Nintex FormsでYammer??

以前「Nintex FormsでDropbox??」という記事を書いて、Forms内のある場所で「Dropbox 削除」という表記があり、Dropboxと連携するのかと思ったらそういうわけでもなく、英語版の表記は「Delete」だったので日本語訳した際になんでDropboxが紛れ込んだのか意味不明と書きました。

【参照】Nintex FormsでDropbox??

同様の事が他にもあったので紹介します。

Formsでコントロールを必須項目にしたく、ルールの種類で「検証」を選択すると…

「Yammer メッセージ」??
Yammerはマイクロソフトの製品なので、Dropboxよりも連携しそうな雰囲気を醸し出しています。ただ、検証とYammerはどう連携するんだろう?Yammerに投稿される?う~む…

結論はやはり別にここでは連携しないようです。
英語版を見てみると…

「Message」

でた!Yammerなんて記載はないじゃない。またまた日本語訳した際に紛れ込んだようですね。しっかしDropboxといいYammerといい不思議ですね。

という事で、はじめてこれを見た時に混乱しますが、これは条件が合わなかった際(必須項目を設定したなら未記入だった場合)、コンテンツエリア上部に赤文字で出すテキスト文です。

こちらも、もしYammerに意味があるなどご存知の方はご一報いただければと思います。

Nintex Forms 非表示ルールを複雑に組むと並び順がおかしくなる挙動と対策

SharePointの標準ではできないFormsの様々な機能の中のよく使われそうな機能が、表示・非表示のルールかと思います。別の選択肢でAを選択するとAパネルが表示され、Bを選択するとAパネルは消えてBパネルが表示されるみたいな。非常に便利な機能ですが、クセがあります。

サンプルとしてこのようなフォームを作りました。
上部操作エリア内にある選択肢でそれぞれのパネルの表示・非表示を制御します。

■想定する挙動

  1. ABC全パネルを選択すると → 上からABC
  2. 「A-非表示」にすると → 上からBC
  3. 「A-表示」にすると → 上からABC
  4. 「B-非表示」にすると(…省略)

このように、Formsで配置した上からABCの順番は崩れずに、表示・非表示で自在に制御できるようにしたい。

■想定外な挙動

  1. 未選択 → 全て非表示
  2. 「B-表示」にすると → 上からB
  3. 「A-表示」にすると → 上からBA
    えっ??ABじゃなくてBA???

つまり、Forms上で正しく上からABCとパネルを並べても、表示させるラジオボタンをクリックするパターン次第で、配置順がABCにならなくなる。
これは例えば業務フロー順にパネルを表示・非表示させるとして、その順番が入れ替わってしまったら困りますよね。これ、半日ほど試行錯誤して原因と解決方法がわかりました。

■原因

といっても明確に原因がわかったわけではなく、想定外な挙動をするパターンが判明しただけです…。

隙間なくキレイにパネルを配置した際に起きる現象でした(なんてこった)。

■解決方法

パネルを1マスずつ空けて配置しなおします。

先ほどの想定外な挙動と同じ動作をしますと…

  1. 未選択 → 全て非表示
  2. 「B-表示」にすると → 上からB
  3. 「A-表示」にすると → 上からAB
    BAではなく、ちゃんとABになりました。他にも色々なパターンで表示・非表示を繰り返しましたが、上からABCが崩れることはありませんでした。

 

表示・非表示の際にはパネルが重なってしまっても思った挙動になりませんが、まさかキレイに配置してもこのような挙動になるとは思いませんでした。

通常はパネルとパネル、コントロールとコントロールをキレイに配置しても問題ありませんが、もしこのような挙動になる、もしくはしようとしている場合は、1マス空けて配置すると良いです。

