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Microsoft Teams ：簡易的なアンケートが会話の中でとることができる

結構前に追加された機能なのですが、なぜか僕の環境では全然使えなく、ようやく最近使えるようになりました。

アンケートと言えば SharePoint のアンケートリストでしたが、Office 365 なら今は Forms が便利ですよね。

その Forms の機能を利用した簡易的なアンケートが、 Teams の会話の中に埋め込む事ができます。

タブに Forms を追加する方法もあるけど、それよりもかなり容易にできるのでおススメです。

▼会話の入力欄に「 @Forms 」と入力するとサジェストに Forms が出現するのでクリック。

▼アンケートの作り方の案内が上部に表示されます。（英語ですが…）

▼なかなか気が付かなかったけど、ここクリックできます。

▼クリックするとサンプルがそのまま入力されるので、これをベースにいじります。

▼こんな感じに変更して投稿

▼このようなアンケートになりました。

投稿直後は失敗したような表示になるけど、1秒くらい遅れてアンケート表示に成形されます。

簡単にアンケートとるなら便利ですね。

ちなみにアンケート作る時に、[ ? ]や[ , ]を全角にしてしまうと

▼ Forms bot さんに英語で怒られてしまいます。

お気を付けください。

で、冒頭に僕の環境ではなぜか全然使えなかったと書きましたが、後々気が付いたのですが、僕の環境自体が使えなかったわけではなく、一部のチームで使えていなかったようです。つまり同じテナント内なのに、使えるチームと使えないチームがあり、サっと見た限りだと原因がわかりませんでした。（今後の課題とします。）

Microsoft Teams ：ミームって何？？

Teams について色々調べてると「ステッカー」「絵文字」と並んで「ミーム」なる言葉が良く出てくるけど、生まれてからそんな言葉今まで聞いた事がないっす。投稿エリア下のアイコンボタン内には「ステッカー」や「絵文字」はあっても「ミーム」はない。じゃ、ミームってなんなんだ？

とりあえず一般的な意味を調べてみました。

ミーム（meme）とは、人類の文化を進化させる遺伝子以外の遺伝情報であり、例えば習慣や技能、物語といった人から人へコピーされる様々な情報を意味する科学用語である。

（Wikipedia より）

意味わからない！そしたら同じページ内に「インターネット・ミーム」なる項目を発見しました。

インターネット・ミーム（Internet meme）とはインターネットを通じて人から人へと、通常は模倣として拡がっていく行動・コンセプト・メディアのことである。

(Wikipedia より）

 

うーむ、それでも頭の悪い僕にはピンと来ない。ただ、このページの下の方に、このような記載を発見。

あるインターネット・ミームは、偶然ないし解説・模倣・パロディを通して、またはそれ自体に関するニュースを取り込むことによって、同じまま保たれたり、時と共に発展していったりする。

(Wikipedia より）

少しわかったようなわからないような…。

一般的な意味の理解はひとまず諦めて（諦めは早いんです）、次に実際に Teams 内のどこにミームがあるか？を調べてみました。

▼ステッカーの中の1カテゴリとしてありましたね。

▼これがミーム

ステッカーと何が違うの？？

▼ステッカーは選択をするだけのものがあります。選択すると…

▼即、メッセージエリアに表示されます。

▼しかし、ステッカーの中でも右下にエンピツアイコンがあるものは？クリックしてもメッセージエリアには表示されず、

▼次のステップとして、ステッカー内のテキストを編集する事が可能です。

↓

では、ミームは？？

▼パっと見はステッカーと変わりはなさそうでしたよね。

■ステッカーとミームの違い　その1

▼「+」をクリックすると画像をアップロードする事が可能です。

▼オリジナル画像の上にテキストが書けます。

↓

アップロードした画像はこの1回の使いきりのようで、1回使うと選択肢に加わるわけではないようです。

■ステッカーとミームの違い　その2

▼テキストが2箇所に書けます。デフォルトのテキストもありません。

↓

くらいの違い？？あまりステッカーと変わりはないようですね。なので、ステッカーの1カテゴリとして存在しているのでしょうか。

ここまでやって、ようやくミームがなんだかわかってきたような…既視感なような…。

あ！

あれだ！

松本人志の一人ごっつやIPPONグランプリの「写真で一言」だ！

これを使ってチーム内で「写真で一言」をやってみるのも楽しそう！（そういうノリが通じる環境であれば）

ってことで、結果としては、特にステッカーとミームの違いなどは意識せずに、ここぞという場面で使ってみると良いですね。（「ミーム」がなんなのか？というのはフワっとしたままですが。）

そもそもビジネスチャットの導入に二の足を踏む企業が多い中ではありますが、さらにこのようなステッカーやミームや絵文字などは、導入の敷居はさらに高く、冒頭の Teams の設定の通り、この機能自体をオフにしているところも多そう。だけど、個人的にはなるべく機能は制限せずに、ユーザーに委ねてみたいものです。

面白くなきゃ使わない！

※この記事内でステッカーやミームにテキストを書いているスクショがありますが、ご覧の通り、僕は「写真で一言」は苦手です。本記事でもスベり散らしてしまいましたが、スクショ用のサンプルということでご容赦を。

