OneDrive for Business / SharePoint :フォルダーに色を付けられるようになった

すでに対象指定リリース環境では少し前から確認できていたんだけど、今朝確認したら標準リリース環境でも展開を確認しました。

2023/08/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ OneDrive と SharePoint: Colored Folders

タイトルの一部が翻訳されていないけどフォルダーに色が付けられるよって事はわかると思います。読むと「OneDrive と SharePoint の全体的な “個人用設定と整理” ストーリーの一部です。」という壮大なストーリーの第一節であるかのような書かれ方がしていますね。

これは OneDrive for Business (以下 ODfB )と SharePoint が対象であるという事ですが、 Microsoft Teams にも影響が出るので、そこも含めて触ってみたいと思います。

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SharePoint / Microsoft Stream : Stream (クラシック) Webパーツが新規追加できなくなった

今朝、 SharePoint を触っていたら違和感を覚えました。

▼ ページ・ニュースのWebパーツの追加

違和感の正体は記事タイトルの通り、「 Stream (クラシック)」Webパーツが消えている点です。

実は僕の環境の中にはまだ消えていない環境があったのでそっちのスクショを撮ってみました。

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SharePoint :リスト Webパーツでプレイリストビューを表示できるようになった

Microsoft Stream ( on SharePoint ) の動画を整理できるプレイリストが一般展開されたのが今年の1月下旬あたり。

Microsoft Stream :動画を整理できるプレイリストが使えるようになった

これは Microsoft Lists のリストに「プレイリスト」のテンプレートができて、それを利用して動画を整理するという既存のモノを使った仕組みですが、 なので実態が Microsoft Lists のリストだからこそ、それはつまり SharePoint のリストでもあるわけで(う~ん、説明している方もややこしくなるけど仕方ない)、だから SharePoint のページやニュースにリストWebパーツとして埋め込むことができるのかな?というところは、昔から SharePoint に関わってる人なら類推しやすいと思うけど、プレイリストができた当初は埋め込むことはできませんでした。

しかし、 2023/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)Microsoft Stream: SharePoint リスト Web パーツのプレイリスト ビュー

埋め込むことができるようになりますよってアナウンスです。

僕の環境にも埋め込めるようになっていたので試してみます。

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SharePoint / OneDrive for Business :アクセス許可の管理(共有リンク・直接アクセス)のUIが変わった

SharePoint や OneDrive for Business (以下、 ODfB )と言えば、ファイルストレージとして他ユーザーと共有ができるのも大きな特徴の一つですが、まぁ正直わかりづらい。まず直接アクセス権を付与する方法と、共有リンクという形で共有する方法の2パターンあるのが理解しづらいしユーザーに教えるのもなかなか難しい。

と、冒頭からネガティブな事を書いたけど、特に「このファイルの共有状況ってどうだったっけ?」ってなった時に確認するのも面倒な感じでした。でも共有って便利ではあるけどセキュリティ的な部分では危険でもあります。そんな中、アクセス許可の管理のUIが変わります。まだ標準リリースに展開期間中なので全ユーザーが変わったわけじゃないです。

2023/05/12 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)OneDrive: エクスペリエンスの共有 – 更新されたアクセスの管理

OneDrive と書いてあるけど SharePoint も同じです。下の方に「OneDrive/SharePoint を操作するユーザーは…」って記載ありますよね。そして、「エクスペリエンスの共有」って翻訳されてるけど内容から推測するに「体験を共有」するんじゃなく「共有の体験」ですね。アクセス許可の管理が更新されて共有機能の体験が変わりますよって事です。なので本当はこの記事タイトルも「…のUXが変わった」が良いと思うけど、記事タイトルに「UX」って書いてもうまく伝わらない場合が多いのであえて見た目が変わったって事がわかるように「UI」に置き換えています。「UI」の方がまだ一般的かなぁと思って。実際は「UI=UX」は大間違いなんですけどね。ま、それはいいや。

とにかくアクセス許可の管理の画面が変わって全体的な共有機能の体験が変わりますよって事ですが、どんな感じなのか?僕の環境には新旧の環境があるので、比較してみたいと思います。

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Microsoft Lists / SharePoint :リストのフィルターの表示方法が変わった

元々 SharePoint に15年以上前から存在していたリストが Microsoft Lists として独立?したのが2020年くらいなのでもう約3年なんですね。結局のところ「 SharePoint リスト = Microsoft Lists 」である事は変わらないのでややこしいですよね。特に最近 Microsoft 365 を利用しはじめたユーザーにとっては、名前も見た目も違うのに実は同じリスト…という状況ですからね。

そんなリストですが、列を追加する事でデータを探す時にフィルターやソートやグループ化などで絞って探しやすくなる機能が豊富にありますが、その中でフィルターをかけた時に以前にくらべて見やすく、そして解除させやすくなりました。

2023/04/11 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)マイクロソフトのリストに適用されたフィルター

目的のデータを探すにはフィルターは良く利用する機能だと思いますが、機能展開の期間が長く、僕の環境には運悪くなかなか展開されて来なく、先日チェックしたら忘れた頃に展開されていました。さて、どんなものか触ってみます。

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SharePoint :アプリバーの「作成」ボタンからニュース・ページが作成できるようになった。しかし現在残念な挙動…

