Microsoft Forms :これは神アプデ!短縮URLが使えるようになった!

これはうれしい人多いハズです。僕の知る限りだと Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにはメッセージがなかったけど、ロードマップにはあったのかな?調べるの面倒なので調べないけど(笑)

Microsoft Forms で作ったアンケートを共有する時にURLがあるんだけど長いんですよね。例えば当ブログで随時受付中のアンケートのURLは以下です。

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=fV8w1eTQik-FB40VYjrEGCj472WCSgJMp2cKKolqYltUNk4zN1dLQ04ySjJBSVJLMDFJQ0FPUk1FSy4u

なかなかの長さです。URL長いと貼り付けるのダサいんですよね。古い話だから今はわからないけど、メールに貼り付けて送信した時に、受信者のメーラー次第だと長くて改行しちゃうと開始の1行分しかURLを認識しないので、結果としてリンクエラーになったりなんてこともありましたよね。今もあるのかな?

とにかく長いURLから解放される神アプデがさりげなく追加されていました。

▼共有時のこの部分

「URL の短縮」ってありますね!既定ではチェックされていないのでチェックします。すると、

▼おぉ??

ってここだけじゃわからないですよね。なので、上に貼り付けたURLの短縮URLを以下に貼ります。クリックすれば上と同じページが開くと思います。

https://forms.office.com/r/G4Xt3Y7Pwi

おぉ!ザックリ1/3ほど短くなりました。これはうれしいですね。

という事で、 Microsoft Forms は意外と人気者。どんどん便利になっていきますね。

Microsoft Teams :既定で存在するチーム テンプレートを非表示にできるようになった(テンプレート ポリシー)

※ Microsoft Teams 管理者向けです。
※ 管理者以外のユーザーであっても IT部門など Microsoft Teams 管理者に依頼しても良いかも。


2020年10月末あたりに、 Microsoft Teams でチーム作成時にテンプレートを利用できるようになりました。

Microsoft Teams :チーム テンプレート の機能が展開されたぞ

管理者がテンプレートを作成する事もできるけど、既定で Microsoft 側が13個のテンプレートを用意してくれてるんですよね。

▼チーム作成時に表示されるようになったテンプレート(黄色枠部分)

ただ上の記事内でも触れているけど、「病院」とか「銀行支店内…」みたいな特定の業種用のテンプレートがあって、それ以外の業種のテナントでは逆に邪魔だったりします。

▼「金融」「小売」「医療」あたりの特定業種用テンプレート

ただ、この時点ではその既定のテンプレートを削除したり非表示にする事ができなかったんですよね。微妙だなぁと思っていたら、Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに2月26日付けで公開されたメッセージ。

▼(更新)Microsoft Teams: テンプレート ポリシーを使用してテンプレート アクセスを管理する

テンプレートポリシーを使ってテンプレートを非表示にできるとの事です。僕のテナントに設定項目が展開されていたので試してみます。

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Microsoft Forms :テキストの書式設定(装飾)ができるようになった

去年、2020年12月8日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)Microsoft フォームで使用できるテキストの書式設定 (太字、斜体、下線)

簡単にアンケートやクイズが実現できる Microsoft Forms は結構便利に使ってる人が多いと思います。以前は SharePoint のアンケートリストなんてのがあって非常に微妙だったんだけど(懐かしい)。

そんな Microsoft Forms ですが、テキストが書式設定つまり装飾できるようになるという事で、今朝ようやく僕のテナントに展開されたから、実際に試してみたり、終わりの方に僕なりの注意点あたりも書いてみたいと思います。

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Power Apps :モバイルアプリの新しいUIがプレビューで利用できる

