Office 365 :ワッフルメニュー内「Office 365 アプリ起動ツール」にカスタム タイルの追加をしてみた

Office 365 全般で左上にあるワッフルメニューのアイコン。展開すると利用可能なアプリのタイルが出てきます。 Office 365 内でも正式名称が揺れているので、このタイルメニューの正式名称はよくわかりませんが、ヘルプ内では「Office 365 アプリ起動ツール」と書かれているため、以下では「アプリ起動ツール」と若干略して書きます。

このアプリ起動ツールにはカスタム タイルを追加できるんですよね。常にワッフルメニューアイコンは左上に表示されているので、例えば以前記事にした「ポータルサイト接続」の代替にもなりそうです。つまり、アプリ起動ツール内に社内ポータルへのタイルを追加するような。

SharePoint の「ポータルサイト接続」とは?

▼Office 365 の管理センターの「設定」→「組織のプロファイル」内に、「組織用のカスタム タイルの追加」

▼更に「+ カスタム タイルの追加」をクリック

▼こんな入力画面になります。

全て必須項目になっているんだけど、若干の注意点は「画像 URL」の部分。ここから画像をアップロードできるわけではなく、どこかにアップロードしてからそのURLを入力しろという事。 SharePoint の注目リンクの背景画像のようで若干面倒。

▼ヘルプでは以下のような記載があります。

例えば通常のインターネットサイトのサーバー内に画像を置けば、そのURLを使えば良かったりもします。もちろんヘルプ内のように SharePoint のどこかにアップする方法もあるけど、匿名のゲストの事も気にしてあげてねという事らしい。(とはいえ、権限がなくても画像が表示されないだけでタイルは存在するはずだから大きな問題ではないとは思いますが。)

あと、60px × 60px という指定があるけど、後々紹介しますが、タイルのサイズではないですよね。タイル自体の大きさは調べたら88px × 88pxですからね。だからタイルの大きさだと思って画像を制作すると、設定した後に見てみると思ったのと違う表示になります。(僕もそれで後ほど失敗しています。)

▼今回はこのように僕のインターネットサイトを指定します。(会社のインターネットサイトを置いても良いですよね。)

▼60×60の画像はこれを用意しました。

設定をするとしばらく待つと反映されるようです。

▼反映されるとこんな感じでカスタム タイルが追加されました。

で、予告したとおり、思ったのと違う!指定した画像はタイルの画像かと思ったら、タイル内のアイコンの画像なんですね。

▼調べると実際の表示サイズは36px × 36pxです。

つまり、60×60で最適な細かい画像を作っても、36×36に縮小されてしまうので、アイコンが潰れてわけがわからなくなってしまう可能性もあります。ここで表示させたいアイコン画像を制作する際には、36×36で表示される事を意識して制作しましょう。

という事で、画像は置いといて、気軽にカスタム タイルが追加できます。

SharePoint: コンテンツ エディター Webパーツの「コンテンツへのリンク」の活用例

SharePoint 2007 から何かとお世話になることの多い「コンテンツ エディター」Webパーツ。ただし、僕個人的にはこのWebパーツを本来の使い方である「リッチテキストコンテンツ…」として利用した事はあまりありません。SharePoint 2010 からはWikiページになって、コンテンツ エディター Webパーツを使わなくても、コンテンツエリア内に直接リッチテキストを作成する事ができてしまいますからね。(コチラの方がコンテンツ エディター Webパーツよりも色々制約がありますが…)

コンテンツ エディター Webパーツの利用の大半は、そのページに適用したいCSSファイルやJSファイルのリンクを埋め込む事。これで結構重宝しました。SharePoint 2013 からはこの役割を「スクリプト エディター」Webパーツも行えるので、コンテンツ エディター Webパーツの利用頻度は減ってきたような気がします。

その他で僕がコンテンツ エディター Webパーツを利用してきた中で、本題の「コンテンツへのリンク」をよく使っていました。これはライブラリにアップロードしたテキストファイルのURLを指定すると、テキストファイル内のテキストが表示される機能です。

