Microsoft Teams

Microsoft Teams ：チームに紐づいた SharePoint サイトのドキュメントライブラリに「チャネル内」セクションが登場

Microsoft Teams のチームに紐づいた SharePoint のチームサイトを SharePoint として利用しているユーザーはどれくらいいるんでしょうね？僕の肌感覚と予想ではだいぶ少ない気がします。そもそも Microsoft Teams の裏側に SharePoint があるという事自体を知らないユーザーもかなり多いのではと思います（当ブログを定期的に購読してくれている方々は知っていると思いますが）。しかし、 Microsoft 側としてはこれまでの動きや今後のロードマップなどを見る限りだと、チームの裏側の SharePoint も単なる添付ファイルの格納先ではなく、最大限に利用してほしい思惑はあると感じています。

さて、それを意識してかはわかりませんが、2022/02/26 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)OneDrive と SharePoint : Teams の標準チャネルファイルとプライベートチャネルファイルにアクセスする

これは Microsoft Teams のチームに紐づいているチームサイトのドキュメントライブラリのみ、ライブラリ内にグループ化とはまた違う「セクション」（メッセージセンター内ではこのように表記されていたので倣います）という区分けが自動でされ、チームのチャネルと紐づくフォルダーが他のフォルダーと区別されて表示されるというアップデートです。

僕の環境に今朝展開されていたので、見てみたいと思います。

Microsoft Teams ：メンテナンスフリー！チーム所有者へのメンション機能

Microsoft Teams のメッセージでメンション使っていますか？使い過ぎるとオオカミ少年みたいになるので、特にチームメンションやチャネルメンションあたりの乱用は要注意！と個人的には思っています。逆にちょっと極端かもしれませんが「メンションを付けていないメッセージは独り言のようなもの」と考える人もいたり、また、多忙な人はメンションがついたメッセージしか対応できないという話も聞くので、効果的に利用すると良いですね。メンションはユーザーとチャネルとチームあたりがありますが、他にも「タグ」を作れば、タグでメンションできますね。

Microsoft Teams ：「タグ」機能が展開されたぞ！！（ Tag ）

この中で注意点も書いていますが、便利そうなタグですがメンテナンスが大変かと思います。タグを使ってグルーピングをした場合、その用途からしてメンバーが1人でも欠けていたらダメだし、関係ないメンバーが1人でも多ければダメだし。例えば販売店舗のチーム内で「レジ担当」というタグを作った場合。レジ担当のメンバーが1人でも欠けていたら、メンション付けてメッセージをしても欠けていた1人には通知されないし、逆にレジ担当だった人が別の担当に変わった後もタグメンバーから削除されていないと、邪魔な通知が飛ぶし。メンテナンスを怠れば怠るほど正確性が低くなるのもタグです。タグが多いほどなかなかマメにメンテできるものでもないと思います。

さて、そんな中、2022/5/10付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)Teams でチャネル投稿で使用できる自動グループ化

これはチーム所有者にメンションができるという話です。「自動グループ化」と書いてある通り、メンテナンスフリーなんですよね。もちろんチームの所有者に追加するユーザーのメンテナンスはしっかりしなければいけませんが、所有者に増減があってもメンションの対象も常に正しいというわけです。そういう意味ではタグのように別途メンテナンスをしなければいけないわけじゃないです。では、僕の環境に機能展開されたので見てみたいと思います。

