Microsoft Flow : SharePoint をフロー内で利用する場合 SharePoint の列の作成で気を付けたい事

▼例えば SharePoint の列に「タイムゾーン」という列名があるとします。

Microsoft Flow でこれを式で利用しようとすると…

▼値に「タイムゾーン」を挿入すると列名ではなくて内部名が表示されてしまうんです。

body(‘項目の取得’)?[‘OData__x30bf__x30a4__x30e0__x30be__x30’]

こんな感じで長いのに、Flow の式を入力する箇所は横幅狭いのでいろいろ厄介です。また、これじゃどの値を挿入したか後でチェックするのが大変です。作った本人ならまだしも、別の人がこれを見たら嫌になっちゃいますね。

次に SharePoint の列名を英数半角にしてみます。

▼「TimeZone」という列名で列を作成すれば…

▼このように短くなります。

body(‘項目の取得’)?[‘TimeZone’]

これなら式も短いし、どんな値を挿入したかもわかります。

でも、だからと言って全部 SharePoint の列名を英数半角にするのはなぁ…。そういう時に過去に記事にした対処法があります。

SharePoint 列の内部名

これは SharePoint でカスタマイズをする際に気を付けようという記事でしたが、まんま Flow にも当てはまりました。
つまり、列の作成時には英数半角で作成し、その後に列の編集で日本語にしてしまえばOKです。

▼先程利用した「TimeZone」列を編集し、列名を「たいむぞーん」と日本語に変更しました。

▼ でも、 Flow で「たいむぞーん」を挿入したけど、式の方は「TimeZone」のままです。

これで、SharePoint の列は日本語を利用でき、かつ、Flow の方では式に挿入しても長くならず、後でどの列だかもわかりやすくなります。

後々の事を考えると、列名は英数半角で作るクセを付けておいた方が色々と良さそうですね。

SharePoint :列の種類の日本語と英語(ネットで検索する時のための情報)

SharePoint に関してはここ最近はだいぶ検索しても日本語の検索結果が出てくるようになりました。僕が SharePoint 触り始めた8年前くらいは日本語の情報が全然なくて困ったものです。

ただ、未だにググって日本語ページで欲しい情報が得られなかった場合は、やはり英語でググるしかありません。僕みたいな英語が苦手な人間にはネットで翻訳ができるようになってもやはり厳しいです。しかし避けては通れません。

そして検索する時に大事なのは検索キーワード。英語が苦手だとこのキーワードを考える事すら厳しいです。(情けない…)

特に列に関して検索したい場合、列の種類が英語だとなんて言うんだろう?って思うことが多く、その都度、まずは列の種類の英語を探すところからスタートしてしまいます。毎回探すのは時間の無駄なので日本語と英語の対比表を作っていました。

もしよかったらどうぞ。

1 行テキスト Single line of text
複数行テキスト Multiple lines of text
選択肢 Choice
数値 Number
通貨 Currency
日付と時刻 Date and Time
参照 Lookup
はい/いいえ Yes/No
ユーザーまたはグループ Person or Group
ハイパーリンクまたは画像 Hyperlink or Picture
集計値 Calculated
タスクの結果 Task Outcome
外部データ External Data
管理されたメタデータ Managed Metadata

他にも英語が苦手な僕が英語でググる場合、検索結果は画像にします。スクショを見れば翻訳しなくても欲しい情報を見つけられる可能性が高いです。

英語…学生時代にもっと勉強しておけばよかったぁぁぁぁ!!!(ありがちな後悔)

SharePoint :サイトを作成したらタイムゾーンの確認を忘れずに…

SharePoint Online のサイトのタイムゾーンは既定で 「(UTC-08:00) 太平洋標準時 (米国およびカナダ)」になっています。これ変更するのをウッカリ忘れちゃうんですよね。すると、当然ですが登録日時や更新日時などが実際の時間とはズレてしまいます。場合によっては混乱の元にもなりかねません。なのでサイトを作成したらタイムゾーンを確認するクセを必ず付けましょう。(自分に言い聞かせてる…)

念のため、確認場所までに行き着く方法を紹介です。(モダンページの場合)

▼右上の歯車アイコン→サイトのアクセス許可

▼View all site settings

今回英語でしたが、日本語になっている場合もあります。そういう気まぐれがあるので、場所で覚えておくと良いかも?

