カテゴリー: SharePoint

SharePoint は多機能なので使いこなせば便利ですが、その場合、IT部門やサイト管理者がSharePoint に詳しいだけではダメで、このブログ内では何度も書いていますが、利用者の中でも大半を占める投稿者・閲覧者に対しても、最低限の教育をしなければいけないと思っています。

その中で投稿者が機能を把握していないがために起きたトラブルを紹介します。実際に様々な場面で見かけていますが、投稿者が悪いわけではありません。

■トラブル

「ライブラリにファイルをアップロードしているが、本人以外は表示されない！」
という問い合わせがありました。実際確認したところ、知らずに1年以上合計数十ファイルをアップロードしたが共有できていない事が判明しました。

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これは必須の設定をしている列のあるライブラリに起きやすいトラブルです。
実際に検証してみましょう。

▼ライブラリに「コメント」という列があり、必須に設定しています。

▼エクスプローラーからファイルを選択する方法の場合は

▼アップロードする前に必ずプロパティを埋めるよう促されるので問題ありません。※1

▼この場合はファイルはアップロードされ、投稿者以外にもファイルが表示されています。

▼ファイルをビューに直接ドラッグをした場合

▼必須列に入力を促す警告もなく、アップロードが完了いたしました。ただし、本人以外のユーザーがアクセスしても該当ファイルは表示されません。
※画像が小さくて申し訳ないですが、投稿者以外のビューには１つしか表示されていません。

▼このままアップロードし続けるも、結果的に本人以外には共有されていない状態です。

これは、必須列が未入力だとチェックインができない仕様で、チェックインされないと本人以外には表示されない事が原因です。

ビューに直接ファイルをドラッグするとアップロードさせる仕組みはたしか SharePoint 2013 から実装された機能かと思いますが、Windowsのエクスプローラーのように複数ファイルを1度にアップロードできたりして便利なので、この方法でアップロードするユーザーは多いと思います。

リストを作成したサイト管理者が、ファイルをアップロードしたら必ず入力して欲しい意図があり必須と設定した列があったが、直接ドラッグしてファイルをアップロードするとこのような挙動になることまでは把握せず、特に投稿者に意図を説明しませんでした。

チェックアウト状態であるとドキュメントのアイコンの右下に矢印の付くアイコンになりますが、SharePoint をよく知らないユーザーがこれだけでこのトラブルに気がつくとは思えません。

困った事に、チェックアウト状態はサイトコレクションの管理者であっても、本人でなければ表示されないので、この違和感を本人以外が気がつきにくいこともあります。
※たとえサイトコレクションの管理者であっても、アップロードした本人でない場合は、ビューの表示は右側です。

さて、どうしたらトラブルを避けられるか？

■リスト作成時

• 本当に必要でなければ必須列をつくらない。
• 必須列をつくった場合は、投稿者に周知させる。

■投稿者への教育

• このような事がある事を教える。
• チェックアウト状態のアイコンを教えて日ごろから注意してもらう。

■サイト管理者の日常

• 管理しているサイト内のライブラリを例えば以下の方法でたまに確認する。
• サイト コンテンツページの個数と実際のライブラリ内の個数が一致していない。
• ライブラリの設定で「チェックイン バージョンが存在しないファイルの管理」をチェック。

などなど、複合的にトラブルを避けられる方法がありますが、それぞれの環境に合わせて出来る範囲で回避策を実行すれば良いと思います。

しかし、日本企業にありがちですが、やはりIT部門やサイト管理者などが色々苦労して社員（投稿者・閲覧者）を楽にさせようとするのは、最終的には社員のIT（SharePoint）リテラシーの鈍化につながるので、個人的には好ましくないです。
IT部門やサイト管理者などが開発や管理などで対応する苦労の工数（費用）をかけるなら、その工数を社員の教育に使った方が、将来を考えるとよほど建設的な工数のかけ方かと思いますが、いかがでしょうか。

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※1
この状態で「キャンセル」をクリックしたら、チェックインされない状態でアップロードされます。