Microsoft Whiteboard ：ルーラー（定規）が使えるようになった

※相変わらず本題の前の余談が長いので、興味ない方は読み飛ばしてください。

Microsoft Whiteboard 使っていますか？と、毎回問いかけている気がします。これ個人的には会議室で全員集まっていたとしても物理的なホワイトボードより良いと思うんですよね。会議室に Surface Hub があれば最高ですけど、なければ会議室の全員が会議室で集まっていながらもオンライン会議にも参加してそれぞれが自分のPCで Microsoft Whiteboard を使えばイイと思います。ハイブリッドワーク下であれば、会議室の人もリモートの人もほぼ同じ体験ができるし、毎度言ってるけど物理ホワイトボードのように次に会議室を使う人のために毎回消さなくても良いし、機密情報の場合も気を遣わずに済むし、定例会議で次の会議に続きから描きたい場合も保存して次の会議で続きを再開できるし。更にありがちなのが、僕みたいな字が汚い人や、字が汚くない人でも急いで書くと崩れるので、会議中には理解できても数日経つと読めない…という状況。 Microsoft Whiteboard であれば文字はテキスト入力できるのでそういう心配もないです。図形は手描きしてもキレイに整形してくれるし、ホワイトボードに付箋も貼れる。最高じゃないですか。ただし、全員がタッチパネル対応のPCじゃないと…という条件がありますが。某弊社ではそこはクリアしていますが、多くの企業では貸与されているPCがタッチパネル非対応だったりしそうで…そうなるとちょっとマウス操作だけでは厳しそうですね。

さて、長い話は終わりにして、今回は更にキレイな線が引けるという事で、ルーラー（定規）が利用できるようになったので試したいと思います。

Microsoft Teams ：会議の録画には映らないモノがある…

季節は少し早いけど、わざと怪談話風なタイトルにしました(笑)

Microsoft Teams で会議の録画機能はかなり利用されているんじゃないかと思います。会議に参加できない人用に残していたり、議事メモ代わりに残していたり、社内勉強会のオンデマンド配信用みたいにしていたり。

そんな便利な会議の録画機能ですが、会議中に利用している共有コンテンツや機能次第では、会議にリアルタイムに参加しているのと同等の体験をできない場合もあります。場合によっては全く表示されない共有コンテンツもあるし、場合によっては折角凝った作りでオチをドーン！と出すハズが、録画の方では先にもうオチが見えちゃってるような場合もあったり。

先日 YouTube の動画にいただいたコメントをキッカケに、気になる共有コンテンツを実際に録画して試しました。試した共有コンテンツや機能は以下です。

PowerPoint Live
ホワイトボード（ Microsoft Whiteboard ）
スポットライト機能

実際に会議をしているのをリアルタイムで録画した動画と、会議の録画で録画した動画を並べて比較してみたところを YouTube に動画にしてます。わりとコンパクトに収めたので是非視聴してみてください。ついでにチャンネル登録と高評価もお願いします（← YouTuber らしく(笑)）

このように録画をした時に共有されないコンテンツや共有されるけどちょっと変…というものがあります。会議に参加している人が優先で録画は予備くらいな場合は気にせずに便利な共有コンテンツや機能を使って良いと思いますが、録画された動画をその後もしっかり利用していく予定がある場合は気を付けなければいけませんね。

Power Automate ： Microsoft Teams のチャネルの特定スレッドに返信（罠とアドバイス）

※本記事は Power Automate の特定のアクションにフォーカスをしていますが、罠とアドバイスはある程度汎用的かと思います。

Power Automate は非常に便利で僕も色々なところで愛用しています。自分や自分の周囲をちょっと幸せにしたい場合はイイですね。特に初心者にとってはこの「ちょっと」が大切だと思っています。うまく動かなくても「ま、いっか」程度、動いていたものが急に動かなくなっても「ま、いっか」程度。でも動けばちょっと幸せになれる。それが毎日の作業であれば、1日のうちのちょっとでも、それが積み重なれば大きいわけです。小さく成功すればモチベーションも上がり、少しずつ幸せが増えていきます。僕は色々なところで言ってます。「 Power Platform の中でも Power Automate が、スモールスタートで小さな成功体験を得やすい。」と（自論）。逆に初心者の方がいきなり難易度の高い要件で大人数が利用する仕組みにチャレンジすると挫折したり嫌な想い出になりかねないです。

なんでこういう事を言うのかというと、割と動いていたフローが急に動かなくなる事もあるし、こないだまで使っていたアクションが急になくなったりもよくあるので、高いスキルと知識と最新情報に敏感にアンテナ張っている人であれば即対応できるけど、そうじゃないと修正に手間取ったり時間を取られてしまう事もあるからです。

