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SharePoint で定期的にニュースを投稿している人ならこの違和感にすぐ気が付くと思いますが、ニュースやページを新規作成や編集する時のUIに変化がありました。

▼ SharePoint に慣れている人ならすぐに気が付く違和感

それがこの右側のエリアです。名前がブレているので記事タイトルも2つ書いたけど、「コンテンツ ウィンドウ」って書かれていたり「コンテンツ ペイン」って書かれていたりします。ちなみに後者の「〇〇ペイン」ってたまに使われるけど、英語ニガテマンの僕が知っている「ペイン」は [ Pain ] で「痛み」という意味の単語です。英語ニガテなのになぜそれは知っているかと言うと、中学生の頃の僕がヘヴィーメタルにハマった時に、Judas Priest というバンドの名曲「 Painkiller 」に衝撃を受け、この曲名の意味を調べたら鎮痛剤という意味でその流れで Pain が痛みという意味の単語だという事を知った次第です。なので「〇〇ペイン」って聞いて「え？何が痛いの？」という感じでしたが、ちゃんと調べたらカタカナで「ペイン」と書く英単語は Pain の他に [ Pane ] というのもあるようで（同音異義語のようですね）、 Pane は「枠」「区画」という意味らしいのでそれでようやくスッキリ。せっかくなので以降はコンテンツペインって書くようにします。

おっと、急にメタルの話まで脱線したので戻しますが、2024/06/21 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに、以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)Microsoft SharePoint: Pages と News の新しいコンテンツ ウィンドウ

この中でコンテンツウィンドウとコンテンツペインで揺れちゃってるんですよね。メッセージセンターあるあるでもありますが、あっちの国の人はあまり表記ゆれは気にならないんですかね。で、とにかく新しくコンテンツペインが表示されるようになったという事で、少し前から対象指定リリース環境には出ていましたが、標準リリース環境にも出始めたので見てみます。

SharePoint 使っていますか？ Microsoft Teams のチームの裏側で無意識に利用されているだけという会社も少なくはない印象です。もちろんそれでも十分ですが、単体で SharePoint を利用するとなるとキモになる大事な機能は「ニュース」かと思います。15年以上前だとリストに「お知らせ」というテンプレートがあり、そのお知らせリストを一方通行の掲示板として利用するケースが主流でしたが、その流れを汲んで未だにリストを情報発信で利用している会社も少なくはない印象です。別にそれが悪いとは言いません。それで要件が十分に満たされているのであれば。ただ、 SharePoint 自体がもうだいぶ前からニュース機能を出して機能強化し続けている事や今後のロードマップなどを考えると、さすがにもう SharePoint を利用した社内発信はニュース機能を利用しない手はないんじゃないかなと思います。

そんな SharePoint のニュースですが、およそ1年前の2023年9月にニュースをメールでも配信できるテンプレートが登場しました。

SharePoint ：ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

社内に向けた情報発信の目的とは？これ良くありがちなのが情報を発信する事を目的としがちですよね。発信者視点だと発信したんだからあとは受信対象者が読まなかったらそれは読まない方が悪いという考え。でも受信対象者に読まれないのであれば発信しても発信しなくても同じなので無駄な作業になります。情報発信の目的は発信した情報が受信対象者全員に閲覧してもらう事だと思います。いや本当の目的は閲覧してもらった上で正しく内容を理解してもらう事だと思いますが、さすがに理解してもらう事まで目的にしてしまうと厳しいのでとりあえずは受信対象者全員に受信してもらう事かと思います。そうなると課題となるのが受信対象者にいかに発信を気付いてもらえるか？かと思います。

SharePoint のニュースなら、公開されたら例えばサイトホームのニュースWebパーツに表示されたり、昔の SharePoint で大きな課題があったいわゆる「サイトコレクションを跨ぐ」という事も気にせず別のサイトでもニュースを表示できるし、 SharePoint スタートページにも自分がフォローしたサイトのニュースなどが表示されます。お知らせリストで発信していた時よりも露出が増えてきました。しかしそもそも SharePoint 自体を利用していない人にとっては発信に気付きません。なので例えば全員が利用しているであろう Microsoft Teams の組織全体チーム内に SharePoint ニュースのリンクを貼り付けて案内したり色々あの手この手はあると思います。今や Microsoft Viva で Viva Connections や Viva amplify なども候補に挙がりますが、やはり社内の情報伝達手段としてはまだまだ王者である「メール」も大事な手段ですよね。という事もあり、このメールでも配信できる SharePoint ニュースのテンプレートを利用する事で、サイトにニュースを公開すると同時にメールでも配信できるという体制がとれ、より社内に気付かれやすくなるでしょう。

