Microsoft Lists :「ごみ箱」は混乱するかも?

Microsoft 365 はその生い立ちから初心者殺しみたいな複雑なところが良くあります。例えば Microsoft Teams も何も気にせず利用する事はできても、トラブルや潜在的な課題を回避するには裏側の Microsoft 365 グループや SharePoint や OneDrive などとの関連などもIT部門だけじゃなく利用者全員が知っておいた方が良い場合もあったりします。 Microsoft Lists に関してもややこしいのが、「 Microsoft Lists のリストは SharePoint のリストです」という点ですね。 SharePoint 側でリストを作成すると、 Microsoft Lists 側でもそのリストが表示され、中身は同一なのに見た目は違うんですよね。ややこしいです。更にややこしいのが、そうは言っても必ずしも Microsoft Lists 側でリストを作成しても、 SharePoint のサイト側に作成されるわけでもないという事。ここらへんは Microsoft Lists が展開された約2年前に、以下の記事でも多少触れています。

Microsoft Lists :ようやく僕のテナントにも Microsoft Lists が正式?に展開された!

というわけで若干ややこしい Microsoft Lists ですが、大事なのは「どこからどこにリストを作成したのか?」です。それによって削除したアイテムやリストを復元したい時に場所が変わってくるんです。今回はたまたま今朝 Microsoft Lists のごみ箱を見たところからネタを思いついて記事にしてみます。

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Microsoft Teams :会議の録画には映らないモノがある…

季節は少し早いけど、わざと怪談話風なタイトルにしました(笑)

Microsoft Teams で会議の録画機能はかなり利用されているんじゃないかと思います。会議に参加できない人用に残していたり、議事メモ代わりに残していたり、社内勉強会のオンデマンド配信用みたいにしていたり。

そんな便利な会議の録画機能ですが、会議中に利用している共有コンテンツや機能次第では、会議にリアルタイムに参加しているのと同等の体験をできない場合もあります。場合によっては全く表示されない共有コンテンツもあるし、場合によっては折角凝った作りでオチをドーン!と出すハズが、録画の方では先にもうオチが見えちゃってるような場合もあったり。

先日 YouTube の動画にいただいたコメントをキッカケに、気になる共有コンテンツを実際に録画して試しました。試した共有コンテンツや機能は以下です。

  • PowerPoint Live
  • ホワイトボード( Microsoft Whiteboard )
  • スポットライト機能

実際に会議をしているのをリアルタイムで録画した動画と、会議の録画で録画した動画を並べて比較してみたところを YouTube に動画にしてます。わりとコンパクトに収めたので是非視聴してみてください。ついでにチャンネル登録と高評価もお願いします(← YouTuber らしく(笑))

このように録画をした時に共有されないコンテンツや共有されるけどちょっと変…というものがあります。会議に参加している人が優先で録画は予備くらいな場合は気にせずに便利な共有コンテンツや機能を使って良いと思いますが、録画された動画をその後もしっかり利用していく予定がある場合は気を付けなければいけませんね。

Power Automate : Microsoft Teams のチャネルの特定スレッドに返信(罠とアドバイス)

※本記事は Power Automate の特定のアクションにフォーカスをしていますが、罠とアドバイスはある程度汎用的かと思います。

Power Automate は非常に便利で僕も色々なところで愛用しています。自分や自分の周囲をちょっと幸せにしたい場合はイイですね。特に初心者にとってはこの「ちょっと」が大切だと思っています。うまく動かなくても「ま、いっか」程度、動いていたものが急に動かなくなっても「ま、いっか」程度。でも動けばちょっと幸せになれる。それが毎日の作業であれば、1日のうちのちょっとでも、それが積み重なれば大きいわけです。小さく成功すればモチベーションも上がり、少しずつ幸せが増えていきます。僕は色々なところで言ってます。「 Power Platform の中でも Power Automate が、スモールスタートで小さな成功体験を得やすい。」と(自論)。逆に初心者の方がいきなり難易度の高い要件で大人数が利用する仕組みにチャレンジすると挫折したり嫌な想い出になりかねないです。

なんでこういう事を言うのかというと、割と動いていたフローが急に動かなくなる事もあるし、こないだまで使っていたアクションが急になくなったりもよくあるので、高いスキルと知識と最新情報に敏感にアンテナ張っている人であれば即対応できるけど、そうじゃないと修正に手間取ったり時間を取られてしまう事もあるからです。

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Microsoft Teams :共有されているハズのファイル、会議の録画、本当に大丈夫ですか?(イベントセッション動画の案内)

今月頭に開催されたワールドワイドなコミュニティイベント「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」。イベント全体の話や僕が登壇したセッションスライドの紹介などは以下の記事を読んでください。

「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」を終えて(魅力的なセッションのスライドは今すぐ見放題!)

