Office :Word / Excel / PowerPoint で翻訳機能

機能が追加される事は知っていたのですがスッカリ忘れておりました。いつ実装されたんだろう?そんな古い話ではないハズ。で、なぜ思い出したかというとパワポ開いた際にこんな案内が出てきたタメ。

▼新機能の紹介

Microsoft Translator を使っているんですね。Office 365 メッセージセンターで過去にAndroidを人造人間と訳したオチャメな翻訳くん。ついさっきもエクスポートを輸出って訳していましたね。

▼校閲タブ内に「翻訳」ってあります

このアイコンはどこかで見たと思ったら、モバイルアプリのアイコンですね。

▼実際クリックするとこんなダイアログが。迷わず「オンにする」をクリック。

▼右パネルが現れてこんな感じで翻訳されます。

これが適切な翻訳かどうかは英語力が中学生以下な僕には…ゴメンナサイ。

▼挿入をクリックすると翻訳した文章に変わります。

よく見ると右パネル内も変化があり、単語の説明っぽいものが見えます。

ここ、翻訳元の方で単語にマウスホバーさせると翻訳先ではどの単語なのかがハイライトされ、更にその単語が一覧で表示されるんですね。

▼「What’s」にマウスホバーした場合

▼「dinner」にマウスホバーした場合

結構英語の勉強にもなりますかね。

翻訳した文章を置き換えるニーズはとくにない場合でも、例えば、資料作成中に英単語調べたかったり、英単語の意味を調べたい場合は、この翻訳機能を使えばブラウザで切り替えて調べたりせずに、この中で完結できるので便利かも!

Word にもいつのまに「自動保存」機能!そして気になる事を検証!

タイトルですでにオチていますが…。そして、おそらくもっと前から追加されたとは思いますが…。

以前、このような記事を書きました。

Excel / PowerPoint にいつのまに「自動保存」機能?

この時点(2017/08/23)では、 Word には自動保存機能はなかったんですよね。元々、あまり業務で Word 使わないので気が付かなかったのですが、ふと見たら…

▼ Word にもいつのまにあった!

もちろん、グレーアウトされてるけど、 OneDrive に突っ込めば、

▼機能します

自動保存機能は僕個人的にはかなり重宝しています。

ところで一点、自動保存機能について気になる点がありました。ファイルを開いただけで自動保存がオンになっているけど、開いた時点からどんどん更新されてしまうのか?
というのも OneDrive ならまだ良いけど SharePoint のライブラリ内のファイルだと、チーム内の共有ファイルの場合、閲覧しただけなのに自動保存のせいで更新扱いになったとしたら嫌じゃないですか。更新日時と更新者のスタンプは消せませんからね。ただ閲覧しただけなのに更新扱いになるって嫌ですよね。この検証をするまではなんだか不安なので、ファイルを開いたら急いで自動保存をオフにしてました。

ではモヤモヤを解消するために、検証してみます。

SharePoint のファイルを開いて放置してみました。

▼ライブラリにアップロードしてある、このファイルを開きます

▼開きました!「自動保存」が明るいです!

この状態で20分ほど放置…。もし自動更新機能が閲覧しただけで働くのであれば、放置後にライブラリのビューページを更新したら、更新日時(フレンド理表示)が数秒前になってるハズです。

▼ライブラリのビューページを更新しても更新された痕跡ナシ!

つまり、自動保存がオンになっていても、閲覧だけなら自動保存はされないという事がわかりました。(ま、普通はそうですよね…。)これでファイルを開く時に急いで自動保存をオフにする必要はなくなりました。

では、次の疑問として、どのタイミングで自動保存されるのか?

とりあえずファイルを開いただけでは大丈夫で、次に…

▼任意のセルをクリックしても大丈夫

▼セルをダブルクリックしてカーソルを当てると…!?

おっと!画面上部中央に変化が!それまではファイル名と最終保存日時が表示されていたけど、セルをダブルクリックしたら、「 SharePoint に保存」と表示が変わった!つまりこの文章のそのままの意味。

▼ライブラリのビューページを更新すると更新日時が「数秒前」に!

という事で、今回は Excel で検証してみたけど、セル内に入力したりしなくても、セルをダブルクリックしてカーソルを当てただけでも自動保存が機能することがわかりました。ただ、上述の通り、ただ閲覧するだけなら自動保存は開始されない事がわかったのでよかったです。もちろんこの記事を読まれた方は念のため自分の環境でも試してみて挙動を確認してください。

僕は現在は自分のPC内だけにデータを置くことはありません。ほぼ OneDrive にデータを保存しています。何かと便利だしバックアップの心配もないですからね。PCと同期すれば操作性だけ考えると OneDrive に保存してるという事を意識せずにエクスプローラーで自分のPC内を扱っているようにファイルを操作できるし。急にPCが壊れたとしても問題ないです。今のところ OneDrive は Office 365 の E3 や E5 などは無制限ですが、僕が契約してる Business Premium なんかは 1TB が上限なので、そこは気を付けたいところですが。

Office 365 : Word / Excel / PowerPoint で「アイコン」なんてあったっけ?

▼ PowerPoint を使っていたらいつのまに「アイコン」なるメニューがリボンの「挿入」タブにありました。

っていうか結構前からあったの??

▼おぉ、かなりたくさんのアイコンが利用できる!

▼このようにカンタンに挿入されます。

▼挿入後に他のオブジェクト同様にここらへんを変更すると

▼ちゃんと効果ありますね。

アイコンも含め、画像を利用する際にはネットから落としてきた画像を利用するなどは色々と注意が必要です。

SharePoint 運営において画像(著作物)の扱いについても検討すべき

この記事は SharePoint に限らずの話ですが、つい最近でもお客様にプレゼンをしたら、資料内で利用していたアイコンが他社の著作物だと指摘され、その後の信用を失った…なんて話も聞きました。

そういう点から、僕は今まではアイコンは「図形」から選んだり自作したりしていましたが、これからは安心してこれを使おうっと。

Excel/Word スポイトツールはないけどスポイトしたい!

  • あの図形の背景色と同じ色を使いたい!
  • あのセルの文字色と同じ色を使いたい!

こういう時に、自分の色彩感覚に頼っても結構正確に選ぶのはキツイ時もあります。特に男性に多いとされる色覚異常の場合は厳しいですよね。

そういう場合にスポイトツールが有効です。PhotoShopやIllustratorはもちろん、Windowsに標準であるペイントにもあります。Officeで言えば、PowerPointにもスポイトツールがあります。ただ、ExcelやWordにはスポイトツールってないんですよね。今まではスポイトしたい図形のRGBの数値を覚えて…など、ダルい事をしていました。

ところが偶然スポイトツールではないけどスポイトできる方法を発見しました。ただ、ググったら同じ方法を紹介する方々がたくさんいるので既出のようです。それでも、紹介します!

▼このように四角と円の図形があり、四角の背景色をスポイトし、円の背景色も同色にしたいとします。

▼スポイトしたい図形(今回は四角)を選択し、「図形の塗りつぶし(アイコンじゃない文字部分)」→「その他の色」をクリックします。

▼「色の設定」ダイアログが表示されたら、何もしないでこのまま「OK」をクリックします。(この時点でスポイトされていますね。)

▼図形の塗りつぶしを見ると、スポイトしたい図形の色に変わっています。

▼この状態で背景色を変更したい図形を選択して図形の塗りつぶしのアイコンの方をクリックをすると、同じ色になりました。

ちなみに挿入した画像の色をスポイトする事はできないので、PowerPointのスポイトツールを利用してRGBの数値をメモりましょう。もしくはフリーソフトを利用するなど。