いつものように前段が長くなりましたが、そのニュース配信用テンプレートがなくなりました。なくなって代わりにどのテンプレートでもメール共有（配信）機能をサポートする事になりました。

SharePoint を単体で使っていますか？ページやニュース使っていますか？なんとなく Microsoft Teams が出て来てから SharePoint は縁の下の力持ち的存在になってしまい、知らないところでチームの裏側でライブラリが利用されている程度な会社が多い気がします。とはいえ、いわゆるポータルサイトはどうしても必要かというとそういうわけでもなく、結局目的が達成できているのであれば手段は何でも良いんですよね。なので無理して SharePoint を単体で使わなきゃいけないという考えもまた違うのかなと。一昔前までは SharePoint はリストがメインだったと記憶しています。「お知らせリスト」なるテンプレートがあり、それが掲示板的役割でした。掲示板と言っても双方向ではなく、いわゆる通達・連絡のように一方向の発信に利用されていましたね。でも今は（今ってほどでもないけど）やはりページ・ニュースをいかに使うか？が SharePoint の単体利用のキーとなると思います。

いつもの事ですが冒頭から脱線していますが、あまり利用されていない印象の SharePoint のページ・ニュースですが、よく聞くのが「わかりにくいUI」「直感的ではない操作性」という感想。僕は SharePoint 2007 から触っているので、昔に比べれば格段に良くなったし、また当ブログも WordPress 使っていますが、 WordPress と結構似た操作感なんですよね。むしろこれ以上わかりやすいUIってどんなものだろう？よりわかりやすくすると逆に「シンプル過ぎてもっと自由に操作させろ」みたいに、どんな状況でも文句言ってやらない理由見つけているのでは？とか疑ってしまいそうになります。とはいえ、最近 SharePoint 触ってみた人や WordPress なんか触った事ない人達からしたら、率直な感想として「わかりにくい」などのネガティブな感想は出てきてしまうかもしれないですね。

そんなページ・ニュースですが、まず1ページ内にセクションという枠組みを設けられ、そのセクション内に多種な Webパーツを追加していくというパズルなのですが、今回はその「セクション」のデザインに関するアップデート。

2024/03/05 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ Microsoft SharePoint Online: ページとニュースの新しいセクションの背景

簡単に言えばセクションの背景のオプションが増えたという事ですね。そもそもセクションの背景が指定できるようになったのは、2019年1月あたりの事。

SharePoint ：モダンページで「セクションの背景（Section background）」が指定できるようになった！

当時から今までは4種類の背景色のみでした。これは適用されているテーマによって色は違いますが、背景色なしと、ニュートラルは背景色、ソフトな背景色、濃い背景色という感じです。

それが今回のアップデートで4種類から16種類に増え、更に少し細かく設定できる項目が追加されました。僕の環境にもようやく展開されたので、見てみます。

■機能の話の前に

※機能だけを知りたい方は読むの大変なのでこの章はスキップしてください。ただ、僕としてはその前の大事な話をするつもりです。

15年以上前から SharePoint に関わってきましたが、昔からよく聞く変わらない大きな課題として「社内ポータルサイトを従業員に見てもらうにはどうしたら良いのか？」が挙げられます。非常に多くの方・多くの会社がこれに悩まれています。それに対して解決策として「（見栄えという意味の）デザインを良くする」なんて事が挙げられる事も少なくないけど、僕としては的外れでコストのかけ方がもったいないと思っています。そして、それこそ「手段と目的が…」だと思っています。大事な目的は「従業員に社内ポータルサイトを見てもらう」じゃなく「発信した情報を対象者に把握してもらう（読んでもらうじゃなく把握してもらう）」だと思います。極論、社内ポータルサイトじゃなくても良いんですよね。あくまでも手段なので。「じゃ解決策あるのかよ？」って言われても僕にも100%解決できる策なんてないですよ。だって発信した情報をどんな手段でも読む人は読むし、読まない人は読まない。読んだところで理解して把握できた人もいれば、読んでも理解できずに把握できない人もいる。どうしても「発信情報を対象者全員に把握してもらう」を実現させるなら、時間かかってもトップダウン方式で各チームリーダーからチームメンバーに直接伝えてもらい、把握できるまで説明してもらう…しかないんじゃないかと。

