Microsoft Teams :アクティビティフィードのフィルターの変更

Microsoft Teams のアクティビティでは、先月2024年5月に会議に招待された時など会議に関する通知もフィードに表示されるようになり、忙しい人はよりアクティビティのフィードもたくさん表示されてくるようになりました。

Microsoft Teams :会議まわりのアップデート(アクティビティ表示・会議入室前の表示・参加アカウントの選択)

すると全てフィードに表示されたアクティビティを追う事ができなくなり、重要なアクティビティを見逃してしまいかねません。そこで以前からフィード内にフィルターをかけたり未読トグルで未読のアクティビティに絞って表示させる機能がありました。今回のアップデートは、そこらへんが見直されています。

2024/05/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼メンションフィルターを前もって導入し、アクティビティフィードの他のフィルターを廃止する

大きく2点のアップデートですね。1つ目は@メンションと未読のフィルターがアクセスしやすくなる事。もう1つはその他のフィルターが廃止される事。

僕の環境でアップデート前後両方あるので、比較も入れながら見てみます。

“Microsoft Teams :アクティビティフィードのフィルターの変更” の続きを読む

Microsoft 365 :タグでコンテンツを整理できるようになった

いやぁ、最近色々と忙しくて更新が滞りがちです。前回の投稿から1週間以上空けてしまいました。投稿ネタはたくさんあるんですけどね。忙しい事は良い事だけど、ブログを書く余裕は常に持っていたいです。

今回は僕の観測した限りだと Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにもアナウンスがないアップデートです。対象指定リリース環境では1カ月前くらいから実装されていたけど、標準リリース環境でも先週あたりから徐々に展開されてきています。


[ 2023/11/30 追記 ]
記事公開後に読者さんからアンケート経由で Microsoft 365 ロードマップにアナウンスがあったというタレコミをいただきました!ありがとうございます。メッセージセンターには依然見つからなかったけど、以下のURLからロードマップで確認できます。

Microsoft 365 app: Tagging for commercial users in the Microsoft 365 app for web and desktop – Microsoft 365 ロードマップ


さて、 Microsoft 365 ホームって使っていますか?おそらく Microsoft 365 の利用において、 Word / Excel / PowerPoint は必ず使うと思います(あ、日本人の場合は文書作成も Excel でやってしまうから Word 使ってない人は多そうだけど)。次に Outlook でメールやスケジュールですかね。そして Microsoft Teams でオンライン会議やチャットですよね(実際は Microsoft Teams も未だに利活用が伸び悩んでいる企業が多い事を目の当たりに…)。このくらいしか使っていないユーザーが非常に多いのではと思います。するとこれらは全てアプリが存在するのでブラウザーでの利用は滅多にないのかな?とも思います。そういう事を考えると Microsoft 365 全体の玄関口でもある Microsoft 365 ホームを利用している人は少ないのでは?と考えます。なので…この記事も需要は少なそう。

▼ Microsoft 365 ホーム

使っていますか?僕は使っていますよ。ここには「コンテンツ」という意味で自分や自分の周囲の最新を知る事ができます。自分が閲覧・編集したドキュメント、そして自分にアクセス権のある範囲内で他ユーザーが共有・編集したドキュメントを知る事ができます。得てしてドキュメント作成においては連続して作成する事が多いですよね。つまり、あるドキュメントを作成する際にちょっと作業して1カ月放置してまた作業再開…のようなシーンはあまりないかなと思います。集中して作り上げるか、1日の中で合間を見て作業し、翌日また合間を見て作業…みたいに連続性があると思います。その際に毎回保存されているライブラリやフォルダーやチャネルを辿っていくよりも、 Mirosoft 365 ホームを覗けば、クイックアクセス部分に直近自分が作業したドキュメントへのリンクがありますからね。
また、自分の身近なところでどんなドキュメントが共有されて編集されているのか?も自分のアクセス権の範囲内で知る事ができるので、「あ、この人最近こんな施策に取り組んでるんだ?」「あ、この人こういう資料作ってるんだ?」みたいな気付きもあったりします。
そして、ドキュメントだけじゃなく、 Microsoft Lists のリストなどもここに表示されるので、より多様な「コンテンツ」の自分と周囲のトレンドを知る事ができます。