▼このようなテキストファイルを作成します。文字コードはUTF-8で保存しましょう。

▼アクセス権限だけ気にしてどこでも良いのでライブラリにアップロードします。URLを控えましょう。

▼表示させたいページにコンテンツ エディター Webパーツを配置し、「コンテンツへのリンク」にURLを指定。

▼コンテンツ エディター Webパーツには、テキストファイル内のテキストが表示されます。

【注意】
▼文字コードはUTF-8にしてください。文字化けします。

う~ん、テキストファイルなのでプレーンテキストを表示するだけでしょ?コンテンツ エディター Webパーツの中に直接リッチテキストコンテンツとして入力した方が装飾できるので、今のところ特に「コンテンツへのリンク」のメリットがない。

直接コンテンツ エディター Webパーツの中にリッチテキストコンテンツとしてテキストを入力するのと何が違うかというと、サイトコレクション内で使いまわせてコンテンツが一元管理できる点です。(サイト内ではなくサイトコレクション内です。ただ、別サイトコレクションは指定するとエラーになってしまいます…残念。)

つまり、複数ページに同じテキストを表示させ、更新などの管理を全ページで一括で行いたい場合、「コンテンツへのリンク」を使えば、指定したテキストファイル内のテキストを変更すれば、一括で全ページが更新されるというわけです。

若干メリットが出てきました。

で、テキストファイルなのでプレーンテキストだけしか対応しないと思うじゃないですか。でも実はこのテキストファイル内にHTMLを記述すれば、コンテンツ エディター Webパーツにはソースが表示させるのではなく、ちゃんとレンダリングされて表示されます。

▼さっきのテキストファイル内をこんな感じでHTMLを記述して更新します。

▼このようにソースが表示されずに、ちゃんとレンダリングされます。

夢が広がってきました。

過去にこれを使った例としては、トップリンクバーやサイドリンクバーは利用せずに、複数ページのコンテンツエリア内に独自のナビゲーションを配置させるのに利用しました。

▼軽くナビゲーションを作ったテキストファイルです。CSSも対応されます。

上で紹介した同じ方法でライブラリにアップロードし、表示させたいページにコンテンツ エディター Webパーツを追加し、「コンテンツへのリンク」にURLを設定します。

▼このようにテキストファイルに記述したナビゲーションが表示されました。

4ページ作成し、同じ位置に同じ設定をします。(1ページ作成し、 SharePoint Designer でコピーしても可ですね。)

▼このように4ページに全て同じナビゲーションが表示されます。

これで、この4ページはこのナビゲーションで自由に遷移する事が可能です。更に一括管理できるメリットを試してみます。この状態でテキストファイルを更新してみましょう。

▼テキストファイルを更新しました。

▼テキストファイルを上書きアップロードすれば、同時に全てのページで更新が適用されます。

今回はデモなので4ページのみですが、ページの量が増えるほど、一括管理できるメリットが活きるのかなと思います。

こういう機能があるんだという事を知っておくと、何かの時に役立つかもしれないですね。

Excel / PowerPoint にいつのまに「自動保存」機能?

[2018/03/26 追記]

本記事には Word に自動保存機能がないと記載しておりましたが、その後、自動保存機能が実装されている事を確認しました。

Word にもいつのまに「自動保存」機能!そして気になる事を検証!


今日 Excel を触っていたら左上に「自動保存」なる文字が。グレーアウトされて目立たなかったから気がつかなかった?いつからだ?っていうかグレーアウトされているからオンにできません。

▼他もチェックしたら PowerPoint にもありました。

▼しかし、 Word にはありません。

で、グレーアウトされていたら使えないじゃん!と思って調べたところ、

【参照】

自動保存とは

OneDrive、OneDrive for Business、 SharePoint Online に保存されている時に有効になるとか。ローカルでファイルを作っていたからグレーアウトされていたという事か。

▼ SharePoint Online 上のドキュメントを開いてみると自動保存がオンに!

