僕はあまり Microsoft Teams 上で検索機能を利用する事はありませんが、検索機能を多用する方も多いと思います。 Microsoft Teams では上部に検索バーがあるので全体を検索できますが、「このチャット内」「このチャネル内」と絞って検索したい事も多いかと思います。そういう場合のために、すでに3年前の2020年7月からコンテキスト検索の機能が追加されています。
Microsoft Teams に会議アプリが追加されました。良くも悪くもコロナ禍以降でオンライン会議が急増したとか。リモートワークでコミュニケーションが希薄になってきたからと会議の頻度が増えてきたとか。僕個人的にはむしろ無駄な会議は極力減らしていますけどね。でも特に偉い人ほどカジュアルに会議に突っ込まれて、気が付けばスケジュールが会議で埋まっているのではないでしょうか。そんな会議地獄の方向けかはわかりませんが、自分が関わるすべての会議のアクティビティやコンテンツを一元管理できる、会議に特化したアプリが登場したというわけです。
さて、 Microsoft 365 ホームって使っていますか？おそらく Microsoft 365 の利用において、 Word / Excel / PowerPoint は必ず使うと思います（あ、日本人の場合は文書作成も Excel でやってしまうから Word 使ってない人は多そうだけど）。次に Outlook でメールやスケジュールですかね。そして Microsoft Teams でオンライン会議やチャットですよね（実際は Microsoft Teams も未だに利活用が伸び悩んでいる企業が多い事を目の当たりに…）。このくらいしか使っていないユーザーが非常に多いのではと思います。するとこれらは全てアプリが存在するのでブラウザーでの利用は滅多にないのかな？とも思います。そういう事を考えると Microsoft 365 全体の玄関口でもある Microsoft 365 ホームを利用している人は少ないのでは？と考えます。なので…この記事も需要は少なそう。
▼ Microsoft 365 ホーム
使っていますか？僕は使っていますよ。ここには「コンテンツ」という意味で自分や自分の周囲の最新を知る事ができます。自分が閲覧・編集したドキュメント、そして自分にアクセス権のある範囲内で他ユーザーが共有・編集したドキュメントを知る事ができます。得てしてドキュメント作成においては連続して作成する事が多いですよね。つまり、あるドキュメントを作成する際にちょっと作業して1カ月放置してまた作業再開…のようなシーンはあまりないかなと思います。集中して作り上げるか、1日の中で合間を見て作業し、翌日また合間を見て作業…みたいに連続性があると思います。その際に毎回保存されているライブラリやフォルダーやチャネルを辿っていくよりも、 Mirosoft 365 ホームを覗けば、クイックアクセス部分に直近自分が作業したドキュメントへのリンクがありますからね。 また、自分の身近なところでどんなドキュメントが共有されて編集されているのか？も自分のアクセス権の範囲内で知る事ができるので、「あ、この人最近こんな施策に取り組んでるんだ？」「あ、この人こういう資料作ってるんだ？」みたいな気付きもあったりします。 そして、ドキュメントだけじゃなく、 Microsoft Lists のリストなどもここに表示されるので、より多様な「コンテンツ」の自分と周囲のトレンドを知る事ができます。
Microsoft 365 の機能・アプリ・サービスなどの追加がある際に、ライセンス次第で使える・使えないが良く出てくるようになったけど、はたして自分は会社から何のライセンスを付与されているのか？がわからない人も多いと思います。IT部門に問い合わせなくても自分で確認できる方法があるので、それを紹介します。
▼ Microsoft 365 にサインインした状態で右上の自分のプロフィール画像をクリックし「アカウントを表示」をクリック
このスクショは Microsoft 365 ホームのスクショだけど、そうじゃなくても大抵の Microsoft 365 の画面には右上に自分のプロフィール画像が表示されてクリックするとこのようなメニューが出てくるので試してみてください。ただ、 Microsoft Teams などは違うメニューになるので、とりあえず間違いないのは Microsoft 365 ホームです。
自分に割り当てられたライセンスを把握しておくことで、 Microsoft 365 のアプリや機能、最新情報を得た時に、対象となるライセンスも記載されている場合も多いので、自分が使える・使えないの判断もできるし、使えるライセンスがあるのに使えないのは管理者が利用NGにしている可能性もあるなども気付けるのではと思います。
Microsoft 界隈では昨日から Microsoft Ignite 2023 という大きなイベントが開催されているので、それに合わせて非常に膨大な情報の洪水が押し寄せてきていますが、みなさんはいかがですか？洪水を丸呑みしていますか？絞って飲んでいますか？逃げていますか？洪水があることに気が付かなかったですか？僕はと言うと「絞って飲む」派ですが、それでも僕のダメ頭脳のキャパをはるかにオーバーしていてなかなかキャッチアップが追いつけていません。結局のところ「 Copilot 」一色ではあるのですが、とりあえず仕事もプライベートもソコソコ忙しくて本ブログの更新も滞り気味だけど、 Ignite とは関係なく細かい Microsoft 365 のアップデートも多くて記事にしきれていないので、細々と記事を書いていこうと思います。
さて、今回はまず 2023/11/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに公開された以下のメッセージを見つけたところからスタートします。
スケジュール調整の機能ですね。スケジュール作成者が予定の候補を出して出席者全員にアンケートを取るような機能。まぁでも僕の場合は、 Outlook や Microsoft Teams でスケジュールする際に「スケジュールアシスタント」から勝手に全員の空いてる時間に突っ込むor突っ込まれる感じなので、わざわざスケジュール調整をアンケートみたいにやる必要はないですけどね。強いて言えば、飲み会の日程を決める時くらいですかね。でも、僕の場合というか僕の環境では従業員は必ず予定をスケジューラーに登録しておく事になっているので空き時間に勝手に突っ込む文化になっているけど、場合によっては「空き時間であっても勝手に予定を突っ込むな！」という文化の企業も少なくはなさそう。そういう場合は事前に複数候補の予定を立ててスケジュール調整をしてからスケジュール作成するという面倒な手間が出てきますよね。
というわけで FindTime をそういう環境で有効に使っている方がいたらリタイヤは残念なのかな？と思いましたが、そういう環境にない僕には気が付かなかったけど、 FindTime に置き換える「 Scheduling Poll 」なるものがあるとの事。この機能は Outlook on the Web と Mac のすべてのユーザーが利用できるとの事。クラシック Outlook for Windows ユーザーも一部の人以外は使えるようですね。詳細はメッセージセンターのメッセージを確認ください。（自分の環境の更新チャネルが何かわからない人はIT部門に問い合わせると良いですね）
