Microsoft Forms : フォームとクイズの違い

Microsoft Forms が本日から一般提供が開始されたようですね。

これまでアンケートは SharePoint のアンケートリストなどを利用していましたが、あれはあれでリストの発展形?なので融通が利かない部分もあったり、そもそも SharePoint のサイトがないと利用できないし、リストを作成するという行為なのでそれなりの権限が付与されたユーザーでないと利用できません。

ちなみに SharePoint のアンケートリストに関しては、これまでも何度か記事にしていますので興味があればご覧ください。
http://art-break.net/tech/?s=sharepoint+%E3%82%A2%E3%83%B3%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%83%88

一方、Forms は簡単に画像を差し込めたりするし、何より特に制限されていなければユーザーが気軽に作成する事ができるのが良いですね。

さて、最初に Forms を触ったときに疑問に思ったのが「フォーム」と「クイズ」の違いは何?でした。

▼作成前の分岐「フォーム」と「クイズ」

▼作成時。今のところタイトルが違うくらい。

▼「+質問を追加します」をクリックしたメニューも変わらず。

▼選択肢を追加したところ、違いを発見。

▼フォームでは「”その他”オプションの追加」があります。

▼クリックすると選択肢に「その他」が追加されました。

「その他」がクイズにないのは、クイズだからですよね。

▼クイズには「点数」欄があります。

これもクイズならではですから、フォームにはないんでしょうね。

▼次に質問や選択肢を入力した際に、選択肢の右側に表示されるアイコンに相違があります。

▼クイズの吹き出しアイコンは回答者にメッセージを表示する機能のようです。

▼アイコンをクリックすると、このようにメッセージ欄が現れます。

▼同じくクイズのチェックアイコンは正解の選択肢をチェックする機能ですね。

▼アイコンをクリックすると、正解の選択肢に常にチェックアイコンが表示されます。

▼右下の「…」をクリックすると、クイズには「数値演算」なるメニューが。

▼選択肢でこんな事ができるようです。

しかし…スミマセン。僕は文系で数学が苦手なのでよくわかりません。つまり数式などを簡単に書けるという事でしょうか。普通のリッチテキストエディタではできないので。

では回答してみます。

▼クイズには作成時に入力した「点数」が記載されています。これで全体の設問の配分がわかるので解答者も高得点を狙う際の優先順位を計画できますね。

▼回答後は「フォーム」はおしまい。「クイズ」はその場で結果がわかります。

ただし、選択肢の場合はその場で点数がわかりますが、テキスト入力の項目はその場で採点は自動でできないので保留になっていますね。ま、そうですよね。

次に作成者の集計画面の違いです。

▼ボタンが違います。フォームは「結果の表示」、クイズは「解答のレビュー」「スコアを投稿する」

フォームの結果の表示は回答を閲覧する事ができるだけなので省きます。

クイズの方はまずは「解答のレビュー」。

▼選択肢以外の項目は点数を入力できます。また、それぞれフィードバックを入力できます。

▼こんな感じでフィードバックと点数がつけられます。

次に「スコアを投稿する」。

▼「?」をクリックするとこのような解説が。

つまり、「解答のレビュー」で添削し終わったら、スコアを投稿することにより、回答者に結果とフィードバックが表示できるという事ですね。「スコアを投稿する」という言い回しが直感的ではないですね。

▼回答者が見た結果とフィードバック

という事で、出だしは両者の違いは全然なかったのですが、実際に触ってみると全然違う事がわかりました。

特にクイズは便利ですね。クイズっていうか学校なら普通にテストで使えそう。紙だと先生が添削しなきゃいけないけど、その作業が大幅に削減される事と、添削時のヒューマンエラーの可能性も減りますね。(クイズ作成時に作成を間違えると惨事になりますが)
教育機関だけでなく、企業内でちょっとしたテストを行う際にも良いですね。

細かいところで「回答」と「解答」が揺れている感じですかね。僕の考えだとフォームは回答でクイズは解答でしょうか。あまり気にしない方が良いですね。

Microsoft Planner :新しめの iPhone から画像を添付しても表示できない場合がある

最近、自腹で契約しているテナントを個人的な検証用途だけではもったいなく思い、家庭で Office 365 を活用していますが、特に Planner は結構使えます。家庭で利用するとPCよりもスマホで利用する機会が増えてきましたが、そこで色々と気が付くことがあります。
今回、iPhone で撮影した画像を Planner のタスクに貼り付けたところ、嫁さんから表示できないと言われたので調べてみました。

