Microsoft Teams :チャットに同名ファイルを添付した時の案内が親切になった

Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business (以下 ODfB ) に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。

チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム(個人チャット、グループチャットどちらでも)にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか?最新版なのか?がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。

▼2017年当時のスクショ

しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え?このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ&ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。

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SharePoint :ニュース・ページの編集画面の新しいコンテンツウィンドウ(コンテンツペイン)

SharePoint で定期的にニュースを投稿している人ならこの違和感にすぐ気が付くと思いますが、ニュースやページを新規作成や編集する時のUIに変化がありました。

▼ SharePoint に慣れている人ならすぐに気が付く違和感

それがこの右側のエリアです。名前がブレているので記事タイトルも2つ書いたけど、「コンテンツ ウィンドウ」って書かれていたり「コンテンツ ペイン」って書かれていたりします。ちなみに後者の「〇〇ペイン」ってたまに使われるけど、英語ニガテマンの僕が知っている「ペイン」は [ Pain ] で「痛み」という意味の単語です。英語ニガテなのになぜそれは知っているかと言うと、中学生の頃の僕がヘヴィーメタルにハマった時に、Judas Priest というバンドの名曲「 Painkiller 」に衝撃を受け、この曲名の意味を調べたら鎮痛剤という意味でその流れで Pain が痛みという意味の単語だという事を知った次第です。なので「〇〇ペイン」って聞いて「え?何が痛いの?」という感じでしたが、ちゃんと調べたらカタカナで「ペイン」と書く英単語は Pain の他に [ Pane ] というのもあるようで(同音異義語のようですね)、 Pane は「枠」「区画」という意味らしいのでそれでようやくスッキリ。せっかくなので以降はコンテンツペインって書くようにします。

おっと、急にメタルの話まで脱線したので戻しますが、2024/06/21 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)Microsoft SharePoint: Pages と News の新しいコンテンツ ウィンドウ

この中でコンテンツウィンドウとコンテンツペインで揺れちゃってるんですよね。メッセージセンターあるあるでもありますが、あっちの国の人はあまり表記ゆれは気にならないんですかね。で、とにかく新しくコンテンツペインが表示されるようになったという事で、少し前から対象指定リリース環境には出ていましたが、標準リリース環境にも出始めたので見てみます。

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Microsoft Teams :チャネルカードが導入された

Microsoft Teams ではおそらく利活用が促進されると属するチームが増えてくると思います。そしてチームの中にはチャネルも増えてくると思います。すると各チャネルの主旨やら情報が良く分からなくなる場合もあるかもしれませんね。そんな時に今回のアップデートは便利かもしれません。先に言っておきますがちょっと他人事のように書いてる通り、僕はたぶんそんなに使わないと思います(笑)

2024/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Teams: チャネル カード

チャネルに関する情報をチャネルカードでパっとアクセスできるし設定や管理もここから素早くできるという事です。一般展開も8月下旬で完了となっているので、すでに皆さん利用できるとは思います。では触ってみます。

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OneDrive for Business / SharePoint :PDFにテキストボックスで注釈が追加可能に

OneDrive for Business や SharePoint に保存されたファイルは Word / Excel / PowerPoint に関してはブラウザーやアプリで開いて編集もできるのは当然ですが、現時点では300種類以上の様々なファイルをプレビュー表示できるファイルビューアーがあります。そのファイルビューアーがおよそ3か月前の 2024/06 頃に刷新されました。

SharePoint / OneDrive for Business :ファイルビューアーが刷新された

実はこの時にPDFファイルならファイルビューアー内で簡易的な操作なら直接編集できる事を知ったのですが、当時はペンでお絵描きができる程度でした。そして今回更にアップデートされたというわけです。

2024/04/22 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft OneDrive: PDF にテキストボックスで注釈を付ける

ファイルビューアーで開いたPDFに直接お絵描きだけじゃなくテキストボックスで注釈を付けられるというわけです。ロールアウト時期を見ると対象指定リリース先行じゃなくいきなり一般提供開始みたいで8月下旬に完了予定です。僕の手元の環境で確認したところ、もう少しで8月も終わりですが展開されていない環境もあり、でも一部展開されている環境もあったので試してみます。

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SharePoint :ニューステンプレートが全てメール共有(配信)をサポート