そして僕のセッションの録画が YouTube に公開されました。

こちらでは Microsoft Teams の便利技紹介というタイトルだけど、タイトル提出後に、とあるキッカケで「もっと大事な伝えるべきことがある!」と思いたち、便利技紹介は「スライド読めばわかりますから」と残り1分前に言うという暴挙?に出たセッションでした。

じゃ何をそこまでして話したかったのか?と言うと、管理者は当然、利用者も知っておいた方が良い事、知らないと徐々にトラブルが増える可能性が高くなる事です。そしてその仕組みをユーザーに伝えるべきかどうか?伝えるにはどのように伝えればユーザーが「自分事」として捉えられるのか?あたりのヒントも紹介しています。僕の話を鵜呑みにしてほしいわけではなく、僕の考えや意見が正しいとも思っていません。あくまでもヒントを提示し、後は皆さんそれぞれの組織や仲間同士で是非話し合ってもらえたらと思っています。

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OneDrive / SharePoint :クイック アクセス のピン留め(よく利用するライブラリを OneDrive からすぐに利用)

皆さん、 OneDrive をブラウザーから良く利用していますか?今回の話はそういう人にとってうれしい機能かもしれないです。

2022/3/16 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)共有ライブラリを OneDrive for Business の [クイック アクセスと最近使ったドキュメント ライブラリ] リストにピン留めする

そもそも「共有ライブラリ」ってなに?って思う方も多いかと思います。これ実は今記事の原稿を書いてる時に共有ライブラリの説明を挟もうと思ってたんですよ。でも結構長文になってしまい、また僕の認識も書きながらブレてきちゃっていたりするので一旦今回は割愛します。また改めてアウトプットしていきます。そして今日説明する機能は、実はあまり共有ライブラリは意識しなくても良かったりします。

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Microsoft Planner :地味にUIがアップデートされてる&その理由を考察

Microsoft Planner 使っていますか?個人のタスク管理であれば Microsoft To Do で良いけど、チームのタスク管理の場合は Microsoft Planner 便利ですよね。

Microsoft Planner は日常的に利用していますが、大きなアップデートもあまり聞かないので(たしか Microsoft 365 グループが作成されないプランが作れるようになるという話があったけど全然…)このブログでもあまりネタとして取り上げていませんでした。最後に記事書いたのは2021/09/13なので半年以上書いていません。

Microsoft Planner :チェックリストにプログレスバーが表示されるようになった

でしたが、意識して Microsoft Planner を見てみると、地味に色々変わってる?って思いました。ただ圧倒的に過去のスクリーンショットが不足していて、また僕の記憶も怪しいので、とりあえずそれを前提として改めて確認してみたいと思います。

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Microsoft Stream :チャプターが設定できるようになった( Teams の会議録画もね)

ここ最近、新しい方( SharePoint / OneDrive ベース )の Microsoft Stream の進化がちょくちょくありますね。というよりクラシックからニューになる時にネガティブな言い方をすればだいぶ機能落ちした印象だったので、ようやく徐々に取り戻しつつ、ニューの方は SharePoint / OneDrive ベースだから、検索や共有などなどでメリットが浮き出てくる感じになりましたね。

さて、今回は今朝巡回したら見つけた機能ですが、僕の探し方が悪いのかわかりませんが、 Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには該当するメッセージはありませんでした。それが動画のチャプター機能です。章立てできます。 YouTube でもチャプター機能あるけど、長い動画でピンポイントに観たいシーンがある場合は章立てしてくれている動画は親切ですよね。

では実際に触っていきたいと思います。

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Microsoft Stream :動画・オーディオファイルにコメントができるようになった( SharePoint / OneDrive )

Microsoft Stream の話になると過渡期なので毎回説明しなきゃいけなくなるけど、旧来の Azure ベースの Microsoft Stream (クラシック) の方じゃなく、 SharePoint / OneDrive ベースの新しい方の話です。(そもそもクラシックの方はずっと以前からコメント機能ありましたもんね)

【参照】Stream (SharePoint 上に構築)、Microsoft Stream の新しいバージョン – Microsoft Docs
https://docs.microsoft.com/ja-jp/stream/streamnew/new-stream

動画ファイルやオーディオファイルにコメントができるようになったのですが、2022/1/25付けで公開された Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターの以下のメッセージが該当します。

▼(更新)マイクロソフト ストリーム: SharePoint と OneDrive のビデオまたはオーディオ ファイルにコメントする

では実際に見てみたいと思います。

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Microsoft Teams :発表者モードで自分のビデオの位置やサイズ調整が可能に

Microsoft Teams の会議で画面共有や PowerPoint Live を使って発表をする時に、ニュースのニュースキャスターのように画面の上に自分のカメラ映像を表示させられる「発表者モード」。発表者モード自体は2021年6月あたりに展開されているので1年弱前ですね。

Microsoft Teams :会議の画面共有でニュースキャスターのように発表できる「発表者モード」が展開された

そこから更に表示方法の種類が増えたり、 PowerPoint Live でも利用できるようになりました。

Microsoft Teams :「発表者モード」の種類が増えた(会議の画面共有でニュースキャスターのように発表できる機能)

Microsoft Teams : PowerPoint Live でも発表者モードが使えるようになった

さて、今回は Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターには該当するメッセージは見つけられなかったのですが、今朝巡回していたら発表者モードに機能追加がされていたので紹介します。


[ 2022/05/24 追記 ]
メッセージセンターから該当するメッセージを発見しました。

▼発表者モードの移動とサイズ変更のオプション


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Microsoft Teams : PowerPoint Live のスライド移動について(動画あり)

先日紹介した「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」というイベントの記事。この手のイベント紹介系記事はそこまでアクセス数は多くないけど、この記事に関しては僕もビックリするほど多く読まれていてありがたいことです。

「 Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」を終えて(魅力的なセッションのスライドは今すぐ見放題!)

さて、このイベントで僕が登壇したセッションの中で、少し参加者に約束をした事があります。そもそも「便利技」ってタイトルなのに便利技の紹介は全て割愛して「スライドを見てもらえば理解できますから!」というなかなかの登壇だったのですが、そのスライドの中でも2スライドほど文字だけでは表現しづらい内容があり、それは後日 YouTube の僕のチャンネルに動画にします、という約束をしたんです。なのでそれを果たします。

まず、登壇スライドは以下でチェックできます。

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