さて、そのクイックアクセスもそうだし、左のアプリバー内の「マイ コンテンツ」(アプリバー内では「マイ コン…」と表示)もそうですが、

“Microsoft 365 :タグでコンテンツを整理できるようになった” の続きを読む

Microsoft Lists / SharePoint :リストのフィルターの表示方法が変わった

元々 SharePoint に15年以上前から存在していたリストが Microsoft Lists として独立?したのが2020年くらいなのでもう約3年なんですね。結局のところ「 SharePoint リスト = Microsoft Lists 」である事は変わらないのでややこしいですよね。特に最近 Microsoft 365 を利用しはじめたユーザーにとっては、名前も見た目も違うのに実は同じリスト…という状況ですからね。

そんなリストですが、列を追加する事でデータを探す時にフィルターやソートやグループ化などで絞って探しやすくなる機能が豊富にありますが、その中でフィルターをかけた時に以前にくらべて見やすく、そして解除させやすくなりました。

2023/04/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)マイクロソフトのリストに適用されたフィルター

目的のデータを探すにはフィルターは良く利用する機能だと思いますが、機能展開の期間が長く、僕の環境には運悪くなかなか展開されて来なく、先日チェックしたら忘れた頃に展開されていました。さて、どんなものか触ってみます。

“Microsoft Lists / SharePoint :リストのフィルターの表示方法が変わった” の続きを読む

Microsoft Teams :会議のキャプション(字幕)で冒涜的な単語のフィルター処理をオフにできるようになった

Microsoft Teams の会議でライブキャプションをオンにして会議をしているとたまに「*****」と単語が隠されて表示される場合があります。これは「冒涜的」な単語だと判断してフィルター処理をされた状態です。冒涜的な表現の定義や基準がわからないのでなんとも言えないけど、以前、日本語・英語・中国語の3か国語を話せるメンバーでライブキャプションの自動翻訳機能の検証をした時に、誤認で「***」が出たところから脱線して、どの単語だったらOKでどの単語だったらNGなのか?というテストをしたことがあるけど、なんだか曖昧というか「え?これは大丈夫なんだ?」という事が多かったです。また、紳士的な会話をしているのに「***」と表示される事があって、おそらく似たような発音の単語が冒涜的ワードに誤認されたんじゃないかという場面もあります。

今まではこのフィルター処理が常にオンの状態でオフにすることができませんでしたが、設定項目でオフにすることができるようになるという事です。

“Microsoft Teams :会議のキャプション(字幕)で冒涜的な単語のフィルター処理をオフにできるようになった” の続きを読む

Microsoft Teams :会議の「ビデオ フィルター」でカメラ映像にフレームやスタイルなどの視覚効果を追加できる

Microsoft Teams でオンライン会議をする際にカメラ映像の背景にボカシをしたり背景画像を加える事ができるようになったのは2年?3年?前くらい。コロナ禍でリモートワークのニーズが急激に高まった影響で特にオンライン会議の機能がガンガン進化していったのは記憶に新しいです。今回はさらにカメラ映像に視覚的な効果を追加できるビデオフィルターが追加されます。

2023/01/07 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Teams: Teams 会議のビデオ フィルター

カメラ映像の上(前)にフレームやスタイルなどのフィルターを上から(前から)被せるようなイメージです。少し前から追加されたという報告がSNSでは上がっていましたが、僕の環境では昨日の日曜日に展開されたのを確認できたので試してみます。

“Microsoft Teams :会議の「ビデオ フィルター」でカメラ映像にフレームやスタイルなどの視覚効果を追加できる” の続きを読む

Microsoft Teams :チャット一覧のフィルター機能が進化していた & チャットルームの検索方法のおさらい

昨日から Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターでお気に入りに入れていたけど確認漏れしていたメッセージのチェックをしていますが、今日も漏れていたメッセージを掘り起こして記事にします。なのですでに展開されて少し経過しているアップデートです。2022/02/17 付けで公開され展開は4月下旬までには完了されているという以下のメッセージです。

