Office 365 :Office 365 グループを筆頭に勝手に色々作成されてしまう系まとめ β版 Ver2.0.0

  • え?Microsoft Teams でチームを作成すると Office 365 グループが勝手に作られるの?
  • え?Microsoft Planner もそうなの?
  • ってことは… SharePoint のサイトもその分作られてるんだよね?
  • SharePoint 管理センターは現在チームサイトは管理できないよね?

困る…

こんな状況は結構あるのかなと思います。それをどう対策するか?はそれぞれの環境次第なので言及しませんが、ではいったいどのアプリで何をしたら何が勝手に作られてしまうのか?それは把握しておいた方が良いですよね。
しかし、そういうのが一覧になっている資料などはググっても僕は見つけられませんでした。もしかしたら英語でググればありそうだけど、僕の英語力では…見つけられなかった…。なので、できる限り試してみて、自分で作ってみました。

この表は一度SNS上でVer1.0として公開して、指摘いただいたりもしたので、
すでにこの時点でVer2.0です。

▼Office 365 の勝手に色々作成される関係図 β版 Ver2.1

※クリックすると拡大画像が表示されます。

ちなみに検証しようとしても僕が持っているプランだけでは限界があったり、抜け漏れもあったりするのであくまでもβ版です。今後さらに気が付いたり指摘いただいたらアップデートしていきます。なので、100%信用しないでください!

ただ、少なからずあのアプリで何かを作成したら、あれもこれも作成される可能性があるんだなという認識をしていただければと。

SharePoint :パブリック Web サイトがいよいよ終わりますね。

SharePoint Online のパブリック Web サイトがいよいよ来月3月31日で削除されるようですね。

SharePoint Online パブリック Web サイトの提供中止 – Microsoft サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/3027254/sharepoint-online-public-websites-to-be-discontinued

僕も Office 365 を自前で契約した時は、せっかくなのでこのパブリック Web サイトでブログを運営しようと思っていました。でもなんだか嫌な予感(これ今までの人生で結構当たる)がしたのでやめたんです。

上のページを読むと、どうやら3月31日をもって通常のサイトのように削除され、
ごみ箱に移動するようですね。つまりそこからまた30日間はごみ箱の中だけど、その後は完全削除ですかね。

で、放り出された後はどうするのか?というと、サードパーティ プランとやらに誘導され、「GoDaddy」や「Wix.com」に移行できるようです。

もし、パブリック Web サイトを利用していて、削除される事をウッカリ忘れていた管理者さんは、はやめに上述のサードパーティ プランに移行するか、別のサービスに切り替えた方が良さそうですね。

SharePoint :モダンページのセクション追加の「+」ボタンが左端に移った!

知らぬ間に色々仕様変更されています。

以前はセクション追加やWebパーツ追加は同じコンテンツエリア中央に「+」ボタンがありました。どっちがどっちだかわかりづらいなぁとは思っていたんですが。

▼セクション追加ボタンは左端に移動されていました。

僕は最初利用しているブラウザがレイアウト崩れを起こしていて、別のブラウザだと中央なのかな?なんて疑ってしまいました。しかし、他のブラウザでも左端でした。意図した変更のようですね。これでややこしくなくなりました。

あ、過去のスクショを漁っていたら以前の仕様を発見しました。

▼ボタンが近いので操作ミスからイライラしてしまいかねないですよね。

SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントがオンオフできる

モダンページやニュースでは下部にコメント欄があります。でも、中には必要ない場合やあったら困る場合もありますよね。だから邪魔かもなぁ?なんて思っていたのですが…。

▼先程ページ編集画面をよ~く見たらオンオフのボタンが。

これ前からあったのか?最近できたのかは不明です。

▼オフってみました。

▼コメント欄なくなった!

これで一つお悩み解決。

しかし、ニュースは今後主流になるんですかねぇ。特に昔から SharePoint を使っている企業さんなんかはそうもいかないのかな?と思ったりしています。今後 SharePoint を導入しようとしている企業さんならニーズさえ合えば!

SharePoint :モダンUIでアイテムを移動する時に現れる右パネル内に不思議なアイコンが!