とりあえず事象の確認から。

▼今回iPhoneで撮影した画像がコチラ。

正月休みの間にお気に入りのズボンの一部が壊れてしまったのですが、嫁さんが直してくれるとの事なので、Plannerにタスクを追加しました。どの部分が壊れたのかわかるように画像を添付したんです。

▼Planner に添付するとこんな感じで添付されます。すでに異変にお気づきですか?

▼タップすると Safari が立ち上がり画像が表示されません。

お気づきかもしれないですが、画像ファイルの拡張子が[.HEIC]なんですよね。

.HEICという拡張子の画像が何なのか?とか、iPhone がどの機種でどのiOSのバージョンの時になどの条件は割愛しますが、.HEICで保存された画像を Planner のタスクに添付するとこうなってしまいます。PCからも画像を表示させる事はできません。

Planner のタスクに添付したファイルは、プラン作成時に自動で作成されるサイトコレクション内の「ドキュメント」ライブラリ内にアップロードされますが、その中ももちろん.HEICでアップロードされています。

という事で、iPhone で Planner のタスクに画像を添付する際には、注意が必要ですね。

ちなみに OneDrive にアップロードした場合は、うまいことJPGに変換してくれます。

▼先ほどの同じ画像を OneDrive にアップしました。

拡張子が[.jpg]になっているので表示されるし、PCからも問題なく表示されます。
(同時にファイル名も変わっていますけどね。)

Planner もそのうち OneDrive と同じく、JPGに変換されるようになってくれるとうれしいですね。

Office 365 : オンプレミスデータゲートウェイを入れてみる

オンプレミスデータゲートウェイ。今にも舌を噛みそうです。この言葉を覚えるだけでも大変でした。これを構成すると、 Office 365 だと Flow や PowerApps や Power BI などで、オンプレ内の SQL Server や ファイルシステム とデータ接続できます。ちょっと必要があって触ってみる事にしたのですが、今回はまず入れて構成するところまで。

ダウンロードは Power BI のところにあります。

Power BI Gateway | Microsoft Power BI
https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/gateway/

Windows 7 以降でもOKという事なので、手っ取り早く自分のPCに入れてみます。

▼インストーラーをクリック。次へ。

▼これもとりあえず次へ。

▼これも次へ。

▼特に問題なければ同意にチェックしてインストール

▼ここに Office 365 のメールアドレスを入力。サインインをします。

▼これも次へ。

▼適当に名前と回復キーを入力し構成をクリック。

※他の色々(SharePoint Designer 、 InfoPath 、など)でもそうだけど、ブラウザじゃないところでも Office 365 のサインインを入力する画面はIEを利用しているので、IEが使えない環境だとトラブります。

▼これで完了。

特に何も考慮する必要がなければインストールから構成までは非常に簡単でした。

Office 365 で構成したので、 PowerApps と Flow と Power BI で利用できます。Logic Apps などで利用する場合は Azure のゲートウェイを作成してください。

Windows 10 ってファイルを削除する際に確認ダイアログが出ないんだね

最近、業務で利用する PC を Windows 10 にしました。そして今日ふと気が付いたんです。ファイルを削除する際に確認ダイアログが現れずに消えていくことに。

自宅では Windows 10 のPCばかりなのですが、今まで気が付かなかったのはなんでだろう?不思議です。

で、間違えて削除してもごみ箱から復元すれば良いだけですが、なんとなく確認ダイアログが出るのに慣れているので、これなんとかならないのかな?と思ったら見つけたので紹介します。

▼ごみ箱を右クリック→プロパティ

▼プロパティの下部「削除の確認メッセージを表示する」のチェックが外れている状態を確認

▼これをチェックしてOKをクリック

▼試しにファイルを削除したらホっとする確認ダイアログが出ました

Windows 10 からなのかどうかもわかりませんが、デフォルトでこのチェックが外れているみたいですね。

SharePoint : SharePoint ホーム からニュースの投稿ができるようになった

今日気が付いたので、例によっていつ実装されたかは不明ですが…
(ただ、対象指定リリースのテナントでもテナント次第ではまた表示されていないテナントも確認できたので、やはりここ最近実装されたのかな?)

