Microsoft Teams :チームのチャネルのメッセージに特定の方法でファイルを添付した場合のうれしいアップデート

これは Microsoft MVP 仲間の某太田さんの X のポストで知った事です(太田さん、いつもありがとう!)

▼太田さんのポスト

Microsoft Teams のチームのチャネルのメッセージにファイルを添付する時のうれしいアップデートです。ちなみに太田さんが知らなかったという事はおそらく事前に Microsoft からアナウンスはなく、シレっとこんなうれしいアップデートをしたって事かなと思います。

と、タイトルと中身でここまでですでに3回も「うれしい」という言葉を使いましたが、場合によっては煽り文句に見えなくもないです。それはこのアップデートがうれしく感じるには条件があって、単にメッセージにPC内のファイルをドラッグ&ドロップで貼り付ける場合は対象じゃありません。でもおそらく多くのユーザーがそのようなファイル共有の仕方をしているんだと思います。その操作を便宜上「ファイルを添付」って言ってるけど、実際の挙動は「ファイルをアップロードする」+「ファイルリンクを貼る」ですね。

詳しい条件は太田さんのポストの通りで、事前に自分の OneDrive for Business (以下 ODfB )に保存しているファイルをチャネルのメッセージ内にファイルリンクを貼る方法です。その際にうれしくなります。

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Microsoft Teams :チャネル会議の会議チャットにファイルを添付した際の保存場所が変わった?

これは正直、僕や界隈の人達も事前に知らずにビックリしている仕様変更?です。もし本件に関して Microsoft から事前アナウンスがあったよという情報をお持ちの方がいらしたらご連絡いただけると幸いです。


Microsoft Teams の会議には「チャネル会議」「非チャネル会議」という2種類に分類する事ができます。チームのチャネルに紐づけているか否か。ここら辺は過去に当ブログや色々な YouTube のチャンネルや仕事のウェビナーなどで語ってはいますが、そもそも会議を作成する際には既定でチャネルに紐づけられていない非チャネル会議になっているので、多くのユーザーはチャネルを紐づけるチャネル会議の存在自体を知らないんじゃないかとは思いますが。
で、会議には会議チャットがあって、そこにファイルもドラッグ&ドロップで添付もできます。その際に、チャネル会議と非チャネル会議では保存場所に差異がありました。非チャネル会議ではチャットと同じく添付したユーザーの OneDrive for Business (以下 ODfB )へ、チャネル会議ではチャネルの属するチームに紐づく SharePoint のチームサイト内のドキュメントライブラリへ。

しかし、おそらくここ最近ですが、特にアナウンスもなく(少なくとも僕は知らない)仕様に変更があったようで、結論から言うと、チャネル会議の会議チャットにファイルを添付しても、添付したユーザーの ODfB に保存されるようになっていました。

実際に、現時点の環境で試してみます。

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Microsoft Teams :チャットに同名ファイルを添付した時の案内が親切になった

Microsoft Teams は雑に言うと Microsoft 365 の既存のアーキテクチャの組み合わせのようなものです。メッセージングのデータは Outlook のメールと同じく Exchange にデータが保存されているし、チームのチャネルのメッセージにファイルを添付すれば SharePoint に保存されるし、そしてチャットにファイルを添付すれば OneDrive for Business (以下 ODfB ) に保存されるし。そして他のビジネスチャットサービスと比較する時に良くも悪くも添付ファイルの保存先が SharePoint か ODfB である事がクセが強い一因でもあります。これは SharePoint や ODfB をある程度知っている人からするとクセを理解しやすいけど、知らない人からすると理解しにくいクセですよね。

チャットにファイルを添付した時のクセが一番強いと思っています。その一つが同名ファイルを添付した時の挙動。あるチャットルーム(個人チャット、グループチャットどちらでも)にファイルを添付しました。同じチャットルームに同名ファイルを添付しようとすると、他のビジネスチャットサービスでは同名ファイルでも問題なくファイルを添付できるのもあるでしょう。これはこれでファイル管理の観点からするとメールにファイル添付した時と同じく、やりとりが増えるほどどれが正式版なのか?最新版なのか?がわからずに、先祖返りしただのトラブルが起きるケースにつながると思います。一方で Microsoft Teams のチャットの場合は、同名ファイルを添付しようとすると、裏側では ODfB の特定フォルダー内にファイルを保存するという仕様上、同名ファイルの添付はできません。なので添付済みの同名ファイルから置換をするか hogehoge(1).xlsx のように連番を振って別ファイル名として保存させるかの二択でした。