Microsoft Teams ：共有されているハズのファイル、会議の録画、本当に大丈夫ですか？（イベントセッション動画の案内）

今月頭に開催されたワールドワイドなコミュニティイベント「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」。イベント全体の話や僕が登壇したセッションスライドの紹介などは以下の記事を読んでください。

「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」を終えて（魅力的なセッションのスライドは今すぐ見放題！）

そして僕のセッションの録画が YouTube に公開されました。

こちらでは Microsoft Teams の便利技紹介というタイトルだけど、タイトル提出後に、とあるキッカケで「もっと大事な伝えるべきことがある！」と思いたち、便利技紹介は「スライド読めばわかりますから」と残り1分前に言うという暴挙？に出たセッションでした。

じゃ何をそこまでして話したかったのか？と言うと、管理者は当然、利用者も知っておいた方が良い事、知らないと徐々にトラブルが増える可能性が高くなる事です。そしてその仕組みをユーザーに伝えるべきかどうか？伝えるにはどのように伝えればユーザーが「自分事」として捉えられるのか？あたりのヒントも紹介しています。僕の話を鵜呑みにしてほしいわけではなく、僕の考えや意見が正しいとも思っていません。あくまでもヒントを提示し、後は皆さんそれぞれの組織や仲間同士で是非話し合ってもらえたらと思っています。

Microsoft Teams ：発表者モードで自分のビデオの位置やサイズ調整が可能に

Microsoft Teams の会議で画面共有や PowerPoint Live を使って発表をする時に、ニュースのニュースキャスターのように画面の上に自分のカメラ映像を表示させられる「発表者モード」。発表者モード自体は2021年6月あたりに展開されているので1年弱前ですね。

Microsoft Teams ：会議の画面共有でニュースキャスターのように発表できる「発表者モード」が展開された

そこから更に表示方法の種類が増えたり、 PowerPoint Live でも利用できるようになりました。

Microsoft Teams ：「発表者モード」の種類が増えた（会議の画面共有でニュースキャスターのように発表できる機能）

Microsoft Teams ： PowerPoint Live でも発表者モードが使えるようになった

さて、今回は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには該当するメッセージは見つけられなかったのですが、今朝巡回していたら発表者モードに機能追加がされていたので紹介します。

[ 2022/05/24 追記 ]
メッセージセンターから該当するメッセージを発見しました。

▼発表者モードの移動とサイズ変更のオプション

Microsoft Teams ： PowerPoint Live のスライド移動について（動画あり）

先日紹介した「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」というイベントの記事。この手のイベント紹介系記事はそこまでアクセス数は多くないけど、この記事に関しては僕もビックリするほど多く読まれていてありがたいことです。

「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」を終えて（魅力的なセッションのスライドは今すぐ見放題！）

さて、このイベントで僕が登壇したセッションの中で、少し参加者に約束をした事があります。そもそも「便利技」ってタイトルなのに便利技の紹介は全て割愛して「スライドを見てもらえば理解できますから！」というなかなかの登壇だったのですが、そのスライドの中でも2スライドほど文字だけでは表現しづらい内容があり、それは後日 YouTube の僕のチャンネルに動画にします、という約束をしたんです。なのでそれを果たします。

まず、登壇スライドは以下でチェックできます。

Microsoft Teams ：チャットに返信候補が表示されるようになった

Microsoft Teams を業務利用していて、少しでも時短したいそこのアナタに朗報です！チャットの相手のメッセージに対して返信候補が表示されて、ワンクリックで返信できる機能が展開されました！

2022/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Teams デスクトップでの返信の候補

基本、メッセージセンターのメッセージって展開開始の数ヶ月前から公開されて、中には何度も延期…というジラされるパターンが多いけど、今回はたまにある事後報告パターンですね(笑)見てみると、すでに標準リリーステナントの展開は完全に完了しているとの事です。つまりすでに皆さんの環境でもほぼ利用できるという事ですね。では、実際に見てみましょう。