▼ライブラリ内のアイテムを選択し、「…」から「移動」をクリック。

▼右パネルが出現します。

▼右パネルの中でも右端に謎のアイコンが!

▼マウスホバーしてみると吹き出しらしきものが表示されるけどブラウザから見切れてる!!

おそらく1行目は「ドキュメント」で2行目は「共有」でしょうかね。
ちなみにマウスホバーをするとカーソルが指カーソルに変わるのでクリックできそうな挙動ですが、ボタンをクリックしても何のアクションも起きません。

▼移動先フォルダーを移動させて再度マウスホバーをすると…

1行目は移動したフォルダーの「test」でしょうが、2行目は「およ」??およよ???、3行目は「て」…「てい」????、もはやわかりません。

とにかくクリックできそうなのにできなく、吹き出しの中身もよくわからないので、現時点では不思議な機能です。

このアイコンどこかで見たなぁと思ったら…

▼Windows 10 のタスクバー内のPeopleボタンですね。

どんな機能なんでしょうね。たぶんそのうち中の人が気が付いて修正してくれるハズです。

SharePoint : チームサイトやコミュニケーションサイトではライブラリにアップロードした.aspxファイルはクリックすると表示されずにダウンロードされてしまう

SharePoint Online の場合、HTMLファイルをライブラリにアップロードしても、ファイルをクリックすると表示されずにダウンロードされてしまいます。この場合の対策として、単に拡張子を.aspxに変更するだけで解決し、以下の太田さんの記事が参考になります。

静的 HTML ファイルを SharePoint にアップロードして公開する | idea.toString();
http://idea.tostring.jp/?p=1717

この方法でHTMLファイルを SharePoint Online のライブラリに保管して表示したりできるのですが、コミュニケーションサイトで同じ事をしたら、.aspxファイルをクリックすると表示ではなくダウンロードされてしまいました。まずは現象を再現してみます。

■再現

まず、拡張子を.aspxにしたファイルを用意します。(ソースはHTMLです。)

▼検証用途なので非常に簡単なHTMLです。作成後、拡張子を.aspxに変更します。

▼まずは SharePoint 管理センターから作成したサイトのライブラリにアップします。

▼sample.aspxをクリックするとブラウザ内に表示されます。(もっとわかりやすくサンプルがよかったですね…ゴメンナサイ。)

ここまでは想定の動作です。次はコミュニケーション サイトでやってみます。

▼コミュニケーション サイトを作成します。

▼作成されました。

▼ドキュメント ライブラリに移動し、先程と同じsample.aspxをアップロードします。そしてクリックすると…

▼クリックすると表示されずにダウンロードとなってしまいます。

■原因

正直言うと急いで解決したかったので人に聞いて回りました。そこで疑われたのが「カスタムスクリプト が禁止になっているのでは?」との事。

カスタム スクリプトを許可または禁止する – Office サポート
https://support.office.com/ja-jp/article/1f2c515f-5d7e-448a-9fd7-835da935584f

ではやってみましょう。

■対策

結局これも以前コミュニケーション サイトで外部ユーザーを招待できなかった際の対策と同じく、僕の苦手な PowerShell で対応します。

▼SharePoint Online Management Shell をダウンロードしてインストールします。

Download SharePoint Online Management Shell from Official Microsoft Download Center
https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=35588

▼SharePoint Online Management Shell を起動します。

SharePoint 管理センターに接続する以下のコマンドを実行します。

Connect-SPOService -Url https://<<hogehoge1>>-admin.sharepoint.com -Credential <<hogehoge2@hogehoge.com>>

<<hogehoge1>>:自分の環境に合わせて変更してください。
<<hogehoge2@hogehoge.com>>:管理者のアカウントのメールアドレス

▼サインインを促されるのでサインインしてください。

カスタム スクリプトを許可する以下のコマンドを実行します。(上述で紹介した Office サポートのページ内に記載されていたのを利用します。)

Set-SPOsite <SiteURL> -DenyAddAndCustomizePages 0

<SiteURL>:サイトのURL

実行すると相変わらず特に反応はなくスンっと終わります。

さて、これで.aspxファイルをクリックするとダウンロードじゃなくブラウザ内で表示されれば解決です!

