SharePoint のリストがパワーアップして1つのサービスとして切り出された Microsoft Lists 。当ブログの過去記事を読むと、2020年の Microsoft Inspire というイベントで発表され、同年9月に展開開始されたようです。もう3年も経つんだ…。正直は話、同じデータが入った同じリストなのに、方や SharePoint のUIのままの「 SharePoint リスト」がありつつ、方や全く同じデータ・リストなのに Microsoft Lists のUIが存在する状況は僕も混乱しましたが、特にここ数年で Microsoft 365 を使い始めた人にとってはなかなか理解できない状況なんじゃないかと思います。今後リストはどうなっていくんでしょうか？気になるところです。
そんな Microsoft Lists ですが、大きなアップデートが結構前から予定されていて、たしか一度延期されましたが、ようやく標準リリース環境でも展開されてきましたね。僕の標準リリース環境にも展開されてきたので、試してみます。
（いつも Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターから該当するアナウンスを表示していますが、今探したら見つからず…）
というわけで、おそらく最終目的が「全員に把握してもらう」なら悲観的だけどほぼ無理だと考えるとして、落としどころとしては「情報受信対象者に100%情報を発信し、閲覧率100％を目指す」かなと思います。そう考えた場合、「情報受信対象者に100%情報を発信し」の部分の手段としてはメール送信でもイイし、 Microsoft Teams の対象者全員が参加しているチームのチャネルに投稿してもイイし、 Viva Engage の All Company に投稿してもイイし、 SharePoint のサイトに投稿してもイイと思います。大事なのは「閲覧率100%を目指す」ですね。
ようやく「閲覧率を上げるには？」という課題に落とし込んだところで、一つの解決策として「より色々な手段で発信し、目に入る機会を増やす」があるのかなと思います。目に入ったところで閲覧するかしないかは人それぞれだけど、少なくとも目に入る機会を増やす事で「見落とし」を防ぐ確率は高まるかと思います（逆に同じ情報が複数手段で目にする事にウザいと敬遠されるデメリットもありますが）。とにかく Microsoft 365 のような複数のコミュニケーション手段のあるサービス群においては、以前からこういう機能はあったと思います。 SharePoint のニュースのリンクを Viva Engage に投稿する機能や、今は廃止になったけど SharePoint のニュースが投稿されたら Microsoft Teams のチームのチャネルに通知メッセージが送信されるコネクターなど。場合によっては Power Automate を使えば色々な事が自動化できるので、1か所で情報発信するだけで複数個所でも発信される事も自動化できます。たしかこれから出てくる Microsoft Viva の Viva Amplify にも様々な手段で投稿・配信ができる機能があったかと思います。
SharePoint や OneDrive for Business （以下、 ODfB ）と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。
元々 SharePoint に15年以上前から存在していたリストが Microsoft Lists として独立？したのが2020年くらいなのでもう約3年なんですね。結局のところ「 SharePoint リスト = Microsoft Lists 」である事は変わらないのでややこしいですよね。特に最近 Microsoft 365 を利用しはじめたユーザーにとっては、名前も見た目も違うのに実は同じリスト…という状況ですからね。