▼ (更新)会議以外のチャットのチャット フィルター

これは何かと言うと、 Microsoft Teams の「チャット」を開くと左側にチャット一覧が表示されますよね。

▼チャット一覧

これはあまり利用していないデモ環境なので少ないけど、おそらく Microsoft Teams を良く利用している人ほど、この一覧には数多くのチャットルームが表示されていると思います。良く利用しているチャットルームであれば「▼最近のチャット」の上位に表示されるし、固定(ピン留め)しておけば問題ないけど、たまに久しぶりに話しかけたい人などがいるとここから探すのが大変です。この一覧の何がゴチャゴチャかって純粋なチャット(個人チャット・グループチャット)の他にも非チャネル会議の会議チャットも表示されるので非チャネル会議を頻繁に開催・参加しているユーザーにとっては乱雑になりがちです。またボットも一覧に表示されます。ここから個人チャットで目的のチャットルームを探し出すのが大変です。今回のアップデートはそのチャットを種類でフィルターかけて絞って表示できるという内容です。ちなみに僕がこのメッセージをあまり追っていなかったのは僕にとっては必要なかったからです。それも含めて今回のアップデートを試してみます。

“Microsoft Teams :チャット一覧のフィルター機能が進化していた & チャットルームの検索方法のおさらい” の続きを読む

Outlook :Outlook on the web で期間でフィルターをかける方法

僕は仕事ではもう3年くらいはほとんどメールを使わない環境にいるのと、現職を除くと会議室予約は別のシステム使っていたりしたので、正直なところ Outlook の操作にあまり慣れていません。

そんな時に Outlook on the web の操作について聞かれたけどわからなくて、周囲で色々試した結果操作方法がわかった事があるので自分用備忘録として記事にします。

“Outlook :Outlook on the web で期間でフィルターをかける方法” の続きを読む

Microsoft Teams :チーム名やチャネル名などがフィルターできるようになった!

特に事前に Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターにアナウンスがあったわけじゃないと思うけど、シレっとチーム名やチャネル名をフィルターかけられるようになりました。

試してみます。

“Microsoft Teams :チーム名やチャネル名などがフィルターできるようになった!” の続きを読む

SharePoint ビューのスタイルを変更すると機能落ちする

※クラシック表示の場合です。

これはSharePoint 2007 にはできなかったことですが、ビューでフィルターをかける際にフィルターの値を複数選択できなかったんですよね。今のビューは複数選択できますよね。

例えば以下の場合だと、カテゴリ列でAとBでフィルターをかけたい場合は、AとBの左のチェックボックスをチェックすればできますよね。

▼カテゴリ列にはA・B・Cの値が入っています。

▼カテゴリ列をフィルターのドロップダウンから「A」「B」のチェックボックスをチェック

▼「A」「B」でフィルターがかかりました。

ただ、ビューのスタイルを変更すると、この複数選択ができなくなってしまうんです。

▼例えば…網掛けにしてみました。フラットでシンプルなデザインのSharePoint において、特にビューは網掛けの方が見やすいのでニーズは結構ありますよね。

▼網掛けにしてフィルターをかけようとすると値の左にチェックボックスがありません。つまりこの時点で複数選択はできません。

▼一度Aだけでフィルターをかけた後にもう一度フィルターのドロップダウンを開くと、さっきは表示されていなかった値の左のチェックボックスが、Aにチェックされているチェックボックスが表示されます。では、この状態でチェックボックスは表示されていないので「B(テキスト部分)」をクリックしてみます。

▼するとBだけしかフィルターされませんでした。つまり複数選択はできないようです。

▼また、この状態でフィルターを解除したくBのチェックボックスのチェックを外してみてもフィルターは解除されませんでした。つまり、このチェックボックスは見た目だけで機能していないようです。

▼あくまでもSharePoint 2007 の頃と同じで、「カテゴリのフィルターをクリア」をクリックしないと解除されません。

おそらく…「既定」以外のスタイルは、とりあえず旧バージョンからそのまま持ってきたので、フィルターの機能もSharePoint 2013 以降の機能は使えず、古いバージョンの機能と同等になってしまっているのかもしれません。