Nintex Forms コントロールのクセと対策 その2

コントロールを作っているとたまにコントロール内にスクロールが発生する事があるかと思います。この状態でコントロールを移動させたい時に気をつけたい点があります。

スクロール部分をドラッグしてしまうと、ドロップしてもコントロールは離れません。接着剤でくっついてしまったかのごとく離れません。これ結構焦ります。

何度左クリックしても離れません(たまに離れる事もありますが…)。

右クリックをすると離れますが、掴んだコントロールや入れ子にしているパネルが瞬間移動で意図しない場所に動いたりします。

また、くっついてしまった状態で、画面外でクリックすると、コントロールが消えてしまいます。しかも高確率で元に戻すボタンを押しても戻ってきません。

つまり、コントロールの瞬間移動か失踪事件です。このようにNintex Formsは結構動作が不安定だったりします。複雑に作れば作るほど、ドキドキします。

【対策】

  • コントロールにスクロールが出た場合は絶対にスクロール部分をクリックしない。
  • マメに保存や公開をし、おかしな事になったら一旦閉じて元に戻しましょう。
  • 複数人で作業をしている場合は、他メンバーが壊してしまう可能性もあるので、マメにエクスポートをするとなお良し。

SharePoint 選択肢列の「選択肢を追加できるようにする」を「はい」にした場合の文言がわかりやすくなっていた!

SharePoint2007時代からSharePointを触っていて、日本語訳に難がある箇所がところどころありました。
例えばアイテムの「閉じる」ボタン。ブラウザ操作で「閉じる」はウインドウもしくはタブが閉じるの意味を連想するので違和感を覚えていました。実際は1つ前のページに戻る、もしくはそのリスト・ライブラリの既定のビューに戻るんですよね。現にユーザーからもウインドウが閉じるかと思って閉じるボタンをクリックした事はなかった、なんて声も出ていました。

話を戻して…
日本語訳が微妙であまり使えなかった機能のひとつに、この記事のタイトルのとおり、選択肢列の「選択肢を追加できるようにする」の機能があります。これはつまりラジオボタンやチェックボックスなどの選択肢で、該当なしの場合に自分で記入できるいわゆる「その他」という選択肢。

これがSharePoint2007だと…

この「選択肢を追加できるようにする」を「はい」にすると…

「値を指定してください」なんて文言なんです。どうも微妙な日本語なのでよろしくないです。特にアンケートリストでアンケートをとる際に利用したいシーンが多いのですが…。

ちなみにこの文言は基本操作では変更できません。仕方ないのでJavascriptを使って変更したり、ユーザーにこういうものだと周知させてこのまま使ったりしていました。

それが!

恥ずかしながらこないだ気がついたのですが、今は文言が変わっていました。

SharePoint2013だと…

「その他 (テキストを入力してください):」
あら、問題ないじゃないですか。

いつから変わったんだろう…

SharePoint2010でも変わっていなかったと思うんだよなぁ。

SharePoint2013に関しては全く記憶がなく…。

これからは気兼ねなく使えそうです。

Nintex FormsでDropbox??

Nintex Formsでフォームを作成すると、添付ファイルのところに「Dropbox 削除」って出てくるんです。

▼編集画面の添付ファイルコントロール

▼添付ファイルをアップした後の表示

「え?Dropbox??Dropboxと連携でもするの??デフォルトで??」

って思っちゃうじゃないですか。「Dropbox」って言ったらオンラインストレージサービスのDropboxが有名じゃないですか。

これややこしいですね。Dropboxと連携する機能はNintex Workflowにはあるようですが(詳しくないです)、ここに関しては別に連携しているわけではないんですよね。ただのリストの添付ファイルなんですよね。

添付ファイルの他にも出てきます。Formsの編集画面でコントロールを選択した際のリボンを見ると…

出た!Dropbox 削除!
これは結局、コントロールを削除するメニューなんですよね。

ちなみに英語版はどうなっているのかな?とググってみると…「添付ファイルを追加」は「Add Attachment」、「Dropbox 削除」は「Delete」でした。

添付ファイルの削除だけでなく、コントロールの削除にもDropboxが出てくるところを見ると、Deleteを日本語訳した際に「Dropbox 削除」になったんでしょうかね。

Dropboxはいったいどこから出てきたんだ…、謎です。ややこしいので正直「Dropbox」という表記は表示させたくないですね。Formsの編集画面のリボンの方はイイとしても、添付ファイルの部分に関してはユーザーが見る部分なので。JSで消せそうだし、CSSでも消せそうなので、そのうちやってみようと思います。

