ブラウザで利用する Office 365 を複数アカウントで利用する方法

業務上、立場上、複数アカウントを同時に利用したい場合もあるかと思います。例えば、自分用のアカウントと管理者用アカウントを使い分けたり、 SharePoint ならアクセス権限ごとの挙動や見え方の違いを検証したり。

その場合、利用を切り替える度にサインアウト→サインインを繰り返すのはかなりダルいですよね。また、別のブラウザを使って複数アカウントを同時に利用する方法もありますが、ブラウザごとにも挙動や見え方が若干違うので厳密な検証ができなかったり、そもそも指定ブラウザ以外は利用NGな環境もあると思います。

ブラウザではセッションごとにサインインなので、別セッションにすれば複数アカウントを同時に利用が可能です。

知らない方が結構多いのでIE11を例に紹介します。

▼まずは普通に1つ目のアカウントでサインイン。

▼IEのメニューの「ファイル」→「新規セッション」。

▼新規セッションで開いたウィンドウでサインイン画面。別アカウントでサインインします。

▼このように同じIE11で複数アカウントを同時に利用可能になりました。

SharePoint だけでなく、他のアプリもOKです。ただ、僕の知る限り、新規セッションがうまく動作しないPCもありました。(原因はよくわからないのでその人には諦めてもらいましたが…。)

 

Office 365 ホーム ページ がちょっと変わった!?

いつもどおり Office 365 にサインインをすると違和感が!

▼タイルの数がなんか少ない!いつもまず最初に「管理」をクリックするけど、場所が変わってたので一瞬ビックリ。

▼よく見るとタイルの左下に「アプリの表示数を増やす」なんてのが。

▼クリックすると展開されて全タイルが表示されます。

▼「表示数を減らす」をクリックすると格納されて元に戻ります。

 

こういう小さな変更が日々あるのが Office 365 ですが、楽しいですねぇ!

Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(無事導入編)

Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(導入挫折編)

前回、とにかく導入までの道のりが長くて挫折したのですが、再チャレンジしてみてなんとか導入できました。

前回の操作のおさらい

  1. 使用状況からPower BIに移動
  2. Power BI の左下の「データを取得」をクリック
  3. 「サービス」の「取得」をクリック

ここまでです。

▼で、取得できるサービスがたくさんあって挫折しました。

とりあえずその中から発行元をMicrosoftに絞って探してみると…

▼すると「Office 365 Adoption Preview」なるものが!

Analyze usage とか書かれているからこれかな?「Adoption」って単語は知らないから調べたら「採用・採択・養子縁組」など…う~ん、わけわからない。隣に同じくPreviewという文字のあるものもあるけど、なんか違いそう。ダメ元で「Office 365 Adoption Preview」を入手してみる。

▼Tenant Id??

▼あ、使用状況画面の方に「次のテナント IDを使います」って文字列があった事を思い出す。

で、このテナント IDをコピろうとするけど、ボックス全体がクリック範囲だからコピーしづらい!で、その苦労のマウス操作の最中、隠された文が表示された!どうやらaltに文章が入っているようです。

▼隠された文が表示される

とりあえず無視してテナントIDをコピって、Tenant Idを入力しました。

▼次の画面。認証方法?OAuth2?なにそれ??

あ…そういえば、さっきの隠された文に認証方法って書いてあった。

▼oAuth2でOKだそうな。

しっかし「重要:」なのに、このように隠して記載って…使わせる気あるのかな?

▼サインインしてしばらく待つとなんか完了しました。できたダッシュボードを表示します。

▼おぉ!おぉ…おぉ?…英語かい!!