▼サイトの設定ページのサイトの管理セクションの「地域の設定」

▼タイムゾーンを確認

▼適切に変更しましょう

ちなみに、クラシックページの場合は、ページからサイトの設定ページまですぐに行けます。

▼歯車アイコン→サイトの設定(クラシックページ)

いちいち確認や変更をするのが面倒ですよね。しかし、 Office 365 の管理センターや SharePoint の管理センターなどで様々な設定をしても現時点ではここの初期値を変更する事はできないようです。(ぜひできるようになってもらいたいです。)

以下、Microsoft サポートサイトに該当ページがあったので紹介します。「個人用サイト」と書かれていますが、個人用サイトだけではありません。

SharePoint Online の個人用サイトのタイムゾーンが既定で太平洋標準時に設定される
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/2901182

ちなみに一度設定を変更したサイトの配下にサブサイトを作成すると、親サイトの設定を継承して作成されるので問題ありません。
ただし、作成済のサブサイトに関しては親サイトで設定変更しても継承されないので、たくさんサイトを作成した後に変更しわすれていた場合は…全サイトで設定変更をしなければいけないのでご注意を。つまり国内利用のみ想定である場合は、サイトコレクションを作成した時点で必ず忘れずにトップレベルサイトのタイムゾーンを変更しましょう。

また、タイムゾーンの設定変更前後の登録日時や更新日時の挙動についてですが、登録済アイテムやドキュメントの時間も設定に応じて変更されますのでご安心を。

投稿者・閲覧者のユーザーも、もし利用しているサイトで登録したアイテムの日時が変だった場合は、サイト管理者に連絡してみましょう。

SharePoint :SharePoint 管理センターでサイトのページのコメントの有効/無効

SharePoint のモダンページ(ニュースも含む)では、ページ下部にコメント欄があります。このコメントはページ単位でオンオフの設定ができます。(以下の過去記事参照)

SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントがオンオフできる

今日、ふと SharePoint 管理センターを見たら、設定の最下部に以下の設定を発見しました。

▼サイトのページのコメント

いつ追加されたかは例によってわかりません。もしかして結構前からあったのかな?とにかくここでテナント全体での有効/無効も設定できます。では試してみます。

▼まずは有効の状態でニュースを作成。下部のコメント欄を確認しコメントを投稿。

▼ SharePoint 管理センターの設定でサイトのページのコメントを無効に設定。

▼見事にコメント欄が消えました。

モダンページ/ニュース単位でコメントのオンオフができるので、ページ/ニュース作成者に必要かどうかの判断を委ねた方が良いとは個人的には思います。これが全体管理で機能は有効だけどデフォルトではオフにする設定もあればなお良いですけどね。今後に期待。

ちなみに、一旦無効にした後に再度有効にしたら、無効にする前の投稿されたコメントはどうなっているのか?も気になるところ。復元されるのか?ゼロから有効になるのか?

▼再度有効にしたら無効にする前のコメントは復活していました。

SharePoint :プロパティの一括編集(モダンUI)

SharePoint Online では、モダンUI(新しい表示)の進化が着々と進んでいます。これまでも色々とクラシックUIにはない便利な機能を紹介してきました。対象指定リリースであっても Office 365 管理センターのメッセージ センターにメッセージが上がってから自分のテナントにその機能が反映されるのにタイムラグがある事からも、待っている間に忘れてしまって…ウッカリ新しい機能を見落としてしまいガチです。 今回もメッセージが上がってから機能が反映されるまでに期間が空いてしまったのでスッカリ忘れていた機能です。

リストやライブラリの列の値を一括で編集するには、これまではクイック編集を使っていたかと思います。しかし、クイック編集も結局はどこかの値を編集したらそこをコピーして別の値にペーストしていくような流れになると思います。また、クイック編集の場合は、そのビューに表示されている列しか編集できないので、全ての列でクイック編集したい場合は、それ用のビューを用意する必要があります。

モダンUIでは、一括編集したいアイテムを選択すると、ページを切り替えずに本当の意味での一括で作業が行えるようになりました。また、ビューに表示されている/いないは関係ありません。

では、まずはクイック編集のおさらいから。

▼このようなリストがあります。リストとしては他にもたくさん列がありますが、ビュー上では「タイトル」「選択肢」の2つしか表示させていません。

▼クイック編集にするとこのようにビュー上に表示されている列のみ編集となります。

Excelのように一括編集しようとすると、とりあえずどこか1つ編集してからコピペするようなイメージだと思います。

次にモダンUIの新機能のプロパティの一括編集です。

▼一括編集したいアイテムを全て選択し、右上の○の中にiと書かれたインフォメーションアイコン(←勝手に命名)をクリック。

▼右パネルが出てきて、プロパティの一括編集が可能な列が表示され、ここで編集できます。

▼例えば「選択肢」という列を「BBB」という値に選択して保存をします。

▼するとその場で選択したアイテムの「選択肢」という列が全て「BBB」という値に変わりました。

これはなかなか便利な機能ですね!