SharePoint 使っていますか? Microsoft Teams のチームの裏側で無意識に利用されているだけという会社も少なくはない印象です。もちろんそれでも十分ですが、単体で SharePoint を利用するとなるとキモになる大事な機能は「ニュース」かと思います。15年以上前だとリストに「お知らせ」というテンプレートがあり、そのお知らせリストを一方通行の掲示板として利用するケースが主流でしたが、その流れを汲んで未だにリストを情報発信で利用している会社も少なくはない印象です。別にそれが悪いとは言いません。それで要件が十分に満たされているのであれば。ただ、 SharePoint 自体がもうだいぶ前からニュース機能を出して機能強化し続けている事や今後のロードマップなどを考えると、さすがにもう SharePoint を利用した社内発信はニュース機能を利用しない手はないんじゃないかなと思います。

そんな SharePoint のニュースですが、およそ1年前の2023年9月にニュースをメールでも配信できるテンプレートが登場しました。

SharePoint :ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

社内に向けた情報発信の目的とは?これ良くありがちなのが情報を発信する事を目的としがちですよね。発信者視点だと発信したんだからあとは受信対象者が読まなかったらそれは読まない方が悪いという考え。でも受信対象者に読まれないのであれば発信しても発信しなくても同じなので無駄な作業になります。情報発信の目的は発信した情報が受信対象者全員に閲覧してもらう事だと思います。いや本当の目的は閲覧してもらった上で正しく内容を理解してもらう事だと思いますが、さすがに理解してもらう事まで目的にしてしまうと厳しいのでとりあえずは受信対象者全員に受信してもらう事かと思います。そうなると課題となるのが受信対象者にいかに発信を気付いてもらえるか?かと思います。

SharePoint のニュースなら、公開されたら例えばサイトホームのニュースWebパーツに表示されたり、昔の SharePoint で大きな課題があったいわゆる「サイトコレクションを跨ぐ」という事も気にせず別のサイトでもニュースを表示できるし、 SharePoint スタートページにも自分がフォローしたサイトのニュースなどが表示されます。お知らせリストで発信していた時よりも露出が増えてきました。しかしそもそも SharePoint 自体を利用していない人にとっては発信に気付きません。なので例えば全員が利用しているであろう Microsoft Teams の組織全体チーム内に SharePoint ニュースのリンクを貼り付けて案内したり色々あの手この手はあると思います。今や Microsoft Viva で Viva Connections や Viva amplify なども候補に挙がりますが、やはり社内の情報伝達手段としてはまだまだ王者である「メール」も大事な手段ですよね。という事もあり、このメールでも配信できる SharePoint ニュースのテンプレートを利用する事で、サイトにニュースを公開すると同時にメールでも配信できるという体制がとれ、より社内に気付かれやすくなるでしょう。

いつものように前段が長くなりましたが、そのニュース配信用テンプレートがなくなりました。なくなって代わりにどのテンプレートでもメール共有(配信)機能をサポートする事になりました。

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Microsoft Stream / Clipchamp :スタートページがほぼ一緒になった

うわっ、気が付けばおよそ2週間ぶりの更新でした。色々忙しくて更新が滞っていましたが、その間にもアップデートは待ってくれないのでネタがたくさん増えてしまって困ったものです。マイペースに更新していきます。

さて、僕の観測している限りだとこの情報は事前になかったので数日前にビックリしました。 Microsoft Stream と Clipchamp のスタートページがほぼ同じになっています。

▼現在の Microsoft Stream スタートページ

▼現在の Clipchamp スタートページ

なに同じスクショを2枚貼り付けてるの?って思えますよね。でも良く見ると左上は1枚目は Stream と書かれて、2枚目は Clipchamp と書かれています。

いや、これほぼ同じじゃなくて全く同じですね。良く見ると右上の方にこんな記載があります。

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Microsoft Teams :「一般」チャネルのチャネル名が変更できるようになった

アナウンスが出た頃から他のアップデート内容に比べて話題になっていましたが、いよいよ Microsoft Teams のチームでも扱いに困る人も多いらしい「一般」チャネルのチャネル名が変更できるようになりました。「一般」ってフワっとしていて用途が全然連想できませんからね。ここの名前を変更したいニーズは割と多かったようです。しかしパっと触った限りでも注意点などもあります。

2024/07/16 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams:一般チャネルの名前を変更する機能

対象指定リリース環境では8月上旬~8月中旬。標準リリースでも8月中旬~8月下旬の展開予定です。今週はお盆休みの人が多いので、お盆明けたら一般チャネルの名前を変更できるようになっている人は多いかもしれませんね。僕の標準リリース環境でもアップデートが展開されていたので、触ってみます。

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OneDrive for Business / SharePoint :「共有リンクの有効期限」の思ってたのと違う点&要注意

※本記事の内容は僕は全然気にしていなかった観点だったけど、SNS上でアウトプットをしてくれた方がいらして、その方の情報を基に僕も実際に確認してみた内容の記事です。先人のアウトプットに感謝です!