すでに2週間前くらいには機能展開された事を確認していたけどスッカリ記事にするのを忘れていました。

冒頭から僕の個人的に思う事だけど、以前は SharePoint がコミュニケーション・コラボレーションのフロントだったのが、 Microsoft Teams の登場でスッカリと裏方の存在になりましたよね。フロントは Mirosoft Teams に任せ(他にも Viva Engage ( Yammer ) や Microsoft 365 グループもあるけどさ)、 SharePoint はその裏側で動いてる仕組み。だけど確実にコアとなる大事な存在。とはいえ、 SharePoint が完全に裏方の存在になったかと言うとそれも違い、まだまだ社内イントラサイトという側面ではフロントの利用用途もあります。そんな中で SharePoint がフロントに立つ時の一番重要な要素が「ニュース・ページ」だと思っています。大昔は「お知らせリスト」なるものが存在し、企業で一方向の情報発信(通達連絡など)に使われていましたけどね。今はやはり「ニュース」でしょうね。

そんなニュースですが、もちろん各サイトからもニュースを作成できますが、他にも SharePoint スタートページからもニュースを作成できます。

▼ SharePoint スタートページの「+ニュースの投稿を作成」

そして更にアプリバーの「作成」ボタンからもニュースやページを作成できるようになりました。

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SharePoint :画像Webパーツの機能が強化され画像の上にテキストを重ねられるようになった

昨日、 SharePoint に関する記事を書きました。

SharePoint :Webパーツなどのツールバーからレイアウトオプションの変更ができるようになった

この動作を確認している最中に別のアップデートが展開されている事に気が付きました。それが画像Webパーツです。

▼「画像」Webパーツ

いや、その前に SharePoint のデザイン、変わりましたよね。地味に変わったので気が付かない人も少なくなさそうだけど。

▼画像Webパーツを追加してストック画像から画像を追加したところ

左上のツールバーのアイコンもだいぶ変わった気がします。まぁ、それは置いといて、機能的なアップデートで注目すべきは、

▼「テキストのオーバーレイ」

「オーバーレイ」って言葉がカタカナにされてもピンと来ないですよね。 PhotoShop などで画像加工をやってる人ならわかると思うけど、画像加工してる人は限られますからね。オーバーレイとは「上に置く」「うすく覆う」といった意味らしいです。

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SharePoint :Webパーツなどのツールバーからレイアウトオプションの変更ができるようになった

これを確認したのは数週間前ではありますが、すっかりネタにするのを忘れていたので今更記事にします。

SharePoint のニュース・ページにWebパーツを追加した際に、Webパーツの種類によってはレイアウトのオプションを変更できます。その際に、今までは、

▼Webパーツのツールバーから鉛筆のアイコンをクリックし、

▼出現する右パネル内からレイアウトを変更していました

それが、今は鉛筆アイコンをクリックせずともレイアウトを変更できるようになりました。

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SharePoint :一部のWebパーツでレイアウトオプションがクイックに変更できるようになっている

※ただ機能を紹介するだけでなく、その理由を僕の憶測で語ります。機能紹介だけを読みたい方は前半は飛ばしてください。

■ユーザーが目的を達成させるまでにかかる時間をいかに減らすか?の考察

SharePoint もブラウザーを使ったWebサイトと捉えると、インターネット上のWebサイトを利用するユーザーはWebページの表示に3秒までは我慢するけど4秒を超えると離脱率が急増すると言われています(これも古い情報で今は更に気が短くなっているという話も)。そのために多くのWebサイトはレスポンスを良くする工夫をしています。つまり「ブラウザー利用者はせっかち」と言っても良いと思います。

SharePoint に話を戻すと、昔の SharePoint は動作がモッサリしている上に、何か編集しようと思うと編集ページに切り替える必要がありました。例えばリストやライブラリのビューを編集しようとするとビューの編集用ページに遷移されます。なので何をするにもちょっと編集するにもページ遷移に時間がかかってストレスになりがちでした。そういう事もあってか、全体的なUXを向上させるにはページ読み込み時間やページ遷移の時間を改善させるのは永遠のテーマになっていると思います。

さて、このユーザーに待たせる時間を改善させるには大きく2通りの方法があると考えます。

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SharePoint :「ファイルビューアー」 Webパーツの名称が「ファイルとメディア」に変更された

※最近ちょっと時間が捻出できないので今回も超小ネタにします。小ネタだけど知っておくと良いかも?

SharePoint にはページにファイルを直接埋め込むことができる「ファイルビューアー」と呼ばれるWebパーツがありました。直接埋め込むことができるっていうのはリンクをクリックするとファイルがブラウザーで開いたりアプリで開くわけではなく、直接ページにファイルを埋め込んでページの中でファイルを閲覧する事ができるWebパーツです。他のWebパーツと組み合わせるとこんな便利な事もできます。

SharePoint :ファイル ビューアー Webパーツ & リストのプロパティ Webパーツの組み合わせ

さて、そんなファイルビューアーWebパーツが名称変更されました。

2023/03/10 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ ファイル ビューアー Web パーツの名前を ‘ファイルとメディア’ に変更

Webパーツの単なる名称変更です。それだけ聞くと「なんだぁ」と思うかもしれませんが、意図を読むと少しは関心が出てくるかもしれません。

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