Microsoft Teams の添付ファイルのクセのある仕様

これまでいくつかのビジネスチャットを使ってみましたが、ビジネスチャット内でファイルのやりとりをしていくと、やはりメールのように同ファイル名のファイルが貯まります。

▼例えば Slack の場合（スレッド内のスクショ）

このように「sample.xlsx」が2個並びます。

▼例えば社内SNSですが Yammer の場合（ファイル一覧画面のスクショ）

同じく「sample.xlsx」が2個並びます。

 

では Microsoft Teams はどうでしょう。
Microsoft Teams でチームを作成すると自動で Office 365 グループ が作成され、という事はこれまた自動で SharePoint のサイトが作成され、Microsoft Teams でファイルを添付すると、その SharePoint のサイトのライブラリにアップロードされます。では、SharePoint のライブラリなら、同じファイル名のファイルは複数アップロードできないハズ。

試してみます。

▼ Microsoft Teams に「sample.xlsx」というファイルをアップロード。

▼チャネルのファイル一覧画面を見ると、ここは Yammer とあまり変わらず。

さて、この状態で同じ「sample.xlsx」を添付してみます。

▼おっ、やはり同じファイル名でのアップロードはダメでした。

「キャンセル」をクリックすればキャンセルされ、「置換」をクリックすれば上書きアップロードされます。ここらへんは SharePoint のライブラリの挙動と変わりありません。

※▼ちなみに Microsoft Teams 用のライブラリのバージョン設定はメジャーVerで500Verを保存する設定なので、間違えて「置換」しても復元できるので安心です。

では、「両方を保持」をクリックするとどうなるのか？（ SharePoint では別名で保存でファイル名を手動で変更してアップロードすると思います。）

▼「sample (1).xlsx」としてアップロードされました。

自動で連番が振られる挙動は通常のライブラリの挙動とは違く、 SharePoint のリストの添付ファイルに似ていますね。また、「(1)」の前には半角スペースも入るようです。

▼ファイル一覧画面でもこのように同じファイル名にはならずにアップロードされています。

▼もちろんですが SharePoint で開いても同じです。

ちなみに、 Microsoft Teams と SharePoint のサイトの関係は、1チームに1サイトなので、別チャネルで同じファイル名をアップロードした場合はどうなるでしょうか？

▼あれ？同じファイル名のファイルでも普通にアップロードできました。

▼ファイル一覧画面を見ると、こんな感じ。

「一般」チャネルでは「General」というタイトルだったけど、ここでは「テスト001」というチャネル名のタイトルが表示されています。この時点では Teams でチャネルを作ると SharePoint ではライブラリが作成されるのかと思ったけど、 SharePoint 側で確認したら…

▼サイトのライブラリでは、チャネルごとにフォルダーが作成されるんですね。

まとめると…

  • 他のビジネスチャットみたいに同じファイル名でファイルを添付する事はできない。
  • 「両方を保持」をクリックすると拡張子の前に「 (1)」のように自動で連番が振られる。
  • ただし、チャネルごとにフォルダーを作成するため、別チャネルでは同じファイル名でもアップロード可能。

と、自動で連番が振られる機能は違うけど、大体は SharePoint のライブラリの仕様に準じる感じがわかりました。

同じチャネル内で、すでにアップロード済みのファイルと同じファイル名でアップロードできないのは SharePoint を利用している Microsoft Teams のクセかと思いますが、利用ユーザーにとってはそんな仕組みは知ったことではありません。このクセがメリットに感じることもあるし、デメリットに感じる事もあると思うので、大事なのは、このような仕様も理解した上でツールの選定材料の一つにすると良いかもしれないですね。

Office 365 Groups （グループ）に Microsoft Teams の機能を追加する

現在の仕様だと、Microsoft Teams でチームを追加すると、自動で Office 365 グループ が作成されます。反対に Office 365 グループを追加しても、 Microsoft Teams にチームは追加されません。

すでに利用している Office 365 グループで Microsoft Teams を利用したい際に、新しく Microsoft Teams でチームを追加しても Office 365 グループとは紐付きません。

この場合は、

▼ Microsoft Teams で「チームの追加」をクリック。

▼出てきたダイアログ内の下部に、地味にこのような文章があり、「はい、Microsoft Teams 機能を追加します」がクリックできます。

▼ Microsoft Teams を追加したいグループを選択し「チームを選択」をクリック。

▼すると、 Microsoft Teams 内にグループ名でチームが追加されました。

Microsoft Teams のゲストアクセスの機能を使ってみた（トラブルも）

[2018/03/28]追記
トラブル部分は今は解消されていると思います。

Microsoft Teams ：ゲストユーザーが招待先テナントのチームメンバー以外のユーザーを検索できてしまわないか？再検証

Microsoft Teams にゲストアクセスが追加されました

https://blogs.msdn.microsoft.com/lync_support_team_blog_japan/2017/09/12/microsoft-teams-guestaccess/