そして、冒頭の通り、僕しか使っていないテナントなので、実際に表示されたデータは寂しい限り。

とりあえずプレビューとはいえ、表示までの敷居が高いと感じました。使ってもらう気なさそうな導入までのUI。ただ、難儀した部分はこの記事を見ればクリアされるので、導入までの敷居は低くなったハズ。

Office 365 を利活用されている企業がこれを見たら、楽しい分析と調査ができるのかな?このブログのアクセス解析にGoogleアナリティクスを見ても結構楽しいので、 Office 365 の使用状況って眺めるだけでも楽しいのでしょうか。

Office 365 の使用状況の「 Office 365 の導入(プレビュー)」ってなんだろう(導入挫折編)

Office 365 の Admin center のレポートの使用状況ですが、自分のテナントは僕しか利用しないのであまり見る事のない画面です。たまたま見たら右下に Power BI のアイコンとともに「Office 365 の導入(プレビュー)」というのがありました。すでに数ヶ月も前からあるようです。

▼Office 365 の導入(プレビュー)

スクショを撮る前に有効化をしてしまったため、有効化する前はこの表示ではないです。

とにかくここから有効化ができます。準備に時間がかかるようなので1日置いたのですが、その後の状態が上のスクショです。

勝手な想像として、ここで「 Power BI に移動」をクリックすると、Office 365 の使用状況が自動で Power BI で表示されると思っていましたが、ここのリンクは単に Power BI アプリへのリンクだったので、ここから更に設定をしなければいけなく、すでになんとなく面倒だなという印象です。(だって、そんな事しなくても使用状況画面でチェックできるし。)

さっきの部分をよく見ると Power BI に移動した後に、初めての場合は、コンテンツ パックの接続を始めろ、との事。コンテンツ パック?なんだろ?「コンテンツ パックの使用方法」なんてリンクがあるけど、この先は小さいウィンドウが表示され、長い説明文が表示され、なんとも読む気が失せる感じで…。プレビューとはいえ、なかなか準備で諦めてしまいそうです。

とりあえず Power BI に移動してみました。久しぶりに触るのでよくわからず、5分ほど色々触った末に左下に「データを取得」というリンクがある事を発見。

▼「データを取得」をクリック。

▼おっ!「自分の所属組織」の中に「コンテンツ パック」の文字を発見!

▼う~ん、この先が何もできない…

▼一度戻って…あっ!「サービス」にも「コンテンツ パック」の文字があった!

▼多い!わけわからん!え~い!やめだ!やめ!(スクロールバーを見れば量の多さがわかります…)

という事で挫折しましたとさ。なんかスミマセン…。(その後、苦労の末、導入できたので、次回記事にします。今日はここまで。)

Microsoft Bookings をちょっと触ってみる(初回アクセス編)

読み方がイマイチわからないシリーズなので、「ブッキング」なのか「ブッキングズ」なのかわかりませんが…

Office 365 :読み方がイマイチわからないサービス(現状わからないままです)

僕の個人のテナントは Office 365 Business Premium サブスクリプションなので、 Microsoft Bookings が利用できます。これは中小企業向けにお客様の予約を管理するサービスのようです。実際に僕が何か予約が必要なビジネスをしているわけではないので実用はしませんが、とりあえず興味本位で触ってみます。

▼アプリのタイルをクリックすると初期画面が表示されます。

美容院を連想させるイメージ画像です。

まずここで気になった点ですが、ナビゲーションバーにピン留めしていない Skype for Business のアイコンが表示されています。(個人的な設定で SharePoint はピン留めしているます。)設定はしていないので他のアプリでは表示されていません。つまり Microsoft Bookings では設定関係なく Skype for Business のアイコンが表示されるようです。予約だからすぐ電話対応できるように?ですかね?とりえあず今はよくわからないままで次に行きます。

さて、次に「今すぐ入手する」をクリックします。入手?アプリでもダウンロードされるのかな?

▼翻訳が微妙だったのかな?何かダウンロードされるわけでもなく、普通にセットアップが始まります。

「続行」ボタンが枠からハミ出ているのが妙に気になります。

▼業種はサジェスト機能があります。

▼入力を終えると最低限の設定が完了し、これがホーム画面かな。

とりあえず左上でロゴを追加できそうです。

▼未設定状態のロゴをクリックすると、右にダイアログが出るので登録。

▼無事にロゴ設定完了。

次にコンテンツエリアのタイルの左に業務時間の設定があるのでクリックします。

▼「業務時間」って書いてあったのにこっちは「勤務時間」と書かれてる…ここらへんの揺れは日常茶飯事。

勤務時間だけじゃなく色々設定する画面のようです。というか左ナビゲーションでは「企業情報」がカレント表示されていますね。

今日のところはこのくらいで。(次はいつになるやら。実際にあまりニーズは少ないアプリあので優先度は低いです…。)これを使っている企業はどのくらいいるんでしょうかねぇ。

