼すると投稿エリアが広がり、この中では Enter は改行扱い!

ちなみに、このAモードの場合だと、送信は Ctrl + Enter です。

▼このクセをつけておけば誤爆の可能性もグっと減る?

Aボタン一つクリックする手間はありますが、結局チャネル開いて投稿を入力する際に、投稿エリアにカーソルを持っていく必要があるので、それをAボタンに変えるだけだから、クリック数が増えるという印象にはならないハズ。ちなみにこれはブラウザ利用でも同じです。

また、モバイルアプリはというと、

▼iPhone ですが、ソフトキーボードも「Enter」ではなく「改行」で、挙動も改行扱いです。

投稿した後に削除もできるし編集もできるから、誤爆してもチームメンバー内だし気にしなくても良いんですけどね。それでもやはり誤爆は恥ずかしかったりチーム内に気難しい上司がいるような場合は、このようにAボタンをクリックするクセを付けるという解決方法もアリかと思います。

SharePoint :モダンUIのWebパーツに「コネクタ」カテゴリ登場(まだ粗削りでバグっぽいものも)

少し前からアナウンスはあったのですが、モダンUIのWebパーツに新たなカテゴリ「コネクタ」が登場しています。これ、毎日僕のテナントで確認していたのになかなか登場してこないなぁと思ったら、確認しているサイトコレクションとは別のサイトコレクションで確認したらなんと表示されていました。

未だに表示/非表示のトリガーが何かはわからないのですが、同じテナント内でも表示されるサイトと表示されないサイトがあるようです。(わかり次第記事にしようと思います)


[ 2018/03/14 追記 ]

「コネクタ」カテゴリの利用可否の条件について、その後、 Microsoft MVP である太田さんに教えてもらいました!(ありがとうございます)

Office 365 グループ に接続されたチームサイトのみが利用可能だそうです。

【参照】コネクタの web パーツを使用します。
https://support.office.com/ja-jp/article/-db0756aa-f78f-4b74-8b19-be5dca0420e1


▼ずっと「コネクタ」カテゴリが登場してこなかったのですが…(未だに登場しない)

▼別のサイトレクションでは登場していました

どちらも同じニュースページなんですけどね。あ、あと「計画とプロセス」というカテゴリもあり、 Planner がありますね。

▼「コネクタ」カテゴリの「すべて表示」をクリックすると

このように利用できるコネクタの一覧が表示されます。パっと見る感じ、これは Microsoft Flow のコネクタにも言えるけど、僕は利用した事のないサービスが多くてよくわからないものが多いです。

ただ、無理してこれらサービスを知ろうとしなくても、自分が普段利用しているサービスがあれば使ってみる、程度の考えで良いかと思いますね。

そこで、今回は RSS と Google アナリティクス を試してみました。

▼ RSS をブっ込みました。

ページ内には「Office 365 コネクタ」が表示されているので、おやっと思いましたが、右パネル内は RSS でした。適切に設定します。

▼こんな感じで表示されました。

粗削りな感じで視認性はちょっと悪いですね…。

▼少し拡大します。

このようにタイトルと本文の少しが表示され、「”記事タイトル”の続きを読む」というリンクがあります。
ここにちょっとバグっぽいものを発見しました。記事タイトルをクリックすれば記事ページが表示されますが、「の続きを読む」をクリックするとエラーになります。

▼エラーに。

よく見るとURLがおかしい事がわかりました。僕のブログのドメインは[ https://art-break.net ]なんだけど、ここでは[ htp://art/-break.net ]と途中で[ / ]が入ってしまっています。タイトルをクリックすれば問題ないのですが、要注意。

次に Google アナリティクスです。

▼ブっ込みました。

やはりページ内では「 Office 365 コネクタ 」が表示されますが、右パネルは Google アナリティクスです。概要レポートを受け取る頻度は「毎日」「毎週」「月1回」を選べます。

▼こんな感じの結果が表示されました。

▼拡大します。(恥ずかしので数字はボカシています。)

最低限の情報が表示されます。 可読性は RSS よりはマシ。

こんな感じで自分の中で身近な2個のコネクタを試してみましたが、現時点ではバグもありつつ粗削りな感じなので今後に期待という感じです。

ところで、その後にちょいちょい気になった「Office 365 コネクタ」を追加してみました。

▼ブっ込みました。

ん?これは Microsoft Teams でコネクタを追加するUIに似ていますね。っていうかこの中に一覧にあった RSS などもあるし、一覧のコネクタ以上の数があります。

▼つまり…Webパーツ追加の「コネクタ」カテゴリ内のコネクタが全てではなく、

▼「Office 365 コネクタ」を追加した際に表示される右パネル内が全てであり、

Webパーツ追加の「コネクタ」カテゴリ内は、「Office 365 コネクタ」を追加した際に表示される右パネル内から、主要なコネクタを表示させているだけなのでしょうか。

