SharePoint :ページやニュース作成・編集時の機能強化(あれ?ヘッダーやナビが消えた!)

数日前に SharePoint のページを編集していたらちょっとした異変に気が付いたんだけど、良く調べると3点ほど機能強化がされていたようです。今年の11/19付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されていました。

▼SharePoint ページの作成の機能強化

以下の大きく3点の機能強化です。

  • フォーカス モードへの変更
  • コンテンツとセクション ラベルの変更点
  • Web パーツ のツール バーへの変更

僕がすぐに気が付いたのが1つ目ですが、他も含めて3点を実際に見てみます。

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Microsoft Teams :一人で会議を始めた時に表示されるユーザーの招待を促すボックスの中身がシンプルになった

僕はほぼ毎朝 Microsoft Teams の新機能や機能変更のチェックのために、会議を一人ではじめます。すると今年の3月あたりから、一人で会議をはじめると、「参加するようユーザーを招待する」というボックスが表示されるようになりました。

Microsoft Teams :一人で会議を始めると孤独な僕に他ユーザーの招待を促すダイアログボックスが出てくるようになった

で、当時は招待する方法として、「会議のリンクをコピー」でコピーした会議リンクを教える方法、「参加者を追加」でたしかリクエストを送る方法、「既定のメールによる共有」でメールで共有する方法、の3つがありました。

しかし、いつだったか忘れたけど、1種類減って2種類しかなくなってたんですよね。ウッカリ記事にもし忘れていたのでスクショも撮っておらず、何が減ったのかも忘れました…。

で、更に最近、ついにもう1種類減って、今は1つしかありません。

では、見てみます。

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Microsoft Teams :会議中のトランスクリプトの音声言語の変更方法

Microsoft Teams の会議のトランスクリプトの機能では音声言語の設定が既定で「英語」になっています。なのでそのまま使うと日本語で会話しているのに強引に英語にして文字起こしされます。これはライブキャプション機能も同じです。なので日本語で会話をしている会議であれば、音声言語の設定を変更します。以前、ライブキャプションとトランスクリプトが日本語対応された時に以下の記事を書きました。

Microsoft Teams :会議のライブキャプション(字幕)・トランスクリプト(文字起こし)が日本語対応された

この中で僕はトランスクリプトの音声言語の変更方法について手間のかかる方法を紹介しています。この時はトランスクリプト側から音声言語の設定変更ができなかったんです。ただ、トランスクリプトとライブキャプションは音声言語の設定を共有しているので、つまりライブキャプションの音声言語の設定を変更する事により、トランスクリプトも日本語で文字起こしされるという方法です。

しかし、つい先日触っていたら、トランスクリプト側でも音声言語の変更ができるUIが実装されていました。では試してみます。

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Yammer :ユーザーがコミュニティ作成をできなくする設定

今日、 Microsoft MVP 仲間に、ある質問をしたら検証までしてもらっちゃったんだけど、質問の本筋とは違った新たな発見をみんなでちょくちょくしたんだけど、その中でも過去に僕が書いた記事から仕様が変わっていた点も出てきたので記事にします。

かれこれ3年半前の記事ですが、以下の記事があります。

Yammer :グループ作成を禁止する設定はない

スッカリ、存在すら忘れていた記事でしたが、タイトルの通り、グループ作成を禁止にする設定はない!と断言しています。ちなみに Yammer の中で今は「コミュニティ」と呼ばれているものは過去には「グループ」という名称でした。なので、以下からはコミュニティと呼称します。

で、2018年4月当時はコミュニティをユーザーが作成できなくする設定がなかったんですね。それは Microsoft のサポートに問い合わせた回答でもあるので正しい話だと思います。僕の方でも色々と設定を見たけどできなかったので。結果的には Yammer こそ自由にコミュニティを形成していけばイイじゃない!という結論に至りました。

しかし、3年半経過した間に、いつ仕様変更されたのかわかりませんが、今日の Microsoft MVP 仲間との検証の結果、仕様が変わっている事が判明しました。

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Yammer :初めてアクセスした時に UI が英語だった時の言語設定を日本語に切り替える方法

Yammer 使っていますか?所属組織で使われていますか? Microsoft Teams の利用は急激な右肩上がりだけど、 Yammer の方は相変わらず利用率低いんじゃないかとは思います。そんな Yammer ですが、最近、検証用アカウントを払い出して Yammer に初めてアクセスしてみたら、「う~ん」って感じの事があったので、記事にしてみようと思いました。

▼ Office ホームから Yammer に入ります

▼英語じゃないか~い!