ちなみに知らずに公開していて予約入れられたら困る!なんて場合は、予約ページの状態が「未公開」であれば大丈夫なようです。

「 Office 365 アプリ起動ツール」はユーザーがカスタマイズできる

先日、「 Office 365 アプリ起動ツール」(以下、「アプリ起動ツール」)にカスタム タイルを追加する方法を紹介しました。これは Office 365 の管理者じゃないとできません。

Office 365 :ワッフルメニュー内「Office 365 アプリ起動ツール」にカスタム タイルの追加をしてみた

ただ、なかなか知られていなかったりしますが、アプリ起動ツール内はタイルの移動などユーザーがカスタムできるんですよね。

■ホームのタイルは移動可能

特にUI上に説明がないので気がつきにくいのですが、普通にドラッグ&ドロップでタイルは移動可能です。頻繁に利用するアプリのタイルを上に持っていくなど、自分の利用しやすいように移動してみると良いですね。

▼例えばこの状態から OneDrive のタイルを1段下にしたいと思います。

▼ OneDrive のタイルを掴んだまま移動するとこんな感じになります。

▼置きたい場所で離すと移動完了。

動作は気持ち良いのでドンドン変更してみましょう。iPhone のホームと同じように間を空けて配置する事はできなく、勝手に左上を基点として詰まる挙動です。

■ホームにタイルを追加

ホームとはワッフルメニューアイコンをクリックし展開された際に表示される画面。上述の通り、ここに自分好みに厳選したタイルを配置すると良いですが、ここに表示されていないアプリを配置したい場合は、「すべて」タブから追加ができます。

▼「すべて」タブを選択します。

▼追加したいアプリの「…」をクリックし、「ホームにピン留め」をクリック。

これでホームにタイルが追加されます。

■ホームからタイルを削除

同じくホームから滅多に使わないアプリは邪魔なので削除する事も可能です。

▼タイルの「…」をクリックし、「ホームへのピン留めを外す」をクリック。

ホームタブでもすべてタブでもどちらからでも操作可能です。

■タイルの大きさを変更

Windows のタイルと同じくタイルの大きさを変更できます。利用頻度別にサイズを変えてみるのも良いかもしれないです。

小さくしたい場合は…

▼タイルの「…」→「サイズ変更」→「小」をクリック。

▼なんかこれじゃ意味がないですよね。

▼移動の技と組み合わせればキレイに整頓!

ワイドにすると…

▼中サイズの2個分になります。

Office 365 :読み方がイマイチわからないサービス(現状わからないままです)

Office 365 は使いこなせないくらいサービスがたくさんあります。僕は中学生の頃から英語が苦手なので、読み方に不安のあるサービスがあります。検索しても Microsoft からの正式な読み方ってなかなか見つからない。Microsoft のサイトは自動翻訳が多いので、カタカナ表記があっても、本当にそれが正しいのかもイマイチ信用ならないところです。

特に最後に「s」で終わる単語のサービスが不安です。しつこいようですが英語力がないので「ス」なのか「ズ」なのかもよくわからず、中にはsを発音しない場合があるとかないとか。わけわからないです。

以下、僕が読み方に自信のないサービスを挙げます。

Office 365 Groups

「Groups」は「グループ」と訳される事が多いけど、sは読まないという認識でOK?

Microsoft Teams

「Teams」は「チームズ」?「チームス」?「チーム」?

Microsoft PowerApps

「PowerApps」はなんとなく「パワーアップス」なのかなと思っています。実は「パワーアップ」?Power Upになっちゃうか。

Microsoft Bookings

「Bookings」は「ブッキングス」?「ブッキング」?なんとなく「ブッキングズ」はないのかなぁと。

Microsoft Forms

「Forms」は「フォームズ」?「フォームス」?「フォーム」?

