SharePoint :ライブラリにも予定表ビューが使えるぞ!

先日、予定表ビューが展開された記事を書きました。

Microsoft Lists / SharePoint :予定表ビューが使えるようになった!

この時はリストで試したんだけど、ふと思ったんです。ライブラリでも予定表ビュー使えるよねぇ、と。

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SharePoint :ライブラリに「 OneDrive へのショートカットの追加」メニューが追加された

かれこれ1週間前くらいに、 Microsoft 365 警察の TAICHI ポリスが毎朝の巡回をしていると、 SharePoint のライブラリのビューページにて違和感を覚えました。

▼赤い矢印の先

編集バーに「 OneDrive へのショートカットの追加」というメニューが追加されていました。同時に、

▼フォルダーにマウスホバーさせるとこっちにもアイコンが

つまり、ライブラリ単位でもショートカットの追加ができるし、フォルダー単位でも追加する事ができるようです。

これを数日前に記事にしようと思ったら、ちょっとしたトラブルがあってうまく動かなくて記事にするのが遅れました。そのトラブルは記事の最下部で記載します。

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Microsoft Teams :ファイルタブ(SharePoint ライブラリ)は PCのエクスプローラーと同期できる

結構知られていないけど教えると非常に喜ばれる事なので記事にします。

Microsoft Teams のファイルタブは、裏側にある SharePoint チームサイトのドキュメント ライブラリです。そして、 SharePoint のライブラリは OneDrive アプリでPC上のフォルダーと同期できます。つまり、PCのエクスプローラーで直接作業できます。以下、 OneDrive アプリが入っている前提です。

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SharePoint :ライブラリのドキュメントにも「後で見る」が展開された!

【 2020/11/10 追記 】
気が付けば、現時点ではこの「後で見る」は存在しません。シレっとやめちゃったみたいですね…。


今朝、 SharePoint を触っていたら違和感が!
ライブラリに「後で見る」が展開されたようです。

▼パっと見る限りでも3か所にクリックできるところがあります

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SharePoint :モダンUIのライブラリのコマンドバーにも「クイック編集」が表示された

昨日 SharePoint を見ていたらちょっとした違和感に気が付きました。それがライブラリのコマンドバーに「クイック編集」のメニューが表示されていた事です。クイック編集とはアイテムを一つずつ開いて編集せずともビュー上で複数アイテムの列情報を編集できる Excel っぽい扱いができる機能ですね。

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SharePoint :リスト・ライブラリ Webパーツのコマンドバーのデザイン崩れがようやく解消された!

▼コマンドバーのデザイン崩れ

このようにコマンドとビュー名が重なってグチャグチャになっていて、 当ブログの記事を読み返すと遡ること1年前にコマンドバーがこのUIになってからずっと起きていた現象でした。
それがようやく先週あたりに解消されました!

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SharePoint :モダンページのリスト・ライブラリWebパーツの編集バーに「リンクをコピー」が追加されてた

年末年始の休みの間に追加されたようですが、少しゴチャゴチャしてきました。

▼「リンクをコピー」が追加

個人的にはリンクをコピーは利用頻度としてはあまり高くないです。メールなどで「ここにあるから見ておいて!」みたいなやりとりをするには便利ですけどね。

で、普通にアイテムページを開いてブラウザのアドレスバーからURLをコピーすれば良い話ではあるのですが、クラシックUIならダイアログ表示だとアイテムページに遷移しないし、モダンUIなら右パネルでアイテムが表示されるのでアイテムページに遷移しないので、URLをアドレスバーから取得できませんね(モダンページのリストWebパーツの場合は、なぜかクリックすると右パネルじゃなくアイテムページに遷移しますが)。結果的にアイテムページを開いてURLを取得すると、URLにパラメーターが色々ついてるので長いんですよね。過去にこんな記事を書きました。

SharePoint のアイテムのURLが長すぎる!なんとかしたい!

しかし、この「リンクをコピー」で取得するURLは結構短くなっています。そういう意味でも使い勝手は良いかもしれません。

で、モダンページはレスポンシブWebデザインなので、

▼横幅狭めると…メニューで省略されます

ただし、以前から記事で書いている通り、横幅次第ではクチャクチャになる事があります。

▼クチャクチャ…

英語サイトだと見かけない現象なので、英語で最適化されているので2バイト言語の残念仕様というところでしょうか。そのうち直ってくれるとうれしいです。

SharePoint :モダンUIのドキュメントライブラリで新規メニューの編集ができるようになってた

ちょっと前から追加されていたんだけど、ようやく記事に!