いつの間に列の設定画面にこんな設定があったんだろう？とりあえず良く分からない設定はそっとしておいて、そのまま忘却していました。

で、おもむろに気になったのでググってみました。すると、とにかくアホでも理解できる説明が出てこないんです。「値に一意性を適用する…」一意性とか普段使わないし。とにかくよくわかりません。ただどうやら SharePoint 2010 からの機能らしい。よくわからないなら検証してみましょう。

▼カスタムリストのタイトル列の「固有の値を適用する：」を「はい」にしてみます。

▼なんかよくわからないけど「強制的」とか怖そうな文章のダイアログが表示されますが、
問答無用で「OK」をクリックしてみます。

▼とりあえず「テスト」というタイトルで投稿。問題なし。

▼もう一度投稿。今度も「テスト」というタイトルで投稿。しかし保存をクリックすると「この値は既にリストに存在しています。」というメッセージが表示され、投稿できませんでした。

なるほど。つまり、
「同じリストの同じ列に同じ値で投稿する事をできなくする」
という事ですね。
それを理解した上で「固有の値を適用する」という意味がなんとなくわかりました。

じゃ、疑問。
すでに同じ値で投稿済アイテムがある列に適用したらどうなるんだろう？

▼「タイトル」列に「テスト」で投稿したアイテムが2件あります。

▼タイトル列の「固有の値を適用する：」を「はい」にします。

▼なんと！

という事で、列に同じ値を使えなくさせたい場合は、「固有の値を適用する」を「はい」にすれば良いようです。

ちなみにサポートされていない列の種類もあるようです。

列の値における一意性の適用
https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/ee536168(v=office.14).aspx

■トラブル事例

以下、サイト管理者（Q）と SharePoint 運用部門（A)のやりとりです。

• Q「選択肢列の値を変更したのですが、投稿済アイテムの値が変更前のままなのですが？」
• A「はい、選択肢列の値を変更しても、投稿済アイテムの値が連動して変更されないのは仕様です。」
• Q「そんなの聞いてないよ！500件ほど対象アイテムがあるんだけど、どうするの？」
• A「はい、手作業で変更するしかありません。フィルターをかけてクイック編集すれば比較的楽に…」
• Q「いやいやいや、それだと更新日時や更新者の名前が変わっちゃうよね？」
• A「はい、そうです。」
• Q「それじゃ困るんだよね！なんとかならないの？？」
• A「そう言われましても…」

知っている人にとっては SharePoint あるあるなのかもしれませんが、選択肢列の値を変更しても、投稿済アイテムの値が連動して変更されません。つまり、選択肢列の設定の値はマスターデータではなく、選択して投稿した際に、その値がそのままアイテムのデータとしてスタンプされるわけです。

実際に検証してみます。

▼「選択肢」列に「AAAA」「BBBB」「CCCC」という値を設定しました。

▼実際に投稿します。

▼投稿後に「選択肢」列の「AAAA」を「ああああ」に変更します。

▼投稿済アイテムは「AAAA」のままです。

これを「クソ仕様」だと言う人もいたけど、選択した時の値を保持したいニーズもあるので、クソではないと思います。

▼想定される選択肢の仕様で後々トラブルになりやすい条件

• 投稿数は結構多い事が予想される。
• 更新日時や更新者の情報は大事である。
• 選択肢列の値を変更する事がある。

例えば、そのようなニーズがあるリストを作成する場合は、選択肢列を利用する前に投稿済アイテムの値については確認を取った方が良いですね。

では、値を変更した際に投稿済アイテムの値と連動させるような方法があるか？ありますよね。参照列を利用し、マスターデータを別リストで管理すれば可能ですね。また、管理されたメタデータでも要件は満たされると思います。ただし、参照列も管理されたメタデータもそれはそれで特色や仕様があるので、そちらにも注意して利用しないと、別のトラブルになりかねないです。
そういう意味でも、選択肢を実現させるには複数の列の種類がありますが、全ての特徴を表にしたりすると良いかもしれません。っていうか僕はそういう表を作っていました。忘れがちなので。

サイト管理者の SharePoint のスキルや経験次第なのですが、仕様を把握せずに作成して運営を開始すると、後々になってトラブルになる事もあります。
とはいえ、運用・運営部門でも SharePoint の細かな仕様はなかなか全ては把握できず、ましてやサイト管理者となれば仕方のない事かなと思うので、やはり経験を積んでトラブルなどはしっかり記録してナレッジとして蓄積させないとですね。