今回はとりあえず問題提起。もしDropboxに意味があるなどご存知の方はご一報いただければと思います。

チーム内での意思疎通を図るには用語統一は大事

SharePointに限らず共同作業をする際にチーム内で意思疎通を図るには、用語を統一させる事は非常に大事な要素のひとつだと思います。

IT業界で一般的に使うであろう汎用用語はSharePoint内では別の言い方があったりして、それをチーム内で同じモノを指すのに別々の言葉を使っていたらやはり認識齟齬が生じる可能性が高くなります。例えば「オブジェクト」という言葉は汎用的ですが抽象的です。これを多様するとどの粒度であったりそもそも何を指しているかが伝わりづらいです。

過去に2件記事にしたのですが、SharePoint内でも表記が揺れている事もありますので、この場合は、よりメジャーである方の言葉を選び、チーム内で統一させると良いと思います。

この用語統一を図るにはチーム内で用語集を作ると良いかと思います。それこそSharePointのリストなりWikiページなりを活用して。
用語集を作り上げる過程でも、チームメンバーの知識の再確認にもなりますし、間違いや勘違いなどの洗い出しにもつながりますね。

同じくこのようなブログにおいても、表記揺れがあると読者の混乱の元にもなりかねないので、気をつけたいと思います。

Nintex Forms コントロールのクセと対策 その1

Nintex FormsはGUIでグリグリ操作できるのは便利ですが、クセがすごい!(千鳥のマネじゃないです)。でも、クセを把握した上でコツさえ掴めば大丈夫です。

その1として、コントロールをキレイに配置した後に、コントロールの大きさを調整したい場合、該当コントロールを選択し、ドラッグしてマウスを動かすと、なぜか隣のコントロールの大きさが変わってしまう事がある件について。

これはコントロールの重なり順に関係してくるようです。コントロールは一応レイヤーの概念があり、PowerPointの「オブジェクトの順序」みたいなもので、コントロールの配置順に重なっていくイメージです。(厄介なのは最前面と最背面しかない事ですが。)

▼コントロールがキレイに配置されている場合。
▼コントロールを全て選択すると重なり具合がわかります。

隣接されたコントロールが重なると、この上になっている方を優先して掴むようです。(というより掴める範囲が上になっている方が広いという表現の方が正しいです。)

今置いてるカーソルの位置で掴んだらどちらのコントロールが掴めるかの判定は、カーソルを置いて1秒程度で表示されるコントロールの説明ダイアログで判定してください。

厄介なのは一旦操作したいコントロールを選択した上で、サイズを変える□を掴んだとしても、やはり上になっている隣のコントロールを掴んでしまうんです。

▼「body」というラベルを左寄せのまま横幅を狭めたい場合、ラベルを選択し、右の□を掴もうとします。(すでに説明ダイアログには「複数行テキストボックス」と表示されてしまっていますので、この後の挙動は推測できてしまいますが…)

▼案の定、右隣の複数行テキストボックスコントロールが左に広がってしまい、意図した操作ができません。

じゃ、どうしたら良いのか?
1px単位の細かさでマウスを動かして良さげな場所で掴めば意図したコントロールの□を掴めますが、正直ダルいです。

▼ブラウザを200%くらいに拡大すると、ギリギリの場所を掴むのに少しは楽になります。

▼他の方法としては、コントロールを選択して、下矢印キー(↓)などで少しズラす。そうすると隣のコントロールの□と重ならないので掴めます。リサイズした後に元の場所に戻せばOKです。

こんな感じで結構イラっとくる事が多いのですが、挙動を把握した上で、コツさえ掴めば楽しくデザインできます。たぶん…

SharePoint アプリのURLを任意のURLにしたい

SharePointに関わる多くの人が既知の事であっても、僕が初心者の頃に試行錯誤した事も念のため記録に残します。

アプリを作成する際に、気にしない人は気にしませんが、気にする人は気にするのがURLです。正しく言えば「URLの一部」ですが、とりあえず読み進めてください。

アプリを作成する際に「名前」を入力するのですが、ここに日本語のみを入力すると、
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できたアプリのURLはこのようになります。
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今回リストを例にしましたが、サイト以下のURLは「/Lists/List2」となりました。アプリのURLとはここで言う「List2」にあたる場所です。リスト系は/Lists/配下だし、ライブラリ系はサイトURL配下です。

サブサイト作成の場合は、以下のように「タイトル」のほかに「URL名」という欄があり、URLが指定できますよね。しかしアプリ作成の場合は、この欄がありません。
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話をアプリに戻し、名前が日本語のみで作られたリストは、それが増えるごとに以下のような法則でURLが生成されます。