SharePoint ホームを開くと上部に「+ サイトの作成」の横に「+ ニュースの投稿を作成」がありました。

▼ココ

▼クリックすると右パネルが現れます。

ここに自分がニュースを投稿できる権限のあるサイトが一覧で表示され、クリックするとニュースの作成を開始できます。

わざわざサイトに入る手間は省けますね。使われるかどうかはなんとも言えないけど。

気を付けるべき事は、ココからもそうだし各サイトトップページの「ニュースの投稿」からもそうだけど、一度クリックするとクリックした時点でページは作られます。ページ名を設定するまでは適当なファイル名で保存されています。例えば、操作ミスや魔がさしたりしてクリックしちゃってニュース作成ページが開いてしまったので慌ててタブやブラウザごと閉じたとしても、適当なファイル名で中身が空のニュースは保存されるという点は注意が必要です。
「発行」をするまでは公開されないし、様々な新着情報欄にも表示はされませんが、こういう事の繰り返しでふと気が付くとページライブラリ内に適当なファイル名のページがたくさんある状態にはなりそうです。

▼「ニュースの投稿」をクリックするとニュース作成画面が現れます。

この状態で「保存して閉じる」や「発行」を押さないで即タブやブラウザを閉じても…

▼ページライブラリにはこのように適当なファイル名でページは作成されたままです。

ゴミを溜めないためにも、間違えて「ニュースの投稿」などをクリックしてしまったら、ページライブラリをチェックして該当するファイル(ニュース)を削除するクセを付けた方が良さそうです。または、サイト管理者は定期的にページライブラリ内をチェックしてみたり。別にそんなファイルがあったって困ることはないのでゴミ溜め状態が気にならないのであれば放置でも構わないとは思いますが。

Office 365 :問い合わせでメールでのサポートを指定しても電話はかかってくる

あけましておめでとうございます。今年もマイペースになるべく定期的にブログを更新していけたらと思っていますので、よろしくお願いいたします。

Office 365 を利用していても、まだ問い合わせをした事がない管理者さんもいると思います。なので僕の過去の経験談からこれまでも問い合わせについて記事にしてきましたので、少しでもお役に立てれば幸いです。


これまでオンプレの SharePoint について、また Office 365 についてMicrosoft社に数々の問い合わせをしてきました。

問い合わせに関しては問い合わせ時には電話から問い合わせる事はできなく、Web上からフォームで問い合わせを行います。で、ライセンスによっても問い合わせ方法が異なるので詳細は濁しますが、メールでのサポートを希望するか?電話でのサポートを希望するか?を選択できたりします。

電話が苦手だったり、多忙で電話で時間を取られたくない場合は、メールでのサポートを希望して問い合わせるのですが、結局、少なくとも2・3回は電話がかかってきちゃうんですよね。

僕の経験上では、メールでのサポートを希望しても、以下の電話が来ます。

■問い合わせ受付後
サポート側が調査前に受付内容に齟齬がないかの確認電話

■メール回答前
サポート側がメールで正式回答をする前に口頭で回答を説明し認識合わせをする電話

■メール回答に対してクローズ依頼のメールを送信した後
本件についてのフォロー電話

え~、メールでのサポートを希望しているのに?と思ってしまいますが、やはりトラブルや余計な手間や時間のリスクを考えると、会話して確認する事ってお互いのためにも大事なんですよね。

という事で、メールでのサポートを希望していても電話はかかってくる事を頭に入れておくと良いと思います。

Yammer :「トピック」とは?

▼Yammer のメッセージ記入欄の左下に「トピックを追加」があります。

トピックってなんだろう??

▼クリックするとタグのようなアイコンが表示され「トピックを追加」が入力できるようになりました。

▼入力してEnterを押すとこのように確定されます。

▼これで投稿をすると「#トピックってなに?」となりました。

ん?「#」がついてるけど、これってハッシュタグじゃない???