FacebookでHirofumi Otaさんの書き込みを見て知りました！

開発やカスタマイズNGの環境では、集計値列の式を利用してHTMLを生成する方法は小手先技だけど色々できる技だったのにぃ！なんだかこの利用方法での実行がブロックされたらしい！っていうかこれは正式な利用方法ではなかったんだ？

以前デモで作ったリストがあったので確認しました。
選択肢を選ぶとそれに応じたアイコンが表示される仕組みです。

マジかぁぁぁぁ…orz

たった数日前まではimg列にはキレイなアイコン画像が並んでいたのに、今確認したら見るも無残なソースの表示がぁぁぁ…。

これ裏技だったとは知らなかったけど、テクニックとしてはネット上に色々紹介されているので、利用されている会社も少なくはないハズ。結構困る人もいるのでは？？？

Handling HTML markup in SharePoint calculated fields
https://support.microsoft.com/en-us/help/4032106/handling-html-markup-in-sharepoint-calculated-fields

よく読むと、SharePoint Online は2017/9/10までは延長をリクエストできるそうですが、延命措置はそこまでで、9/10以降は完全にNGそうです。
オンプレミスの SharePoint 2013／2016 は、2017/6のPUで「CustomMarkupInCalculatedFieldDisabled」という新しいWebアプリケーション設定が含まれ、この設定により管理者側で特殊文字をエスケープするかどうかを設定できるとの事。小難しい事言ってるけど、つまり、オンプレは管理者の設定次第で免れるという事ですかね。

リストに対して閲覧権限を付与されたユーザーは、他人の投稿したアイテムを編集しようと思っても、ボタンがグレーアウトされてクリックできません。わかりやすいし罠の臭いも感じません。

次にリストに対して投稿権限はあるけど、リストの詳細設定の「アイテムごとの権限」の設定を変更した場合。ここにイジワルとも言うべき罠が潜んでいるんです。

初期設定では「読み取りアクセス権」「作成/編集のアクセス権」が共に「すべてのアイテム」になっています。

ここで問題なのは「作成/編集のアクセス権」を「ユーザー本人のアイテム」にした場合。

つまり自分以外のアイテムは編集できないという事です。
この設定がなぜ罠かというのは実際にやってみるとわかります。

▼この設定にして他人のアイテムをまずは開きます。ん？リボンの「アイテムの編集」ボタンはクリックできる？？　…とりあえずクリックします。

▼あれ？編集画面になった！編集できるんじゃん。編集しよう。

▼内容を編集して「保存」ボタンをクリックすると…このタイミングでNG！？

そうなんですよね。編集できそうに見せかけて最後の最後でやっぱできないんですよね。「編集できますよ！できますってば！ほら、やってみて！…うっそぴょ～ん！」というイジワルな声が聞こえそうな罠です。

このイジワル仕様による弊害は立場的には2点あります。

【1】リスト作成者の弊害

この仕様を知らないリスト作成者が、自分のアイテム以外を編集できない要件のあるリストを作成した際に、この設定を施します。その後、検証をしてみると編集ボタンはあるし編集画面に行けるから「あれ？うまく動作してない？」と勘違い。普通編集画面まで行けてしまった時点でうまく機能していないと思ってしまうから、そこから更に実際に「保存」までのアクションをテストせずに悩んだり調べたりしちゃいますよね。この仕様がわかった時に、無駄な時間をすごしてしまったと思っちゃいます。

実は実際に僕はこの罠に陥った一人です。ホント仕様を知った時に心の中で「orz」になりましたよ。

【2】投稿者の弊害

該当リストがそういう仕様だという事に気がつかずに、他人のアイテムを編集する機会があったとします。ボタンがグレーアウトしていたり事前にそういう仕様であると示唆するメッセージなどがないので、知らずにメッチャ気合い入れて編集し、保存ボタンをクリックしたら…。
俺の気合いを返せ！となります。