先日、 OneDrive for Business (以下 ODfB )や SharePoint の共有リンクで有効期限の設定が以前より幅広く使えるようになった記事を書きました。

OneDrive for Business / SharePoint :共有リンクの有効期限が幅広く使えるようになった

この「共有リンクの有効期限」ですが、おそらく多くの人は「有効期限が切れると共有リンクも無効になりアクセス権も無効になる」と思うでしょう。しかし実際は本当に「共有リンクだけの有効期限」だったようです。つまり Microsoft の各種説明やアナウンスは全く間違っておらず、勝手に僕も含めたユーザーがそういうもんだと思い込んでしまっていた事かと思います。これに対して気付きを与えてくれたブログ記事が以下です。

Deep Dive: Microsoft 365 Apps 共有リンクの有効期限の仕組み
https://zenn.dev/ymasaoka/articles/deep-dive-on-m365apps-shared-link-expiration?fbclid=IwY2xjawEg-8FleHRuA2FlbQIxMAABHT2mSx59f5bNhmcrVqxV_UWkyXc5lFXPnvPoxNKmMVEqqc400hknL3tCqg_aem_cywjkdSl801qOnGJZR51cQ

先日、Japan Microsoft 365 Users Group のイベントでも登壇してくださった まっぴぃ さんのブログ記事です。こちらでは共有リンクの有効期限の仕組みをかなり深掘りしていて、特にIT部門など管理者にとっては非常に有益で、僕の苦手な PowerShell での確認の手順まで記載されています。しかし、一般の利用者にとっては難しい内容となっているため、僕のこの記事では実際にユーザー視点で試してみた事とその結果を書いていきます。

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Microsoft Teams :非アクティブなチャネルを検出し非表示にする

Microsoft Teams (だけじゃないけど)の大きな課題の一つが利活用が進むほどチャットやチーム・チャネルがカオスになってくる件。特に忙しい人や偉い人ほど追加されるグループチャットやチーム・チャネルが増えてきて、わけわからなくなってくると思います。なのでこれまで色々な場所でチャットやチームやチャネルの整理術なんかを紹介してきましたが、 Microsoft Teams も徐々に進化してきて整理するための機能などを出してきています。今回も整理の一助となる機能かもしれません。

2024/06/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: 非アクティブなチャネルの検出と非表示

最近操作をしていない非アクティブなチャネルを自動的に検出して非表示にする機能です。…と、割とザックリとしか説明がされていなくて「最近操作をしていない」って具体的に何日?とかそういう情報はありません。そこらへん気にする人もいるでしょうけど、後々紹介していきますが、そういう細かい事を気にする人には不向きな機能かもしれません。他にも謎な仕様というか検証しようにも自然発生的なものなので意図的に検証できなさそうな箇所もありそうなので、ちょっと記事自体が大雑把になりますが(いつも大雑把だけど更に大雑把)ご容赦ください。自然発生的な動作に関しては、動作が確認次第、この記事に追加していこうとは思います。

で、少し前から対象指定リリース環境には展開されていましたが、今朝確認したら一部標準リリース環境にも展開されていたので、試していきます。

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Microsoft Clipchamp :画像の背景を削除できるようになった

※本記事は 商用ライセンス版 Microsoft 365 の中の Clipchamp についての記事です。


そうそう、本題に入る前に Office 365 E3 / E5 ユーザーに朗報がありますね。 Clipchamp が8月下旬から使えるようになりますよ。

▼Microsoft Clipchamp は、Office 365 E3 および E5 の商用サブスクリプション向けにリリースされます

1・2年前あたりに Microsoft 365 のライセンスは利用できるけど Office 365 のライセンスでは利用できない、というサービスや機能が一時期流行りました?けど、結局徐々に緩んできていますね。とにかく Office 365 E3 / E5 ユーザーでも商用ライセンス版の Clipchamp が利用できるようになるのは朗報かと思います。今月の下旬なのでもう少し待ちましょう。


ここからが本題です。

2024/07/26 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Clipchamp:動画から画像の背景を削除する

動画編集アプリだから勘違いしそうになりますがあくまでも「画像」です。動画の背景を削除できると勘違いしてしまったらガッカリしちゃうので先に伝えておきました。

僕の環境でアップデートが展開されていたので触ってみます。

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