▼2017年当時のスクショ

しかしここまでは特にクセは強くありませんが、 Microsoft Teams のクセが強いところは別のチャットルームにファイルを添付しようとしても、どこかのチャットルームで一度でもファイルを添付していたら、やはり同名ファイルは保存できないんです。「え?このチャットルームでは添付した事ないのに…」という感じになります。これは上でも書きましたが、チャットのメッセージにファイルをドラッグ&ドロップするなどPC内のファイルを貼り付ける形で添付をすると、裏側では ODfB の特定のフォルダーに保存される挙動だからです。この特定のフォルダーはチャットルームごとに更にサブフォルダーを作るわけではなく、全部その特定フォルダーの層に保存されていくんです。なので別のチャットルームだとしても同名ファイルでは保存できないわけです。

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Microsoft Teams :チャネルカードが導入された

Microsoft Teams ではおそらく利活用が促進されると属するチームが増えてくると思います。そしてチームの中にはチャネルも増えてくると思います。すると各チャネルの主旨やら情報が良く分からなくなる場合もあるかもしれませんね。そんな時に今回のアップデートは便利かもしれません。先に言っておきますがちょっと他人事のように書いてる通り、僕はたぶんそんなに使わないと思います(笑)

2024/05/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼(更新済み)Microsoft Teams: チャネル カード

チャネルに関する情報をチャネルカードでパっとアクセスできるし設定や管理もここから素早くできるという事です。一般展開も8月下旬で完了となっているので、すでに皆さん利用できるとは思います。では触ってみます。

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Microsoft Teams :「一般」チャネルのチャネル名が変更できるようになった

アナウンスが出た頃から他のアップデート内容に比べて話題になっていましたが、いよいよ Microsoft Teams のチームでも扱いに困る人も多いらしい「一般」チャネルのチャネル名が変更できるようになりました。「一般」ってフワっとしていて用途が全然連想できませんからね。ここの名前を変更したいニーズは割と多かったようです。しかしパっと触った限りでも注意点などもあります。

2024/07/16 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams:一般チャネルの名前を変更する機能

対象指定リリース環境では8月上旬~8月中旬。標準リリースでも8月中旬~8月下旬の展開予定です。今週はお盆休みの人が多いので、お盆明けたら一般チャネルの名前を変更できるようになっている人は多いかもしれませんね。僕の標準リリース環境でもアップデートが展開されていたので、触ってみます。

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Microsoft Teams :非アクティブなチャネルを検出し非表示にする

Microsoft Teams (だけじゃないけど)の大きな課題の一つが利活用が進むほどチャットやチーム・チャネルがカオスになってくる件。特に忙しい人や偉い人ほど追加されるグループチャットやチーム・チャネルが増えてきて、わけわからなくなってくると思います。なのでこれまで色々な場所でチャットやチームやチャネルの整理術なんかを紹介してきましたが、 Microsoft Teams も徐々に進化してきて整理するための機能などを出してきています。今回も整理の一助となる機能かもしれません。

2024/06/24 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: 非アクティブなチャネルの検出と非表示

最近操作をしていない非アクティブなチャネルを自動的に検出して非表示にする機能です。…と、割とザックリとしか説明がされていなくて「最近操作をしていない」って具体的に何日?とかそういう情報はありません。そこらへん気にする人もいるでしょうけど、後々紹介していきますが、そういう細かい事を気にする人には不向きな機能かもしれません。他にも謎な仕様というか検証しようにも自然発生的なものなので意図的に検証できなさそうな箇所もありそうなので、ちょっと記事自体が大雑把になりますが(いつも大雑把だけど更に大雑把)ご容赦ください。自然発生的な動作に関しては、動作が確認次第、この記事に追加していこうとは思います。

で、少し前から対象指定リリース環境には展開されていましたが、今朝確認したら一部標準リリース環境にも展開されていたので、試していきます。

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Microsoft Teams :メッセージの Copilot ボタンが変わった

※本機能は別途 Copilot for Microsoft 365 が追加されたユーザーのみです。

Copilot for Microsoft 365(以下 Copilot for M365 ) のライセンスが加わると、 Microsoft 365 の様々な場所に Copilot ボタンが表示されます。そのおかげでプロンプトを書かずとも(指示の文を書かずとも)1クリックもしくは数クリックのみで目的を実現できる可能性があるのが Copilot for M365 の特徴の一つであると考えます。しかし、様々な場所に Copilot ボタンがあるからこそ、目ざとくそれを見つけてどういう結果になるのかをとにかく試してみる必要があるので、チャレンジしないと自分にとって便利か便利じゃないかの判断すらできないし、生成AIの効果を発揮できません(これは Copilot for M365 だけじゃなく、使わなきゃ意味がないのはどれも同じ)。なので、目ざとく探し好奇心旺盛にとにかく試してみるのが大事です。