実は実際に経験談ですが、これで苦情を受けたこともあります。仕様なので仕方ないんですけど、苦情を入れたい気持ちもわかる。

アイテムごとの編集の設定を変更したら、リスト作成者はこの仕様を忘れずに。また、投稿者には何かしらの手段でしっかりアナウンスする必要がありそうです。

前回の記事を含め、数回にわたりアンケートリストについて取り上げてきました。

• SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう
• SharePoint アンケートリストの回答者からのよくある問い合わせ「中断したアンケートの回答を再開できない！」
• SharePoint アンケートの集計をする際の注意点
• SharePoint アンケートリストのアクセス権限で注意すべきポイント

とはいえ、なんだかんだ言っても気軽にアンケートをとるには良いんですよね。今回はアンケートリストの詳細設定で、初期設定の状態で注意すべきポイントを挙げます。必ずしもトラブルになるわけではなく、一つ一つのアンケート内容次第かと思います。
サクっとアンケートの質問を作成していきなりアンケートをスタートさせずに、一度設定をしっかり確認すると良いと思います。

■アイテムごとの権限

• 読み取りアクセス権：すべての回答
• 作成/編集のアクセス権：ユーザー本人の回答

「作成/編集のアクセス権」に関しては、アンケートの回答を共同作業する想定はほぼないと思いますので、初期設定の状態で問題ないかと思います。ちなみにここを「なし」にすると作成すらできない、つまり回答ができなくなります。
「読み取りアクセス権」に関しては、初期設定が「すべての回答」となっているので、アンケート内容次第では変更した方がよさそうです。他人の回答を見なければいけない・見せたいアンケートってあまりないような気がするので、基本は「ユーザー本人が作成した回答」に変更し、ニーズ次第で「すべての回答」で良い気がします。

■検索

• このアンケートのアイテムを検索結果に表示する：はい

普段サイトを利用していて検索をした際に、結果にアンケートの回答が表示されるのはどうなんでしょうね。回答者も検索結果に表示されるなんてあまり想定していないと思います。アンケートとはいえ、例えば製品の有益な技術情報を含むようなアンケートであれば、回答を検索対象にしても良いと思いますが。これも基本は「いいえ」に変更し、ニーズ次第で「はい」で良い気がします。

総合すると、読み取りアクセス権がすべての回答で、検索結果に表示される初期設定のままだと、そのアンケートリストに権限のあるユーザーは、検索結果に自分も含めて他人のアンケートの回答が表示されるわけで、ちょっと気をつけたい設定かと思います。

↑実際起きたらおそろしい…

SharePoint のアンケートリストは簡易的にアンケートを実施するには手頃なので、アプリの中では割と利用頻度の高い部類かと思います。ただし、色々注意すべきポイントがあるので過去に記事にしてきました。

• SharePoint アンケートリストで匿名回答の設定がされていても回答者はわかってしまう
• SharePoint アンケートリストの回答者からのよくある問い合わせ「中断したアンケートの回答を再開できない！」
• SharePoint アンケートの集計をする際の注意点

今回も（仮想の）トラブル事例を元に注意すべきポイントを書いていきたいと思います。

アンケート用のサイトがあったとします。詳細には以下のような設定です。

• 全就労者対象や、（職種別など）組織を跨った対象にアンケートを開催したい要望が多いので、全社ポータルの配下にアンケート用サブサイトを作成した。
  （もしくは別途サイトコレクションでも可。つまりアンケートに特化したサイトがあるという事。）
• アンケートサイト自体の管理は運営部門がおこなっているが、アンケートの作成・集計などの代行は行わない。
• アンケート開催要望があると、希望者が自由にアンケートリストを作成できるよう「デザイン」権限をサイトに対して付与し、「アンケート作成者」と呼ぶ。
• アンケート作成者は、永続的にアンケートを開催できるように、一度付与したデザイン権限は基本的に削除しない。
• アンケートサイト全体には、全就労者に投稿権限を付与し、アンケートに回答ができるようにしている。
• アンケート作成者には、マニュアルを付与し、自由に利用してもらう。
• アンケートリストの詳細設定で、読み取りアクセス権を「ユーザー本人が作成した回答」に変更する事を必須とする。
  （もしくはその設定を施したカスタムリストテンプレートからアンケートを作成させるようにする。）