/Lists/List
/Lists/List1
/Lists/List2
/Lists/List3

つまり、このリスト「List2」は日本語のみで名前を入力して作られた3個目のリストという事です。

名前に日本語と英数半角が混ざった場合は、英数半角のみを抽出してURLになります。
例えば、ちょっとアホな遊びですが、

このような名前で作成すると…
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このように英数半角のみ抽出してURLが作られます。
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で…、Lists/List2じゃなくて、/Lists/informationにしたいという要望があるかと思います。

じゃどうしたら良いかというと、以前列の内部名を任意の英数にする方法を紹介したかと思いますが、それと同じ方法で実現できます。

アプリ作成時に名前欄にURLにしたい英数半角を入力して作成します。
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作成後に設定画面で名前欄を表示させたいアプリ名に変更します。
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こうすれば、アプリ名もURLも任意のものになります。例では「情報」というアプリ名で、「information」というURLです。
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注意すべき点は、アプリ名は後で変更できますがURLは一度作成時に確定したら変更できない点です。

例えば、アプリ名を英訳して英単語をURLにしたとします。運営開始後にアプリ名を変更したとします。そのアプリ名の日本語とURLの英語が全く別物になってしまうと、逆に違和感を覚えることになってしまうので、あえてURLは数字の連番にするなどもアリかと思います。

SharePoint でアクセス権限を付与する際に気をつけたい事 ~電子メール招待状~

SharePointでは何をする・させるにしても権限付与の作業が必要ですよね。ユーザーに直接アクセス許可を付与したり、SharePointグループにユーザーを追加したり。ユーザーだけでなくセキュリティグループなどを追加したり。

その中の注意点は色々ありますが、今回注目する点は招待状メールの送信機能です。文字通り、権限が付与されると該当ユーザーに招待状メールが届く機能ですが、権限付与画面で送信するかしないかのチェックボックスがあります。初期値はチェックされた状態、つまり招待状メールが送信される状態です。これがなかなか怖い。

TPOで送信するかしないかをチェックボックスで選べば良いだけなのですが、使い方を間違えるとスパムメール的にもなってしまいますし、管理者に問い合わせが殺到するような事にもなりかねないです。初期値がチェックされた状態なので、ウッカリも多いです。

これ、SharePoint2007では、付与する前に目に見えるところにチェックボックスがあったんですよね(SharePoint2010もそうだったような気がしますが、記憶が…)。試した事がないのでわからないけど、「NT AUTHORITY\Authenticated Users」に権限を付与する際に、このチェックボックスがチェックされた状態で権限を付与したら…いわゆる全従業員にメールが送信されてしまうんでしょうかね。そしたら従業員数が多い会社ほど事故ですよね。怖いんでいつもこの作業をする場合は慎重にチェックが外れている事を確認して付与していました。

で、これは個人的は元に戻してもらいたいと思っているのですが、SharePoint2013ではこのチェックボックスがかなり気がつかないところにあるんですよね。というより隠されているんです。SharePoint2013に触れはじめた時は、メール招待状の機能自体がなくなったのかな?と思うくらい。でも、まだ存在するんですよね。しかもチェックされた状態は変わらず、余計事故が起きやすい状態で。

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具体的には左下にひっそりと「オプションの表示」というテキストがあり、これがリンクテキストだという事すらなかなか気がつかず、これをクリックすると展開され、その中にチェックボックスがあるんですよね。

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わざわざ、初期値がチェックされた状態で。これはトラップ??と思うくらい。

さて、それではどうしたら少しでも事故やトラブルが防げるのか?ググると同じように初期値がチェックされた状態を危惧する声もあり、初期値ではチェックが外れているように設定で変更できないか?という問い合わせもあり、サイトコレクションの設定やサーバーの全体管理からは変更できず、サーバー内のとあるファイルをイジる解決方法があるのですが、Microsoftのサポート対象外になってしまうという点からも、ちょっと厳しいのではと思います。

あとは必殺「運用でカバー」ですよね。

まずは、利用者に招待状メールを周知させる方法。つまり、送信されてしまった後を考える事。そうすれば少なくともサーバー管理者への問い合わせは減るのかなと思いますが、若干ネガティブな対策です。