さて、今回は Copilot in Microsoft Teams の中からメッセージに関するアップデートというかちょっとした変化を見つけたので紹介します。

▼アップデート前のチャットのメッセージ欄右側のボタン

Copilot for M365 のライセンスがあると、このボタン群の左から3番目に Copilot ボタンがあります。

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Microsoft Teams :チームの「発見する」( Discover feed )メニューを非表示にできるようになった

Microsoft Teams のチームの左上に「見つける」というメニューが登場したのが今年2024/02あたり。

Microsoft Teams :チームに「見つける」というフィードが登場( Discover フィード)

そして日本語訳が迷走し、2024/05あたりには「状況確認」という名前に変わった。

Microsoft Teams :小さな変更点(「アナウンスバー」「見つけるフィード」)

更につい最近2024/07に「発見する」という名前に変わった。

Microsoft Teams :「見つける」フィードが「発見する」フィードに名称変更?

この「見つける」→「状況確認」→「発見する」フィード( Discover feed )は、チーム内の情報を追いきれない人のために、自分に関連しそうな投稿を表示してくれるので、忙しいけど自分の周囲などでどんな事が起きてるのか?どんなコミュニケーションが交わされているのか?を確認する事で、実は大事な情報が眠っているかもしれないお宝を発見する意味合いがあると思います。

しかし、この「発見する」メニューは、

▼左上の割と大事な部分に鎮座している

忙しい人は所属するチームも多いので、チーム一覧に少しでも多くのチームが表示された方が良い人もいるだろうに、その上部に割と上下スペースも贅沢に空けて「発見する」というメニューがあるのは邪魔。これが滅多に使う事がない・全く使う事がない人にとっては邪魔しかないと思います。これは僕も上に紹介した記事内でも指摘していました。心理的に画面の左上は一番目線が先に行くところなので一等地ですからね。

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Microsoft Teams :メッセージへのリアクションの導線が色々追加された

長い事ビジネスにおいてのテキストベースのコミュニケーションとして王座に君臨しているメールから、特にコロナ禍以降は特に社内のテキストベースのコミュニケーション手段としてビジネスチャットが普及しつつあり、会社によってはすでにメールを王座から引きずり降ろしている事もあろうかと思います。

メールとビジネスチャットの大きな違いの一つとして「リアクション」が挙げられるかと思います。「いいね」ってヤツです。今はもう「いいね」だけじゃないので「リアクション」と表現していますが。 Microsoft 365 で言えば Outlook のメールでもリアクションはできますが、まぁ大きくメールとビジネスチャットで括ると一つのビジネスチャットの特徴ではないかと思います。

最近はリアクションにカスタム絵文字が追加できるようになったりアップデートがちょくちょくありますが、今回は最近のメッセージのリアクションに関するアップデートを2件ほど紹介します。どちらもリアクションをもっとやりやすくするアップデートです。

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Microsoft Teams :【復活】チャネルのスレッド(投稿)単位の通知オンオフ&だけど挙動が怪しい…

Microsoft Teams では通知の設定って割と大事な事だと思っています。理想は自分が必要だと思うアクティビティを必要な時間に受け取りたい。でも実際は邪魔な通知が多かったり逆に必要なモノが通知されなかったりも。なので通知設定のチューニングって大事ではあるけど、設定が割と複雑ですよね。全体設定に通知設定もあれば、他に色々な粒度で細かく通知設定ができるけど、全部の設定項目を把握しづらいし、それぞれの設定を変更した時の挙動も確認しづらい。仕方ないところではありますが。

という事で、その複雑な通知設定に関してのアップデートで、 Microsoft Teams のチームのチャネル内でスレッド単位で通知のオンオフの設定が可能になりました。

2024/06/17 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft Teams: チャネル内の投稿の通知をオンまたはオフにする

僕の標準リリース環境でも展開されていたので試してみます。

あ、ちなみに僕はチャネル内のこの一塊の事を「スレッド」と表現していますが、 Microsoft Teams 内では「投稿」と表現され、英語だと「 Post 」と表現されています。僕はチャットとチャネルの違いを説明する際に非スレッド型とスレッド型で説明するので、あえてスレッドという表現を使っています。

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