チームメンバーなど社内で共有しておく自分のスケジュールってオンライン会議だけじゃないですよね。お昼休みとかちょっと出かけるとか訪問営業とかオンライン参加メンバーのいない対面の会議とか。そういう予定を入れるときに Outlook の方で入れていたと思います。一方、 Microsoft Teams のカレンダーから予定を入れるのはオンライン会議用。それが、 Microsoft Teams 側からもオンライン会議を作らない予定を入れられるようになりました。
2023/03/30 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
▼ Microsoft Teamsでのオフライン会議
オフライン会議！？ネットワークにつながっていなくてもオンライン会議ができるの？無理でしょ！とか一瞬でも思ってしまったタイトルですが（思わない？）、メッセージをちゃんと読むとわかりますね。 Microsoft Teams からもオンライン会議を作られない予定が追加できるようになるって話だけど、気になるのはこのアップデートは５月下旬にロールアウト開始って書かれているんですよね。1カ月も前倒しして展開されているなんて珍しい。
■アップデート前の挙動を自信なさげに思い出す
メッセージセンターのメッセージにこんな文章があります。「想定される内容: 既定では、チームから作成されたすべての会議は、Teams オンライン会議になります。」と。今までは Microsoft Teams のカレンダーから予定を追加すると必ずオンライン会議が作成されていたという事ですよね。いや、この言い方は正確ではないかな？と思いました。それで事実を確認したく以前の挙動を明確にしたかったんだけど、僕の環境ではすでに今回のアップデートが全て展開されていたので、過去の挙動を確認する術がありませんでした。なので完全に不安な記憶を頼りに比較してみるんだけど間違えていたらスミマセン（大事なのは過去じゃなくて今なので大目に見ていただければと！）。という言い訳をして無責任に過去の話をすると、たしか以前は出席者に誰も追加せずに予定を入れるとオンライン会議は作られなかったように思います。そして出席者に誰かを入れるとオンライン会議が作られたかと。
■アップデート後の挙動は？
今の挙動は今確認できるので触ってみた事実ベースで書きます。
▼新しい会議の作成画面
このように「オンライン会議」というトグルスイッチが出てきました。これがオンの状態であればオンライン会議が作成され、オフの状態であればオンライン会議が作成されないという事ですね。で、既定ではオンになっている状態です。っていうかこのアップデートで会議じゃない予定も作れるなら左上の「新しい会議」は名前を変えた方が良いですよね。ま、いっか。
では、色々と試してみます。
▼「誰も出席者に追加せず、オンライン会議のトグルをオン」で予定を作成
▼孤独なオンライン会議を作成できました
次、
▼「出席者に他ユーザーを追加し、オンライン会議のトグルをオフ」で予定を作成
▼オンライン会議のない出席者もいる予定が作成できました
という感じで、以前ではできなかったことができるようになりました。これでわざわざ Outlook で予定を入れていたパターンも Microsoft Teams 上からも予定を入れられるようになりましたね。
■気が付いた点
会議の作り方次第で、会議のオプションのメニューに違いが出ているのに気が付きました。
▼出席者を追加したオンライン会議を設定すると今までと同じく上部メニューに「会議のオプション」があるけど、
▼出席者を追加しない孤独なオンライン会議を設定するとメニューに「会議のオプション」がない
なんでこのパターンにメニューから表示が消えているのかはわかりませんが、まぁ、そもそも孤独なオンライン会議を作る事があるのか？という話ではあります。また、入室した会議ウィンドウから会議のオプションを開くメニューがあるし、大きな問題にはならないでしょう。
▼会議の詳細画面の下部に「会議のオプション」のリンクもあるし
ここはクリックしても開けないから、
▼右クリックして「リンクをコピー」
これをしてブラウザーに貼り付けて開かなきゃいけないので面倒ですが。
あ、余談中の余談だけど、ダークモードにした時のこの部分は微妙ですよね。
▼フォントカラーが…
▼選択すれば読めるけどさ
あ、会議IDとパスコードが書かれてるけど、この会議はすでに削除しているので入室できませんよ、たぶん(笑)
■対面会議の場合
メッセージセンター内には「対面会議など」とも記載されているけど、オンライン参加するメンバーがいない対面会議だからって「オンライン会議」のトグルをオフにした方が良いかと言うと一概には言えませんね。例えばその会議を録画して後で参加できなかったメンバーにも共有したい場合なら、オンライン会議で作って会議を録画する場合もあります。という感じで、オンライン会議のトグルをオンにするか？オフにするか？は色々と利用シーンによって変わってきそうですね。いずれにせよオンオフを選べるのは良い事です。