Microsoft Whiteboard 皆さん使っていますか？特にハイブリッド会議（会議室+リモート）の時に、会議室のホワイトボードを使い始めると会議室のメンバーで盛り上がってリモートメンバーは置いてけぼりにされがちです。 Microsoft Whiteboard を使えばそれが解決できるかもしれないです。また、「手書きは汚くて後で読めない…」「会議終わるたびに写真でホワイトボードを撮影して消さなければいけない…」などのわずらわしさからも解放されますね。すべてデジタルデータとしてセキュアに残る事を意識して使ってみると良いかもしれません。
さて、そんな Microsoft Whiteboard も地味にアップデートされています。 2024/04/02 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。
▼(更新済み)Microsoft ホワイトボード: コメントで@mentions
ホワイトボード内で「この部分〇〇さん追記よろしく」みたいな事ができるわけですね。ホワイトボードを開いていないユーザーであっても、 Word Excel PowerPoint のコメント同様にメールなどで通知してくれるようです。
アナウンスがあってから半年くらいでようやくロールアウトが開始されています。対象指定リリースや標準リリース関係なく、現時点では9月下旬～10月中旬が展開時期だそうです。僕の環境でも使えるユーザーが出てきたので試してみます。
▼ホワイトボードを開いた時に表示された吹き出し
このようにアップデートされると吹き出しが出てくるので、アップデートに気が付かない事はなさそうです。
▼例えばこのようにコメントを追加
@メンションが使えるようになっていますね。
▼このようにメンションできます
ちなみにこのホワイトボードは検証用途なので誰にも共有していないけど、このように共有していないユーザーにもメンションができます。
▼コメントを送信しようとしたら
このように共有していないユーザーにメンションをしたコメントを送信しようとすると、共有を促してくれます。「共有して通知」をクリックして、コメントを送信しました。
さて、メンションされた方のユーザーで通知メールを待ちます…待ちます…ん？…もう3時間くらい経過しているのに通知メール来ません。ホワイトボードが共有された事も通知が来ないし、 Microsoft Whiteboard を開いても共有されたホワイトボードは一覧に表示されませんでした（こちらは共有リンクの仕様上、想定の挙動ですね。）。う～ん、これはまだちゃんと動かないのかな？よくわからないです。ただ、共有していない人にメンションをする利用シーンはあまり多くはなさそうなので、気を取り直して、先に共有している状態から試しなおしてみます。
想定としては同時に開いている想定です。
▼2ユーザーで同じホワイトボードを開いているところ
左のユーザーが右のユーザーにコメントでメンションしようとしています。
▼メンションのコメント送信後
▼メンションされた方のユーザーの画面のコメント部分を拡大
このようにメンションされたコメントには青で「＠」が表示されていますね。
▼コメントを開いたところ
▼閉じたところ
このようにコメントの右上に「＠」が表示されるのはメンションされた側がコメントを未開封の時だけで、一度開封すると表示は消えますね。また、僕の確認した限りだと、一緒に開いている時にメンションされた場合は、通知メールは飛んできませんでした。
じゃ、次に共有された状態でメンションを受けるユーザーがホワイトボードを開いていなかった時は？
▼このようにメンション付きのコメントを送信しました
ではホワイトボードを今開いていないメンションされたユーザーに通知メールは来るでしょうか？
…ん？来ないぞ！もう数時間経過していますが…
▼メールはこのように来ていない
18:12のメールはホワイトボードを共有した際に届いたメールです。それが最終です。
▼ Outlook の通知
通知のベルも鳴るという話だけど、こっちも何もない。
これはどうなんですかね？たまたまなのか？僕の試し方が悪かったのか？まだ展開されたばかりなので調子が悪いだけで今後直るのか？
ちゃんと動くまでこの記事はお蔵入りさせようとも思いましたが、せっかくここまで書いたし、明日からまた忙しくてブログの更新滞りそうなので、とりあえず現状という事で公開します。また通知が届く事が確認できたらあらためて記事にするか、こちらの記事に追記したいと思います。
利用シーンとしてはメンションがあると便利な事も色々ありそうだけど、同時に編集していない人に対してメンションするのであれば、やはり何らかの形でメンション先の人に通知が飛んでもらわなきゃあまり意味がないですよね。