Excel Online でも開きつつ、Excel でも同じファイルを開いてみて、Excel上で編集してみると…

▼面白い!遠隔操作しているように excel Online 上に反映されます。

▼この「 SharePoint に保存 ▼」をクリックすると…

▼バージョン履歴が。「すべてのバージョンを表示」をクリックすると?

▼右側が開いてバージョン履歴が表示され、 SharePoint のライブラリのように復元もできるようです。

普段、クラウド上のファイルを直接編集する事がなく、ローカルPCで作成したものをアップロードする流れは未だに根強い方法かと思いますが、このようにクラウドならではの便利機能が増えるほど、色々と作業方法も変わっていくんでしょうかね。っていうかローカルPCでの作業でもこの機能欲しいなぁ。

僕自身も恥ずかしながらローカルPCで作業してしまう人間というか、そもそもあまりチームで共同作業をした経験がないので、複数人で編集した際の挙動などはよく把握していないので、今後色々と遊んでみようと思います。

「ファイルを編集している時は無意識にctrl+sで保存するクセをつけろ!」なんて事もそのうち懐かしい昔話となるのでしょうか。

SharePoint 「注目リンク」リストをCSSでイイカンジにカスタマイズ

「注目リンク」リストは SharePoint 2013 から登場しましたが、それまでのリンクリストよりもデザイン性も良く、新しいタブ表示などにも対応できて、重宝されている人は多いのではと思います。

しかし、

  • タイルが大きすぎる!(150px × 150px)
  • 1列でしか表示できない!(カルーセルUIっぽくなるけど)

ここら辺が弱点となり、利用に躊躇されているケースもあるのではと思います。

例えば、社内ポータルのトップページに、従業員が毎日利用する社内システムへのリンクを、見栄えも良くクリックしやすいタイルのリンク集を作りたい場合など。注目リンクを使うと大きくて社内ポータルのトップページに配置すると、他の重要なコンテンツの邪魔になったり、目立ちすぎて逆に困ったり。また、9個くらいリンクを置きたいのに全部配置しきれなく、カルーセルUIのようになるけど、矢印アイコンをクリックしないと表示されないリンクが出てきて、アクセシビリティが良くないなど。

とはいえ、注目リンクをやめて、コンテンツ エディター WebパーツなどでHTMLで組むとメンテナンス性が悪い。(リンクの作成・編集・削除はリストで行いたい。)

では、CSSでライトにカスタマイズして実現しちゃえ!

※ SharePoint Online 環境でカスタマイズしています。
※ IE11/Chorome最新/Firefox最新 のみ確認しました。
※タイルは100px × 100pxにしました。
※このサイズで3列で折り返しし、複数行表示されます。

▼こんな感じ。

これはビューにCSSを当てた感じですが、もちろんページにこれを表示させたい場合は、注目リンクリストをアプリパーツとして配置した後に、ページにCSSを当てればOKですね。そこまではここでは紹介しませんので、以下の過去記事を参照ください。

SharePoint のページにオリジナルのCSSを適用させる方法について

では、特に出し惜しみするものでもないので、CSSのソースも紹介しちゃいます。基本的には大きさの調整です。面倒なので全て!importantを付けています。強いて言えば、マウスホバー時の挙動に関して若干考えたくらいです。

※念のため。ご利用の際は、自己責任でお願いします。

あとは、好みの大きさに調整してみてください。

▼背景画像にアイコンを配置し、CSSの位置を調整すれば、こんな感じもいけちゃいます。(これ、実際に注目リンクです。)

SharePoint :ページにWebパーツを追加すると1つしか表示していないのにWebパーツのタイトルに[1]が表示される

ページにWebパーツを追加する時に、同じWebパーツを追加するとWebパーツのタイトルは一意なようで、例えば「○○」というタイトルだったら、複数追加すると「○○[1]」「○○[2]」…と、数字が振られます。