英語ニガテな人が多い日本人にとって、いきなり英語は離脱率高そう。そもそも Microsoft 365 自体の言語設定は日本語になっていて他のサービスは日本語なのに、 Yammer だけ英語ってのも混乱するユーザー多そう。

さて、僕も英語ニガテマンだけど離脱はしません。じゃ、英語ニガテな中でどうやって日本語に設定変更するのか?試してみます。

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Microsoft Teams :チャネル会議でもトランスクリプトが利用できるようになっていた

日々進化するクラウドサービスにおいては、いち早く情報発信をすると翌日には古い情報になっている事も普通にあります。今年の9月に Microsoft Teams の会議のライブキャプション・トランスクリプトが日本語対応され、記事を書きました。

Microsoft Teams :会議のライブキャプション(字幕)・トランスクリプト(文字起こし)が日本語対応された

さっき、ふとこの記事がもう古い情報になっている事を発見したので今回記事を書いてるわけです。それがトランスクリプトについて。上の記事の後半の「■トランスクリプトの残念な事」という章の中で、「トランスクリプトはチャネル会議や[今すぐ会議]では利用できない」と書きました。引用として Office サポートの該当部分のスクショも貼っています。しかし、今確認すると、 Office サポートの該当ページ自体が変わっていました。そもそもライブキャプションの説明ページにトランスクリプトの説明も入っていたのが、今はなくなっていて、トランスクリプトは別のページとして存在しています。

Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/dc1a8f23-2e20-4684-885e-2152e06a4a8b

さらに、当時は書いてあった「チャネル会議」や「今すぐ会議」では機能が使用できない旨の記載はありませんでした。

では、実際にチャネル会議でトランスクリプトが利用できるか、試してみます。

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Microsoft Teams :スケジュールされた会議でブレークアウトルームの事前設定が可能になった

Microsoft Teams で会議をする時に、大人数で議論をすると対面の会議に比べて収集が付かなくなる可能性が高いです。また、オンライン・対面関係なく少人数のグループに分かれて議論したい場合もあります。そういう時にブレークアウトルームで複数の小部屋を作る事で実現できていました。どうです?使っています?僕の観測範囲だとあまり使われていない気がします。おそらく教育機関では使われているんでしょうね。でも企業ではどうでしょうね。そもそも会議のための会議をするようなところあるじゃないですか。大きな会議や偉い人が参加する会議をする前に「会議の準備をする会議」があったり。根回しや事前の合意があった上である程度同じ意見や共通認識の上で更に大きな会議に臨む感じ。だからすでに会議の前にブレークアウトルーム的な議論が少人数でされている場合がコロナ禍関係なくオンライン・オフライン関係なく行われていた気がします。そして、「この場でテーマを決めて議論しましょう!」なんて会議はなかなかないですよね。会議じゃなくて勉強会とか教育施策ではありそうだけど。まぁ、それは置いといて…。

ブレークアウトルームを利用したくても、設定が大変だから使わない…という話もちょくちょく聞きました。ブレークアウトルームの設定は会議の開催者1人しかできず、大人数の会議の場合は、開催中に開催者ががんばってユーザーの割り当てをしたり設定しなければいけません。ありがちなのが開催者=司会者なので、司会をしながら設定をするなんて無茶です。で、参加者の割り当てをランダムでやるなら良いけど、中には割り当てを任意で行いたい場合もあって、例えば50人を手作業で割り当てるのはなかなか時間がかかります。ブレークアウトルームの設定を会議開催の事前に行う事ができないのか?という話はたまに聞きました。

そんな人に朗報なのが今回の話です。まさに事前設定ができるようになりました。今年の8/17付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

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Microsoft Teams :会議の録画を閲覧した時にもライブ キャプション・トランスクリプトが利用できるようになった

※この記事は本ブログの1,000件目の記事です。心の中で祝ってやってください!