フィルターを複数選択するニーズはあると思うので、例えば読みやすいように網掛けにしたい場合でも、ビューのスタイルを変更する場合にはこのようなデメリットもある事は頭の片隅に入れておいても良いかもしれません。

既定ビューでもCSSで網掛けにするのはそんなに難しくはないです。その方法の紹介は、また今度できたらと思います。

SharePoint お知らせリストの有効期限列をビューのフィルターで活用する際の落とし穴

以前、お知らせリストの有効期限列について以下の記事を書きました。

SharePointの「お知らせ」リストの「有効期限」列の利用および非表示方法

この記事で、利用方法の一例として、ビューのフィルターを活用して有効期限切れのアイテムをビュー上に表示させない方法も紹介しました。この方法は参考書などにも紹介されている方法なのでメジャーな使い方かと思います。ただし、この活用方法には落とし穴があり、実際にSharePoint運営に携わっていた頃にもトラブルがありました。以下、架空の設定ですが実際起きうるトラブルとして紹介いたします。

【トラブル】

閲覧ユーザーが、お知らせリストに掲載されていた情報を元にお客様用に資料を作成し提出したが、その情報が古かったらしく怒られてしまった。その掲載物の投稿者に問い合わせてみたところ、古い情報は有効期限が切れており、新しい情報は別途掲載して表示した、とのこと。

【原因】

ビューのフィルターをかけるだけでは有効期限切れのアイテムはビュー上から非表示になるだけで、実際に削除されたわけではありません。すべてのアイテムを表示させるビューがなかったとしても、検索すれば検索結果に表示されてしまいます。このトラブルも検索結果から古いアイテムを表示した事が原因でした。

お知らせリストの利用用途として検索対象外にする事はあまり好ましくありません。この方法を継続していれば同じトラブルは起きる可能性は高いです。このようなリスクを考慮して有効期限にどの機能を加えて活用するかを検討しないといけないです。

【解決方法】

あくまでも参考としてください。
まずトラブルを避けるには有効期限切れのアイテムは表示されないように配慮する必要があります。やはり情報管理ポリシーの保持を利用し、有効期限が切れたらアイテムを削除するのも一つの手です。ただし、この方法はこのトラブルが解決できても別のトラブルが出る場合があります。これも運営に携わっていた頃によくあった問い合わせなのですが、「過去に投稿したアイテムを再利用したいけど有効期限が切れたらしく見当たらないので復活してほしい。」という問い合わせ。運営側からすると「いやいやあなた…自分で設定した有効期限が切れたならあきらめなさいよ…」と思うでしょうが、実際この手の問い合わせは結構多かったんです。で、ごみ箱から復元できる場合は復元してあげるのですが、ごみ箱からも削除されていたらもうあきらめてもらうわけです。この場合は、運営上そういうものだとユーザーに啓蒙していくしかありませんが、別の方法としては、有効期限が切れたら別のリストに移動するように設定し、移動先のリストのアクセス権限をサイト管理者以外閲覧できないように設定すれば、検索でも古い情報がひっかからず、復元の依頼があっても対応できるのかなと思います。また、SharePoint Designerなどのワークフローを利用して、有効期限の直前に投稿者にメールで通知してから有効期限で移動や削除なんて事も可能かと思います。
そこまでしてフロー情報をストックしておく必要があるかどうかは別として。

そうなんです。そもそも運営の仕方(サイト作成の仕方)がユーザーのニーズと乖離しているところも検討するところです。色々な角度から検討する必要がありますが、例えば、そこで発信する情報の種類が最低限フロー情報なのかストック情報なのかを考えて、サイト作成をしていく必要があります。
極端に言えば、例えば規程集のようなストック情報に有効期限を付ける必要はありませんよね。例えば鮮度が命の情報のようなフロー情報を半永久的に保存しておく必要はありませんよね。これらフロー情報とストック情報は性質が全く異なるので、それを同じ管理方法で運営している事自体を再検討しないといけない、などです。
運営部門の会議などで「有効期限列を活用する方法があります。」と言って説明をすると、すぐに「じゃ、全てに実装しよう!」なんて考えも出てきます。気をつけたいところですね。