ページを色々とイジってると不思議な現象が起きる事があります。
ページ上では同じWebパーツを置いていないのに、Webパーツを追加したらタイトルがすでに「○○[2]」と表示されてしまっている現象。

▼このようにWebパーツは1個しか表示されていないのに、なぜか[2]がタイトルに追加されてしまっている。

▼もちろんアプリ名に[2]が付いているわけではなく、Webパーツの設定では[2]は付いていない。

この不思議現象はページ作成ほやほやには絶対に起きない現象です。

なぜ[2]と付いてしまうかというと、同じWebパーツを追加すると付くわけなので、表示的にはこのWebパーツは1つしかないけど、実はページ自体には裏側ではこのWebパーツは2つあるのでは?と考えます。

裏づけとして、このページが持っているWebパーツを一覧で表示させる方法があるので確認してみます。(割と有名?な隠しページ?です。)

▼ページのURLの最後に「?contents=1」を追加します。

▼隠しページのように「 Web パーツ ページの管理」というページがあります。

見ての通り、表示上では「lib001」というWebパーツは1つしかなかったけど、このように裏側では2つ存在する事になっています。なので[2]がタイトルについてしまうようです。

ここからlib001を一つ削除すれば解決します。下にある方が新しく追加した方で、上にある方はなんらかの操作で消えてしまった方です。なので上の方をこのページから削除します。

▼削除したいWebパーツをチェックして「削除」を。

▼このページ上からはダブっていたlib001が削除されました。

▼ページへ戻るとさっきまで付いていた[2]が消えました。

 

では、なぜ裏側で2つ保持されてしまったのか?おそらく現象が起きるオペレーションとしては複数あるんだと思いますが、僕の知っている範囲だとソースでWebパーツを削除すると現象が起きる事を確認しています。

▼Webパーツを削除する場合は、ここから削除した方が良さそうです。

複数ユーザーが管理するページにおいて、自分の記憶がなくても誰がどのような操作をしているかはバージョン管理だけではわかりにくいので、もし複数配置していないのに[2]など表示される場合は、Web パーツ ページの管理で確認してみてください。


【追記】

本現象が起きる操作として、Webパーツを追加した後に保存をしないでページの編集を閉じたり、ブラウザを閉じると起きます。(費さん!情報提供ありがとう!)

SharePoint 2013 以降/ SharePoint Online で SharePoint 2010 のパンくずリストを復活させる方法

以前、「ポータルサイト接続」機能の設定は、設定しただけでは意味がない話をしました。

SharePoint の「ポータルサイト接続」とは?

ポータルサイト接続はパンくずリストに表示させる設定で、そのパンくずリストが SharePoint 2013 からは非表示にされてしまったので、設定しただけでは意味がないと書きました。

つまり、パンくずリストを復活さえすればポータルサイト接続も利用できるのですが、それにはマスターページをイジらなければいけなく、マスターページをイジらない主義の僕としては別の方法を考えてくださいと書きました。

しかし、それから機会あってとりあえず動作検証してみたので、やり方だけ残しておきます。

※seattle.masterを適用しているとします。
※もしこの記事を参考に試みる場合は、マスターページのカスタマイズはサイトコレクションがおかしくなる場合もあるので、バックアップをとるなどをし、あくまでも自己責任でお願いします。

▼ SharePoint Designer でマスターページを開き、「bread」で検索すると表示されるここらへんのソースが対象です。

▼classが「ms-breadcrumb-dropdownBox」のdiv内「style=”display:none;”」を削除。

▼Visible=”false”のfalseをtrueに変更。

これで保存し、場合によっては発行して完了です。別のマスターページとして保存した場合は関連付けを忘れずに。

▼作業が終わると、トップリンクバーの左に見慣れぬアイコンが現れます。

ただ、これ…わかります??右のリンクのリンクアイコンのようにも見えます。しかも一般的な別タブ表示リンクのアイコンっぽいです。少なくとも知らないユーザーが直感的にパンくずリストがあると気がつく確率は限りなく低いように思えます。(なんかゴミみたいなのがある?くらいの印象ですよね。)

