Microsoft Lists / SharePoint :リストの予定表ビューが週表示に対応した

Microsoft Lists つまり SharePoint リスト、これがイコールであるという点は皆さん慣れてきたでしょうか。歴史がわかっていれば問題ないけど、たぶん Microsoft 365 を利用したての人にとっては混乱のもとの一つでしょうね。そんなリストのビューに予定表が追加されたのが2020年11月でした。

Microsoft Lists / SharePoint :予定表ビューが使えるようになった!

スケジュール的要素があるリストであれば予定表ビューが追加されたことはうれしいと思います。で、この記事の下の方にも書いてあるんですが、予定表ビューが実装された当初から月表示しかなかったけど、

▼上記記事から該当部分を抜粋

ビューメニューに「月」しかなかったので、当時からそのうち「週」「日」表示も実装されるんだと思っていました。あれから2年3か月…ようやく週表示が実装されました。

2023年1月11日付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)マイクロソフトのリスト: カレンダー週のレイアウト

ようやく週表示が追加されるという事です。僕の環境に昨日展開されていることを確認したので、それでは触ってみます。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストの予定表ビューにも書式設定ができるようになった

リストのビューに書式設定が加わったのが2017年11月あたりです。もう4年半以上前なんですね。

SharePoint :Column formatting を使ってみたけど僕には今のところ難しい

当時は JSON で書くしかなく、一般ユーザーには敷居が高かったと思います。そこから1年ちょいで書式設定にデザインモードが追加され、 JSON 書かなくても多少の事はマウス操作程度で利用できるようになり、グッと敷居は低くなりました。

SharePoint :列の書式設定( Column formatting )にデザイン モードが!

そこからデザインモードも徐々にできる事が増え、書式設定自体もできる範囲が増え…そして今。2020年11月に展開された予定表ビューにもようやく書式設定が使えるようになるとの事。2022/06/20 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft リストの予定表ビューの条件付き書式

珍しくメッセージ公開からすぐに展開開始され、僕の環境でも展開された事を確認できたので、試してみたいと思います。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストの予定表ビューでアイテムをドラッグ&ドロップできた

いやぁ、おっちょこちょいのどうも僕です。なんでそんな事を冒頭に書くかというと、あとで語ります。

今回は Outlook の予定表の感覚でいると、できると勘違いしてはガッカリした人も多いであろう、 Microsoft Lists / SharePoint のリストでカレンダー形式でアイテムを表示する予定表ビュー内でアイテムをドラッグ&ドロップして日付を移動させる話。

2022/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft リスト: 予定表ビューのアイテムのドラッグ アンド ドロップ

ようやくアイテムをドラッグ&ドロップできるという事で、ほぼ毎朝試していましたがなかなか展開されない。実は今朝も試してできなかったんですよね。しかし、ふと勘が働いて新しく作ったリストで試したところ、ドラッグ&ドロップできていたので、そこらへん試しながら話していきます。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストに「ボード」ビューが登場!あれ? Microsoft Planner ?

Microsoft Lists のリストのビューは、当初は「リスト」のみで、2020年10月下旬あたりに「ギャラリー」が追加されました。

Microsoft Lists / SharePoint :リストのビューにギャラリーが登場していた

2020年11月あたりには「予定表」が追加されました。

Microsoft Lists / SharePoint :予定表ビューが使えるようになった!

そして今回「ボード」と呼ばれるビューが追加されました。これは2022/01/08付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに公開されています。

▼ マイクロソフトリスト: ボードビュー

僕の環境にも数日前に展開されたので、試してみます。

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Microsoft Lists / SharePoint :予定表ビューが使えるようになった!

リストにいよいよ予定表ビューが展開されましたね。待ち望んでいた人も多いかと思います。

Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに9月下旬に以下のメッセージが出ました。

▼(更新)マイクロソフト リストおよび SharePoint リストの予定表ビュー

で、展開予定が少し後ろ倒しされたみたいだけど、僕のテナントにようやく展開されました。

試してみます。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストのビューにギャラリーが登場していた

※ 以下、 Microsoft Lists で試していますが、 SharePoint のリストも同じです。

例えば、以下のリストは、僕が2年前くらいに作った Power Apps のデモで使ってるリストです。

▼消火器点検 作業報告 のリスト

で、このビューメニューを見た時に、

▼「ギャラリー」なるものがあったんです

見つけたのはもう2週間前くらいなんですけどね。ウッカリ記事にするのを忘れていました。で、これをクリックすると…

▼ギャラリービュー

画像がメインになり、カードっぽく表示されます。今までは通常のビューだと、画像列に表示されるサムネイルが小さくて視認しにくかったけど、ギャラリービューの画像は程よく大きくて良いですね。

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SharePoint :列の集計の設定がビュー上からできるようになった!

数週間前あたりに展開されていた機能ですが…

列の「集計」とは、アイテム数や通貨の合計額や数値の平均などを表示させる機能です。

▼列の「集計」の例

今まではこの列の集計を表示させるのに、クラッシックUIのビューの編集ページから設定しました。

▼ビューの編集ページの「集計」の設定箇所

これ、列が多いと「列名」と「合計」に距離がありすぎて、モニター上に定規などを当てないと設定するときに間違えたりして厳しいUIなんですよね…。

で、この設定がビュー上からできるようになりました!