Dynamics 365

「Dynamics」は「ダイナミクス」なんだろうなぁと思ってるけど、ん?「ダイナミックス」??どっちでもいいのかなぁ。そもそももしこれがsを読まないとしたら「ダイナミック」は良く聞くカタカナ語にあるけど「ダイナミク」はないよなぁ。初音ミクみたい。余計なこと考えていたら更にわけわからなくなってきた。


他にも Yammer は「ヤマー」だろうけど、イントネーションが話す人によってバリエーションがあって、何が正しいのかも不安っちゃ不安。

どなたか正しい読み方がわかる方はSNSなどで御一報ください。

※分かり次第、この記事を更新します。


【追記】
サービス名としてではなく単に英語の発音だと「s」の発音は

Groups (ス)
Teams (ズ)
Bookings (ズ)
Forms (ズ)

なんとBookingsはスじゃなくズだったのかぁ。

Office 365 :ワッフルメニュー内「Office 365 アプリ起動ツール」にカスタム タイルの追加をしてみた

Office 365 全般で左上にあるワッフルメニューのアイコン。展開すると利用可能なアプリのタイルが出てきます。 Office 365 内でも正式名称が揺れているので、このタイルメニューの正式名称はよくわかりませんが、ヘルプ内では「Office 365 アプリ起動ツール」と書かれているため、以下では「アプリ起動ツール」と若干略して書きます。

このアプリ起動ツールにはカスタム タイルを追加できるんですよね。常にワッフルメニューアイコンは左上に表示されているので、例えば以前記事にした「ポータルサイト接続」の代替にもなりそうです。つまり、アプリ起動ツール内に社内ポータルへのタイルを追加するような。

SharePoint の「ポータルサイト接続」とは?

▼Office 365 の管理センターの「設定」→「組織のプロファイル」内に、「組織用のカスタム タイルの追加」

▼更に「+ カスタム タイルの追加」をクリック

▼こんな入力画面になります。

全て必須項目になっているんだけど、若干の注意点は「画像 URL」の部分。ここから画像をアップロードできるわけではなく、どこかにアップロードしてからそのURLを入力しろという事。 SharePoint の注目リンクの背景画像のようで若干面倒。

▼ヘルプでは以下のような記載があります。

例えば通常のインターネットサイトのサーバー内に画像を置けば、そのURLを使えば良かったりもします。もちろんヘルプ内のように SharePoint のどこかにアップする方法もあるけど、匿名のゲストの事も気にしてあげてねという事らしい。(とはいえ、権限がなくても画像が表示されないだけでタイルは存在するはずだから大きな問題ではないとは思いますが。)

あと、60px × 60px という指定があるけど、後々紹介しますが、タイルのサイズではないですよね。タイル自体の大きさは調べたら88px × 88pxですからね。だからタイルの大きさだと思って画像を制作すると、設定した後に見てみると思ったのと違う表示になります。(僕もそれで後ほど失敗しています。)

▼今回はこのように僕のインターネットサイトを指定します。(会社のインターネットサイトを置いても良いですよね。)

▼60×60の画像はこれを用意しました。

設定をするとしばらく待つと反映されるようです。

▼反映されるとこんな感じでカスタム タイルが追加されました。

で、予告したとおり、思ったのと違う!指定した画像はタイルの画像かと思ったら、タイル内のアイコンの画像なんですね。

▼調べると実際の表示サイズは36px × 36pxです。

つまり、60×60で最適な細かい画像を作っても、36×36に縮小されてしまうので、アイコンが潰れてわけがわからなくなってしまう可能性もあります。ここで表示させたいアイコン画像を制作する際には、36×36で表示される事を意識して制作しましょう。

という事で、画像は置いといて、気軽にカスタム タイルが追加できます。

Excel / PowerPoint にいつのまに「自動保存」機能?

今日 Excel を触っていたら左上に「自動保存」なる文字が。グレーアウトされて目立たなかったから気がつかなかった?いつからだ?っていうかグレーアウトされているからオンにできません。

▼他もチェックしたら PowerPoint にもありました。

▼しかし、 Word にはありません。

で、グレーアウトされていたら使えないじゃん!と思って調べたところ、

【参照】

自動保存とは

OneDrive、OneDrive for Business、 SharePoint Online に保存されている時に有効になるとか。ローカルでファイルを作っていたからグレーアウトされていたという事か。

▼ SharePoint Online 上のドキュメントを開いてみると自動保存がオンに!

