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Microsoft Whiteboard ：コメントで＠メンションが使えるようになった（でもちょっと…）

Microsoft Whiteboard 皆さん使っていますか？特にハイブリッド会議（会議室+リモート）の時に、会議室のホワイトボードを使い始めると会議室のメンバーで盛り上がってリモートメンバーは置いてけぼりにされがちです。 Microsoft Whiteboard を使えばそれが解決できるかもしれないです。また、「手書きは汚くて後で読めない…」「会議終わるたびに写真でホワイトボードを撮影して消さなければいけない…」などのわずらわしさからも解放されますね。すべてデジタルデータとしてセキュアに残る事を意識して使ってみると良いかもしれません。

さて、そんな Microsoft Whiteboard も地味にアップデートされています。 2024/04/02 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft ホワイトボード: コメントで@mentions

ホワイトボード内で「この部分〇〇さん追記よろしく」みたいな事ができるわけですね。ホワイトボードを開いていないユーザーであっても、 Word Excel PowerPoint のコメント同様にメールなどで通知してくれるようです。

アナウンスがあってから半年くらいでようやくロールアウトが開始されています。対象指定リリースや標準リリース関係なく、現時点では9月下旬～10月中旬が展開時期だそうです。僕の環境でも使えるユーザーが出てきたので試してみます。

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Microsoft Teams ：アクティビティフィードのフィルターの変更

Microsoft Teams のアクティビティでは、先月2024年5月に会議に招待された時など会議に関する通知もフィードに表示されるようになり、忙しい人はよりアクティビティのフィードもたくさん表示されてくるようになりました。

Microsoft Teams ：会議まわりのアップデート（アクティビティ表示・会議入室前の表示・参加アカウントの選択）

すると全てフィードに表示されたアクティビティを追う事ができなくなり、重要なアクティビティを見逃してしまいかねません。そこで以前からフィード内にフィルターをかけたり未読トグルで未読のアクティビティに絞って表示させる機能がありました。今回のアップデートは、そこらへんが見直されています。

2024/05/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼メンションフィルターを前もって導入し、アクティビティフィードの他のフィルターを廃止する

大きく2点のアップデートですね。1つ目は＠メンションと未読のフィルターがアクセスしやすくなる事。もう1つはその他のフィルターが廃止される事。

僕の環境でアップデート前後両方あるので、比較も入れながら見てみます。

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Microsoft Teams ：グループチャットで＠メンションからユーザーを追加

Microsoft Teams においてはメッセージのやり取りをしたい場合は「チャット」「チーム（のチャネルの投稿）」の2種類がありますよね。個人的にはどちらにすべきか？迷った場合はチームがイイと思っています。ただし、会社によってはチーム作成を申請承認制にしたり、チャネル作成はチーム所有者のみにするルールにしていたり、ユーザーが気軽にチームやチャネルを作らせてもらえないところもあって、そうなると結局は利用の敷居の低いグループチャットをチームと同じ用途で使い始めてしまうケースも良く聞く話です。これ先々の事を考えると本当に危険ですよね。…と、この話を続けると冒頭からかなり脱線してしまうのでこのくらいにしておいて。
だから僕個人的には基本的には Microsoft Teams でメッセージングをしたいなら「チーム」をメインにした方が良いと思ってはいますが、ただお手軽さ・気軽さはグループチャットに軍配が上がる事もありますよね。また非スレッド型なので友人や家族と普段から LINE でやりとりしている人にとってはチャットの方が親しみがあるUIだったりもします。個人的にはグループチャットの使い道としては流れても良い情報を扱う程度にして、例えばランチを一緒に良く食べるメンバーとグループチャットを作って「今日ランチ行ける人？」とか「このお店に今日は行こう！」などのやりとりで使うくらいが良いかと思っています。

と結局冒頭は大体脱線してしまうのですが、今回はそのグループチャットのアップデートについて。2022/12/06 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼@メンションを介して作成ボックスからグループチャットにユーザーを追加する