▼投稿されたメッセージ内のトピックをクリックすると、このようなページに遷移します。

トピックがタグ付けされているメッセージのみを抽出して表示するのも想定通り。トピックをフォローも可能です。う~む、やはりハッシュタグじゃない???

これは僕の個人的なことですが、プライベートで Twitter や Facebook などでハッシュタグを利用した事がなく、Yammer でもノーマークでした。

なので今さらですが、Twitter などと同じ操作で、試しにメッセージ欄でハッシュタグ作ってみます。

▼この時点ではトピックのようにハッシュタグ化されません。

▼投稿をするとハッシュタグ化されました。同時にトピックにも追加されています。

▼クリックするとトピックのページです。

つまり、やはり「トピック=ハッシュタグ」という事でしょうか。トピック欄でも作れるし、メッセージ欄でも作れる感じ。

トピック
トピック付きのタグ コンテンツは、単語の前にハッシュタグ (#) を追加したり、既存のトピックを検索して、他の人がすぐに関連のあるメッセージ、ファイル、メモなどを見つけるのに役立ちます。

Yammer の検出機能

やはり同義でしたね。

SharePoint :モダンページのテキストWebパーツの「ハイパーリンク」

モダンページのテキストWebパーツに関しては、少し前の記事で、右パネルが表示されたり、テーブルがプレビューだけど実装されたり、を紹介しましたが、その時にはなんでもなかったハイパーリンクが少し機能アップしたようです。

以前のスクショがないのですが、リンクの挿入にはURL欄と表示テキスト欄しかなかったと記憶しています。

▼ところが、今日見てみたらこんな感じになっていました。

ハイパーリンクに入力するURLに関しては特に用途制限はないとは思いますが、これを見る限りだとサイト内のページをリンクする用途をメインとしてる感じでしょうか。それと、新しいタブでリンクを開く設定もできますね。

これ、どこかで見たことあるなぁと思ったら、WordPress の記事作成のリッチテキストにリンクを追加するUIがこんな感じです。過去記事へのリンクが楽なんですよね。

これまた先日紹介したページの「レベル上げ」機能。あれはナビゲーションにリンクを追加でしたが、ナビゲーションがゴチャつくので正直微妙かなと思っています。それよりもページのコンテンツエリア内に配置できるテキストWebパーツにリンクの方が用途としてはありそう。あ、忘れちゃいけないのがリンクWebパーツもありました。あっちはリンク先URLのサムネイル表示ができる機能はありますが、このようにサイト内のページを検索する機能はありません。
クラシックUIのWebパーツでも、概要リンクWebパーツだったりコンテンツ エディターWebパーツのリンクだったり、目的は同じでもやはり細かな用途に応じて様々な機能を使い分けていたので、今後もそんな感じでしょうか。

やはりこれからの SharePoint はニュース(ページ)をどんどん利用していく想定ですかね。

Yammer などでフロー情報が流れ、 SharePoint はどちらかというとストック情報の蓄積がメインになるかとは思いますが、そもそもお知らせリストだとか SharePoint はフローもストックもどっちもイケるわけで、ニュースもそういう意味ならフロー情報の用途になるかと思いますが、大事なニュースはこのように固定でリンクさせておくのも大事ですよね。

様々な機能が追加されていきますが、利用ユーザー目線でストレスなく利用されやすい事を第一に構築していきたいですね。今までの経験則だと、ページなどのコンテンツ作成者が自分本位でしか考えていなく、結果として利用ユーザーからすると使いづらい・わかりづらい…なんて場合も少なくはありませんでした。特に社内ポータルサイトのトップページなんかは。

Yammer / Teams :「GIF」ってなんだろ?

Yammer や Teams を触っていて「GIF」ってボタンがあるけど、そういえば何度か「なんだろ?」って思いながら実際クリックした事がない事に気がつきました。

▼ Yammer のGIFボタン

▼ Teams のGIFボタン

■ Yammer のGIF

▼クリックしてみるとなんじゃこりゃ!動く画像がにぎやか。

※実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択するとこんな感じ。どこかのサービスのサイト内の画像を直リンクするのかな

▼メッセージを送信すると…デカッ!!