▼おいおい、クリックしてもダウンロードされるぞ!

カスタム スクリプトの禁止が原因ではなかった!?と思いましたが、一応試してみようと思ったのが、.aspxファイルをアップロードし直す!

▼すでにアップロードしているファイルを一旦削除します。

▼再び同じsample.aspxファイルをアップロードします。そしてクリック!

▼やった!ダウンロードされずにブラウザ内で表示された!

って事でライブラリにアップロードした.aspxファイルがクリックすると表示されずにダウンロードされてしまう場合は、

  1. PowerShell でカスタム スクリプトを許可する。
  2. すでにアップロードしているファイルは再アップロードする。

という大きく2つの手順で解決できました。

PowerShell に慣れていない人はいろいろと怖いので検証用サイトコレクションを作ってテストしてみると良いですね。また、そもそもカスタム スクリプトを禁止から許可に変更した際の影響範囲なども考えないとですね。

SharePoint :リストを削除しようとしたけど関連リストがあるとかなんとかで削除できない場合

リストを削除しようとしたら、ダイアログが表示されて削除できない場合があります。

▼リストの設定画面で「このリストの削除」をクリックするとこんな感じでダイアログが

▼ダイアログの中身はこんな感じ

「関連リスト」ってなんだろう?

これは参照列を利用していて、その参照元のリストの事を指します。

▼削除できないリストには参照列があります

ただ、参照列があるだけならリストを削除する事はできます。できない原因は…

▼参照列の設定で「リレーションシップの動作を実行する」にチェックされている時

この時にリストを削除できなくなります。この場合、参照元のリストも同じく削除できません。削除したい場合は、このチェックを外せば削除可能です。

SharePoint : コミュニケーションサイトでは外部ユーザーの招待ができない


全体的な管理は以下の設定になっているとします。

▼ Office 365 管理センター > セキュリティとプライバシー > 共有

「オン」

▼そこからのリンク「サイトの設定」

「オン」
「新規と既存の外部ユーザー」

▼ SharePoint 管理センター > 共有

組織外との共有
「ユーザーに認証済み外部ユーザーの招待および共有を許可する」

この設定で通常は SharePoint に外部ユーザーを招待できます。しかし、コミュニケーションサイトで外部ユーザーを招待しようとしたところ、できませんでした。

▼このようにコミュニケーションサイトを作成

▼作成完了。共有します。

▼外部ユーザーのメールアドレスを入力するとエラーが

エラー内容
「このユーザーとの共有が組織で許可されていません。 Office 365 管理センターの外部共有に移動して、共有を有効にしてください。」

エラー内容を見る限り、その設定はすでに有効化しているんですよね。設定をいろいろ見直したのですがこのエラーが消える事はありませんでした。

他のサイトコレクションのサイトでは外部ユーザーを招待できることから、このサイトレクション固有の問題であるという原因の切り分けができます。このコミュニケーションサイトは今作ったばかりなので、つまりコミュニケーションサイトはデフォルトでは外部ユーザーの招待はできない設定になっているのでは?と推測ができます。

実際に管理センターで全体的に有効化していても、個々のサイトコレクションで外部ユーザーの招待の有効/無効は設定可能なんですよね。

▼ SharePoint 管理センターで該当サイトコレクションを選択し、「共有」

▼サイトコレクション単位でも設定が可能になっています。

では、コミュニケーションサイトもこの方法で設定を有効にすれば解決!!ではないんですよね…。

現時点での SharePoint 管理センターでは、Teams のチーム作成や Office 365 グループ のグループ作成などで自動で作成されるサイトコレクションは管理できません。そしてコミュニケーションサイトも管理できません。 SharePoint 管理センターのサイトコレクション一覧に表示されないんですよね。なので、コミュニケーションサイトの外部ユーザー招待機能を有効化はできないんです。

ここであきらめても良いのですが、僕の苦手な(苦手はたくさんありますが) PowerShell を使えば解決します。

▼SharePoint Online Management Shell をダウンロードしてインストールします。

Download SharePoint Online Management Shell from Official Microsoft Download Center
https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=35588