ちなみにこのリストには多くの列の種類で作成した列があります。

▼これだけの列があります。

一括編集をした場合に対象外になる列はあるかな?と思ったのですが、

▼このように今回作成した列の種類は全て一括編集できます。

ただし、「登録日時」「登録者」「更新日時」「更新者」など、一括じゃなくても編集できない列は当然編集できません。また、リストを作るとデフォルトで作成されている列、例えばカスタムリストだと「タイトル」列。これも一括編集はできないようです。

どんどん新機能が追加されてきていますね。ますますモダンUIを積極的に利用していきたくなります。

SharePoint :リストのアイテムに画像を挿入させるもう一つの方法(宛先ライブラリの権限が不足している場合)

SharePoint で組織の通達・連絡をお知らせリストなどリストを利用している場合、中には画像を本文内に表示させたい場合もよく出てくると思います。その場合、通常の方法ならリッチテキストエディタ内で画像の挿入を行うのですが、場合によってそれができない環境もあります。その場合のもう一つの方法の紹介をします。

まずは通常の画像の挿入方法のおさらい。

▼リッチテキストエディタのリボンタブ「挿入」→「画像」→「コンピューターから」

▼ダイアログで画像ファイルを選択

参考までに、宛先ライブラリはデフォルトで「サイトのリソース ファイル」が選択されていますが、ここは変更が可能です。 過去記事を以下に紹介します。

SharePoint : サイトの開発・カスタマイズ用ファイルを「サイトのリソース ファイル」ライブラリに保管するのは微妙かも

▼リストのアイテム内に画像が挿入されます

▼リッチテキストエディタの編集を終えるとアイテム編集パネルへ。表示されています。

このようにしてリストのアイテムの本文に画像を表示することができますが、この挿入方法は(ユーザーは意識をせずに)内部的には以下の操作がされています。

  1. 宛先ライブラリで指定したライブラリ(サイトのリソース ライブラリ)に画像をアップロード。
  2. アップロードされた画像のURLを指定してリストのアイテムの本文に画像を挿入。

▼なのでこのように「サイトのリソース ライブラリ」に画像がアップロードされています。

過去、SharePoint 2007 ではリッチテキストエディタからこのように画像をアップロードできなかったので、わざわざ先にライブラリに画像をアップロードした後に、画像ファイルのURLをコピーして、リッチテキストエディタに貼り付けたものです。 SharePoint 2010 からは、このようにそれを意識せずにリストのリッチテキストエディタ内で操作が完結できるようになって便利だなと思ったものです。

ただし、上述の通り宛先ライブラリに画像をアップロードするという操作が内部的にあるが故に、この方法では画像を挿入できない場合があります。その原因はライブラリのアクセス権限です。

特に社内ポータルサイトとなるとアクセス権限が厳しく設定されている場合が多いです。サイト管理者以外は基本的に閲覧のみで、投稿が必要なリストのみ必要なユーザーに投稿権限を付与する、など。

その場合、サイト全体は閲覧権限で、通達・連絡用リストのみ投稿権限が付与されたユーザーで、上述の通常の画像挿入方法を試してみると、できない事がわかります。

▼リッチテキストエディタのリボンタブ「挿入」→「画像」→「コンピューターから」をクリックすると、このようにダイアログ内でエラーが。

「予期しないエラーが発生しました。」と記載がありますが、つまりこれはこのサイト内でアップロードできる権限のあるライブラリが一つもないという事です。

過去にこのような事例は経験してきました。「サイトのリソース ライブラリ」にも投稿権限を付与してあげれば良いのですが、環境によってはルールでNGとしている場合もあります。 画像の挿入はあきらめてもらっているか、なんと別途イントラサイト内にサーバーを立てて、その中に画像をアップしているケースも!

そんな場合に、もう一つの画像表示方法があります。特に目新しい方法でもなくカスタマイズも必要ないです。「添付ファイル」を利用する方法です。

▼まず添付ファイルに表示させたい画像を追加して、投稿してしまいます。

※この時点で本文は画像挿入以外の文章入力などを済ませ、その他の列の設定も済ませた状態がベストです。

▼投稿後に添付ファイルを表示し、URLをコピーします。

▼対象のアイテムを編集し、リッチテキストエディタの「挿入」タブ→「画像」→「アドレスから」

▼ダイアログのアドレスに先ほどコピーしたURLをペースト

▼すると画像が挿入されます。

▼リッチテキストエディタを閉じてもこの通り、本文に表示されます。

つまり、画像のアップロード先を宛先ライブラリではなく自らの添付ファイルにしただけです。

注意点としては、リストのアイテムは下書きができず投稿したら即公開です。添付ファイルは一度投稿をしないとURLは取得できないので、投稿してから編集して画像を貼る間は、画像がない状態で公開されてしまいます。そういう意味で上述の※の通り他の入力は済ませた方がベストという事です。