このような方法で運営をスタートし、アンケートリストの細かい不満は聞くものの、結構重宝され、運営する事数年経過…。最近とあるウワサを耳にしました。

「アンケートサイトは、回答内容が見放題らしいぞ！」
「○○さんの趣味は意外にもクラッシックバレエらしいぞ！アンケートサイトの回答に書いてあった。」
などなど。

このようなウワサが耳に入ってきたので、運営部門は徹底的に調べたところ、以下の事が判明しました。

• 回答者は自分の回答以外は閲覧できない。（想定内）
• アンケート作成者は、自分の管理するアンケートについては、集計するために全回答を閲覧できる。（想定内）
• アンケート作成者は、自分が管理するアンケートに関わらず、アンケートサイト内全てのアンケートについて、全回答を閲覧できる！（想定外）

こんな感じです。
つまり、ひとたびアンケート作成者になりサイトに対してデザイン権限を付与されれば、読み取りアクセス権を適切に設定したところで、全ての回答が閲覧できてしまうんです。また、恐ろしい事に、アンケートリストの設定では、デフォルトで回答が検索対象なので、検索から他人の回答にたどり着いてしまう場合もあります。

上述のウワサについては、回答内容が見放題なのはアンケート作成者だし、○○さんの趣味がクラッシックバレエなのを見てウワサを流したのもアンケート作成者の誰かという事です。

人としてのモラルの問題でもありますが、秘密は垣間見たくなるのもこれまた人なので、やはりシステム的に制御しないとダメそうですよね。

これ、実はリストの詳細設定のアイテムごとの権限のところに、注意事項として記載されているんですよね。非常に見落としがちですが。

こうやって穴が存在している事に気がつかずに何年も運営されているなんて事は、ありえ…なくはないですよね。特にサイト管理者は往々にして自身にフルコントロール権限が付与されている事からも、各権限の挙動を検証しないで実装しがちで、気がつかない場合が多いです。

さて、今回の場合は、どのような対策をすれば解決されるでしょうか。これまた解答ではなく、考察とさせていただきます。

チェックアウトの取り消し権限というのはつまり…アクセス許可レベルの中でも「リストの動作を無視」という項目に該当すると思います。「デザイン」アクセス許可レベルではここがチェックされていました。

この項目をチェックから外したらどうでしょうか？これがダメなんですよね。
このチェックを外してしまうと、アンケート作成者は自分の管理するアンケートすら全回答が閲覧できなくなるので、スプレッドシートに保存をしても権限不足で集計ができません。

▼チェックを外した状態で自分のアンケートリストを見ると、本当は回答があるのに表示されません。

▼この状態でスプレッドシートに保存をしても、集計はされません。

こうなるとアクセス権限をサイト単位ではなくアンケートリスト単位で設定するしかなさそうです。そうなると結局サイト管理者の手間が増えます。
なぜかというと、アンケートリスト単位でアクセス権限を設定する場合、その設定はアンケート作成者では行えず、サイト管理者が行うしかないからです。

そもそも機微な情報を取得する目的でアンケートを開催する際には、たとえ社内であっても気軽にやれるものではない意識付けにもなるのかなとは思います。ポジティブに考えれば。

ただ、中には機微な情報ではないフランクな目的のアンケートもあるので、それも同じセキュリティレベル（手間）で運営しなくても良いかもしれません。そういう意味では、セキュリティレベルで運営方法を分岐させる方法もアリかもしれません。つまり、機微情報を含まないアンケートは今まで通りアンケート作成者が自由に作成・集計できるものとし、機微情報を含むアンケートの場合は、サイト管理者が個別の権限設定を施したアンケートリストを提供する。これなら機微情報を含むアンケートのみサイト管理者の手間が増えるだけなので、まだマシなのかなと思います。機微情報の有無を判断するのが難しい時もあるし、面倒だから機微情報が含まれているのに含まれていない方で実施されてしまう可能性もありますが、こうなるとさすがにモラルの問題かと思います。

このようにあくまでも一例ですが、このようなトラブルにつながりかねないという事と、解決方法も一つではなく様々な角度から検討し、最適解を探し出す必要があります。

アンケートはアンケートサイトではなく、各部門サイトやチームサイトの管理人に任せている場合も、その中のアンケートリストは、属しているサイトでデザイン権限以上のユーザーであれば、やはり他人の回答を見る事が可能だし。