▼この小さなアイコンをクリックすると SharePoint 2010 のように展開されます。

そもそも SharePoint 2010 でも「これパンくずリスト?」って感じでなかなか気がつかず、クリックしないと展開しないので使い辛い。おそらくこんな感じだから SharePoint 2013 からなくなったんだろうなぁと思います。


パンくずリストが表示されたところで、ポータルサイト接続を設定してみます。

▼サイトコレクションの設定内に「ポータルサイト接続」があるので設定します。

▼パンくずリストを展開するとさっきまで無かった最上位に設定したリンク先が表示されます。

SharePoint 2007 の頃のポータルサイト接続はページ左上に常時表示されていて使い勝手が良かったのですが、やはりこれでは用途としては微妙で、わざわざマスターページをイジってまで復元させる機能ではないかなと思います。いつ消えてしまうかわからないし。

ということで、遊んでみたので記事にしてみました。

【参照】

What does “Portal Site Connection” do?

SharePoint 「サイトコレクションの管理者」と「トップレベルサイトのフルコントロール権限」は全然違う

「サイトコレクションの管理者なのに、サイトの設定画面に表示されていないメニューがある!」

という問い合わせを過去に数回受けた事がありました。この場合、ほぼ100%このユーザーは「サイトコレクションの管理者」ではない事が原因です。

上長からの任命などで「このサイトコレクションの管理者になった」という役割名の意味の「サイトコレクションの管理者」と、SharePoint の設定上の「サイトコレクションの管理者」に追加されたユーザーでは大きく異なります。つまり、問い合わせしてきたユーザーの「サイトコレクションの管理者」とは、前者のただの役割名の意味だったという事です。

会社によって SharePoint の運営方針は異なりますが、中には「サイトコレクションの管理者」はIT部門以外のユーザーは追加しない方針もあるかと思います。この場合、いわゆるサイト管理者にはトップレベルサイトに対してフルコントロール権限を付与する形が多いかと思います。(もしくはオリジナルのアクセス許可レベル。)

トップレベルサイトに対してフルコントロール権限があれば、トップレベルサイトの様々な設定が可能で、更にサブサイトを作成する事も可能なので、サイトコレクション全体にフルコントロール権限が付与されたと思いますし、言葉通りとればそれは事実です。
そもそもアクセス権限(アクセス許可レベル)とは別に「サイトコレクションの管理者」という設定というか存在が SharePoint 上にあるという認識は、実際にサイトコレクションの管理者にならないとなかなか知る由もない事です。

▼このメニューは実際にサイトコレクションの管理者じゃないと表示されないので。

▼そしてサイトコレクションの管理者じゃないと表示されないサイトの設定のメニューはたくさんあります。

トップレベルサイトにフルコントロール権限が付与されているだけなのに、説明では「サイトコレクションにフルコントロール権限を付与しました」という若干曖昧な言い方をしてサイトコレクションを提供してしまうと、もらった方は最高権限をもらったと思ってしまい、その後ネットで検索した情報を元に設定しようと思ったらメニューがなかった…なんてストーリーがあり、冒頭の問い合わせにつながります。

わかりやすいかは置いといて(置いとくなって感じですが…)イメージ図を作ってみました。

▼サイトコレクションの管理者の設定範囲

  • サイトコレクション内の全ての設定が可能です。
  • サイトコレクションの管理者は、各サイトの権限設定に影響されません。

通常、ユーザーに何の権限を付与しないとURLからアクセスしてもエラーで閲覧すらできませんが、「サイトコレクションの管理者」に追加されたユーザーは、各サイトのアクセス権限を一切付与していなくても、全ての操作が行えます。