▼SharePoint Online Management Shell を起動します。(この画面見ただけで僕はしんどいです。)

SharePoint 管理センターに接続する以下のコマンドを実行します。


Connect-SPOService -Url https://<<hogehoge1>>-admin.sharepoint.com -Credential <<hogehoge2@hogehoge.com>>


<<hogehoge1>>:自分の環境に合わせて変更してください。
<<hogehoge2@hogehoge.com>>:管理者のアカウントのメールアドレス

▼サインインを促されるのでサインインしてください。

外部ユーザーの招待を有効にする以下のコマンドを実行します。


Set-SPOsite <<hogehoge3>> -SharingCapability ExternalUserSharingOnly


<<hogehoge3>>:サイトのURL
ExternalUserSharingOnly :他にも設定の選択肢はありますが割愛。

このサイトのURLは少し注意が必要です。例えば以下はブラウザでサイトを開いた時のURLをそのままコピった場合ですが、これではダメです。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01/SitePages/Home.aspx

SitePages以下を削除したのですが、これでもダメです。最後のスラッシュが不要でエラーになりました。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01/

これでイケます。
https://hogehoge.sharepoint.com/sites/comtest01

▼コマンドに問題があるとエラーになり、問題がないと特に「成功!」的な反応はなく、スン…と次の行が現れます。

↑赤いエラーがたくさん出ていますが、 PowerShell 苦手なので、試行錯誤した痕跡です。お恥ずかしい…。

これでたぶん PowerShell にて設定が変更されたハズ!

▼先ほど招待できなかった同じメールアドレスで外部ユーザーを招待したところ、問題なく招待できました。

とはいえ、やはりただ外部ユーザーを招待したいだけなのに PowerShell には抵抗感ありますよね…。

現在、 SharePoint 管理センターは新しくなろうとしています。(もうすぐ対象指定リリースで使えるとの事。)この新しい SharePoint 管理センターでは、これらの現時点で表示されないサイトコレクションも管理できるとの事なので、期待します!

Microsoft Forms : フォームとクイズの違い

Microsoft Forms が本日から一般提供が開始されたようですね。

これまでアンケートは SharePoint のアンケートリストなどを利用していましたが、あれはあれでリストの発展形?なので融通が利かない部分もあったり、そもそも SharePoint のサイトがないと利用できないし、リストを作成するという行為なのでそれなりの権限が付与されたユーザーでないと利用できません。

ちなみに SharePoint のアンケートリストに関しては、これまでも何度か記事にしていますので興味があればご覧ください。
https://art-break.net/tech/?s=sharepoint+%E3%82%A2%E3%83%B3%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%83%88