とはいえ、Office 365 も色々なアプリやサービスが増え、ユーザーにとって色々な選択肢が増えたはいいけど、中には管理者が管理しきれないところもあり、アクセス権限を厳密・厳格に行う事は難しく、やはり利用者のITリテラシーやモラルにかかってくるのかなぁ？なんてスッキリしない感じで今回も〆させていただきます。

社内ポータルサイトトップページのレイアウトは大事

「例外を認めない！」マイクロソフト社のイベントに参加するとセキュリティに関してよく聞くセリフですが、僕も昔から社内ポータルサイト運営においてこれが大事だと思っていました。

今回の例は社内ポータルサイトのトップページについて。ココは社内向け情報発信の一等地です。一等地は当然人気物件です。と同時にココは基本的には全就労者に向けた情報を発信すべきで、特定部門の特定チームに向けての情報発信をすべき場所ではありません。そういうのは部門サイトやチームサイトでおこなうべきです。

▼社内ポータルサイトのトップページに良く表示されるコンテンツ

• 全社向け通達・連絡の新着情報
• 福利厚生の新着情報
• 規程集・社内Webシステム・部門サイトなどへのリンク集
• 全社スケジュール
• 社長・役員ブログ

などなど。
中には完全にリンク集のみに徹しているような社内ポータルサイトトップページもありますが、基本的には発信したい情報を盛りだくさんに掲載している会社が多いと思います。その際にトップページのレイアウトが非常に重要になってきます。盛りだくさんの情報から更に優先順位を検討して配置を考慮します。視線移動の法則でよくある「Fの法則」「Zの法則」などありますが、他にも「ブラウザの見開き1ページ内にスクロールなく全ての情報が表示されるのが理想」だとか「スクロールを発生しない事にこだわってWebパーツ内でスクロールさせる方法もあるけど、それってユーザーにとって本当に便利？」とか。
レイアウトというよりデザインにかかってきますが、多くの情報を掲載したい気持ちはわかるが、可読性を損なわないフォントサイズや余白の調整、など、それぞれこだわってレイアウトを決めると思います。ここをしっかり検討せずにレイアウトをおろそかにしてしまうと、利活用低下や発信した情報が読まれないなどがありますので、IA・UXに精通したメンバーがいると良いと思います。
ただそれだけでは失敗するケースが多いです。

たった一回例外を認めただけで…

いくら検討に検討を重ね優れたレイアウトを固めても、例外を認めてしまい一つの例外で全てがダメになってしまうパターンもあります。その例外を認めてしまわざるをえない経緯は、運営部門が高い権力に屈してしまうという事が多いです。

例を挙げるなら、とある役員の一言で社内ポータルサイトトップページの最上部に特定部門に向けた情報発信スペースを大きく作れとの依頼が。抵抗はしたが運営部門の部門長でも逆らえず、結局スペースを作った。おかげで全社向け通達・連絡や福利厚生の新着情報がスクロールをしないと表示されなくなってしまい、各方面からクレームが殺到し、利用されなくなり、最終的にこれらの情報はメールで発信されるようになった。…なんて事が。
これ、一度でも例外を認めてしまうと、他部門からもお偉方を通して、ウチも！ウチも！となり、結局カオスで全就労者にとっては見るに値しない社内ポータルトップページになってしまいます。

じゃ、どうすれば良いか？
いくらその場で論理的に説明や議論をしたって権力には抗えない事が多いです。根本的に運営部門が「権力に屈しない」「例外を認めない」方針にすべきだと思います。いや、これ、言葉で言うのは簡単だけどかなり難しい事ですね。