※例によってモバイルの話は iPhone のみです。

エンジニアだけじゃなく、非エンジニアな人であってもコードを書かずに、または Excel の関数程度のコードでアプリを作成する事ができるという、ノーコード・ローコードが大きなウリの一つでもある Power Apps 。今や「ノーコード・ローコード」という言葉も浸透してきて「市民開発者」という言葉も浸透しつつあります。非エンジニアであっても、例えば開発経験のない人事担当者や経理の人であっても、自分の欲しいアプリを自分の手で作ることができる!という意味で「市民」という言葉と「開発者」という言葉が組み合わさるわけですね。つまり、もうその時点で開発者つまりエンジニアでもあるんです。僕も特に Power Apps に関してはまだまだ無名で注目もされていない時代からユーザーコミュニティで関わってきましたが、特にこの2年くらいの知名度や注目度の急増はメチャメチャ体感できるレベルです。例えばコミュニティイベントの参加者が激増したし、登壇者もほとんどいなかったのが最近は非常に増えました。ブログなどのアウトプットの量も相当増えています。


僕は昔から Power Apps はモバイルやタブレットで利用してこそ真価を発揮できる!と大げさに言っています。正直なところ、PC からデータを入力するアプリを Power Apps で作るところにあまり魅力を感じておらず(否定はしてないです。個人的な感想です)、モバイルやタブレットだからこそ、いつでもどこでも入力できるし、コンパスや緯度経度の情報を自動で取得して利用できるところをノーコード・ローコードで実現できるところに魅力を感じています。それは置いといて…

Power Apps のモバイルアプリの設定画面を見ていたら気になる項目を発見しました。

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Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点③(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第4弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

■第3弾

「チャット」に新規メンバーを追加した時の注意点(影響度:中)

Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

そして今回、第4弾。

今回も先にここでネタバレしておくと、グループチャットからメンバーが退出した後でも、退出したメンバーはチャットに参加していた頃に共有されていたファイルは利用することができてしまうという事です。この仕組みを知っておくとグループチャットにすべきか?チームを作成すべきか?の判断材料にもなるし、知らないで後々トラブルになりかねない場合もあります。そういう意味でも僕基準の影響度が「中」です。気になる方は是非動画見てください。そしてチャンネル登録と高評価をお願いします。

さて、そろそろ影響度「高」の話をしたいところだけど、動画でも実際に画面を見て挙動を確認しながら話したいけど、動作を確認するまで期間を要する仕様があって…それを確認できるのはまだ先なので困った。

Microsoft Teams :配色やアイコンが変わった!

去年の終わりころかな? Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに Microsoft Teams のアイコンが変わるよってメッセージがあったハズです。今探したら見つからないけど…。

今朝、偶然 Microsoft Ignite 2021 の開催に合わせたかのように切り替わっていたので見てみます。

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Microsoft Teams 【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点②(影響度:中)

Microsoft Teams の「添付ファイル」という視点の動画シリーズ第3弾です。

まずは過去のおさらい。

■第1弾

「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所の違いの話

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

■第2弾

「チャット」に添付ファイルをした時の仕組みと注意点(影響度:低)

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

そして今回。もうここでネタバレします。

すでに困った事になった人もいると思います。グループチャットに新規メンバーを追加した時、それまでの会話の履歴を閲覧できるかどうかの設定は可能だけど、それまでの添付ファイルのアクセス権限は自動で付与されないという話です。これは場合によっては影響度は中レベルかと思います。10個程度の添付ファイルならイイけど、50個くらい添付ファイルあったら大変ですよね。動画ではこれらの挙動を実際に画面を見ながら試しています。

この特に「チャット」に添付ファイルのネタはまだあるので、もう少しシリーズで動画作成します。知らないで使ってると後々になって困ったことになりかねません。気になる方は、僕の動画作成のモチベーションアップのためにも、チャンネル登録と高評価をよろしくお願いします!