というわけで、おそらく最終目的が「全員に把握してもらう」なら悲観的だけどほぼ無理だと考えるとして、落としどころとしては「情報受信対象者に100%情報を発信し、閲覧率100％を目指す」かなと思います。そう考えた場合、「情報受信対象者に100%情報を発信し」の部分の手段としてはメール送信でもイイし、 Microsoft Teams の対象者全員が参加しているチームのチャネルに投稿してもイイし、 Viva Engage の All Company に投稿してもイイし、 SharePoint のサイトに投稿してもイイと思います。大事なのは「閲覧率100%を目指す」ですね。

ようやく「閲覧率を上げるには？」という課題に落とし込んだところで、一つの解決策として「より色々な手段で発信し、目に入る機会を増やす」があるのかなと思います。目に入ったところで閲覧するかしないかは人それぞれだけど、少なくとも目に入る機会を増やす事で「見落とし」を防ぐ確率は高まるかと思います（逆に同じ情報が複数手段で目にする事にウザいと敬遠されるデメリットもありますが）。とにかく Microsoft 365 のような複数のコミュニケーション手段のあるサービス群においては、以前からこういう機能はあったと思います。 SharePoint のニュースのリンクを Viva Engage に投稿する機能や、今は廃止になったけど SharePoint のニュースが投稿されたら Microsoft Teams のチームのチャネルに通知メッセージが送信されるコネクターなど。場合によっては Power Automate を使えば色々な事が自動化できるので、1か所で情報発信するだけで複数個所でも発信される事も自動化できます。たしかこれから出てくる Microsoft Viva の Viva Amplify にも様々な手段で投稿・配信ができる機能があったかと思います。

という事で長々と前提を書き連ねたけど、今回のこの機能も「 SharePoint のサイトにニュースを投稿しても閲覧率が低い」と悩んでいる方にとっても、ニュースを投稿するとメールでも配信されるこの機能は注目して良いと思います。ただしメール配信される事のデメリットもあるかと思っていて、それも後で書きます。

細かい単位でまでアクセス権を設定できるのは良いけど、僕は15年以上前の SharePoint を触りだした頃から一貫して（アクセス権も含めて）「シンプルイズベスト」という考えを貫いているので、この機能も使い方次第では良し悪しかなぁと最初に伝えておきます。

っていうか SharePoint のページは「サイトのページ」というページライブラリの中に保存されているファイルなので、つまり他のドキュメントライブラリに保存されているファイルと同じなんですよね。だから僕の怪しい記憶だと昔からページ単位でアクセス権を変える事はできていました。たぶん今回のアップデートはそうじゃなくて、サイト共有と同じユーザー体験でページやニュースも共有できますよって事なんだろうなと思います。（←これもすぐ後に違う事に気が付いていきます）

2023/08/04 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)SharePoint : ページ共有機能

「 Microsoft 365 ファイルと同様に、サイト全体を共有することなく、 SharePoint ページとニュース投稿を個別に共有できます。」という事なので、つまり SharePoint のアクセス許可レベルの付与ではなく、 OneDrive 由来の共有リンクを使う手段なのかなと思います。だから少し前に「サイト共有と同じユーザー体験で…」って言いましたが、そうじゃなくて「ファイル共有と同じユーザー体験で…」の方がよりピンと来るかもしれないですね。

では実際に見てみます。コミュニケーションサイトで確認します。

※思った以上に長い記事になっています…。

SharePoint のページやニュース使っていますか？たとえば Microsoft Teams のチームの裏側にある SharePoint のチームサイトを使う場合は、アクセス権限的にページ・ニュースを下書き保存した時点でチームメンバー全員に見えちゃいますよね。同じく SharePoint のコミュニケーションサイトでページ・ニュースを下書き保存した時点でサイトメンバ・サイト所有者には見えちゃいますよね。サイト閲覧者に作り途中のドラフト版を見られたら困るのはもちろん、更にページ・ニュース作成者がまだ下書き中の下書き状態で保存したい場合もあると思うけど、つまり自分以外に見られたくない状態でまずは保存しておきたい時もあったかと思います。それが楽にできるようになります。

2022/08/03 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼(更新)SharePoint ページとニュースのプライベートな下書き

ニュースやページが個人的な下書き状態にする事ができるという事です。僕には珍しく触る前にメッセージを読みましたが、厳密には自分だけではないようです。サイト管理者にも表示されるようです。また、指定して共有する事も可能なようです。つまり、サイト運営をしているチーム内でチームメンバー全員には下書き状態を見せたくないけど、あの人にだけ相談したいから見せたい…みたいなシナリオにも対応できますね。逆を言えばどんな仕組みになっているのか？複雑さが増すんじゃないか？あたりも気になります。この記事でどこまで触ってどこまで書けるかわかりませんが。では、触ってみます。（ニュースで試します）