過去にSharePoint ユーザー会に参加した際に、この議題で議論した際にも、なかなか白熱した覚えがあります。

• IT部門が運営するのではなく運用に徹し、社内でも比較的発言権のある部門が運営をする。
• 社長からお墨付きをもらい特別権限で運営をする。

など、権力に屈しない運営体制を整える事に注力すると、後々運営が楽になるかと思います。または、

• 社内ポータルサイトトップページへ掲載する場合、1pxあたりでお金を取る。

なんてアイデアもありました。ただ、これでは売り上げをあげている部門なら何をしてもOKになってしまうので、結局全就労者が利用するスペースからは離れてしまいますね。

っていうか、部門で情報共有をしたいなら部門サイトで行えば良いハズです。だいたいこういう場合でも、実際に部門サイトはあるんですよね。それでも社内ポータルトップページは狙われるんです。
権力を使って、社内ポータルサイトのトップページに、限られた人向けの情報を掲載させるなら、同じ権力を使うにも、トップダウンで部門内メンバーに部門サイトをしっかりチェックするように指示してもらった方が良いと思うんです。

また、どうしても社内ポータルサイトに！という救済措置としては、発信したい情報は部門サイト内で掲載してもらう事には変わりないが、そこへのリンクをバナーなどで社内ポータルサイトのトップページに表示させる方法はアリかと思います。ただ、そのバナーエリアも数が増えると場所をとってしまうので、掲載を申請制にして掲載期間を設けたり、数の上限を決めてランダム表示にさせたり、場合によっては権限やステータスによって表示制御をする方法もアリかと思います。

結局は、そのサイトは誰に向けての情報を発信するサイトなのか？をハッキリさせ、それに基づいて例外なくレイアウトを設計し、例外なく運営していくべきかと思います。

通常のWebサイト制作の時もそうでしたが、制作を依頼してくるクライアント企業の目線で制作をしてしまいがちですが、そのWebサイトを利用するのは訪問してくるユーザーなんですよね。どちらの目線で制作をすべきかは言わずもがなです。
社内ポータルサイトや部門サイトやチームサイトも同じです。それぞれ役割があり目的があり訪問者もある程度予測できます。なら、その利用ユーザーの目線で情報設計をしていかなければいけません。通常のWebサイトの利用ユーザーは不特定多数が対象ですが、社内ポータルなどは利用ユーザーは特定多数なので、設計しやすいですね。

権力に屈しない・例外を作らない運営。
難しいけど目指したいですね。

まぁ、そもそも社内ポータルサイトが、もはや不要という見解もあります。たしかにOffice 365 の製品を使っているとそんな感じもありますが、まだまだそういう流れが主流になっていくには時間がかかるのではと思っています。

「カスケード分類」とは？

「入力フォームでよくある、都道府県で神奈川県を選択すると、市区町村の選択肢は神奈川県内の市区町村しか表示されなくなるアレ。」みたいに例えないと、未だに一発で理解してもらえる用語が出てこないアノ仕組み。SharePoint 界では「カスケード分類」があえて言うならメジャーな用語なのかもしれないけど、その「カスケード分類」と口にしても、未だに追加で都道府県の例えを話さないと理解してもらえない。

です。
選択肢の数が少なければ問題ないけど、例えば上述の説明だと全都道府県の市区町村だとかなりの数になるので、ユーザーに毎回そこから選択してもらうのは酷ですよね。そこでカスケード分類が必要になってきます。
これをSharePoint 内で実現させる方法として、SharePoint 2007 では、サードパーティー製品を利用したりカスタマイズが必要になります。SharePoint 2010 から登場した「管理されたメタデータ」を利用すると、カスケード分類ができるようになりましたが、まだ出始めた機能である事とクセがあったりしてなかなか利用されなかったりします。（今はどうなんだろう？）

そんな中、基本機能内の管理されたメタデータ以外でカスケード分類を実現させる方法を考えてみましたが、コンテンツタイプを利用すると2階層までなら実現できそうだなという感じです。以下、都道府県→市区町村ではなく、食べ物のジャンル→メニューを例にサンプルを作成してみます。

サンプルなので数は少ないのですが、ユーザーにメニューを選択させたい場合、メニューの数が100個もあったら選択が大変なのでジャンル分けしてカスケード分類を行います。

【1】サイト列で列を登録

サイト コンテンツ タイプを利用したいので、列もサイト列として登録します。「和食」「洋食」を選択肢列として登録します。

【2】サイト コンテンツ タイプを登録

「和食」「洋食」で親コンテンツ タイプはリスト コンテンツ タイプのアイテムで登録します。それぞれのコンテンツ タイプに【1】で登録したサイト列を追加します。「和食」コンテンツ タイプには「和食」列だけを追加、「洋食」コンテンツ タイプには「洋食」列だけを追加、です。