次に、アクセス権限を設定できるサイト管理者などへの教育・周知という方法。つまり、送信される前を考える事。ただし、サイト管理者が多いほど、ヒューマンエラーの確率が増えますね。ホント、ウッカリ失念してしまいがちなので。

次に、アクセス権限の設定はサーバー管理者が掌握する方法。つまり、権限管理自体を特定多数(不特定多数)に管理させない事。実際にアクセス権限の問題はかなり多岐に渡るトラブルや問題にもなるので、サイト管理者にアクセス権限の設定ができないアクセス許可レベルを付与している会社も、少なくはないと思います。これにより一極集中してしまったサーバー管理者の作業は大変になりますが、より把握している者が作業をすることにより、ヒューマンエラーの確率はサイト管理者にアクセス権限管理を委譲するよりは、減ると思います。

Microsoftのサポート対象外になってしまっても構わない場合は、設定レベルでチェックを初期値では外す方法が理想なのかもしれないです。(サーバーの全体管理やサイトコレクションの管理で容易に設定できれば良いのですけどね。)それ以外の場合は、各環境に合わせ、上述のようないわゆる運用でカバーをしていくしかないっぽいです。

ちなみに僕は今までおよそ何千何万回も設定をしてきましたが、一度もこれで事故やクレームはありませんでした。実際運営していると招待状メールが必要な事は全くありませんでした。例えばとある部署が自部署のサイトを公開する際には、だいたいサイト管理者か部署の部長さんあたりが自分から部内や周知したい人たちにメールをしたり、社内ポータルの掲示板に掲載したりする場合がほとんどでしたからね。

なので、とにかくチェックを外すクセを徹底的につけていました。

Nintex Forms divパズルの仕様をもう少し掘り下げてみる

Nintexの中でもFormsは若干マニアックなようなので、果たしてFormsの記事のニーズはあるかどうか疑問ではありますが、実際自分で試行錯誤している中でググっても特に日本語の情報が薄いので、同様に困っている後発の方々のお役に少しでも立てたらと思います。

前回、コントロールがdivでパズル状態であるという説明をしましたが、もう少しその仕様を掘り下げてみます。

まず、カスタムリストに何も手を加えずにFormsを起動し、タイトル列のラベルとコントロールのみを残し、他を全て削除してみます。
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これで一番シンプルな構成になったので解析開始。
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とりあえずIEの開発者ツールを見ます(個人的にはFireFoxのFirebugの方が好きなのですが…)。SharePointあるあるですが、シンプルなデザインなのに中身は超入れ子状態のdivを展開しながら色々観察すると、nf-ではじまるclassがあり、なんとなくここからNintexのターンだなと感じてきます。そこから更に入れ子が激しいのですが、把握するためにも1つずつ展開させていき、最終的にtdが1つしかないtableに出会います。

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↑このtdの次のdiv class=”nf-outer ms-formbody”がFormsの大枠にあたり、インラインでposition:relative;が記述されています。なので、この左上の位置がコントロールの基点ですね。

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↑次にラベルです。このスクショでは見切れてしまっていますが、このコントロールの枠のdivにはclass「.nf-filler-control」があって、これにposition:absolute;が記述されています。で、インラインでtopとleftが指定されており、このラベルは基点に置いてあるのでtop:0;left:0;です。

161221_05↑次にタイトル列のコントロール。ここに先ほど見切れていた「.nf-filler-control」の記述がありましたね。position:absolute;が記述されています。で、基点からの位置でtop:0px;left:200px;が指定されています。ラベルではwidth:200px;が記述されていたので、キレイに並ぶという感じです。

こういう仕組みで基点からtopとleftで位置を指定して、パズルが組みあがるという仕様です。

ちなみにコントロールの枠のdivから実際のinputタグの間に更に3個ものdivがありました。
見た目はシンプルなように見えても、中身は複雑で読み解くのが面倒ですね。
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しかし、SharePoint自体のデザインカスタマイズでもそうですが、この見た目シンプルでも中身は複雑である事は逆手にとることもでき、CSSのみのデザインカスタマイズをおこなう際に、セレクタを駆使すれば難易度は高いけど自由度が意外と高くなったりしますね。ほら、僕はゴリゴリのカスタマイズや開発は基本的には反対派なので。