ドキュメントライブラリを単なるファイル置き場として利用する(またはそれしか知らない)人にとっては、ローカルPCからドキュメントをアップする用途しか知らないので、[+新規]メニューを開いたことがないかもしれないし、そもそも存在自体に気が付いてないかもしれないし、ドキュメントライブラリからドキュメントを作成した事がないのかもしれない。(なかなかそういう文化がね…)

なので SharePoint 利用者全体ではあまり意識した事がない人が多そうだけど、ドキュメントライブラリの[+新規]メニューの中って特にモダンUIはゴチャついていますよね。それがテンプレートが追加された事で更に増えるからなのか、新規メニューを編集できるようになっていました。(はっ…テンプレートの追加ができるようになった記事書いてなかった…ま、そのうち)

では、触ってみます

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SharePoint :iOSアプリのバージョンアップ(Ver. 4.3.0)でライブラリを参照できるようになった!

▼こんなバージョンアップの内容

これは一つ前の記事の Planner アプリのバージョンアップより断然朗報です!これまでライブラリを開くと OneDrive アプリに切り替わって表示されたけど、 SharePoint アプリ内で表示されるようです。

では、見てみましょう。

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SharePoint :リストの添付ファイルでファイル管理はしない方が良いと思う

当ブログの免責事項に個人的見解である旨は記載しているけど、あらためて記載しますが、この記事もあくまでも僕の個人的見解です。特にこの記事を読まれている方が企業の SharePoint 管理者やサイトコレクションの管理者の場合は、最終的な判断はご自身で調査した結果で判断してください。

SharePoint はサイト内に配置できるコンテンツは大別すると「リスト」「ライブラリ」「ページ」の3つかと思います。で、ページはちょっと別として SharePoint を知らない方に説明する場合は「リスト」と「ライブラリ」を重点的に説明するのですが、説明後によく質問されるのが以下の質問。

「リストもアイテムにファイルを添付できますよね?ライブラリと何が違うの?」

僕の説明が悪い事に反省しつつ、その回答としてリストの添付ファイルでファイル管理をする事をお勧めしない理由を挙げています。

■リストの添付ファイルはバージョン管理の対象外

リスト自体にバージョン管理の機能はあります。しかし、添付ファイルはバージョン管理の対象外です。

▼そもそも添付ファイルに同じファイル名のファイルは上書きアップロードできません。

なのでファイルを更新して最新版を添付する場合は、すでに添付済のファイルを削除し、最新版を添付しなおします。その後にアイテムのバージョン履歴から復元をしても、添付ファイルは元に戻りません。

■リストにはファイルを管理する機能はない

ライブラリなら持っている機能がリストの添付ファイルにはありません。例えば…

  • 共同編集
  • チェックインチェックアウト
  • ファイルごとにメタデータを付ける
  • フォルダー

など。

■リストの添付ファイルのファイル名は検索対象外

ファイルの中身はクロールされるのでこれはあまり大きな問題ではないとは思いますが、大事なのは次かもしれないです。

■アイテムに添付ファイルが多くあると結局探すのが大変

上述の通り添付ファイルの中身はクロールの対象ですが、検索結果に表示されるのは添付ファイルではなく添付されている本体のアイテムです。なので、アイテムに例えば20ファイルほど添付していたとしたら、検索結果からアイテムに行っても、その中の20ファイルからどれが目的のファイルかはわかりません。ファイル名で判断がつけば良いけど、判断付かない場合は20ファイルを上から順に中を開いて探すしかないです。


これらの理由から「ファイルを管理する」という用途の場合は、リストの添付ファイルはお勧めしていません。

ファイル管理に不向きなだけで、ファイルを添付しない方が良いとは言っていません。管理する必要のないファイルであればアイテムの表現を豊かにする方法としてファイルを添付する使い方は問題ないと思います。例えば画像を添付とか。

SharePoint :リストのアイテムに画像を挿入させるもう一つの方法(宛先ライブラリの権限が不足している場合)

それぞれの特徴や機能を考慮して有効に利用できると良いですね。