【3】リストを作成

【4】リストの設定

• コンテンツ タイプの管理を許可するを「はい」にする。
• 「既存のサイト コンテンツ タイプから追加」から【2】で登録した「和食」「洋食」サイト コンテンツ タイプを追加する。
• 既存の「アイテム」コンテンツ タイプを削除する。

以上です。これによりコンテンツタイプでジャンルを選択し、該当ジャンルのメニューを選択する流れで、カスケード分類っぽい雰囲気になります。
では、作成したリストに投稿してみます。

▼「＋新規」をクリックすると出現するメニュー内に追加したコンテンツタイプ「和食」「洋食」が表示されるので、どちらかを選択します。（モダンUIだと「リンク」というメニューもあり、これは消せなさそう。）

▼「和食」を選択すると和食列が表示されます。

▼「洋食」を選択すると洋食列が表示されます。

さて、これで完了かというとそういうわけにはいきません。登録時のカスケード分類っぽいものは出来ましたが、アイテムを登録した後のビューを見てみると微妙です。

当然ですが「和食」「洋食」と列が分かれます。「メニュー」として最終的にはマージした形で表示したいです。この場合は集計値列を利用します。

▼集計値で「メニュー」列を作成。数式は「 =洋食 & 和食 」でOKです。

▼「メニュー」列として和洋がマージされて表示されます。

まだまだ完了ではありません。次にビューにジャンルも表示させたいです。

▼ビューの設定で「コンテンツ タイプ」も表示させます。（この時点で「和食」「洋食」列は非表示にしてスッキリさせます）

だいぶスッキリしました。これでも良いのですが、列名が「コンテンツ タイプ」だと気持ち悪いのと、例えばジャンルでグループ化したくとも「コンテンツ タイプ」はグループ化できません。なので、もうひと工夫します。

▼集計値で「ジャンル」列を作成します。

数式は苦手ですが…この場合だと以下でうまく動きました。
=IF(NOT(和食=””),”和食”,IF(NOT(洋食=””),”洋食”,””))

▼列名も「ジャンル」でスッキリです。

▼「ジャンル」列でグループ化します。

▼グループ化したので列表示からは「ジャンル」列を外してスッキリ。

これでビューも完成です。
このようにコンテンツタイプを利用して2階層のカスケード分類っぽい事を実現でき、集計値列を利用して見た目もスッキリさせられます。全て基本機能です。サードパーティー製品や開発などで余計なお金はかかりません。

ただ…実は難点があります。
選択肢列って一度選択しちゃうと未選択状態にできないんですよね。今回のサンプルを例にすると、和食で寿司を選択して登録したけど、洋食のハンバーグに修正したい、といった更新時に厳しいんです。

▼寿司を選択したアイテムを編集画面にし、コンテンツタイプを洋食にすれば洋食メニューを選択できます。（コンテンツタイプを切り替える前）

▼コンテンツタイプを「洋食」に切り替え、オムライスを選択し、保存します。

▼更新したアイテム…メニューが「オムライス寿司」という奇怪な食べ物に…

寿司が選択されている状態でコンテンツタイプを変えても、和食列が洋食列に表示が入れ替わるだけで、その際に和食列の値がリセットされるわけじゃないんですよね。しかも、選択肢列は未選択状態に戻せないので、通常の編集画面ではコンテンツタイプを変える前に「寿司」を未選択にする事ができず、クイック編集じゃないと未選択状態にできません。

なので、更新の際に難ありです。
例えば更新はしない、更新する場合は削除して新規登録する、更新はクイック編集で行う、など、そういう運用でカバー系でもOKな場合は大丈夫ですね。
あと今回紹介はしませんが、SharePoint Designer などが利用できるのであれば、ワークフローと組み合わせれば解決できそうですね。

以上、イマイチよくわからない「コンテンツタイプ」とやらを利用すると、こんな事も基本機能でできてしまうんだぞ、というお話でした。