今朝、 Microsoft Teams 内を巡回していたら見慣れない「不在」という設定項目を発見しました。スッカリ忘れていたけど Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには2021/04/23 付けでメッセージが公開されていました。
▼ Microsoft Teams内の外出を設定する
早速試してみたいと思います。
■設定画面に行くには2通りある
1つ目の行き方。
▼画面右上プロフ画像→ステータスメッセージを編集
▼「外出中のスケジュール」
2つ目の行き方。
▼画面右上プロフ画像→設定
▼「一般」の一番下の「スケジュール」
どちらの行き方をしても、以下の設定画面にたどり着きます。
▼「不在」設定
なにやら便利そうというか休暇の際には必須で設定しておきたいような感じがしますね。
なお、設定はデスクトップアプリだけじゃなくブラウザーからも可能でした。
■設定してみる
▼「自動応答を有効にする」をオンに
すると、オフの時は「不在時の応答」の入力欄にはカーソルを当てる事ができなかったけど、オンにするとカーソルを当てられて入力ができるようになりました。
▼「不在時の応答」の右の i にマウスホバー
説明文を読むと色々とやってくれるようです。
▼とりあえずこんな感じで入力
休暇の連絡によく「休暇中の急用は Teams で」みたいな事を書く人が多いけど、僕は休暇を取った時、社給スマホも持ち歩かないので急用があっても対応しないスタイルです(笑)
▼「組織外に応答を送信」にチェック
組織外にも不在である事を通知できるんですかね。そしてメッセージも組織内と組織外で書き分けられるんですね。また「個人用連絡先にのみ」なんていう設定もあるけど、僕は個人用連絡先を使わないので「すべての外部の送信者」に。
▼「この期間に限り応答を送信する」にチェック
もちろん期間設定ができます。翌日が休暇だったら前日までに不在スケジュールを設定すればイイですよね。開始日時と終了日時の設定ができます。こんな感じで休暇だけじゃなく30分だけ設定みたいな事ができますね。
▼時間設定は30分単位
選択肢から選ばずに直接入力すれば1分単位の入力ができるかと思ったけど、できそうだったけどできませんでした。
では、この設定で保存します。
▼設定すると「外出中のスケジュールが設定されました」と記載が変わります
未設定時には「不在のスケジュールを設定し、自動返信を設定します」だったんですよね。
■機能の事前情報の確認
さて、実際の挙動を確認する前に事前情報をおさらいしてみます。メッセージセンターのメッセージなどです。
▼冒頭で紹介したメッセージセンターのメッセージの一部抜粋
・ユーザーの Outlook の予定表
・プレゼンス
・連絡先カードの情報
これらと同期されると記載されています。
また、メッセージセンター内からリンクできるロードマップを見ました。
Microsoft Teams: Out of Office – Microsoft 365 ロードマップ
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=68701
英語を自動翻訳してみると、
・プレゼンスが「オフィス不在」になる
・チャットではステータスメッセージが表示される
・Outlook のカレンダーが更新される
・メールの自動返信される
と、こんなもんでしょうか？では実際に不在期間内の挙動を見てみます。
■不在期間内の挙動（メールの自動応答）
まず、設定した本人が Outlook on the web を開くと、
▼右上に自動応答の設定がされたとの通知が
では、他アカウントで不在設定したユーザーにメールを送信しようとしてみます。
▼宛先に不在設定をしたユーザーを追加したところで注意書きが表示されました
組織内であれば、組織内宛のメッセージが送信前の宛先に指定した時点で表示されますね。
では、これを無視して実際にメールを送信すると？
▼自動応答の返信が送信されてきました
また、組織外からメールを送信してみると、
▼組織外宛のメッセージで自動応答の返信が送信されてきました
うん、メールに関してはしっかりと不在設定通りに動いてくれます。
で、僕はそもそもメールをあまり使わないし Outlook の不在設定みたいなのは一度も使った事ないけど、この Microsoft Teams の不在設定はその Outlook の自動応答の設定を Teams 内でやってるような感じなので、念のため Outlook 側で設定を確認してみると、
▼ Outlook on the web の自動応答の設定画面
やはり、ここと連動しているようです。
■不在期間内の挙動（プレゼンス）
次に、プレゼンスが「オフィス不在」になったり、連絡先カードの情報が変わるという事なので見てみます。
▼あれ？変わってない？
黄色い矢印の先を見てみてください。プレゼンスは普通に連絡可能になってるしプロフ画像右下のアイコンも連絡可能。そしてステータスメッセージも通常のメッセージが表示されています。う～ん、おかしい。これ、僕が検証している間はずっとこのように変化がなかったです。ただ…別の検証用アカウントの方で不在設定をしてみたところ、
▼あ、変わってる！
たぶんこれが本来あるべき挙動だと思います。プレゼンスが「外出中」になっており、ステータスメッセージも「〇〇 さんは不在で、応答しない場合があります。」となっていました。もちろんこのアカウントはステータスメッセージ自体の設定はしていないので、つまりこのステータスメッセージは不在設定をしたから表示されるものだと思います。僕のアカウントに変化がなかったのは原因わかりません。2回ほど検証したけどどちらもダメでした。
■不在期間内の挙動（ Outlook の予定表）
事前情報には「ユーザーの Outlook の予定表」「 Outlook のカレンダーが更新される」と記載されていました。つまり不在設定をした期間を予定表の方で予定として登録もしてくれるって事かと思いました。そうしてくれるとうれしいですよね。
▼ Outlook の予定表の不在設定した日…
何もなってないです…(笑)これ、何度か不在設定したけど何も起きませんでした。展開されたばかりで機能として不十分なんですかね。そのうちシレっと機能するかもしれないです。
これ、例えば Outlook on the web で「この期間の予定表をブロックする」という設定項目があるんですよね。
▼「この期間の予定表をブロックする」
この状態で自動応答の設定をすると、
▼このように予定表に登録されます
でも、さっき紹介した Microsoft Teams で不在設定をした場合に、同期された Outlook on the web の自動応答の設定を見返すと、
▼やはりチェックされていない
という感じでした。う～ん、これは今後に期待。
という事で触ってみた感じです。一部怪しいところもあるけど、 Microsoft Teams から Outlook の設定も一緒にできちゃうところはうれしいですよね。休暇の準備をメールだから Outlook で…チャットは Teams で…なんて機能別に設定するのはダルいし忘れがちですからね。せっかくパッケージとして1つのサービス使っているからこそ、こういった連動された機能はうれしいと思います。