記事タイトルに「ライブ キャプション」って書いてあるけど、録画の字幕ならライブではないので「キャプション」が正解なのかな?よくわからないけどSEO的な事もあるので「ライブ キャプション」とさせてもらいます。

Microsoft Teams の会議中にライブキャプション機能を利用すると自動字幕が表示されるので、耳が不自由な人や諸事情で音声がうまく聞き取れない環境で会議に参加している人にとっては、字幕で補完できるので便利です。そしてトランスクリプト機能を利用すれば会議中の会話が文字起こしされるので、簡易的な議事メモが自動生成されるので便利です。そして、今年の9月にようやく日本語対応されましたよね。

Microsoft Teams :会議のライブキャプション(字幕)・トランスクリプト(文字起こし)が日本語対応された

この記事は2か月経った今でもPV数上位なので非常に注目されている機能のようです。しかし、この時点では、ライブキャプションは会議中にしか表示されず、会議を録画した動画ファイルを SharePoint や OneDrive 上で再生しても字幕は表示されませんでした。つまり会議に生で参加している人しか恩恵に授からない機能でした。また、トランスクリプトはというと、文字起こしされたデータはスケジュールされた会議の詳細画面の「レコーディングと文字起こし」タブ内に表示されます。

▼スケジュールされた会議の「レコーディングと文字起こし」タブ内

このように会議の内容が文字で認識でき、ダウンロードもでき、簡易的な議事メモっぽい役割になります。しかし、これもこの時点では録画された動画と紐づく事はないので、簡易議事メモ以上の便利さはありませんでした。

思い起こせば、会議の録画が Microsoft Stream 側に保存された頃は、(ひと手間必要だったけど)録画された動画プレイヤーから字幕も利用できたし、トランスクリプトも利用できました。特にトランスクリプトに関しては、例えば動画の中でも聞きたい部分がピンポイントだった場合、トランスクリプトからキーワードで検索して、クリックするとその時間から再生されるような便利な使い方もできました。

このように、これまでは会議のライブキャプションやトランスクリプトが日本語対応されたと言っても、便利さを享受できるのはライブキャプションは会議開催中のみ、トランスクリプトは簡易議事メモ的な使い方と限定されていました。

ところが、ようやく僕の環境で、会議の録画を SharePoint や OneDrive 上から再生すると、再生プレイヤーにライブキャプションとトランスクリプトの機能が展開されていたので、便利さが広がります。

では、試してみます。今回はチャネル会議で試してみました。

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Microsoft Teams :ライブ コンポーネント(来年はループ コンポーネント) その他の気になるところ

※ この記事で本ブログの投稿数が999件。次で1000件目!


Microsoft Teams のチャットで利用できる(展開中)ようになったライブ コンポーネント(来年はループ コンポーネントに名称変更予定らしい)について、記事を分けてシリーズ化してお送りする第4弾。現時点での最後は、その他色々です。

Microsoft Teams :チャットに「 ライブ コンポーネント 」が来た

Microsoft Teams :ライブ コンポーネントのデータの保存先

Microsoft Teams :ライブ コンポーネントの気になるアクセス権限・共有

それでは、残りの気が付いた点を並べていきます。

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Microsoft Teams :ライブ コンポーネントの気になるアクセス権限・共有

※ この記事で本ブログの投稿数が998件。1000件まであと少し!


Microsoft Teams のチャットで利用できる(展開中)ようになったライブ コンポーネントについて、記事を分けてシリーズ化している第3弾。アクセス権限・共有について。第2弾の記事でデータの保存先が OneDrive だという事がわかったので、結果的にはチャットの添付ファイルと同じなんですけど、一応触りながら確認してみます。

▼ライブコンポーネントの下書き状態

送信する前の下書き状態の時に、黄色い矢印の先にある部分。これが共有リンクの設定です。クリックすると、

▼リンクの設定画面が表示されます

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