▼トップレベルサイトにフルコントロール権限を付与されたユーザーの設定範囲

画像右下の前提条件があった場合、

  • サイトコレクションの設定は一切できません。
  • トップレベルサイトの設定はできます。
  • サブサイトBの設定もできます。
  • 各サイトの権限設定に影響されるので、この例ではサブサイトAは設定どころか閲覧すらできない。

このように大きな違いがあります。

以上の事を考慮すると…
立場上の概念的な名称として、そのサイトコレクションを管理する人の事を「サイトコレクションの管理者」と呼ぶ事は非常に紛らわしく、例えば「サイトコレクションオーナー」とか設定上の名称と概念的な名称は差別化した方が、今後の様々な意思疎通を行う上で齟齬や認識違いが発生しないのかなと思います。

SharePoint 初心者がつまづく点:アプリとアプリパーツの関係がよくわからない

SharePoint において、サイト管理者にサイトコレクションを渡しても、いつまで経っても構築されずに放置、または、サイト管理者のテストページが作成された痕跡があるだけ、いつしか全く利用されずにゴーストタウン化…なんて事がありがちかと思いますし、そのような現場を数多く見てきました。

なぜ利活用が促進されないか?色々原因はあるとは思いますが、単純にユーザーが使い方がよくわからなく、便利だと感じるまでに到達しないからだと思います。ネットワーク上の情報共有はメールで行うのが昔から定着されてきた方法で、この根強い牙城を崩すことはこんな世の中でもなかなか困難です。メールにはない便利さを多大に感じてもらわなければ、わざわざ慣れたメール文化から「しぇ?しぇあぽいんと?なにそれ?」から積極的な利活用には持っていくことは厳しいです。
逆を言えば、ある程度使い方を教えて便利だと感じてもらえれば利活用促進の第一歩かと思います。第一歩ですが大きな一歩です。

過去にたくさんの SharePoint 初心者と関わらせていただきました。ここで示す初心者とは「サイトを作成・運営」する立場の人達です。時にはマニュアルやガイドを作成したり、時には社内セミナーや勉強会を開きました。長年運営に携わりリアルガチな生の声もたくさん聞いてきました。そこで様々な SharePoint 独特のわかりづらい点があり、教えるのに苦労した事もあったり、よく質問をもらったりしました。そこでそういう点を過去の経験を基に紹介しようと思います。

それぞれの環境により正解は異なるのでここでは特に正解は書きませんが、何かの気付きになっていただければうれしいです。


そもそも「アプリ」「アプリパーツ」という用語がフワっとしちゃっていますが…。

Office 365 内の「アプリ」という言葉の定義がフワッとしている…

今回の記事の「アプリ」とは、いわゆるリスト・ライブラリの事です。「アプリパーツ」とは、リスト・ライブラリ Webパーツの事です。

SharePoint は良くも悪くもクセのある製品だと思います。SharePoint をはじめて触った人がサイトを構築しようとして困惑するのが、このアプリとアプリパーツの関係性と作成の操作性・操作手順でした。

例えば「トップページにライブラリを追加しよう」という単純な目的があるとします。初心者の方が困惑するのは、だいたい以下の操作をイメージするからです。

▼このページにライブラリを追加したい!なにやら右上に「編集」があるぞ。

▼おっ!編集できそうだ。ライブラリはどう追加するんだろう?リボンのタブに「挿入」があるぞ!(ここに気がつくまでにも時間がかかりますよね…)

▼おっ!「アプリパーツ」ってこれじゃん!

▼ん?どこからライブラリを作るの?意味わからん!

で詰まってしまうようです。

  • ページにアプリパーツを追加したい。
  • ページを編集してアプリを追加する。

SharePoint について知らない場合は、そういう考えになってしまいますよね。

SharePoint を知っている人なら以下の手順で作成すると思います。

  • アプリ(ライブラリ)を作成
  • ページにアプリパーツ(作成済のライブラリ)を追加

でも、この概念をUIから直感的に理解する事は今の SharePoint では困難なんですよね。まずはアプリを作成してからパーツとしてアプリを配置するという事に。

で、行き詰ってしまって諦めて使われなく…。

なので、サイトコレクションを渡す際に、キモとなる部分は最低限教えてあげる必要がありますね。これはその一つなのではと思います。

SharePoint の「ポータルサイト接続」とは?

