社内版 YouTube みたいな感じでスタートしたけど、正直当時は使われていなかったと思います。大きな転機は Microsoft Teams の会議が録画できるようになって、録画ファイルの保存先が Microsoft Stream になった事でしょう。(意外にも当ブログにそのネタの記事がなかった…)。
そしてコロナ禍になり世の中がオンライン会議が必須レベルで利用されるようになり、会議の録画も良くされるようになりました。また、リモートワーク・ハイブリッドワークという文脈から、動画コンテンツが注目されるようにもなりましたね。そんな中、2021年に New Microsoft Stream の話が出てきました。
そもそも「アプリ起動ツール」という名前があまり知られていないのでわからない人もいるかと思いますが、ブラウザーで利用する Microsoft 365 の様々なアプリやページの左上に3×3の9個の点のアイコンありますよね。一般的にはワッフルメニューなんて呼ばれているあのアイコン。
▼アプリ起動ツールを開くアイコン
▼マウスカーソルを当てると「アプリ起動ツール」と表示されます
ここをクリックした事がない方、使っていない方も少なくはないんじゃないかと思いますが、ブラウザーで利用する Microsoft 365 の様々なアプリのほぼ全てに存在して、ここから別のアプリへ行き来したりする、いわゆるグローバルナビゲーション的な役割なので、何か迷子になった際にドラクエ的にルーラ、ファイナルファンタジー的に…あ、やったことないからわからないや。とにかく迷子救済機能みたいなものかなと思っています。
2024/02/23 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。
Microsoft Teams のメッセージでは、コミュニケーションを円滑にすべく(リアクションではなく)メッセージ内に挿入できる絵文字とGIFとステッカーがあります。テキストメッセージって感情がなかなか伝わりづらいですよね。別に怒っていないのに怒ってるって思われたり、機嫌悪いのかな?って思ってしまったり。そういう場合に感情を絵文字で添える事で、相手により正しい感情が伝わりやすかったりします。絵文字に関しては割と多くの人がプライベートで家族や友人との交流では使っていると思うので、そのメリットはわかるでしょう。一方、GIFやステッカーに関しては特に日本人にはあまり馴染みがないんじゃないかと思います。X(旧 Twitter )や facebook などのSNSを利用していて、かつ海外の人達と交流していたりフォローしている人であればアニメーションGIFはよく見かける光景かもしれませんが、X や facebook は LINE に比べると利用している人は少ないですからね。また海外の人のポストを良く見る環境にいない人も少なくないので、そういう人にとってはGIFとステッカーは馴染みがないでしょう。ちなみに僕もこれら2つは自分で使った事はほぼありません。更に言うと、未だにGIFとステッカーの違いはよくわかりません。という事で、個人的見解ですが、特に日本企業では Microsoft Teams 内で絵文字は使った事はあれど、GIFとステッカーは使った事がない人は非常に多いのでは?と推測します。
Microsoft Teams にはチャットとチームがありますよね。でも日本だと(海外は知らない)「チャットしますね」という言い方があると思います。それを Microsoft Teams に当てはめるとややこしいんですよね。「チャットする」って言ったらチャットの方だと思うけど、「チームの方にチャットします」とかおそらく言うんじゃないでしょうか?僕はこのややこしさを回避すべく「メッセージ」という言葉を利用しています。
Microsoft Teams の利活用が進むほど運用管理の課題がたくさん出てきます。多くの企業では Microsoft Teams の利活用促進自体が課題だったと思いますが、コロナ禍以降は否が応でも利用せざるを得ない状況になった事で、結果的に利活用が促進された企業もこれまた少なくはなかったのではと思います。それでも利活用が進まないという企業もたくさんいますが…。そして利活用促進自体が課題だった場合、ある程度達成できた段階でそれがゴールになって安心してしまいがちですが、あくまでもようやくスタートに立てた状況なんですよね。そこからの運用課題が永遠のテーマの如くたくさん出てくるでしょう。そして「運用課題」と聞くとIT部門の課題と思われがちですが、 Microsoft Teams のみならず Microsoft 365 はユーザーがある程度自由に利用できるものなので、多かれ少なかれ自由には責任が伴います。例えば Microsoft Teams でチームを作成すれば、チーム所有者はそのチームを運用していく責任が伴います。チーム所有者だけの責任でもないですね。チームメンバーだって同じです。つまりIT部門でもない一般ユーザーにも「運用課題」が出てくるわけです。わかりやすいところで「チーム増えすぎ問題」「チャネル増えすぎ問題」「グループチャット増えすぎ問題」あたり。ライフサイクル管理にもなってきます。他にも色々な課題は一般ユーザーにも出てきますね。さて、当ブログではいつも前置きが長いんですが、今回も前置きが長いのは、「ただの一般ユーザーであっても運用課題がある」という事を意識してほしいからでした。そして課題解決の糸口として Microsoft Teams の機能を知っておく事と、どういう時にその機能を使うべきか?という利用シーンを想定するところが大事になってきます。今回はそのたくさんある機能のうちの一つでもある「アーカイブ」について。