▼ここでは「すべて表示」って書いてあるのに…。

と、色々まだ課題が残っている感じですが。

Microsoft Teams でもコネクタを色々利用できるし、SharePoint の方も色々できるようになりました。色々なアプリで色々な事ができる事は良いのですが、特に機能がカブっていると使い分けがわからない!という Office 365 定番の悩みが出てしまいますが、個人的には使いたいものを使えば良いと思っています。環境によっても違いますしね。
Microsoft Teams を利用NGにしている企業のユーザーにとっては、SharePoint でコネクタが利用できるようになるのはうれしいかもしれないし、Microsoft Teams を利用OKな企業のユーザーにとっては、Teams がチーム内コミュニケーションの基盤(にしたい)なのであれば、SharePoint はやはり裏方にして、 Teams が母艦という位置付けとすれば良いだろうし。

好きに使えば良い!という前提には、何ができるのか?をある程度把握する必要があるんですけどね。大変ですよね…。

SharePoint :CSSによるデザインカスタマイズで指定するidやclassで気を付けたい点

SharePoint (今回はクラシックUI)でCSSによるデザインカスタマイズを行う際に、既存のidやclassを利用してスタイルを上書きしていくアプローチがあります。特に SharePoint Online においてはマスターページをゴリゴリとイジるよりも低リスクな方法です。

ところで、利用するidやclassにも気を付けないといけない点が色々あります。過去に以下のような記事を投稿しました。

SharePoint のページにオリジナルのCSSを適用させる方法について

この記事内の「■指定したWebパーツのみ適用させたい場合」という部分で、「#WebPartWPQ1」「#WebPartWPQ2」…に関しては数字部分がWebパーツを消したりすると入れ替わってしまうので、特定のWebパーツを指定したい場合には気を付けないといけないと書きました。
指定したWebパーツに対してデザイン変更をしても、その後でWebパーツを削除してしまったりすると、別のWebパーツに対してデザインが当たってしまう恐れがあるからです。

このWebパーツ内の数字が入っているidやclass以外にも、Webパーツ内外関係なく数字が入っているidやclass全般で、利用には注意が必要だという事を最近再確認しました。

トップリンクバーのデザインカスタマイズをした際に、その後検証作業をしていたら、外部ユーザーでアクセスした時にデザインカスタマイズが適用されていなかったんです。外部ユーザーだからなのか?アクセス権限の違いなのかの特定はしていませんが、サインインしているユーザーによってidの数字が違う事がわかりました。

▼カスタマイズをしていた時のユーザーでトップリンクバー部分のソース

zz11_TopNavigationMenu
zz12_RootAspMenu

▼外部ユーザーでトップリンクバー部分のソース

zz6_TopNavigationMenu
zz7_RootAspMenu

え~!数字が変わってる!

って事で、別のidを指定して問題は解決しました。

idやclassに数字が入っている場合は気を付けろ!と日ごろ思っているのに、ちょっと油断して利用しちゃいましたが、このように外部ユーザーか否か(もしくはアクセス権限の相違)によっても変わってしまう事がわかりました。

どちらが原因かを僕が調査しないのは、時間がない事もありますが、結局は数字の入ったidやclassを極力利用しなければ良いからです。

ただ、数字も例外があって、 SharePoint のソースを調べると良く見かける「#s4-workspace」など「s4」について。数字が入っているけど、この「4」は変更されることはないので安心して使います。

このようなお作法がたくさんあるので、いくら優秀なコーダーのいるWeb制作会社であっても、SharePoint のスキルや経験がないとカスタマイズは厳しかったりするんですよね。

Office 365 :メッセージセンターの自動言語翻訳の設定が可能に

先日、以下のような記事を掲載しました。

Office 365 :メッセージ センターが英語に戻ってる?

ぎこちない翻訳で表示されていたメッセージセンターが、なぜか英語に戻っており、3/8移以降で設定ができるようになるという話。

3/8を過ぎたので、さきほどメニューを確認しました。

▼「管理言語への翻訳を自動化」という謎のメニューがありました

クリックしてオンにしてみると…

▼ぎこちない翻訳で表示され元に戻りました。

Office 365 管理センターのホームを見ても

▼このように日本語に戻りました

なんでこういう仕様に変わったのかはわからないけど、とりあえず一件落着。

Office 365 Groups :プライベート グループって今でもすでに検索可能なんですね…

先日、Microsoft Teams について以下の記事を書きました。

Microsoft Teams :2018/03/23からプライベートチームが検索可能になるようです

プライベート チームも検索されてしまうんですよね。メンバー以外にチームを秘匿したい場合はチーム名に機密などを含まないように変更しろという…。もしくは PowerShell を使って…。

そこで、これって Office 365 Groups の場合はどうなんだろう?と思いました。実は Office 365 Groups はあまり利用する機会がなく、よく分かっていません。

▼ Outlook を起動するとリボン内に「グループ」があります

▼「グループの参照」をクリック

▼グループの参照ダイアログが出現し、「おすすめ」が表示されます。

う~む、すでに「(プライベート グループ)」が表示されてた…。で、ブログ掲載するにはボカシが必要なのでよくわかりませんが、ここにはグループ名の他にメールアドレスと説明文も表示されています。そして、プライベート グループだと「表示」ボタンがグレーアウトされています。

