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SharePoint 使っていますか？ Microsoft Teams のチームの裏側で無意識に利用されているだけという会社も少なくはない印象です。もちろんそれでも十分ですが、単体で SharePoint を利用するとなるとキモになる大事な機能は「ニュース」かと思います。15年以上前だとリストに「お知らせ」というテンプレートがあり、そのお知らせリストを一方通行の掲示板として利用するケースが主流でしたが、その流れを汲んで未だにリストを情報発信で利用している会社も少なくはない印象です。別にそれが悪いとは言いません。それで要件が十分に満たされているのであれば。ただ、 SharePoint 自体がもうだいぶ前からニュース機能を出して機能強化し続けている事や今後のロードマップなどを考えると、さすがにもう SharePoint を利用した社内発信はニュース機能を利用しない手はないんじゃないかなと思います。

そんな SharePoint のニュースですが、およそ1年前の2023年9月にニュースをメールでも配信できるテンプレートが登場しました。

SharePoint ：ニュースをメールで配信できるテンプレートが登場

社内に向けた情報発信の目的とは？これ良くありがちなのが情報を発信する事を目的としがちですよね。発信者視点だと発信したんだからあとは受信対象者が読まなかったらそれは読まない方が悪いという考え。でも受信対象者に読まれないのであれば発信しても発信しなくても同じなので無駄な作業になります。情報発信の目的は発信した情報が受信対象者全員に閲覧してもらう事だと思います。いや本当の目的は閲覧してもらった上で正しく内容を理解してもらう事だと思いますが、さすがに理解してもらう事まで目的にしてしまうと厳しいのでとりあえずは受信対象者全員に受信してもらう事かと思います。そうなると課題となるのが受信対象者にいかに発信を気付いてもらえるか？かと思います。

SharePoint のニュースなら、公開されたら例えばサイトホームのニュースWebパーツに表示されたり、昔の SharePoint で大きな課題があったいわゆる「サイトコレクションを跨ぐ」という事も気にせず別のサイトでもニュースを表示できるし、 SharePoint スタートページにも自分がフォローしたサイトのニュースなどが表示されます。お知らせリストで発信していた時よりも露出が増えてきました。しかしそもそも SharePoint 自体を利用していない人にとっては発信に気付きません。なので例えば全員が利用しているであろう Microsoft Teams の組織全体チーム内に SharePoint ニュースのリンクを貼り付けて案内したり色々あの手この手はあると思います。今や Microsoft Viva で Viva Connections や Viva amplify なども候補に挙がりますが、やはり社内の情報伝達手段としてはまだまだ王者である「メール」も大事な手段ですよね。という事もあり、このメールでも配信できる SharePoint ニュースのテンプレートを利用する事で、サイトにニュースを公開すると同時にメールでも配信できるという体制がとれ、より社内に気付かれやすくなるでしょう。

いつものように前段が長くなりましたが、そのニュース配信用テンプレートがなくなりました。なくなって代わりにどのテンプレートでもメール共有（配信）機能をサポートする事になりました。

こちらも標準リリース環境でも11月中旬に展開されたので少し遅い情報になるけど、色々忙しかったのでゴメンナサイ！

という事で、 SharePoint と言えば、「ページ・ニュース」「ライブラリ」「リスト」が3大要素ですよね。この中でも「リスト」は今や Microsoft Lists として独立したサービスとなり、「ライブラリ」は SharePoint 単体で利用せずとも例えば Microsoft Teams のチームでメッセージにファイルを添付すれば SharePoint のライブラリに保存されていたりと意識せずとも利用しており、 SharePoint オリジナルというか SharePoint 単体として利用するのは「ページ・ニュース」くらいですよね。

そんな中から「ライブラリ」に関するアップデートですが、特に Microsoft Teams のチームのファイルタブ内の実態として利用されているドキュメントライブラリだと、本当にただのファイル保存先としかライブラリは活用されないです。でも本来のライブラリのメリットの中でも上位に食い込むのが、ライブラリでも列を追加できるという点。メタデータを付けられるという点。これはおそらく SharePoint を単体で利用するには今後はドキュメント管理という側面が非常に大事になってくるので、メタデータという観点は非常に重要になってくるかと思います。特に Microsoft Teams で間接的にしかライブラリを利用していないユーザーは実は知らない人も多いと思います。また、ライブラリに保存するファイルは多種多様だと思います。なので目的用途に合った形でライブラリをカスタマイズした方が良い場合もあります。このように本来のライブラリのポテンシャルが全然活かされていなかった事を考慮してか、ドキュメントライブラリ作成時にテンプレートが追加されました。テンプレートがジャストフィットする目的用途であればそのまま使えば良いし、類似したものであればテンプレートから作成後にカスタマイズすれば良いし、そうじゃなくても一度テンプレートから作成してみて、ライブラリの色々な機能を知る事もできるかと思います。