つまりアニメーションGIFなわけですが、いかにもアメリカ~ンな感じのGIFですね。

▼先日、著作権の話をしましたが、ここにも一応注意書きがありますね。

「こちら」をクリックすると以下のページにリンクしますが、英語です…。

Microsoft Copyright

https://www.microsoft.com/en-us/legal/Copyright/Default.aspx

URLのen-usをja-jpにしたら日本語ページがありました。

著作権とは

https://www.microsoft.com/ja-jp/legal/Copyright/Default.aspx

 

▼「powered by tenor」の表記がありました。

以下のサービスを利用しているようです。

tenor

https://tenor.com/

う~ん、聞いたことないです。「テノール」海外では流行ってるのかなぁ?どんなサービスなのかはApp Storeにページがありました。

GIF Keyboardを App Store で

https://itunes.apple.com/jp/app/gif-keyboard/id917932200?mt=8

以下、上記ページの一部抜粋します。

絵文字じゃ物足りないことってあるよね。 そんな時は GIF で気持ちを伝えてみよう。

イケてる方法を探してるなら「このアプリしかない!」って感じだよ。例えば…

– チョ~マジでピザが好きだって発表したいとき。
– 頭から離れない曲のフレーズを友達に伝染させたいとき。
– 好きな人にイチャイチャしたいって伝えたいとき。

GIF Keyboardを App Store で

説明の部分がチャラい!!tenor自体が Yammer のサービスではないので好きな人にイチャイチャしたいって伝えるのは自由だけど、 いくら自由派な僕でも、社内の意中の人には Yammer を通じてイチャイチャしたいを伝えるのはヤバいですね。それは仕事終わってからお食事に誘って十分コミュニケーションをとってからお酒の力を借りてがんばってほしいです!

Yammer には昔絵文字があったけど今はなく、このGIFなるオモシロ機能がある感じですね。

ちなみに、「GIFの検索」という欄で検索ができますが、

▼ヤバいヤツも平気で存在します。(「tits」がわからない方はGoogle翻訳にかけるとダイレクトに翻訳されます。)

先日著作権でも触れた「オンライン画像」もそうだけど、外部サービスに頼る感じは別にいいけど、色々と自己責任が増えてきますね。

ちなみにGIF機能を非アクティブにする設定はなさそうです。ググっても日本語ではあまり情報がなく、海外では残念ながらないという結論になっています。要望は上がっているっぽいのでそのうち実装されるのでしょうか。

■ Microsoft Teams のGIF

Yammer で先にGIFの意味を知ったのでもうナンジャコリャ感はないですが、しっかし、先日ミームについて記事にもしましたが、Teams の方は絵文字にステッカーにミームにGIFとオモシロ機能がてんこ盛りですね。

▼GIFボタンをクリックすると吹き出しで表示されます。

※こちらも実際は動くアニメーションGIFです。

▼選択すると貼り付けられます。

▼送信するとこんな感じ。(ボカシてばかりでわかりにくいですが…)

Yammer と違う点は、ちょっとちゃんと観察しきれていませんが、投稿直後は数回再生されたら止まった感じです。で、動画と同じく画像内の再生ボタンを押すと再生されるし、再生された状態で一時停止ボタンを押すと停止します。

▼右下の「条件の表示」をクリックすると、Yammer と同じような注意書き。

「ここ」をクリックすると Yammer と同じ、コピーライトの英語ページが開きます。

▼よく見るとこちらは「Giphy を利用」と記載があります。

GIPHY

https://giphy.com/

あれま、Yammer と Teams で利用しているサービスが異なるのか。Yammer と Teams で投稿後の挙動が異なるのも、サービスが異なるからなのかなと思いますが、なんでサービスが異なるのか?不思議ですね。

で、Teams に関してはバグっぽいのを発見しました。FireFoxでしか確認していませんが、

▼画像の表示サイズが小さくて全体が収まっていないです。(またまたボカシのせいでよくわかりませんが…)

再生ボタンも通常はど真ん中に来るのに、上のGIFなんてボタンが半分しかないですね。

▼ちなみにこっちでも Yammer と同じく「tits」で検索したけど、こちらは健全なのか何も表示されませんでした。(個人的には残念!)