▼こんな感じです。(ボカシでわけわからないけど…)

グループの説明文まで表示されてしまうんですよね。なのでグループ名を変更するだけでは安心できません。

ただ、「おすすめ」じゃなく「すべて」を選ぶとまたちょっと表示が違うんです。

▼「おすすめ」から「すべて」に

こちらではパブリック グループなのかプライベート グループなのかも表示がなく、
グループの説明文の表示もないです。

▼先程「おすすめ」で表示した同じグループを「すべて」で表示

このように、同じグループを表示しているのに「すべて」ではグループの説明文の記載がないです。また、「表示」ボタンもグレーアウトされません。ただし、ここで表示ボタンをクリックしてみると

▼表示できないダイアログが出てきます。

このように「おすすめ」と「すべて」で表示などに差異がありますが、おすすめに表示される条件がよくわからない以上は、やはり秘匿したいプライベート グループについては、グループ名だけではなく、説明文も気を付けた方が良さそうですね。あ、メールアドレスについてもそうですね。ただし、たしかメールアドレス(グループID)は後から変更できなかったハズ…。

次に、OWAではどうでしょう?

OWA上でグループの検索をするには Outlook のようにリボンがなくわかりづらいですが。

▼「グループ」を右クリックするとメニューが出てきます

▼こちらはもっとひどい

Outlook で表示される項目以上に参加メンバーも表示されます。

Microsoft Teams でチームを作成したら、自然と Office 365 グループ も作成されるので、プライベートチームだからって内緒に作っていたチームでも、すでにOffice 365 グループ経由で検索すれば表示されてしまうんですね。

結局、 PowerShell の出番なのでしょうか?それとも隠すようなチームやグループは作るなという事でしょうか。 Yammer のプライベートグループの設定と同様に、検索結果に表示させない設定がチーム/グループ管理者で簡単にできようになると良いですね。アプリの性質を考えるとどちらかというと Yammer よりも Office 365 Groups や Microsoft Teams の方がほしい機能かと思います。個人的には。

SharePoint : SharePoint 管理センターの「ユーザー プロファイルの管理」のちょっと誤解がありそうなUI

冒頭から関係ない話ですが、本日3/8は僕の誕生日です。めでたく42歳になりました。加齢臭漂うオッサン真っ盛りです。遅くに結婚し子供ができ、息子は今月17日で2歳。息子が成人する頃は僕は60歳。お爺さんですね。孫の顔は見られるのかな?とか真面目に考えてしまいます。僕の夢は早めに仕事は引退をして、たくさんある趣味を楽しむ事。そして、ジジイになってもギターを弾いていて、孫に「おじいちゃんカッコイイ!」と言われる事!また、仕事はすぐにでも引退したくとも、 Office 365 は趣味で続けたいですねぇ。なんて考えつつ…本題へ…


▼SharePoint 管理センターの「ユーザー プロファイル」

ここは SharePoint 2007 のサーバーの全体管理からアイコンも含めたデザインは変わりないので、以前から SharePoint を触っていた身としては何か郷愁に浸れる画面!?です。今までは変更なかったけど、そのうち新しい SharePoint 管理センター で新しいUIになるんでしょうね。

ここの「ひと」セクション内の「ユーザー プロファイルの管理」をクリックします。

▼表示された画面がこの通り。スッカラカン。ユーザーがいないわけがないのに。

▼拡大すると「プロファイルの合計」は32とあるのに、アカウント名のところには「表示する結果はありません。」と。

これ、慣れている人には何も感じないかもしれないけど、初めてアクセスした人は戸惑いますよね。おそらく開いた状態ではズラーっと昇順か降順でアカウント名が表示されると思いますからね。いや、僕も初めて見た時はそう思いました。

この画面は開いた時には何も表示されなく、検索をしてやっと検索結果を出してくれる仕様なんですよね。

▼「nakamura」と入力して検索ボタンをクリックすると

▼ちゃんと検索結果が表示されます

でも、全ユーザーを一覧から見たい!という場合もあります。どうしたら良いのか?

▼さっきの検索結果でアカウント名に注目します。

ちょくちょく見かけたことがあるかもしれないこのよくわからない「 i:0#.f|membership| 」という表記。

「 i:0#. 」←欧米式顔文字みたい。

▼縦にしてみたら、クチをすぼめたバカボンのパパみたい!

それは置いといて…
アカウント名には必ずバカボンのパパが頭にあるのですが全部入力する必要はないので、「 i 」だけで検索すれば良いですね。

▼「 i 」を入力して検索ボタンをクリックすると

▼全部表示されるはずです。

表示するまでに時間がかかるから画面を開いた時は結果がない状態にしたのかな。とはいえ、サイトコレクションの一覧は画面を開いた時に全て表示されているので、画面によって挙動が違うのはUX的にはあまりよろしくないですね。