この記事はタイマーセットで公開しますが、今頃は人間ドックの受付をしている時あたりで、ドキドキしてると思います。苦手なんだよなぁ…。

Microsoft Lists / SharePoint :リストを作成すると既定でバージョン管理が有効になった

2/12付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにこんなメッセージが公開されました。

▼新しいリストでは、既定でバージョン管理が有効になっています

今まではリストのバージョン管理って既定ではオフだったんですよね。それが、既定でオンになって、50のメジャーバージョンを保持する設定になるようです。今朝確認したら展開されていたので見てみます。

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Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」で添付ファイルする時の注意点①(動画)

シリーズ化する感じですが、 Microsoft Teams に関する「添付ファイル」という視点で見た「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の違いとその仕組みや特性やメリット・デメリットについて話していこうかと思います。

前回はまず添付ファイルの保存場所の違いの説明をしました。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

今回は第2弾。「チャット」の添付ファイルに注目します。チャットにドラッグ&ドロップで気軽にファイルを添付して共有した場合、そのファイルの保存先はどこなのか?どういう仕組みで保存されているのか?アクセス権限はどうなってるのか?何か特性というかクセ的なものはあるのか?それによるトラブルの可能性はあるのか?あたりを紹介していきます。実際に画面を表示して試しながら確認してるのであまり間違いなどはないとは思いますが、見るのがしんどくならないようになるべく長くても1本10分程度にしたいと思っています。

今回の動画のトピックは以下。

  • チャットにファイルを添付するとどこに保存されるのか?
  • 同じファイル名のファイルを別の人とのチャットに添付した時の挙動の特性
  • その特性がどう影響するか?
  • 良い方法は?

このあたりです。知らなくても別にイイけど知っておくと1年後2年後…あたりにトラブルにならないんじゃないか?というネタです。関心のある人は動画を見てみてください。

※今後も見てみたい方は、チャンネル登録と高評価も、よろしくお願いします。

Microsoft Teams :【みんな知っておくべき!?】「チャット」と「チームのチャネルの投稿」の添付ファイルの保存場所(動画)

Microsoft Teams 初心者が最初に混乱するのが「チャット」と「チーム(のチャネルの投稿)」だと思います。どっちもいわゆるチャットができるんですよね。そうすると「どう違うの?」「どう使い分けるの?」というところになりますが、正解はないと思います。ただ、両方の特性やメリット・デメリットを知る事で自然と自分のチームや組織に合ったベストプラクティスは模索して徐々に見出せるんじゃないかとも思います。ただ、管理者であるIT部門や利活用促進部門は Microsoft Teams の裏側の仕組みを把握しておく必要はあるかもしれないけど、ことエンドユーザーである従業員たちがどこまで裏側の仕組みを把握すべきなのか?IT部門はどこまで従業員に教えるべきなのか?というのは非常に悩ましいです。知らなくたって使えるし、難しい事を説明したってかえって混乱するので。このサジ加減は僕もわかりません。おそらくここら辺もその組織次第だとも思います。ただ一つ言える事は、知らないと後々困ったりトラブルになりかねない可能性もあるんですよね。なのできっとこのブログや僕の YouTube の動画をワザワザ検索結果から見てくれる人達は関心が高い人達だと思うので(すでに把握してる人達も多そうですが…)、あえて僕が理解してる範囲内でなるべく画面を見ながら説明したいと思いつきました。

今回はまず「添付ファイルの保存場所」という観点で2者の違いをお話します。ここで言う「添付ファイル」というのは、つまり自分のPC上にあるファイルを入力欄にドラッグ&ドロップしてメッセージを投稿する事です。簡単に言えば、

「チャット」に添付ファイル → 保存先は OneDrive
「チームのチャネルの投稿」に添付ファイル → 保存先は SharePoint

となりますが、別にそんな事知らなくたって、 Microsoft Teams 上で、メッセージに添付されているファイルのリンクをクリックすれば利用できちゃうんですよね。

実際はもう少し細かい説明が必要だったり、実際の画面上ではどうなのか?あたりも気になると思います。動画にして YouTube にアップロードしたので、こちらを見てください。

今回は触りの部分の説明ですが、今後は更に深堀りしつつ、その特性がゆえの注意点なども動画にしてみたいと思います。あまり長い動画は大変だと思うので、なるべく1本10分以内にしたいと思います。

で、意外と動画作成は大変なので、モチベーションアップして継続させるためにも、是非、チャンネル登録と高評価をお願いします!

https://www.youtube.com/c/Home365/