サイトコレクションの設定画面に「ポータルサイト接続」なるリンクがあります。これは SharePoint 2007 の頃にはお世話になりました。 SharePoint 2007 には画面左上にパンくずリストが存在し、ポータルサイト接続で設定したリンクがパンくずリストの最上位に表示されたんです。なので、利用例としては社内ポータルサイトがあれば、そのリンクを他の全てのサイトコレクションの「ポータルサイト接続」に設定します。そうすると、どこへ行っても左上のパンくずリストから社内ポータルへ行く事が可能になります。

SharePoint のパンくずリストへの扱いはバージョンアップするごとに追いやられてきました。SharePoint 2010 ではユーザーが気がつかないほど目立たなくなり、SharePoint 2013 からはとうとうなくなりました。

となると、パンくずリストがない今、なぜまだ「ポータルサイト接続」の設定が生き残っているのか?他にポータルサイトへのリンクが存在するのか?と思って色々調べてみました。

日本語で「SharePoint ポータルサイト接続」で検索しても、古い情報しかないので、苦手な英語で検索をしました。英語では「Portal Site Connection」というようです。するとさすが世界は広く色々と結果が出てきました。

ただし、恥ずかしながら僕は英語が苦手なので…以下はあまり自信がありません。

複数検索結果を翻訳を頼りに読んでいったところ、どうやら「ポータルサイト接続」はパンくずリスト用途以外はなさそうです。そして SharePoint 2013 からはパンくずリストは表示されていないため、単にここを設定しただけでは意味が無いようです。

つまり SharePoint 2013 からポータルサイト接続を利用したい場合は、まずはパンくずリストを表示させなければいけません。パンくずリストは機能として消えたわけではなく、表示されていないだけで、裏側で機能としては残っているようです。ただし、標準機能の範囲でポチポチ設定するレベルではなく、どうやらマスターページを編集する必要があるようで、若干敷居が高いです。

元々、SharePoint 2007 では、個人的に「ポータルサイト接続」は冒頭に説明した利用用途では重宝していましたが、「パンくずリスト」自体は微妙でした。( SharePoint 2007 の頃はパンくずリストが2箇所あり、いまいちパンくずとしての機能が果たせていなかったと感じています。)なので、 SharePoint 2013 からは消えてしまったこともあり、パンくずリストを頼りにしない構成や見せ方を検討した方が良さそうです。

ポータルサイト接続に関しても、「どこへ行っても社内ポータルへのリンクがある」という要件であれば、別の方法を模索してみましょう。
例えば、面倒ですが各サイトのトップリンクバーに必ず社内ポータルへのリンクを追加するという約束事を設ける事も別にナシではないと思います。
例えば、 SharePoint Online なら画面左上の「SharePoint」をクリックすると(正式名称はわからないけど)自分用のリンク集みたいなページがあり、その中の「おすすめリンク」は自分で編集ができるのでそこを活用してもらうのも手かと思います。
例えば、ブラウザのブックマーク(お気に入り)を利用してもらったりホームページに登録してもらう方法だってありますよね。(企業によっては会社支給のPCにはあらかじめホームページに社内ポータルが設定されているところもあったりしますね。)

手段は色々あってユーザーが自発的に行える方法も複数あるわけで、それを教えてあげればユーザーは学習して、他にも応用されていくのではと思います。なのにIT部門などがカスタマイズをして手厚く用意してあげるのは、やはり「IT過保護」なのかなと思います。こんな世の中なのでIT企業でなくても従業員のITリテラシーは高いに越したことはないですよね。また、普段IT部門が「うちの会社のITリテラシーは低くて…」と嘆いていても、そんなITリテラシーの低い従業員は、プライベートではスマホでSNSを大いに活用し、PCで家族に内緒でエロ動画を見まくっているわけで、ポテンシャルは本来は持っていたりするハズなんですよね。ヤル気がないなどでポテンシャルを引き出せていないだけで。
従業員の教育にお金を注がずにIT過保護のためにカスタマイズにお金を注ぐのは、将来を考えると違うんじゃないかなと思います。 Office 365 の日々の進化っぷりや、コーディングせずにパワーユーザーが作成できるようなアプリが色々出るような時代の流れの中で、従業員に対してIT過保護になればなるほど取り残されていく危機感はあった方が良いのではと考えます。