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Microsoft Teams ：メンテナンスフリー！チーム所有者へのメンション機能

Microsoft Teams のメッセージでメンション使っていますか？使い過ぎるとオオカミ少年みたいになるので、特にチームメンションやチャネルメンションあたりの乱用は要注意！と個人的には思っています。逆にちょっと極端かもしれませんが「メンションを付けていないメッセージは独り言のようなもの」と考える人もいたり、また、多忙な人はメンションがついたメッセージしか対応できないという話も聞くので、効果的に利用すると良いですね。メンションはユーザーとチャネルとチームあたりがありますが、他にも「タグ」を作れば、タグでメンションできますね。

Microsoft Teams ：「タグ」機能が展開されたぞ！！（ Tag ）

この中で注意点も書いていますが、便利そうなタグですがメンテナンスが大変かと思います。タグを使ってグルーピングをした場合、その用途からしてメンバーが1人でも欠けていたらダメだし、関係ないメンバーが1人でも多ければダメだし。例えば販売店舗のチーム内で「レジ担当」というタグを作った場合。レジ担当のメンバーが1人でも欠けていたら、メンション付けてメッセージをしても欠けていた1人には通知されないし、逆にレジ担当だった人が別の担当に変わった後もタグメンバーから削除されていないと、邪魔な通知が飛ぶし。メンテナンスを怠れば怠るほど正確性が低くなるのもタグです。タグが多いほどなかなかマメにメンテできるものでもないと思います。

さて、そんな中、2022/5/10付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新)Teams でチャネル投稿で使用できる自動グループ化

これはチーム所有者にメンションができるという話です。「自動グループ化」と書いてある通り、メンテナンスフリーなんですよね。もちろんチームの所有者に追加するユーザーのメンテナンスはしっかりしなければいけませんが、所有者に増減があってもメンションの対象も常に正しいというわけです。そういう意味ではタグのように別途メンテナンスをしなければいけないわけじゃないです。では、僕の環境に機能展開されたので見てみたいと思います。

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Microsoft Lists ／ SharePoint ：リストのコメントでメンションができるようになった ＋α

Microsoft Lists のリスト、つまり SharePoint のリストにコメント機能が展開されたのが、去年の11月あたりでした。

SharePoint ／ Microsoft Lists ：リストにコメント機能が展開された

皆さん使っていますか？アイテムに対してコメントを残したい場合はイイですよね。例えばこれまでも Word や PowerPoint にはコメント機能があったけど、それと近いノリですかね。ただ、上の記事でも書いてるけど、 Microsoft Lists のリストは、 Microsoft Teams のタブアプリとして追加すると、アイテムから Microsoft Teams のチャネルの投稿にスレッドを作成できるので、それでアイテムとスレッドを関連付けさせてスレッド内でコメントのやりとりもできる事もあり、どう使い分けるのか？あたりも考慮するポイントでした。

そんなコメント機能だけど、6月9日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージがありました。

▼マイクロソフトリスト: コメントで@mention人

相変わらず変な日本語訳だけど、コメントでユーザーにメンションする事ができるようになるという事です。メンションされた人にはメールで通知が行くようですね。僕のテナントにも今朝展開されたので触ってみます。

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SharePoint ：SharePoint ニュースやモダンページのコメントでメンションできるようになった

先日 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージがありましたが、ようやく僕のテナントでも実装されたようです。

▼メッセージセンターのメッセージ

モダンページには下部にコメントを入力することができますが、そこでメンションもできるようになりました。
Microsoft Teams や Yammer もある中で、 Microsoft Stream にもコメントできたり、SharePoint でもコメントできたりして、ちょっとわけわからなくなってきていますが、SharePoint ニュースやページの感想や質問をそのページ内でやりとりできる事は良い事…ですよね。たぶん。

ま、とりあえず触ってみます。

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