2023/10/31 付けで Microsoft 365 管理センターのメッセージセンターに以下のメッセージが公開されました。

▼ (更新済み)SharePoint: すぐに使用できるドキュメント ライブラリ テンプレート

という事でほとんどのユーザーがすでに利用できると思います。では試してみます。

■機能の話の前に

※機能だけを知りたい方は読むの大変なのでこの章はスキップしてください。ただ、僕としてはその前の大事な話をするつもりです。

15年以上前から SharePoint に関わってきましたが、昔からよく聞く変わらない大きな課題として「社内ポータルサイトを従業員に見てもらうにはどうしたら良いのか？」が挙げられます。非常に多くの方・多くの会社がこれに悩まれています。それに対して解決策として「（見栄えという意味の）デザインを良くする」なんて事が挙げられる事も少なくないけど、僕としては的外れでコストのかけ方がもったいないと思っています。そして、それこそ「手段と目的が…」だと思っています。大事な目的は「従業員に社内ポータルサイトを見てもらう」じゃなく「発信した情報を対象者に把握してもらう（読んでもらうじゃなく把握してもらう）」だと思います。極論、社内ポータルサイトじゃなくても良いんですよね。あくまでも手段なので。「じゃ解決策あるのかよ？」って言われても僕にも100%解決できる策なんてないですよ。だって発信した情報をどんな手段でも読む人は読むし、読まない人は読まない。読んだところで理解して把握できた人もいれば、読んでも理解できずに把握できない人もいる。どうしても「発信情報を対象者全員に把握してもらう」を実現させるなら、時間かかってもトップダウン方式で各チームリーダーからチームメンバーに直接伝えてもらい、把握できるまで説明してもらう…しかないんじゃないかと。

というわけで、おそらく最終目的が「全員に把握してもらう」なら悲観的だけどほぼ無理だと考えるとして、落としどころとしては「情報受信対象者に100%情報を発信し、閲覧率100％を目指す」かなと思います。そう考えた場合、「情報受信対象者に100%情報を発信し」の部分の手段としてはメール送信でもイイし、 Microsoft Teams の対象者全員が参加しているチームのチャネルに投稿してもイイし、 Viva Engage の All Company に投稿してもイイし、 SharePoint のサイトに投稿してもイイと思います。大事なのは「閲覧率100%を目指す」ですね。

ようやく「閲覧率を上げるには？」という課題に落とし込んだところで、一つの解決策として「より色々な手段で発信し、目に入る機会を増やす」があるのかなと思います。目に入ったところで閲覧するかしないかは人それぞれだけど、少なくとも目に入る機会を増やす事で「見落とし」を防ぐ確率は高まるかと思います（逆に同じ情報が複数手段で目にする事にウザいと敬遠されるデメリットもありますが）。とにかく Microsoft 365 のような複数のコミュニケーション手段のあるサービス群においては、以前からこういう機能はあったと思います。 SharePoint のニュースのリンクを Viva Engage に投稿する機能や、今は廃止になったけど SharePoint のニュースが投稿されたら Microsoft Teams のチームのチャネルに通知メッセージが送信されるコネクターなど。場合によっては Power Automate を使えば色々な事が自動化できるので、1か所で情報発信するだけで複数個所でも発信される事も自動化できます。たしかこれから出てくる Microsoft Viva の Viva Amplify にも様々な手段で投稿・配信ができる機能があったかと思います。

という事で長々と前提を書き連ねたけど、今回のこの機能も「 SharePoint のサイトにニュースを投稿しても閲覧率が低い」と悩んでいる方にとっても、ニュースを投稿するとメールでも配信されるこの機能は注目して良いと思います。ただしメール配信される事のデメリットもあるかと思っていて、それも後で書きます。

いやぁ、すでに半月前くらいからSNS上ではこの話題が出ていましたが、運悪く僕の環境ではなかなか機能展開されず毎日チェックしては展開されておらずガッカリを繰り返していました。他にも Microsoft Teams のリアクションの絵文字のデザインが変わったなどありますが、そっちはまだ僕の環境には展開されていません。う～ん！さて、そんな中、今朝ようやく僕の環境に展開された SharePoint の機能があります。それがタイトルの通り、セクションのテンプレートです。

▼昨日までセクションを追加しようとした時はこんな感じ

▼現在はこんな感じ

SharePoint のニュースやページには最初に3つのテンプレートがあり、更にカスタムしてオリジナルのテンプレートも作成できます。ただ、今まではニュースやページを作成する際にテンプレートの選択画面があり、「空白」というテンプレートが既定値でした。それが既定のテンプレートを設定できるようになるというメッセージが Microsoft 365 管理センターに出ました。

▼既定のページ テンプレート

この機能が今朝僕のテナントで展開されたので、試してみます。

数週間前からSNS上で実装された報告があった SharePoint のページやニュースのテンプレートが僕のテナントでも実装されたので、ようやく触ってみます。

▼メニューから「ニュースの投稿」をクリックすると

▼右パネルが広く展開されます