早速ためしてみます。

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SharePoint :モダンUIのビューの設定でやりがちなミス

SharePoint のリストやライブラリにおいて、ビューの設定は必ずと言っていいほどすると思います。良くあるのは既定では並び替えはID列の昇順に設定されているけど、最新投稿順や最新更新順で見たいから登録日時や更新日時で降順の設定に変更したり、表示されていない列を表示させたり。

クラッシックUIの頃はビューの設定は設定ページで行いました。これに慣れている人にとっては慣れてしまっているので気にならないと思うけど、作業を試行錯誤したい場合、ビューと設定ページをイチイチ行き来するのはダルいです(ページが切り替わる速度も速いわけじゃないので)。一方、モダンUIになると、もちろん旧来のクラッシックな設定ページにも行けるけど、ビューページの中でビューの設定をする事ができ、リアルタイムで設定が反映されるので、UXが非常に向上したと思います。

ただ、それが故にビューの設定を行った後にやりがちなミスが出てしまいます。それが「設定したビューを保存し忘れる」です。僕も定期的にそのミスをしがちです(笑)どういう事かと言うと…

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SharePoint :モダンUIでもビューの集計に対応したぞ!

※超重要なお知らせですが、本日3/8は僕の誕生日です!プレゼントは今日から365日間受け付けております!


は、置いといて…

リスト・ライブラリのクラシックUIのビューでは、ビューの設定の「集計」で、列ごとに合計値や平均値を表示できる機能がありました。

▼ビューの設定の「集計」の設定項目

この設定をすると、クラシックUIの場合、ビューの各列の上部に太字で合計値や平均値や最大値などが表示されます。

▼この赤枠内に集計が表示されています

場合によっては便利な機能で昔からちょくちょく使っていました。

しかし、この集計機能はモダンUIは対応していなかったんですよね。ただ、対応するというアナウンスは出ていたので待っていたのですが、どうやら気が付いたら対応されていました。

では、確認しましょう。

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SharePoint 投稿・閲覧ユーザーに教えると喜ばれる機能:ビューでフォルダー階層を無視する設定

これは個人的な考えですが、SharePoint で情報共有目的でフォルダー管理するのはあまり好きではありません。他に SharePoint ならではの整理する手段があるからです。そこらへんの話をすると冒頭から話が大脱線してしまうので、また別の機会にします。

僕の好き嫌いは置いといて、一般的には SharePoint のライブラリでもフォルダーでファイル管理をしているケースは多いと思います。でもフォルダー関係なくライブラリ内の全てのファイルの新着情報や更新状況を知りたい場合もあると思います。

例えば…

Aさん「Bさん!○○ファイルをライブラリにアップしといたよ!」
Bさん「ん?○○ファイルってどのフォルダーでしたっけ?」
Aさん「えっと、まってね…Aフォルダー内のA-bフォルダー内のA-b-01フォルダー内!」
Bさん「早い早い!Aフォルダー内の??」
Aさん「A-bフォルダー内の…」

わずらわしいやりとりですよね。

この場合、SharePoint にはフォルダー階層を無視したビューを作成する事が可能です。この設定をはじめて知った時に SharePoint って便利だなぁと思ったし、他ユーザーに教えるとだいたい良い反応いただきます。 SharePoint に詳しい人にとってはよく知られている機能だけど、利用ユーザー全体で考えるとおそらく知らないユーザーの方が多いのかなと思いますので紹介します。

▼フォルダー階層のライブラリがあります。

フォルダーの更新日時はフォルダー内のファイルの更新日時ではなく、フォルダー自体の更新日時です。(この情報あまり必要ないですよね…。)なので、このビューだけではこのライブラリ内の各ファイルの更新状況は把握できません。

そこでフォルダー階層を無視するビューを作ってみましょう。

▼ビューの新規作成画面です。キモの部分は「フォルダー」。

ここで「フォルダーなしですべてのアイテムを表示する」にします。

▼ほかに「並べ替え」を更新日時で降順にします。

するとフォルダー階層を無視したライブラリ内の更新状況が把握できるビューが完成です。

▼このようにフォルダー階層を無視し全て並列でファイルが表示されます。

サイトのトップページにこのビューを配置し、ライブラリの新着情報にする…なんて使われ方が多いのかなと思います。

先ほどのわずらわしい例えだと…

Aさん「Bさん!○○ファイルをライブラリにアップしといたよ!」
Bさん「承知しました!」
(ライブラリの新着情報を見れば今Aさんがアップしたファイルが表示されている。)

こんな感じになります。

注意点があります。5000件問題です。ビューのしきい値の5000件問題はフォルダーにすれば回避できますが、この設定はそのフォルダーを無視する設定なので、ライブラリ内に5000件以上のファイルがある場合は、このビューは5000件問題に該当してしまいます。その場合は、フィルターを利用してビューの表示対象となるファイル数を制御しましょう。例えば更新日時が今日から7日前分しか表示させないような。

さて、この記事の「投稿・閲覧ユーザー」に喜ばれるというタイトルですが、「え?サイト管理者などリストの作成者が喜ぶんじゃなくて?投稿・閲覧権限ではビューは作成できないよ?」って思われる方もいるかもしれないです。それはおそらく「個人用ビュー」という存在を知らない人かもしれないです。「個人用ビュー」に関しては僕の経験則でも知らない人が多いです。また改めて紹介します。(宿題がたまるー)

SharePoint に詳しい方々なら知っていて当たり前のような機能でも、初心にかえって思い起こせば、その機能を知った時に「おっ、便利じゃん!」って思った機能があるかと思います。特にIT部門の担当者さんなんかはその感覚を忘れずに、利活用促進のためにユーザーに教えてあげれば良いと思いますね!