脱線してしまいましたが最後。「SharePoint Portal Site Connection」などで検索してみると、SharePoint 2013 からのパンくずリストを表示させる方法や、SharePoint 2007 や SharePoint 2010 のパンくずリストの表示位置などが出てくるので、徐々にパンくずリストが追いやられていく歴史もわかって面白いです。

Office 365 監査ログについて

前回、 SharePoint の「人気の傾向」について書きましたが、正確なアクセス数を取得する場合は Office 365 の監査ログを Microsoft のサポートの方に薦められた事も書きました。

SharePoint 「人気の傾向」について

監査ログはその名の通り、セキュリティやコンプライアンスの観点ではログなので何か有事があった際に利用されるものですが、単にアクセス解析としても利用でき、日常ではこちらの目的で利用されている方が多い感じです。

僕が気になった点は、一度有効化すると無効にできないという事。そういうのを聞くと特に企業では心配になってしまいますよね。Microsoft のサポートの方の話では、過去事例や検証では、監査ログを有効にすることで、SharePoint の使用に影響が出る報告は受けていないとの事です。Microsoft のサポートの過去事例は膨大だという話なので、そこで問題ないなら安心しても良いのかなとは思いますが、なにせデフォルトでは有効化されていないので不安ですよね。その上で、有効化する方法を念のため紹介します。ちょっと奥深いところに設定画面がありますからね。

■ Office 365 監査ログを有効化する方法

▼ Office 365 の「管理者」を

▼ Admin center の「管理センター」→「セキュリティ」

▼セキュリティの「検索と調査」→「監査ログの検索」

▼赤枠部分をクリック

▼ダイアログから「有効にする」

▼更にダイアログから「はい」

ダイアログが2段階あるのも物々しくて不安を煽りますね。

▼次のダイアログでプログレスバーが

▼終わると画面に戻り、表記が変わりました。

 

■ Office 365 監査ログの注意点

注意点としては、前回記事にも記載しましたが、有効化する前にはさかのぼれない事と、ログが90日以内しか残っていないという点。

また、元々の目的が「人気の傾向」から数字の正確性をプラスした代替として、Microsoft のサポートの方のオススメで監査ログにたどり着きましたが、「人気の傾向」は SharePoint に十分な権限があれば利用できますが、Office 365 の監査ログの場合は、 SharePoint の権限は関係ないです。Office 365 の全体管理者が取得するという点も注意点ですね。

ん?SharePoint にも監査ログありますよね?こっちならサイトコレクションの管理者でも利用できるんで、こっちでいいんじゃない?

僕もそう思ったので追加で聞いてみたところ、なんとも歯がゆい点が判明しました。

SharePoint の監査ログでも様々な項目を抽出できるのですが、以下の点ではオンプレ環境のみで、 SharePoint Online では記録できないとの事。それが…

>ドキュメントを開く、ドキュメントのダウンロード、リスト内のアイテムの表示、アイテムのプロパティの表示

それそれそれ!それが欲しいのに!!非常に残念ですがそれが現在の仕様のようで、だからこそアクセス解析的な使い方の場合は、 Office 365 の監査ログをオススメしてきたようです。

ちなみに Microsoft のサポートの方からは「アクティビティ レポート機能」と言われ、結果監査ログだったのですが、どうやら監査ログは英語表記では「Activity Report」と表示されているようですね。英語は苦手なので自信はないですが。