他にもFuではじまる4文字のよくない言葉でも検索しましたが、Yammer の方はいろいろ表示されましたが、 Teams の方は何もなかったです。

Teams の方はここらへんのオモシロ機能を非アクティブにする設定はあるようです。Teams の設定は管理センターの「設定」→「サービスとアドイン」→「Teams」です。

▼色々とオンオフができます

※反映には少し時間がかかるようです。

以上です。


と、ここまで調べてた後で、さらに Office 365 から離れてGIFを調べてみたら…やはり普段から意識していなかったけど、毎日使ってる Twitter や Facebook でもGIFありました!僕は普段から絵文字も使わないので、全然気が付かなかった…

▼ Twitter にもGIFがあった!

▼追加すると「via GIPHY」が。via は「経由」って意味のようです。

▼他を選択すると「via Tenor」が。複数サービスをまとめて利用できるようです

▼ Facebook にもGIFがあった!

▼giphyらしい

▼ Twitter 同様にtenorもあるので、複数サービスをまとめて利用できるようです

僕の見ている世界は狭いけど、狭い中では日本ではあまり利用されていないのかな?あまりGIFを見たことがないと思うけど意識していないだけなのか?

さらに調べてみたのがやはり著作権。すると…日本での利用が危うい記事を発見。

TwitterのGIFアニメ添付機能が「著作権侵害」に? 米国では「フェアユース」

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/25/news085.html

TwitterのGIFアニメ添付機能、ユーザーが「著作権侵害」に問われる可能性は?――福井弁護士に聞く

http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1602/29/news077.html

これらの記事もすでに1年以上前の記事なので今がどうだかは調べきれなかったのですが、つまり米国のサービスを日本で利用する時は国で法律も違うので注意が必要といったところでしょうか。「フェア ユース」に関しては、上の方で紹介した Microsoft の著作権についてのページでも触れられていますね。

僕も正直著作権に関しては疎いですが、疎いなりに調べても結構色々あるなぁという事はわかり、それを例えば Office 365 を利用するにあたって全ユーザーに理解するように教育するとなると厳しく。やはりお金をかけても専門家に相談するのが良いのでしょうか。う~む、難しい…。

Office 365 :問い合わせをする際の注意点

以前、Office 365 Business Premium (以下、BP)で問い合わせをした際の事を書きました。

Office 365 メールでの問い合わせ方法

今度は Office 365 E3 で問い合わせをした際に、BP と問い合わせのUIが違う事と、ちょっとした失敗をしたので備忘録として記載します。

▼Office 365 BP は「サポート」→「新規お問い合わせ」で、右パネルが出現します

▼一方、E3 は「新規お問い合わせ」「お問い合わせの表示」に別タブリンクのアイコンがあるのが BP との違う点。クリックすると…

▼非常に質素なページが別タブで表示されます。この左側でカテゴリを選ぶと…

▼左の項目の4ステップで問い合わせを送信します

途中で、質問にドンピシャな回答があった場合は、その案内を示すのは BP の問い合わせでもありましたが、今まで何度か問い合わせをしましたが、そこに回答が現れたことはなかったです。

問い合わせの仕方としては BP の時のUIより E3 の方がわかりやすい印象でした。

ただ、失敗をしました…

問い合わせをして数分で電話が来たんです。ずいぶん迅速な対応だなぁと思っていたのですが、担当者さんが「緊急対応…」と言ったので、「緊急対応のつもりはないです」と応えたところ、どうやら間違った選択をして問い合わせをしていたことがわかりました。それが間違いだと気が付かない選択項目だったので紹介します。

緊急対応かどうかを Microsoft 側が判断するのはココらしいです。

▼「影響を受けているユーザーの数」

ここが「すべてのユーザー」だと緊急対応となるようです。こちらとしてはすべてのユーザーが影響する事なので選択したけど、別に緊急度は高いわけじゃないんですけどね。過去(Office 365 がなかった時代)に SharePoint に関して問い合わせをした時は「緊急度」ってわかりやすい項目があったと思うんですけどね。

なので、この項目は影響を受けているユーザーを答えるというよりは、緊急度という観点を意識して答えた方が良さそうです。

僕は緊急でもないのに緊急対応になってしまったこの例を2回やっています。1回目の担当者さんは特に緊急っぽい雰囲気を出していなかったので気が付かなかったのですが、2回目の担当者さんが「緊急対応…」と言ってくれてよかったです。