Excel Online でも開きつつ、Excel でも同じファイルを開いてみて、Excel上で編集してみると…

▼面白い!遠隔操作しているように excel Online 上に反映されます。

▼この「 SharePoint に保存 ▼」をクリックすると…

▼バージョン履歴が。「すべてのバージョンを表示」をクリックすると?

▼右側が開いてバージョン履歴が表示され、 SharePoint のライブラリのように復元もできるようです。

普段、クラウド上のファイルを直接編集する事がなく、ローカルPCで作成したものをアップロードする流れは未だに根強い方法かと思いますが、このようにクラウドならではの便利機能が増えるほど、色々と作業方法も変わっていくんでしょうかね。っていうかローカルPCでの作業でもこの機能欲しいなぁ。

僕自身も恥ずかしながらローカルPCで作業してしまう人間というか、そもそもあまりチームで共同作業をした経験がないので、複数人で編集した際の挙動などはよく把握していないので、今後色々と遊んでみようと思います。

「ファイルを編集している時は無意識にctrl+sで保存するクセをつけろ!」なんて事もそのうち懐かしい昔話となるのでしょうか。

Office 365 監査ログについて

前回、 SharePoint の「人気の傾向」について書きましたが、正確なアクセス数を取得する場合は Office 365 の監査ログを Microsoft のサポートの方に薦められた事も書きました。

SharePoint 「人気の傾向」について

監査ログはその名の通り、セキュリティやコンプライアンスの観点ではログなので何か有事があった際に利用されるものですが、単にアクセス解析としても利用でき、日常ではこちらの目的で利用されている方が多い感じです。

僕が気になった点は、一度有効化すると無効にできないという事。そういうのを聞くと特に企業では心配になってしまいますよね。Microsoft のサポートの方の話では、過去事例や検証では、監査ログを有効にすることで、SharePoint の使用に影響が出る報告は受けていないとの事です。Microsoft のサポートの過去事例は膨大だという話なので、そこで問題ないなら安心しても良いのかなとは思いますが、なにせデフォルトでは有効化されていないので不安ですよね。その上で、有効化する方法を念のため紹介します。ちょっと奥深いところに設定画面がありますからね。

■ Office 365 監査ログを有効化する方法

▼ Office 365 の「管理者」を

▼ Admin center の「管理センター」→「セキュリティ」

▼セキュリティの「検索と調査」→「監査ログの検索」

▼赤枠部分をクリック

▼ダイアログから「有効にする」

▼更にダイアログから「はい」

ダイアログが2段階あるのも物々しくて不安を煽りますね。

▼次のダイアログでプログレスバーが

▼終わると画面に戻り、表記が変わりました。

 

■ Office 365 監査ログの注意点

注意点としては、前回記事にも記載しましたが、有効化する前にはさかのぼれない事と、ログが90日以内しか残っていないという点。

また、元々の目的が「人気の傾向」から数字の正確性をプラスした代替として、Microsoft のサポートの方のオススメで監査ログにたどり着きましたが、「人気の傾向」は SharePoint に十分な権限があれば利用できますが、Office 365 の監査ログの場合は、 SharePoint の権限は関係ないです。Office 365 の全体管理者が取得するという点も注意点ですね。

ん?SharePoint にも監査ログありますよね?こっちならサイトコレクションの管理者でも利用できるんで、こっちでいいんじゃない?

僕もそう思ったので追加で聞いてみたところ、なんとも歯がゆい点が判明しました。

SharePoint の監査ログでも様々な項目を抽出できるのですが、以下の点ではオンプレ環境のみで、 SharePoint Online では記録できないとの事。それが…

>ドキュメントを開く、ドキュメントのダウンロード、リスト内のアイテムの表示、アイテムのプロパティの表示

それそれそれ!それが欲しいのに!!非常に残念ですがそれが現在の仕様のようで、だからこそアクセス解析的な使い方の場合は、 Office 365 の監査ログをオススメしてきたようです。

ちなみに Microsoft のサポートの方からは「アクティビティ レポート機能」と言われ、結果監査ログだったのですが、どうやら監査ログは英語表記では「Activity Report」と表示されているようですね。英語は苦手なので自信はないですが。