一方、Forms は簡単に画像を差し込めたりするし、何より特に制限されていなければユーザーが気軽に作成する事ができるのが良いですね。

さて、最初に Forms を触ったときに疑問に思ったのが「フォーム」と「クイズ」の違いは何?でした。

▼作成前の分岐「フォーム」と「クイズ」

▼作成時。今のところタイトルが違うくらい。

▼「+質問を追加します」をクリックしたメニューも変わらず。

▼選択肢を追加したところ、違いを発見。

▼フォームでは「”その他”オプションの追加」があります。

▼クリックすると選択肢に「その他」が追加されました。

「その他」がクイズにないのは、クイズだからですよね。

▼クイズには「点数」欄があります。

これもクイズならではですから、フォームにはないんでしょうね。

▼次に質問や選択肢を入力した際に、選択肢の右側に表示されるアイコンに相違があります。

▼クイズの吹き出しアイコンは回答者にメッセージを表示する機能のようです。

▼アイコンをクリックすると、このようにメッセージ欄が現れます。

▼同じくクイズのチェックアイコンは正解の選択肢をチェックする機能ですね。

▼アイコンをクリックすると、正解の選択肢に常にチェックアイコンが表示されます。

▼右下の「…」をクリックすると、クイズには「数値演算」なるメニューが。

▼選択肢でこんな事ができるようです。

しかし…スミマセン。僕は文系で数学が苦手なのでよくわかりません。つまり数式などを簡単に書けるという事でしょうか。普通のリッチテキストエディタではできないので。

では回答してみます。

▼クイズには作成時に入力した「点数」が記載されています。これで全体の設問の配分がわかるので解答者も高得点を狙う際の優先順位を計画できますね。

▼回答後は「フォーム」はおしまい。「クイズ」はその場で結果がわかります。

ただし、選択肢の場合はその場で点数がわかりますが、テキスト入力の項目はその場で採点は自動でできないので保留になっていますね。ま、そうですよね。

次に作成者の集計画面の違いです。

▼ボタンが違います。フォームは「結果の表示」、クイズは「解答のレビュー」「スコアを投稿する」

フォームの結果の表示は回答を閲覧する事ができるだけなので省きます。

クイズの方はまずは「解答のレビュー」。

▼選択肢以外の項目は点数を入力できます。また、それぞれフィードバックを入力できます。

▼こんな感じでフィードバックと点数がつけられます。

次に「スコアを投稿する」。

▼「?」をクリックするとこのような解説が。

つまり、「解答のレビュー」で添削し終わったら、スコアを投稿することにより、回答者に結果とフィードバックが表示できるという事ですね。「スコアを投稿する」という言い回しが直感的ではないですね。

▼回答者が見た結果とフィードバック

という事で、出だしは両者の違いは全然なかったのですが、実際に触ってみると全然違う事がわかりました。

特にクイズは便利ですね。クイズっていうか学校なら普通にテストで使えそう。紙だと先生が添削しなきゃいけないけど、その作業が大幅に削減される事と、添削時のヒューマンエラーの可能性も減りますね。(クイズ作成時に作成を間違えると惨事になりますが)
教育機関だけでなく、企業内でちょっとしたテストを行う際にも良いですね。

細かいところで「回答」と「解答」が揺れている感じですかね。僕の考えだとフォームは回答でクイズは解答でしょうか。あまり気にしない方が良いですね。

Microsoft Planner :新しめの iPhone から画像を添付しても表示できない場合がある

【2019/01/13】追記
現在この問題は解消されています。


最近、自腹で契約しているテナントを個人的な検証用途だけではもったいなく思い、家庭で Office 365 を活用していますが、特に Planner は結構使えます。家庭で利用するとPCよりもスマホで利用する機会が増えてきましたが、そこで色々と気が付くことがあります。
今回、iPhone で撮影した画像を Planner のタスクに貼り付けたところ、嫁さんから表示できないと言われたので調べてみました。

とりあえず事象の確認から。

▼今回iPhoneで撮影した画像がコチラ。

正月休みの間にお気に入りのズボンの一部が壊れてしまったのですが、嫁さんが直してくれるとの事なので、Plannerにタスクを追加しました。どの部分が壊れたのかわかるように画像を添付したんです。

▼Planner に添付するとこんな感じで添付されます。すでに異変にお気づきですか?

▼タップすると Safari が立ち上がり画像が表示されません。

お気づきかもしれないですが、画像ファイルの拡張子が[.HEIC]なんですよね。

.HEICという拡張子の画像が何なのか?とか、iPhone がどの機種でどのiOSのバージョンの時になどの条件は割愛しますが、.HEICで保存された画像を Planner のタスクに添付するとこうなってしまいます。PCからも画像を表示させる事はできません。

Planner のタスクに添付したファイルは、プラン作成時に自動で作成されるサイトコレクション内の「ドキュメント」ライブラリ内にアップロードされますが、その中ももちろん.HEICでアップロードされています。

という事で、iPhone で Planner のタスクに画像を添付する際には、注意が必要ですね。

ちなみに OneDrive にアップロードした場合は、うまいことJPGに変換してくれます。

▼先ほどの同じ画像を OneDrive にアップしました。

拡張子が[.jpg]になっているので表示されるし、PCからも問題なく表示されます。
(同時にファイル名も変わっていますけどね。)

Planner もそのうち OneDrive と同じく、JPGに変換されるようになってくれるとうれしいですね。