※急ぎでアップするので誤字などは後で直します。

おぉ、待望の機能だ。本日は既に界隈では祭りが始まっていて僕は乗り遅れてしまったのですが、少し遅れて祭りに参加してみます。

僕の昔からのクセなのですが、説明書を読まずに触ってみちゃいます。

■ゲストを招待

まずはゲストを招待してみます。ゆくゆくは Microsoft アカウントも招待できるらしいですが、現状は Office 365 ユーザーという事なので、別のテナントの自分を招待してみたいと思います。

▼招待する側のチームにメンバーを追加。招待するユーザーのメールアドレスを入力すると「をゲストとして追加」で表示されます。

招待は簡単でした。

■招待された側の操作

▼すると、招待された方にはメールが届きます。「Microsoft Teams を開く」をクリック。

▼なんだか英語…怖い！とりあえず「Next」をクリック。

▼サインイン画面で招待されたユーザーでサインイン。

▼むむむむ？？なんか怖いダイアログが。とりあえずキャンセルしました（ビビり）

※後々調べたらデスクトップアプリが入っている場合は、これを許可するそうです。

とりあえず招待されたユーザーで Teams にサインインし、画面左下の自分のアイコンをクリックします。

▼この「アカウント」部分で招待されたテナントに切り替えます。

▼トラブル発生！どういうこと？再試行しても同じでした。

■テナント管理者の事前設定が必要だった

トラブルが発生するとようやく説明書を読むのが僕です。調べると、どうやらゲストアクセスの機能はデフォルトではオフになっているようです。

▼Office 365 の管理画面から Microsoft Teams の管理画面を見ると、ゲストはオフに！（翌日の9/13には日本語訳されていました。下部に追記します。）

ここがオフでも招待するところまではできちゃうんですねぇ。微妙。とりあえずここをオンにします。

■再度、招待されたユーザーの操作（しかしトラブル）

▼再度招待されたユーザーでサインインしてテナントを切り替えると今度はOK!

▼しかし、チームを見ると招待されているはずのチームが表示されていない！

不思議に思い、招待したアカウントでチームメンバーを見てみると…

▼あれ？招待したハズのゲストが表示されていない。（元々メンバー3名だったので4名でないといけない。）

※しかも「このチームには組織外からのユーザーが含まれています。」という表記はある。

やはり機能をオンにしないで招待した弊害なのでしょうが、腑に落ちない。

■再度、招待する側の操作

▼仕方ないので再度メンバーを追加。この時点ではサジェストにゲストとして表示されています。

▼ようやくメンバー一覧にゲストとして表示されました。

■再再度、招待されたユーザーの操作

▼結局もう一度メールが来たのですが、なんかさっきと違うぞ。

最初のメールは「 Microsoft Teams 」だけど、このメールは「 Skype Teams 」になってる？？なんじゃそりゃ？しかもアイコンが Skype のデザインに中にTが。

▼招待されたユーザーでサインインし、テナントを切り替え。

※さっきと違って右に「1」の表示が。

▼切り替わると招待されたチームが表示されました！

ここらへんで先にゲストアクセス祭りで盛り上がっている方々の情報を見ると、なにやら招待された先のテナントのユーザーを検索できてしまうとの事。

▼チャットで検索するとたしかに表示されます。

▼そこからチャットもできちゃいます。

いきなり知らないユーザーから話しかけられたらビビりますよね。

▼戻って、招待されたチームで OneNote にラクガキしました。

▼とりあえず会話も。

では、確認すべく、招待したユーザーにサインインしなおします。

■招待した側のユーザーで確認

▼ちゃんとゲストのラクガキが反映されていました。

▼ゲストからのチャットも表示されました。

 

と、こんな感じで時間がないので駆け足ですが遊んでみました。説明書を読まないでイジってしまう性格なので、今回トラブルが発生しましたが、とりあえずゲストアクセス機能を管理者がオフにしても、招待する行為だけはできてしまう事がわかり、また、その後にオンをしてもおかしな挙動になる事もわかりました。

色々と課題もありますが、とりあえず機能が追加されただけでも大きな事ですね。後は徐々にブラッシュアップされていくことを期待します。

【17/09/12追記】

「 Skype Teams 」という文言やロゴがありましたが、今後 Skype for Business の顧客を Teams に移行する計画があるという話もあったので今後そういう名前になるのか！？なんて思っていましたが、MVPのOta Hirofumiさんから「 Skype Teams 」は開発当初の名前だったという事を教えてもらいました！つまり修正漏れってところでしょうか。

【17/09/13追記】

テナントの管理者が Teams の管理画面でゲストアクセスをオンにする画面が日本語訳されていました。

Microsoft Teams デスクトップアプリの起動時にお茶目なメッセージが！

「安心してください!接続しています。」

Microsoft Teams デスクトップアプリの起動時に、毎回ではありませんがたまに出てくるお茶目なメッセージです。毎回出ないのでなかなかスクショが撮れなかったのですが、ようやく撮れました！

某芸人さんの過去に流行ったギャグ「安心してください、はいてますよ」的なメッセージですね。ビックリマークまで付いているのが更にお茶目です。英語では何てメッセージが出るんですかね。