このようにサイトに対して投稿したいリスト以外に投稿権限以上のアクセス権限が付与されていない場合には、画像を表示する時は添付ファイルを利用すると良いですよ、という話でした。 また、事情があってそのような仕様にしなければいけないサイト管理者は、投稿者に添付ファイルを利用する方法を案内すると良いですね。


オマケ

このスクショを撮っている時に気が付いた小さな事です。

▼クラシックUIでリストのビューで本文を表示すると、2通りの方法で表示した画像は同じように表示されます。

▼しかし、モダンUIの場合は、通常挿入方法の画像はグラデがかかって省略表示されるのに対して、添付ファイルの方法で表示させた方は、グラデがかからず省略表示されます。

特に操作に違和感はないから表示上での相違点だけなのですが、不思議ですね。

SharePoint :パブリック Web サイトがいよいよ終わりますね。

SharePoint Online のパブリック Web サイトがいよいよ来月3月31日で削除されるようですね。

SharePoint Online パブリック Web サイトの提供中止 – Microsoft サポート
https://support.microsoft.com/ja-jp/help/3027254/sharepoint-online-public-websites-to-be-discontinued

僕も Office 365 を自前で契約した時は、せっかくなのでこのパブリック Web サイトでブログを運営しようと思っていました。でもなんだか嫌な予感(これ今までの人生で結構当たる)がしたのでやめたんです。

上のページを読むと、どうやら3月31日をもって通常のサイトのように削除され、
ごみ箱に移動するようですね。つまりそこからまた30日間はごみ箱の中だけど、その後は完全削除ですかね。

で、放り出された後はどうするのか?というと、サードパーティ プランとやらに誘導され、「GoDaddy」や「Wix.com」に移行できるようです。

もし、パブリック Web サイトを利用していて、削除される事をウッカリ忘れていた管理者さんは、はやめに上述のサードパーティ プランに移行するか、別のサービスに切り替えた方が良さそうですね。

SharePoint :モダンページのセクション追加の「+」ボタンが左端に移った!

知らぬ間に色々仕様変更されています。

以前はセクション追加やWebパーツ追加は同じコンテンツエリア中央に「+」ボタンがありました。どっちがどっちだかわかりづらいなぁとは思っていたんですが。

▼セクション追加ボタンは左端に移動されていました。

僕は最初利用しているブラウザがレイアウト崩れを起こしていて、別のブラウザだと中央なのかな?なんて疑ってしまいました。しかし、他のブラウザでも左端でした。意図した変更のようですね。これでややこしくなくなりました。

あ、過去のスクショを漁っていたら以前の仕様を発見しました。

▼ボタンが近いので操作ミスからイライラしてしまいかねないですよね。

SharePoint :モダンページ/ニュースのコメントがオンオフできる

モダンページやニュースでは下部にコメント欄があります。でも、中には必要ない場合やあったら困る場合もありますよね。だから邪魔かもなぁ?なんて思っていたのですが…。

▼先程ページ編集画面をよ~く見たらオンオフのボタンが。

これ前からあったのか?最近できたのかは不明です。

▼オフってみました。

▼コメント欄なくなった!

これで一つお悩み解決。

しかし、ニュースは今後主流になるんですかねぇ。特に昔から SharePoint を使っている企業さんなんかはそうもいかないのかな?と思ったりしています。今後 SharePoint を導入しようとしている企業さんならニーズさえ合えば!

SharePoint :モダンUIでアイテムを移動する時に現れる右パネル内に不思議なアイコンが!

▼ライブラリ内のアイテムを選択し、「…」から「移動」をクリック。

▼右パネルが出現します。

▼右パネルの中でも右端に謎のアイコンが!

▼マウスホバーしてみると吹き出しらしきものが表示されるけどブラウザから見切れてる!!

おそらく1行目は「ドキュメント」で2行目は「共有」でしょうかね。
ちなみにマウスホバーをするとカーソルが指カーソルに変わるのでクリックできそうな挙動ですが、ボタンをクリックしても何のアクションも起きません。

▼移動先フォルダーを移動させて再度マウスホバーをすると…

1行目は移動したフォルダーの「test」でしょうが、2行目は「およ」??およよ???、3行目は「て」…「てい」????、もはやわかりません。

とにかくクリックできそうなのにできなく、吹き出しの中身もよくわからないので、現時点では不思議な機能です。

このアイコンどこかで見たなぁと思ったら…

▼Windows 10 のタスクバー内のPeopleボタンですね。

どんな機能なんでしょうね。たぶんそのうち中の人が気が付いて修正してくれるハズです。